Så vinner du en upphandling
Redaktionen
31 januari,
2009
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
2 minuters läsning
Att snuva storföretagen på kontrakten vid offentlig upphandling kan vara lättare än du tror. Här får du lära dig de fyra stegen för att vinna över de stora.
Nu när lågkonjunkturen är här finns det risk att många av dina kunder håller hårdare i pengarna. Det gäller då att hitta nya kunder. Och då kan det vara extra bra att ha den offentliga sektorn som kund. Då vet du att du får en kund som sköter sina betalningar. Dessutom kan du ha jobben säkrade i många är framåt, eftersom avtalen ofta löper ofta under flera år.
Vid offentlig upphandling är det lagen om offentlig upphandling (LOU) som gäller. Den säger att den offentliga sektorn, med några få undantag, ska genomföra en offentlig upphandling om värdet på de varor och tjänster som ska köpas in överstiger cirka 200 000 kr.
- För att lyckas och få ett kontrakt vid en offentlig upphandling måste man först inse att affärsprocessen ser annorlunda ut än vid andra affärer. Den försäljningsstrategi som fungerar mot den privata sektorn kan vara helt fel mot den offentliga, säger konsulten Martin Göransson på Cavella.
Han menar att man bör hantera den offentliga sektorn försiktigare än den privata.Han delar upp affärsprocessen i fyra steg:
Steg 1: Analys
I analysfasen gäller det att sondera marknaden. Vilken eller vilka delar av den offentliga sektorn använder dina varor eller tjänster? Om du exempelvis driver eget som trädgårdsmästare kan kommuner och landsting vara potentiella kunder liksom kommunala fastighetsbolag. Du kan ringa respektive upphandlingsenhet och fråga dig fram.
Steg 2: Bevakning
När du vet vilka dina potentiella kunder är gäller det att hålla koll på när de går ut med en offentlig upphandling. Du kan antingen sköta bevakningen själv eller prenumererar på en så kallad bevakningstjänst. Om du har en begränsad kundkrets och ett begränsat geografiskt område kan du sköta bevakningen själv. Förfrågningsunderlagen finns på myndigheternas hemsidor.
Steg 3: Anbudsskrivande
De flesta småföretagare faller på själva anbudsskrivandet. Ibland är det mycket som ska med, andra gånger ganska enkelt. För att få hjälp på traven kan du ringa den upphandlande myndigheten och begära att få se anbuden från den förra upphandlingen.
Myndigheten måste lämna ut anbuden, eftersom de omfattas av offentlighetsprincipen. I dessa texter kan du få bra uppslag hur du ska formulera ditt anbud. Vissa så kallade "skallkrav" måste uppfyllas. Det kan exempelvis handla om att ditt företags senaste årsbokslutet ska bifogas.
Steg 4: Få kunden att använda ditt företag
Bara för att du vunnit en upphandling och fått ett avtal leder det inte automatiskt till att du också får jobbet. Nu gäller det att få kunden att anlita dig. I detta skede är det viktigt att etablera bra kontakter med kunden, bland annat genom att du tar reda på vilka nyckelpersonerna är. Ring och föreslå möten, ungefär på samma sätt som när du säljer till den privata sektorn, men kom ihåg att gå lite försiktigare fram.
Fler råd kring offentlig upphandling finns i Driva Eget nr 4/2008
Nu när lågkonjunkturen är här finns det risk att många av dina kunder håller hårdare i pengarna. Det gäller då att hitta nya kunder. Och då kan det vara extra bra att ha den offentliga sektorn som kund. Då vet du att du får en kund som sköter sina betalningar. Dessutom kan du ha jobben säkrade i många är framåt, eftersom avtalen ofta löper ofta under flera år.
Vid offentlig upphandling är det lagen om offentlig upphandling (LOU) som gäller. Den säger att den offentliga sektorn, med några få undantag, ska genomföra en offentlig upphandling om värdet på de varor och tjänster som ska köpas in överstiger cirka 200 000 kr.
- För att lyckas och få ett kontrakt vid en offentlig upphandling måste man först inse att affärsprocessen ser annorlunda ut än vid andra affärer. Den försäljningsstrategi som fungerar mot den privata sektorn kan vara helt fel mot den offentliga, säger konsulten Martin Göransson på Cavella.
Han menar att man bör hantera den offentliga sektorn försiktigare än den privata.Han delar upp affärsprocessen i fyra steg:
Steg 1: Analys
I analysfasen gäller det att sondera marknaden. Vilken eller vilka delar av den offentliga sektorn använder dina varor eller tjänster? Om du exempelvis driver eget som trädgårdsmästare kan kommuner och landsting vara potentiella kunder liksom kommunala fastighetsbolag. Du kan ringa respektive upphandlingsenhet och fråga dig fram.
Steg 2: Bevakning
När du vet vilka dina potentiella kunder är gäller det att hålla koll på när de går ut med en offentlig upphandling. Du kan antingen sköta bevakningen själv eller prenumererar på en så kallad bevakningstjänst. Om du har en begränsad kundkrets och ett begränsat geografiskt område kan du sköta bevakningen själv. Förfrågningsunderlagen finns på myndigheternas hemsidor.
Steg 3: Anbudsskrivande
De flesta småföretagare faller på själva anbudsskrivandet. Ibland är det mycket som ska med, andra gånger ganska enkelt. För att få hjälp på traven kan du ringa den upphandlande myndigheten och begära att få se anbuden från den förra upphandlingen.
Myndigheten måste lämna ut anbuden, eftersom de omfattas av offentlighetsprincipen. I dessa texter kan du få bra uppslag hur du ska formulera ditt anbud. Vissa så kallade "skallkrav" måste uppfyllas. Det kan exempelvis handla om att ditt företags senaste årsbokslutet ska bifogas.
Steg 4: Få kunden att använda ditt företag
Bara för att du vunnit en upphandling och fått ett avtal leder det inte automatiskt till att du också får jobbet. Nu gäller det att få kunden att anlita dig. I detta skede är det viktigt att etablera bra kontakter med kunden, bland annat genom att du tar reda på vilka nyckelpersonerna är. Ring och föreslå möten, ungefär på samma sätt som när du säljer till den privata sektorn, men kom ihåg att gå lite försiktigare fram.
Fler råd kring offentlig upphandling finns i Driva Eget nr 4/2008
