Nästan alla företag behöver bli mer digitala efter corona, men alla vet inte hur man gör. I den här guiden går vi igenom – steg-för-steg – hur du kan digitalisera företagets administration och ekonomi. Du kommer att få mer koll, spara tid och och få lättare att följa lagar och regler.

Det finns fantastiskt många moment i administrationen av ett företag som går att automatisera och digitalisera för att frigöra tid. Bokföring, fakturering och lönehantering är typiska områden där du har mycket pappersarbete som går att digitalisera, exempelvis hanteringen av kvitton och fakturor. 

Andra viktiga moment är utbetalningar, inbetalningar och avstämning av kontoutdraget mot bokföringen. Dessa moment är rena tidstjuvar som kan elimineras med hjälp av rätt ekonomisystem. 

Det menar Visma Spcs expert Helene Struthers, som är Affärsområdeschef inom digitala ekonomiprocesser. Tillsammans med Helene går vi här igenom hur du kan automatisera och digitalisera ditt företag.

Tips:Automatisera företagets bokföring och fakturering med Visma eEkonomi

Vilka delar av företagets ekonomi och administration kan jag digitalisera och automatisera?

– Förutom de processer vi redan nämnt går det också att automatisera rutiner för arbetsfördelning, tidrapportering, fakturering, inköp och lagerhantering. Detta är typiskt administrativa uppgifter och kan effektiviseras avsevärt med digitala arbetsflöden, berättar Helene.

– Ska man börja någonstans kan det vara värt att ta tag i den rutin man lägger mest arbetstid på totalt på företaget.

Där finns det störst risk för fel eller processer som kräver många steg och många inblandade, fortsätter hon.

Läs mer:Så möter du företagets lönsamhet med rätt tidsrapportering

Automatisera och digitalisera leverantörsfakturor

Ett mer konkret exempel är hanteringen av leverantörsfakturor som följer ett givet mönster. Där är ofta ett flertal personer inblandade och de gör en stor manuell insats per dokument. Allt från att fakturan inkommit, registreras korrekt, konteras, attesteras av en eller flera personer, bokförs och arkiveras. 

Genom att effektivisera stegen med digitala lösningar, såsom e-faktura och digitala attesttjänster, försvinner dubbelarbetet och ledtiderna samtidigt som risken för fel minimeras. 

– Med en snabbare och mer transparent hantering av leverantörsfakturor får du bättre koll på kostnaderna och således din likviditet, samtidigt som du får tid över till din affär och det som ger dig intäkter, tipsar Helene.

Läs mer här:Så här automatiserar du företagets bokföring

Vilka system, appar och programvaror behöver jag för att digitalisera och automatisera företaget?

Här är Helenes bästa tips för hur du snabbt, enkelt och smidigt gör ditt företag mer digitaliserat och automatiserat.

• Satsa på ett smart webbaserat ekonomiprogram som Visma eEkonomi där automatiseringen är i framkant, så utförs vanliga arbetsmoment på autopilot.
• Välj e-faktura, både när du skickar och tar emot fakturor, för en direktöverföring mellan ditt och kundens/leverantörens system utan transport eller handpåläggning där emellan. Höjden av digital effektivitet. Du kan till exempel välja Visma Spcs tjänst för digitala fakturor.
• Fota kvitton med mobilen för smartare redovisning av inköp eller utlägg, med appar som Visma Scanner eller Visma CompanyExpense. Med automatiskt tolkning av kvittoinformationen försvinner dessutom det tråkiga momentet att mata in data manuellt.
• Aktivera Bankintegration till ditt ekonomiprogram, för automatiska avstämningar mot kontoutdraget och smidiga överföringar av betalningar.
• Låt dina anställda tidrapportera digitalt, gärna med en mobil lösning såsom Visma Tid. Då är fakturaunderlag och/eller löneunderlag färdigställda med ett knapptryck.
• Skaffa en lagringsyta på webben för att dela dokument och lagra räkenskapsinformation, genom exempelvis Storegate Backup eller en lösning som Visma Ekonomiöversikt. Notera den nya lagen som kom i somras, vilken innebär att du inte får lagra information i samma utsträckning i USA. Många av de företag som erbjuder lagringstjänster finns ju just i USA, och därför kan det vara en fördel för dig att välja och lagra hos en svensk leverantör.
• Skicka viktiga avtal för digital underskrift, för snabbare avslut och delning av signerade handlingar mellan parter. Visma Sign är ett sådant exempel.
• Välj att hantera din deklaration och årsredovisning digitalt, med data från ditt bokföringsprogram. Som tillvalen i Visma eEkonomi.

Hur får jag alla system och programvaror att hänga ihop?

Med utgångspunkt från ditt ekonomisystem finns oftast färdiga integrerade lösningar som du köper till och aktiverar efter behov, så börja gärna med att utforska de standardtjänster som din programvaruleverantör erbjuder för att bygga ut ekosystemet runt din bokföring, fakturering eller lönehantering. Då får du allt serverat. 

– Viktigast är nog att ta en sak i taget och automatisera en process åt gången så har du tids nog skapat smarta flöden genom flera system, appar och verktyg, menar Helene.

Om du har system från olika leverantörer, kanske ett kassasystem eller en webbshop som du vill integrera med ditt ekonomiprogram, så erbjuds fler och fler färdiga integrationer mellan de flesta populära lösningarna på marknaden. 

Integrera digitala system med varandra

Möjligheterna med så kallade öppna APIer, som erbjuds till många verktyg och system på marknaden, ger annars oändliga möjligheter för den som vill bygga specialanpassade flöden mellan system. Om ingen färdig integration erbjuds finns alltså oftast möjligheten att bygga egna kopplingar eller att få hjälp, det som avgör brukar främst vara kostnaden. Men det kan vara värt att bygga dyrare integrationer exakt som man vill ha det om man ser vinsten på lång sikt. Annars är färdiga standardintegrationer otroligt prisvärda eller rent av kostnadsfria i många fall. 

– Min rekommendation är att utgå ifrån och rådfråga din systemleverantör för respektive moment du vill effektivisera, det är oftast enklare än det verkar, tipsar Helene.

Hur mycket tid och pengar kan jag spara på att digitalisera mitt företag?

Du skulle förstås kunna beräkna värdet av den sparade arbetstiden i ren timkostnad, men den stora vinsten i att frigöra tid är att skapa utrymme att expandera din faktiska affär. 

– Bara tänk värdet av att ha en extra timme per dag eller vecka att arbeta med värdeskapande snarare än administrativa uppgifter.

- Så som tiden att ta in extra uppdrag eller tid att analysera och förändra. Eller tid att umgås med familjen, när du slipper administrera företaget på kvällar och helger. Vad är det värt?, undrar Helene.

Läs mer här: Så här digitaliserar och automatiserar du företagets löner.

Undvik de dolda kostnaderna med att inte digitalisera

I manuella rutiner finns många dolda kostnader som kan vara värda att värdera i sammanhanget. Tänk värdet av att slippa korrigera mänskliga fel som ofta uppstår när information skrivs ner och matas in för hand i bokföringen. Du känner säkert igen all den möda och besvär som krävs för att söka och rätta till felaktiga uppgifter vid ett periodavslut. 

Vad är det värt att få slippa sådan oro och irritation? Och värdet av ett korrekt debiteringsunderlag, där minsta minut finns specad från alla anställda? Eller känslan av att systemet berättar för dig om du är lönsam i ditt kunduppdrag? Ovärderligt för dig som entreprenör.

Är det värt investeringen att skapa digitala flöden?

– Ja! Med beprövade färdiga tjänster för automatisering av vanliga administrativa rutiner kommer du garanterat tjäna mer i både tid och pengar än vad det kostar, menar Helene.

Hur framtidssäkrar jag företagets digitala system?

Välj en systemleverantör som satsar på framtiden. Att automatisera och digitalisera handlar inte om att rakt av återskapa traditionella/manuella rutiner på webben, utan att hitta smartare sätt för bättre resultat. Välj en stabil systemleverantör som satsar på utvecklingen med ett framtidsfokus och låt dem inspirera dig steg för steg mot framtidens arbetssätt. 

– För att framtidssäkra ditt företags digitala processer bör du vara öppen för förändring. Ta med dig att det absolut kan bli krävande under en period när arbetssätt ska förnyas. Men ha sikte på belöningen du får när du implementerat en process som är mer lönsam och hållbar, menar Helene.

Välj en helhetsleverantör av lösningar och integrationer

Välj helst en helhetsleverantör som har lösningar och integrationer för merparten av företagets administrativa uppgifter. Gärna webbaserade standardiserade system och tjänster med regelbundna uppdateringar, så kan du vara trygg att dina digitala flöden fungerar och förbättras på lång sikt.

- Det är otroligt viktigt att välja en leverantör som följer och uppdaterar sina lösningar efter lagar och regler. Exempelvis kring hur data får lagras eller vad som krävs inom respektive process för att följa praxis. Välj en trygg leverantör som har fokus på lagar och regler, så har du framtidssäkrat dina processer.

Läs mer här: Så kan AI påverka digitaliseringen av ditt företag.

Vad händer om mitt företag inte digitaliserar ekonomin och administrationen?

I alla branscher finns smarta lösningar på hur du kapar arbetstoppar och blir mer lönsam. Tekniken blir bara smartare så om du inte hoppar på digitaliseringståget kommer du troligtvis hamna långt efter dina konkurrenter. 

Är konkurrensfördelar och lönsamhet viktigt för dig i framtiden? Om du inte börjar planera för hur du ska skapa utrymme för det som tar dig dit, kommer du även i framtiden lägga alldeles för mycket tid och kostnader på repetitivt administrativt arbete. Som konsekvens kan du gå miste om intäkter eller faktiskt förlora kunder till dina konkurrenter.

Myndigheter och banker kommer ställa mer och mer krav på att du klarar av digital rapportering och integration mot deras plattformar, det är ett faktum du inte kan bortse ifrån. Du tjänar på att välja en leverantör och system som redan nu satsar inom det området, så att du har chans att hänga med i utvecklingen.

Digitalisering bidrar till hållbarhet

En av de absolut viktigaste aspekterna av digitalisering och automatisering är såklart hur det bidrar till hållbarhet, både för ekonomin och miljön. Företag som aktivt arbetar med hållbarhet får bättre arbetsmiljö för sina anställda och kan också spara material och energiförbrukning. 

– Är det viktigt för dig att vara en bra arbetsplats? Om du inte hänger med i utvecklingen finns faktiskt risk att du har svårt att rekrytera i framtiden, avslutar Helene.

Läs mer här: Så digitaliserar du företaget i 10 enkla steg.

I orostider är det extra viktigt att stötta varandra och vi är starkare tillsammans! Varje dag hjälper Visma SpcsSveriges företagare och blivande entreprenörer att starta, driva och utveckla sina företag. Med hjälp av kunskap, digitala lösningar och smarta ekonomiprogram vill Visma Spcs ge dig möjlighet att göra det du gör bäst – driva ditt företag framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.