Har du makten över din tid – eller är du slav under andras krav? Det är dags att ändra på det nu, menar effektivitetsexperten Petra Brask.
Steg 1: Skriv en ”inte att göra-lista!

Alla – ja, i princip alla – klagar på brist på tid. Vi hinner inte med det vi föresätter oss hinna. Hinner inte göra allt det roliga vi vill på fritiden. Hinner inte umgås så mycket som vi skulle vilja med barn, släkt och vänner.

– Men jag tror att vi kan ifrågasätta den upplevda bristen på tid. Är det något som är demokratiskt i livet så är det tiden. Alla får 24 timmar per dygn.

LÄS OCKSÅ: CHECKLISTAN – 5 EFFEKTIVITETSKNEP

Petra Brask får det att låta så odramatiskt och självklart när hon säger det. Samtidigt som alla runtomkring suckar över stress och krav.

– Då är det viktigt att se att ja, det är många som har ett starkt intresse av din tid, men du är den enda som är med under dina 24 timmar, så du behöver ta tillbaka mandatet till dig själv. Hur kan du förvalta dina timmar så att de räcker till att vara människa?

Ifrågasätt göra-listan

Hon berättar att många av hennes kursdeltagare blir provocerade. De skickas alltså på kurs till en effektivitetsexpert för att lära sig göra ännu mer.

Idag sitter den största röran i huvudet. Jag möter nästan helt blanka ansiktsuttryck ibland, nästan som att vi inte är här.

– Människor blandar ihop effektivitet och produktivitet. Effektivitet för mig är att nå ett mål med minsta möjliga ansträngning. Att få mer gjort utan att jobba mer. Medan produktivitet är just det vi håller på med nu när vi hetsar och stressar. Man måste skilja på dem – du ska inte trycka in mer, utan ifrågasätta vad är det som har hamnat där.

Det har gått nära 25 år sedan Petra började som effektivitetskonsult. Då kunde hon komma till kontor (ja, folk hade eget rum då!) som var helt överbelamrade av papper. En obegriplig röra. Ibland gick det till och med så långt att man satte ett annat namn på dörren för att slippa kännas vid att det var ens egen oreda.

– Den röran flyttade sedan in i datorerna. Där hade man hur mycket som helst. Det kunde vara 100 000 mejl i inkorgen. 100 dokument på skrivbordet. Idag sitter den största röran i huvudet. Jag möter nästan helt blanka ansiktsuttryck ibland, nästan som att vi inte är här.

Har förlorat återhämtningen

Då, när Petra började sin karriär, kunde hon möta någon enstaka person varje år som satt med darrande underläpp och sa ”vad är det för fel med mig, varför får jag inte ihop tiden som alla andra”. Sedan bröt de ihop och blev sjukskrivna.
– Nu möter jag minst en sådan person varje vecka, säger Petra.

Hon hävdar envist att vi inte jobbar mer nu än för tio år sedan. Vi sover inte mindre heller. Gör inte mer hemma. Den stora skillnaden är hur vi spenderar vår personliga tid. För tio år sedan var hälften av vår personliga tid skärmfri. Nu sitter vi nästan jämt framför en telefon, dator eller padda.

– Vissa saker är återhämtning – du kanske lyssnar på en fantastisk podd eller du kanske lär dig saker, läser, mediterar, använder träningsappar. Fortsätt med det. Men välj bort saker som tröttar hjärnan, där du hamnar i ett beslutsläge – ska jag dela det här klippet, den här bilden? Det blir så många beslut när vi går in på sociala medier och nyhetssajter som inte har någon stoppsignal. Du går in och tänker jag ska bara kolla, så kommer du ut någon timme senare och undrar vad du har gjort.

Det vi förlorar där och då är återhämtningen och tid för
reflektion. Och det är just när vi inte får tid att reflektera som vi upplever tidsbrist.

Under året har en av de stora snackisarna varit japanska städproffset Marie Condo, som rensar ur, viker kläder fint och visar tacksamhet. Är det en slump att hon blev så stor just nu? Petra skakar på huvudet.

– Nej, jag tror att det finns ett enormt behov av att stanna upp. Det finns ett behov av ordning och reda. Ett behov av struktur. Det är något mindfullt med det hon gör. Att få vila och återhämtning för att kunna vara effektiva och tillföra värde till vår tid handlar om att göra ett aktivt val.

Boka in tidskuddar

När Petra coachar sina kunder i att bli mer effektiva handlar det mycket om att just se valmöjligheterna. En är att medvetet boka in tidskuddar i kalendern.

– Idag när det går snabbt och allt ligger dikt an – det ena mötet börjar när det förra slutade – så är det ett aktivt val att lägga in pauser och återhämtning. Jag brukar prata om att lägga in tidskuddar, ungefär som krockkuddar, i kalendern.

Sedan handlar det om att prioritera. Och det är inte alltid
lätt.

Vad är det första du hade gjort om du hade kommit till mig?
– Då hade jag bett dig göra en inte att göra-lista. Vad kan du ta bort nu? Det gäller både privat och i jobbet. Har du dåliga samveten som köksluckor som skulle bytas, garage som ska rensas hemma? Vad kan du ta bort nu när du har mycket på jobbet? Finns det något på jobbet du kan ta bort eller delegera? Det som du inte kan ta bort – jag hade bett dig att prioritera dem. Om du bara hade fått göra en, två eller tre saker – vad hade du gjort först då?

Nästan alla Petras kunder svarar med att de inte kan ta bort något. Och det är helt naturligt, menar hon.

– Din göra-lista har blivit tio lejon som jagar dig på steppen, det är inte naturligt för oss då att ifrågasätta lejonen om de kommer att äta upp dig eller inte. Utan du tror att om du inte gör det så kommer du att dö. Det är så hela stresspåslaget fungerar.

Stressen slår ut logiken

Stressen gör att känslohjärnan får agera helt fritt. Då försvinner förmågan att tänka logiskt och vi känner oss jagade och pressade. Allt måste bli klart på samma gång. För att lämna känslohjärnan och börja tänka med den logiska delen av hjärnan i stället, frontalloberna, kan man ta till pennan.

– När vi skriver färdas vi från amygdala fram till den logiska delen av hjärnan som sitter i framloberna. Då blir det lättare för dig att se. Stämmer det att allt behöver bli färdigt på en gång? Om jag måste prioritera och sätta etta, tvåa, trea – hur skulle jag göra det? När man gör det ser de flesta att det kanske bara var tre–fyra saker som var ettor. Börja med de uppgifterna, då lugnar du hjärnan. Det är tufft när du tror att allt ska hända på samma gång. Då får du känslan av att vara otillräcklig.

Det är helt enkelt lättare att resonera mer logiskt kring
det skrivna än det tänkta. Tankar ger ofta upphov till känslor.

LYSSNA PÅ HELA SAMTALET HÄR:

Har du väl prioriterat dina uppgifter blir nästa uppgift att identifiera tidstjuvar. Petras företag mäter varje år tidstjuvar bland sina deltagare. Och resultatet brukar se någorlunda likartat ut från år till år. Men inte förra året.

– Då hade det skett en revolution! I alla år har Svårt att säga nej legat på förstaplatsen, men förra året puttades den ner av Ofullständig information.

Ju mer information, desto otydligare

På andra plats brukade Ofta avbruten ligga och på tredje plats För många och för långa möten. Men plötsligt var det en annan faktor som gjorde ett jättekliv uppåt på listan – Otydlig arbetsfördelning, otydligaroller, otydliga ansvarsområden.

– Det tycker jag är sorgligt. Vi får en ökning av information från så många olika kanaler. Idag kan du som egenföretagare få en order eller förfrågan via Linkedin eller Messenger, alltså via dina sociala medier. Det kommer ju inte bara i mejlkorgen längre. På något vis ska du i all den information som kommer till dig kunna sålla ut vad är viktigt. Vi ser att ju mer information du får, desto otydligare blir det.

Otydligheten gör att vi ofta överlevererar, menar Petra. Man har inte stämt av uppdraget ordentligt från början och tar i från tårna för att göra kunden nöjd. För att råda bot på det gäller det att stämma av ordentligt innan man påbörjar ett uppdrag.

– Stäm av förväntningar – vad förväntar ni er av mig, hur snabbt ska det gå, vad förväntar ni er av produkten? Ibland kastar vi oss över saker – tänker att snabbt är bra. Det är det ju många gånger, men ibland sätter vi kanske onödiga krav på oss själva. När förväntningarna inte är uttalade från vår omgivning går vi på en alldeles egen lista – förväntningarna på oss själva. Den listan är ofta omänskligt lång. Så det hade varit nästa sak med dig när du satt och tyckte att det var så mycket. Jag hade bett dig skriva ner vilka förväntningar du har på dig i på jobbet i din roll. Sedan hade jag frågat dig vad du tror att omgivningen har för förväntningar på dig.

Även här gäller det att skriva. Skriv ner dina förväntningar på dig själv och vilka du tror att omgivningen har. Läs igenom. Är det ens rimligt att någon klarar det?

– Jag tror att vi ibland försöker springa benen av oss för något som ingen annan har bett oss att uppnå, säger Petra.

Skaffa regler i mejlen

En sak som lätt känns orimlig är inkorgen i mejlen. Här kan det rasa in i en totalt obegriplig takt. Och det är dyrt att hantera. Petra och hennes kollegor har räknat även på det här.

– Vi räknade ut hur många mejl du får och skickar i genomsnitt en dag och så har vi räknat ut vad det tar i tid och mot en snittlön. Det blir 20 kronor per mejl. Så sätter du fem personer på cc är det – katching – hundra spänn!

Här måste vi ifrågasätta dels vilka vi cc:ar, dels hur vi
jobbar med mejlen. Petra vurmar för att man ska lära sig sitt mejlprogram, så
att du kan sätta regler som gör att mejl som ligger lågt i prioritet
automatiskt rensas ut, så att du ser det som faktiskt är viktigt.

Här kan antalet mejl halveras direkt. Sedan finns applikationer som gör att man kan klicka på en knapp för att trolla fram ett automatiskt svar, så att man slipper skriva standardsvar gång på gång.

– Det finns så många bra program idag som du kan använda för att minska just mejlkommunikationen internt. Som Microsofts Teams och Googles program – det finns jättemånga. Där kan du ha projektgrupper och har kommunikationstrådar där ni kan kommunicera omkring de dokument ni har i projekten. Det mer blir en tråd som man följer. Då behöver du bara följa den information som är relevant för dig.

På det här viset slipper man sitta i inkorgen och hantera
sånt som faktiskt inte rör en själv. För en del av Petras kunder har det
nästintill utplånat mejlkorgen, då man sett att mycket av mejlen som handlat om
intern kommunikation är bättre att hantera i grupper där man kan mötas i
stället.

Det som händer nu är att mejlflödena faktiskt minskar
– men i stället har man flera olka ställen där vi får information.

Rutiner – dina bästa vänner

Lean är en från början japansk ideologi som går ut på att maximera kundnyttan med minimal insats. Det ligger helt i linje med Petras tankesätt – och är också något som hon själv tillämpar hos sina kunder. Det ligger ju på sitt sätt också i linje just med Marie Condos sätt att sortera.

– I lean är frågan varför central, när man ställer sig frågan ”varför gör vi det här?” Inte bara hur kan vi göra det effektivare, utan varför gör vi det här över huvud taget? När vi bara springer på och blir riktiga doers kan vi glömma den frågan – varför gör vi det här? Varför har vi så många möten? Varför är de så långa? Kan vi göra det på något annat sätt? I all problematik kring tid så finns det så mycket möjligheter!

Vad ger det mig att lägga tid på detta? Säg den frågan en gång, två gånger, tre!

Petra älskar att komma in när det tjorvat till sig på företag. Att bli en lösningsdetektiv. En del av lösningen är vanor och rutiner. Dina bästa vänner, om man ska tro Petra.

– Det är de du kan vila i och förlita dig på när det brinner och blir väldigt mycket. Då vet du att varje fredag stannar du upp och funderar på vad som egentligen hände och så gör du en planering. Reflektion och planering.

Planering kan betyda att du bestämmer att du varje torsdag morgon tar tag i en surdeg, att du börjar varje måndag med den viktigaste saken i veckan.

– Du har lagt in träningstider så att de är återkommande, de är lika viktiga som att borsta tänderna. För även om vi har mycket att göra slutar vi inte borsta tänderna. Och jag menar att det som är lika viktigt för dig som att borsta tänderna ska du verkligen passa på att träna in innan det blir toppar. Står det inte i kalendern så finns det inte för hjärnan.

En timme bara för dig

Helst ska man planera in en morgontimme också, när man
fyller på med både näring och stimulans.

Det kan vara att läsa något som du önskar att du
skulle hinna läsa, eller lära dig något som du vill hinna lära dig. Ta en
stunds meditation eller träning. Något som bara är din stund på dagen. Det är
ovärderligt. Det är det som ger dig en ordentlig grund att stå på för att orka
fatta rätt beslut och göra de saker som är viktiga under dagen. Om vi bara
reser oss upp och fattar telefonen, checkar av att resten av världen fortsatt
snurra medan jag sov, då börjar vi vår dag på någon annans arena, då börjar vi
inte på vår egen.

Tycker du att det är svårt att få till? Ta en halvtimma före lunch. Ta stunden där det går. Om du inte tror att det finns tid, så börja med att ifrågasätta vad du väljer att lägga tid på med den här frågan: Vad ger det mig att lägga tid på detta? Säg den en gång, två gånger, tre!

– Det var så jag lärde mig själv att säga nej. Det var åren medan barnen var små. När en leverantör eller bekant frågade ”har du tid med långlunch"? ställde jag det i relation till tid jag inte får med mina barn. Tid som jag behöver lägga i kväll för att jobba ikapp. Är det värt det? Inte? Då kan jag säga nej. Jag kan kanske kan göra det nästa vecka, om jag ändå anser att det är värdefullt. När man ställer den här frågan tre gånger kokar det ner till dina värderingar – vad är det du värdesätter i livet? Dina värderingar är din bas, det du står på, säger Petra Brask.