Hitta nya kunder med offentlig upphandling – gör så här steg för steg
Varje år görs 20 000 upphandlingar till ett värde av 800 miljoner kronor. I 50 % av dessa kontrakteras mindre företag. I den här guiden hjälper vi dig att steg för steg hitta nya kunder och rätt upphandlingar för just ditt företag.
Innan du börjar läsa guiden, vill vi dela några avgörande tips som hjälper dig att hitta nya kunder och vinna framtida upphandlingar.
- Gå med i Leverantörsregistret kostnadsfritt här – och visa upp hur ditt företag kan hjälpa offentliga aktörer.
- Gå en kostnadsfri utbildning i offentlig upphandling här – och lär dig grunderna i att lämna anbud på offentliga upphandlingar.
- Få koll på vilka upphandlingar som är aktuella just nu (du kan prova kostnadsfritt här).
- Få en kostnadsfri mini-analys här – och lär dig vilka möjligheter kring offentlig upphandling som finns i just din bransch.
Vilka möjligheter finns för ett mindre företag att vinna en offentlig upphandling?
Alla företag, oavsett storlek, har stora möjligheter att vinna offentliga affärer. Den största utmaningen i att vinna sin första affär är att våga ta steget, att lyfta telefonen och ringa inköparna på din kommun eller skicka mejlet till förvaltningschefen.
Att starta helt enkelt. Många skräms av formalian men idag när allt är digitaliserat är det enkelt att följa reglerna.
Det görs i dag cirka 20 000 upphandlingar per år till ett värde av över 800 000 000 kronor. Av dessa 20 000 upphandlingar kontrakteras små och/eller mikroföretag i ca 50 % och av de över 200 000 leverantörer som årligen får betalt av en statlig institution är majoriteten små och/eller mikroföretag. Det finns alla möjligheter i världen för mindre företag att växa tillsammans med den offentliga marknaden.
Tips! Gå med i Leverantörsregistret kostnadsfritt här – och visa upp hur ditt företag kan hjälpa offentliga aktörer.
Hur hittar jag upphandlingar som passar mitt företag?
- Börja med att göra dig sökbar för inköparna, t.ex. via ett leverantörsregister som kommunerna själva driver eller som privata aktörer som Mercell har kostnadsfritt. (Kommunerna har oftast egna separata dåligt skötta register, man kan behöva registrera sig på ett tiotal ställen)
- Upptäck vilka affärsmöjligheter det finns för just er! Alla offentliga affärer över ett visst värde (700 000 kr/år) måste publiceras i öppna databaser så att alla företag enkelt kan hitta dem. T.ex. via opic.com där man via en enkel sökning kan hitta alla aktuella affärer inom en bransch på mindre än 60 sekunder, alltid kostnadsfritt!
- Bevaka era affärsmöjligheter! Det finns idag flera företag i Sverige som hjälper små och stora företag att bevaka de offentliga affärsmöjligheterna. Då får man automatiskt notiser när en kommun eller statlig myndighet ska köpa just er vara eller tjänst. Genom att ha en automatiskt bevakning på nya affärsmöjligheter riskerar ni inte att missa en affär samtidigt som ni sparar tid! Win-Win!
- Kompetens! Att arbeta med offentliga affärer är inte särskilt krångligt, men det finns ett regelverk som de offentliga inköparna måste följa. Genom att öka er kompetens om det grundläggande regelverket och samtidigt få en massa tips & trix kommer ni ha lättare att hitta och vinna offentliga affärer. Man kommer väldigt långt bara på att våga föra en dialog med inköparen, precis som man skulle gjort vid en vanlig försäljning.
- Analysera. Precis som om man ska lansera en ny tjänst, gå in i ett nytt land eller göra en analys av den privata marknaden bör man analysera den offentliga. Det som är så vackert med den offentliga marknaden är att information är just offentlig för alla att ta del av!
Genom olika tjänster, t.ex. via Mercell, kan man på några minuter hitta information som:
- Hur många affärsmöjligheter har ni per år i din bransch?
- Hur många avtal löper ut de närmsta 12/24/36 månaderna?
- Vilka av dina branschkollegor deltar och vinner mest affärer?
- Hur såg kraven ut? Vilka priser offererade era branschkollegor?
- Vilket företag levererar idag sina tjänster eller produkter?
- Vem ansvarade för inköpet?
Med denna information till hands kan man enkelt arbeta fram mål och strategier för att lyckas hitta och vinna rätt affärer.
Tips! Gå en kostnadsfri utbildning i offentlig upphandling här – och lär dig grunderna i att lämna anbud på offentliga upphandlingar.
Hur svårt är det att vinna en upphandling, och vad ska jag tänka på för att lyckas?
Att vinna en affär inom den offentliga sektorn är idag i många fall enklare än att vinna en affär inom det privata. Då alla de offentliga affärerna publiceras (via t.ex. opic.com) får man affärsmöjligheten skickad till sig och “allt” man egentligen behöver göra är att svara på de krav inköparen har satt på varan eller tjänsten, uppge ett pris och skicka in sin offert (anbud).
En annan stor fördel inom det offentliga är att samtliga offentliga inköp måste enligt lag ske i ett elektroniskt system – så slut på excelark, långa worddokument och snirkliga mejl-trådar, att lämna en offert har aldrig varit enklare!
6 steg till att vinna en offentlig upphandling
- Hitta affären
- Ställ eventuella frågor, be om förtydligande
- Svara på kraven
- Skicka in offerten (anbudet)
- Vänta på besked
- Börja leverera!
Tips! Få koll på vilka upphandlingar som är aktuella just nu (du kan prova kostnadsfritt här).
Vilka misstag brukar företag göra när de vill “vinna” en upphandling?
Misstag gör vi alla, och ju mer misstag vi gör desto mer lär vi oss. När vi pratar med småföretagare ser vi att väldigt många väljer att lämna offert på alla affärsmöjligheter man hittar, oavsett om kraven inköparen satt passar in eller inte.
Vi rekommenderar istället att man ska fokusera på ett färre antal affärsmöjligheter där kraven passar bättre och där man också, genom sin marknadsanalys, vet när och med vilken inköparen man ska ha en dialog innan upphandlingen.
Genom det kan du bygga en relation och säkerställa att ni som företag kan uppfylla det behov den köpande organisationen har. Du kanske uppmärksammar att deras krav är helt orimliga, se till att de ändrar kraven då!
Vi ser också att många småföretagare i sina offerter väljer att skicka med mer information än vad inköparen efterfrågar, det är onödigt arbete, svara på det som efterfrågas och inget mer.
Kanske viktigast av allt; vi ser idag att småföretagare väljer att bortse från att arbeta med offentliga affärer då det finns flertalet missuppfattningar och myter om hur det faktiskt fungerar. Några av de vanligaste myterna vi hör är:
- Endast stora företag har en möjlighet att vinna
- Komplicerat och tidskrävande
- Omöjligt att föra en dialog med inköparen
Om ni hör dessa myter, bortse från dem, de stämmer inte!
Tips!Få en kostnadsfri mini-analys här – och lär dig vilka möjligheter kring offentlig upphandling som finns i just din bransch.
I vilka branscher har mindre företag lättare att vinna en upphandling?
Allt de offentliga organisationerna behöver i sin verksamhet måste också köpas in från ett eller flera företag. Det innebär allt från bildskärmar till skolundervisningen, IT-plattformar för bokningssystem, byggmaterial, investeringsrådgivning, hälsovård, tårtor, utvecklingskonsulter, organisationsutvecklare, låssmed och flyttjänster. Som du förstår så kan därmed alla företag, oavsett storlek eller bransch, ha möjlighet att växa tillsammans med det offentliga.
Som småföretagare kanske du inte kan leverera på ett avtal på byggnationen av nya kommunhuset men du kan gå in som underleverantör och montera alla lås, fönster eller liknande. Våga samarbeta med andra i din bransch för att vinna större kontrakt!
Hur kommer jag igång med upphandlingar?
- Gör dig sökbar för offentliga inköpare
- Öka din kompetens, det finns gratiskurser att gå (t.ex. “Opic Kom igång med offentlig upphandling”)
- Sök på relevanta affärer, se vad de efterfrågar och vad du kan lämna offert på.
- Börja bevaka nya affärsmöjligheter
- Analysera din marknad
- Starta din proaktiva dialog med inköparna.
Så här kommer du igång med upphandling
- Gå med i Leverantörsregistret kostnadsfritt här – och visa upp hur ditt företag kan hjälpa offentliga aktörer.
- Gå en kostnadsfri utbildning i offentlig upphandling här – och lär dig grunderna i att lämna anbud på offentliga upphandlingar.
- Få koll på vilka upphandlingar som är aktuella just nu (du kan prova kostnadsfritt här).
- Få en kostnadsfri mini-analys här – och lär dig vilka möjligheter kring offentlig upphandling som finns i just din bransch.
Om Mercell
Med över 30 000 kunder är Mercell den marknadsledande lösningen inom digital upphandling. Vi är den digitala mötesplatsen som underlättar för leverantörer, inköpare och upphandlare att göra bättre affärer ihop.
Vi utvecklar ständigt molntjänsterna med feedback från våra användare. Vår resa har bara börjat. Vi hjälper dig att effektivisera varje steg under upphandlingsprocessen, från start till mål. Mercell - evolving procurement.
