Inspiration
Hjälp – så får du koll på projektet
6 augusti,
2018
•
3 minuters läsning
Foto: Håll koll med hjälp av appar. Foto: Getty Images
Roddar du projekt med flera inblandade och där ni kanske inte alltid sitter tillsammans? Hur ska ni kommunicera? Hitta mötestider? Hålla koll på allt? Lugn! Det finns en rad appar som kan hjälpa dig.1. Slack
Du postar meddelanden i kanaler, flöden, som du kan bestämma vem som får tillgång till. Styrkan är just att kunna ha många kanaler och renodla ämnet i varje. På så sätt kan ni hålla er kommunikation samlad på ett ställe och samtidigt tydligt sorterad – till skillnad från mejlkorgar där meddelanden lätt tappas bort i långa trådar.
Till exempel kan ni ha en kanal för varje del av projektet som bara de iblandade i just den biten är med i, en per projekt för er internt – och en som kunden är med i. Ni kan ha kanaler för kontorsrelaterade frågor, allmänna tips, idéspånande, daglig statistik, klipp på söta kattungar …
Det går även att skicka direktmeddelanden, ringa varandra, ha videomöten och dela skärm.
Du kan implementera många andra verktyg i Slack, som Google Drive, Trello och botar som Standuply. Den sistnämnda gör att ni kan ha ett möte vid helt olika tidpunkter för alla inblandade, genom att den chattar med varje deltagare och sammanställer svaren.
2. DoodleEnkelt och tydligt verktyg för att hitta mötestider. Lägg in förslag på tider och bjud in deltagare via mejl, de kan sedan kryssa i vilka av tiderna de kan. Du får en tydlig överblick och kan utifrån detta välja den bästa tiden. Kan även användas för att skapa omröstningar kring andra typer av frågor, som var ni ska fira när ni avslutat projektet.
3. TrelloEnkelt och flexibelt verktyg för att planera projekt och arbetsuppgifter i samarbete med andra. Man skapar dels en tavla (trelloboard) för projektet, dels olika kort som man fyller med innehåll (till exempel saker som ska göras) och dels olika listor (till exempel ”ska göra”, ”håller på att göra”, ”gjort”). Sedan kan man flytta korten mellan olika listor.
Varje kort kan kommenteras, få en ”att göra-lista” och kopplas till användare. Du kan även märka dem med färgade etiketter, för att till exempel skapa en kategorisering och/eller prioritering (som att allt som måste göras först är rött).
4. Google DriveHär kan du spara dokument i molnet, så att de dels säkerhetskopieras men också så att alla i projektet kan nå dem för att kommentera och redigera (beroende på vilken åtkomstnivå du ger dem) även om ni inte sitter tillsammans.
5. TodoistBra verktyg för att ha gemensamma ”att göra”-listor som flera kan vara inne och bocka av i. Du kan ha huvud- och underuppgifter, projekt och delprojekt. Du kan diskutera, delegera och prioritera uppgifter, och välja att vissa ska vara återkommande på bestämda tider.
6. HarvestVerktyg för att framförallt planera och hålla koll på resurser i projekt, vem som gör vad, hur lång tid det får ta – och att tiden inte överskrids. Du planerar in deltagare på projekt, och dessa rapporterar hur mycket tid de lagt ner. Du får överblick och notifieras när projektet nått en viss mängd av sina timmar. Dessutom kan du lägga in kvitton och utgifter, logga mil och skicka fakturor.
Av: Ebba Arnborg
Du postar meddelanden i kanaler, flöden, som du kan bestämma vem som får tillgång till. Styrkan är just att kunna ha många kanaler och renodla ämnet i varje. På så sätt kan ni hålla er kommunikation samlad på ett ställe och samtidigt tydligt sorterad – till skillnad från mejlkorgar där meddelanden lätt tappas bort i långa trådar.
Till exempel kan ni ha en kanal för varje del av projektet som bara de iblandade i just den biten är med i, en per projekt för er internt – och en som kunden är med i. Ni kan ha kanaler för kontorsrelaterade frågor, allmänna tips, idéspånande, daglig statistik, klipp på söta kattungar …
Det går även att skicka direktmeddelanden, ringa varandra, ha videomöten och dela skärm.
Du kan implementera många andra verktyg i Slack, som Google Drive, Trello och botar som Standuply. Den sistnämnda gör att ni kan ha ett möte vid helt olika tidpunkter för alla inblandade, genom att den chattar med varje deltagare och sammanställer svaren.
2. DoodleEnkelt och tydligt verktyg för att hitta mötestider. Lägg in förslag på tider och bjud in deltagare via mejl, de kan sedan kryssa i vilka av tiderna de kan. Du får en tydlig överblick och kan utifrån detta välja den bästa tiden. Kan även användas för att skapa omröstningar kring andra typer av frågor, som var ni ska fira när ni avslutat projektet.
3. TrelloEnkelt och flexibelt verktyg för att planera projekt och arbetsuppgifter i samarbete med andra. Man skapar dels en tavla (trelloboard) för projektet, dels olika kort som man fyller med innehåll (till exempel saker som ska göras) och dels olika listor (till exempel ”ska göra”, ”håller på att göra”, ”gjort”). Sedan kan man flytta korten mellan olika listor.
Varje kort kan kommenteras, få en ”att göra-lista” och kopplas till användare. Du kan även märka dem med färgade etiketter, för att till exempel skapa en kategorisering och/eller prioritering (som att allt som måste göras först är rött).
4. Google DriveHär kan du spara dokument i molnet, så att de dels säkerhetskopieras men också så att alla i projektet kan nå dem för att kommentera och redigera (beroende på vilken åtkomstnivå du ger dem) även om ni inte sitter tillsammans.
5. TodoistBra verktyg för att ha gemensamma ”att göra”-listor som flera kan vara inne och bocka av i. Du kan ha huvud- och underuppgifter, projekt och delprojekt. Du kan diskutera, delegera och prioritera uppgifter, och välja att vissa ska vara återkommande på bestämda tider.
6. HarvestVerktyg för att framförallt planera och hålla koll på resurser i projekt, vem som gör vad, hur lång tid det får ta – och att tiden inte överskrids. Du planerar in deltagare på projekt, och dessa rapporterar hur mycket tid de lagt ner. Du får överblick och notifieras när projektet nått en viss mängd av sina timmar. Dessutom kan du lägga in kvitton och utgifter, logga mil och skicka fakturor.
Av: Ebba Arnborg
