Den eviga event-förbannelsen
23 september,
2014
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
5 minuters läsning
Det har inte blivit några blogginlägg från min sida på ett bra tag. Det handlar inte om brist på idéer att skriva om, verkligen inte. Gång på gång har jag tänkt att jag vill skriva en text om något brännande aktuellt eller något hopplöst inaktuellt. Ständigt har denna vilja grusats av Alfons-syndromet: "jag ska bara".
Jag har varit fast i en förtrollning, en förbannelse vars namn är event. Jag har varit ansvarig för att arrangera ett monster kallat Allmogemarknaden. Ett synnerligen trevligt, vackert och charmigt monster förvisso, men icke desto mindre ett monster som slagit klorna i mig och varje vaken stund viskat i mitt öra: du kan göra lite mer, du kan göra allt lite bättre, du borde göra det här och det här också.
Det är inte första gången jag arrangerar ett stort event, så jag visste vad jag gav mig in på när jag första gången tog uppdraget i fjol. Ändå intalade jag mig själv att visst kommer jag att hinna skriva ett och annat blogginlägg också, liksom en mängd andra små saker som jag hunnit med allt mindre ju närmare den magiska dagen, 14 september, kom. För så är det med event och den förbannelse som vilar över dem; det kvittar hur mycket man tänkt, hur mycket man planerat, hur mycket man förberett, hur mycket man informerat, hur tidigt man startat. Arbetsbördan och problemen som måste lösas växer ändå exponentiellt ju närmare genomförande du kommer. Många gånger den senaste månaden har jag i mitt huvud filat på ett blogginlägg av typen "jag hinner inte skriva så långt nu eftersom jag jobbar dag och natt med Allmogemarknaden, men efter 14 september, då ska ni få se på gnistor", för att i nästa stund bestämma mig för att jag nog måste sätta upp några fler affischer, ringa några fler potentiella marknadsknallar, kolla upp något angående djurhållning, diskutera något med dem som transporterar våra fyra lastbilslaster med utrustning eller bara svara på några av de mejl som kommer varje dag med frågor som jag för länge sedan besvarat i dokument som alla berörda har fått sig tillsända.
Ett fenomen som man blir varse när man arrangerar stora event med många människor inblandade och ett fenomen som jag upplever blir bara värre och värre för varje år (eller så är det jag som börjar bli gammal och grinig) är att människor inte läser. Det kvittar hur korta instruktionsmejl jag skickar, det kvittar om samma text skickas med snigelpost, det kvittar om informationen ligger som bilaga eller direkt i mejlet. En alltför stor del av dem som måste ha informationen, vet inte vilka tider som gäller, vilken utrustning som gäller, var de ska vara och vilka lagar och förordningar de har att hålla sig till. I ett land med analfabeter hade jag förstått att jag måste prata med alla personligen, men i Sverige 2014?
Och även de som de facto läser, gör många gånger inte det som de har lovat. "Jag kollar och återkommer", har ni hört den frasen förut? Brukar de återkomma? Nej just det, inte särskilt ofta. Håller inte jag koll och påminner, rinner mycket ut i sanden. Att hålla koll och påminna tar tid, slukar energi och kräver organisationsförmåga, likaväl som tydliga rutiner.
Eventkoordinatorns roll blir därför i väldigt hög utsträckning att följa upp vem som har svarat och inte, vem som har förstått eller inte, vem som behöver ett telefonsamtal och vem som faktiskt läser mejl. Kort sagt: kommunikation tar överhanden framför planering och genomförande.
För den som gör detta dagligen i en organisation som är avpassad för ändamålet, är det sannolikt ingen stor sak. Jag gör det en gång om året (vissa år har det varit upp emot fyra, men det har aldrig varit en heltidssysselsättning), vilket skapar en speciell situation med krav på mental balanskonst. Den uppmärksamme läsaren vet att jag till vardags sysslar med bokföring, en verksamhet som är förutsägbar, standardiserad och aldrig går att spara längre än till närmaste deadline hos Skatteverket. Den verksamheten tuffar på och kräver mitt engagemang hur mycket event-strul jag än går igenom. Det känns som om jag stjäl tid och engagemang från eventet, som aldrig kan få nog, när jag smiter undan och bokför några timmar, samtidigt som det är svårt att inte få dåligt samvete för bokföringshandlingar som lämnats in i god tid för att sedan bli liggande till sista timmarna innan skattedeklarationen ska in. Tur att jag har förstående kunder!
Men allt är inte av ondo. Välsignelsen med att arrangera ett event, eller något annat med en tydlig slutpunkt, är just det att det faktiskt tar slut. Lite efterarbete återstår alltid, men själva eventet är obönhörligen avslutat. Inget mer kan göras, det som blev bra blev bra, det som floppade kan inte rättas till med aldrig så mycket planering (nästa år är ett nytt arrangemang). Och framför allt: det som inte blev gjort, det är automatiskt raderat från att-göra-listan, en lista som nu är befriande tom. Det som var oerhört viktigt att få gjort veckan innan, är fullkomligt oväsentligt veckan efter! Det är en skön omväxling mot en verksamhet där allt bara löper på, allt måste bli gjort och allt kan göras färdigt i efterhand, om än kryddat med den unkna smaken av förseningsavgift.
Så nu är jag på banan igen. Kanske lite klokare, men jag är inte helt säker på det. Jag har vetat tidigare också att ett uppdrag sällan blir exakt som man tänkt sig, att man förväntas ha andra färdigheter än de mest uppenbara och att de egenföretagare som blir rika, är de som fokuserar stenhårt på en sak och inte flackar fram och tillbaka mellan olika arbetsuppgifter. Men ligger det inte i entreprenörens själ att vara nyfiken, att bli uttråkad av repetition och av att ständigt söka nya vägar? Just nu njuter jag av att få ge mig hän odelat med bokföringen igen, men jag kan inte garantera att jag aldrig sticker iväg på ett spännande och våghalsigt äventyr igen.
Jag har varit fast i en förtrollning, en förbannelse vars namn är event. Jag har varit ansvarig för att arrangera ett monster kallat Allmogemarknaden. Ett synnerligen trevligt, vackert och charmigt monster förvisso, men icke desto mindre ett monster som slagit klorna i mig och varje vaken stund viskat i mitt öra: du kan göra lite mer, du kan göra allt lite bättre, du borde göra det här och det här också.
Det är inte första gången jag arrangerar ett stort event, så jag visste vad jag gav mig in på när jag första gången tog uppdraget i fjol. Ändå intalade jag mig själv att visst kommer jag att hinna skriva ett och annat blogginlägg också, liksom en mängd andra små saker som jag hunnit med allt mindre ju närmare den magiska dagen, 14 september, kom. För så är det med event och den förbannelse som vilar över dem; det kvittar hur mycket man tänkt, hur mycket man planerat, hur mycket man förberett, hur mycket man informerat, hur tidigt man startat. Arbetsbördan och problemen som måste lösas växer ändå exponentiellt ju närmare genomförande du kommer. Många gånger den senaste månaden har jag i mitt huvud filat på ett blogginlägg av typen "jag hinner inte skriva så långt nu eftersom jag jobbar dag och natt med Allmogemarknaden, men efter 14 september, då ska ni få se på gnistor", för att i nästa stund bestämma mig för att jag nog måste sätta upp några fler affischer, ringa några fler potentiella marknadsknallar, kolla upp något angående djurhållning, diskutera något med dem som transporterar våra fyra lastbilslaster med utrustning eller bara svara på några av de mejl som kommer varje dag med frågor som jag för länge sedan besvarat i dokument som alla berörda har fått sig tillsända.
Ett fenomen som man blir varse när man arrangerar stora event med många människor inblandade och ett fenomen som jag upplever blir bara värre och värre för varje år (eller så är det jag som börjar bli gammal och grinig) är att människor inte läser. Det kvittar hur korta instruktionsmejl jag skickar, det kvittar om samma text skickas med snigelpost, det kvittar om informationen ligger som bilaga eller direkt i mejlet. En alltför stor del av dem som måste ha informationen, vet inte vilka tider som gäller, vilken utrustning som gäller, var de ska vara och vilka lagar och förordningar de har att hålla sig till. I ett land med analfabeter hade jag förstått att jag måste prata med alla personligen, men i Sverige 2014?
Och även de som de facto läser, gör många gånger inte det som de har lovat. "Jag kollar och återkommer", har ni hört den frasen förut? Brukar de återkomma? Nej just det, inte särskilt ofta. Håller inte jag koll och påminner, rinner mycket ut i sanden. Att hålla koll och påminna tar tid, slukar energi och kräver organisationsförmåga, likaväl som tydliga rutiner.
Eventkoordinatorns roll blir därför i väldigt hög utsträckning att följa upp vem som har svarat och inte, vem som har förstått eller inte, vem som behöver ett telefonsamtal och vem som faktiskt läser mejl. Kort sagt: kommunikation tar överhanden framför planering och genomförande.
För den som gör detta dagligen i en organisation som är avpassad för ändamålet, är det sannolikt ingen stor sak. Jag gör det en gång om året (vissa år har det varit upp emot fyra, men det har aldrig varit en heltidssysselsättning), vilket skapar en speciell situation med krav på mental balanskonst. Den uppmärksamme läsaren vet att jag till vardags sysslar med bokföring, en verksamhet som är förutsägbar, standardiserad och aldrig går att spara längre än till närmaste deadline hos Skatteverket. Den verksamheten tuffar på och kräver mitt engagemang hur mycket event-strul jag än går igenom. Det känns som om jag stjäl tid och engagemang från eventet, som aldrig kan få nog, när jag smiter undan och bokför några timmar, samtidigt som det är svårt att inte få dåligt samvete för bokföringshandlingar som lämnats in i god tid för att sedan bli liggande till sista timmarna innan skattedeklarationen ska in. Tur att jag har förstående kunder!
Men allt är inte av ondo. Välsignelsen med att arrangera ett event, eller något annat med en tydlig slutpunkt, är just det att det faktiskt tar slut. Lite efterarbete återstår alltid, men själva eventet är obönhörligen avslutat. Inget mer kan göras, det som blev bra blev bra, det som floppade kan inte rättas till med aldrig så mycket planering (nästa år är ett nytt arrangemang). Och framför allt: det som inte blev gjort, det är automatiskt raderat från att-göra-listan, en lista som nu är befriande tom. Det som var oerhört viktigt att få gjort veckan innan, är fullkomligt oväsentligt veckan efter! Det är en skön omväxling mot en verksamhet där allt bara löper på, allt måste bli gjort och allt kan göras färdigt i efterhand, om än kryddat med den unkna smaken av förseningsavgift.
Så nu är jag på banan igen. Kanske lite klokare, men jag är inte helt säker på det. Jag har vetat tidigare också att ett uppdrag sällan blir exakt som man tänkt sig, att man förväntas ha andra färdigheter än de mest uppenbara och att de egenföretagare som blir rika, är de som fokuserar stenhårt på en sak och inte flackar fram och tillbaka mellan olika arbetsuppgifter. Men ligger det inte i entreprenörens själ att vara nyfiken, att bli uttråkad av repetition och av att ständigt söka nya vägar? Just nu njuter jag av att få ge mig hän odelat med bokföringen igen, men jag kan inte garantera att jag aldrig sticker iväg på ett spännande och våghalsigt äventyr igen.
