3 steg till att minska pappershögarna
19 november,
2013
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
2 minuters läsning
Badar du i papper? Använd program och tjänster för att digitalisera dem. Så här gör du i tre steg, tipsar Driva Egets teknikskribent Anders Thoresson.
Små, billiga och effektiva dokumentskanners gör det lättare än någonsin tidigare att göra sig av med pappershögarna på kontoret.
Med färre papper minskar behovet av fysiskt förvaringsutrymme och det går att skapa säkerhetskopior av de viktigaste dokumenten.
Men den tekniska utvecklingen har också fört med sig åtminstone en till stor fördel: Program och tjänster för att hantera de digitala kopiorna har förbättrats avsevärt.
Dels handlar det om bättre sökfunktioner, vilket innebär att en digital kopia ofta är lättare att hitta än det fysiska originalet. Dels handlar det om lagring i molnet, vilket innebär att de digitala kopiorna kan finnas tillgängliga var du än befinner dig.
Här är tre steg till att bli papperslös:
Canon P-215. Canon P-215 har, precis som många liknande modeller, både dokumentmatare och funktioner för att skanna fram- och baksida samtidigt. Ett bra alternativ för den med tjocka dokument som ska läsas in.
Skapa pdf:er med mobilkameran. Till både Android och Iphone finns gott om appar som kan skapa pdf-dokument av bilder från mobilens kamera. Till Android är CamScanner ett bra alternativ, till Iphone är Jotnot Pro en av de bättre apparna för att skanna på språng.
LÄS MER:Artikeln uppdaterad 2014-12-11.
Små, billiga och effektiva dokumentskanners gör det lättare än någonsin tidigare att göra sig av med pappershögarna på kontoret.
Med färre papper minskar behovet av fysiskt förvaringsutrymme och det går att skapa säkerhetskopior av de viktigaste dokumenten.
Men den tekniska utvecklingen har också fört med sig åtminstone en till stor fördel: Program och tjänster för att hantera de digitala kopiorna har förbättrats avsevärt.
Dels handlar det om bättre sökfunktioner, vilket innebär att en digital kopia ofta är lättare att hitta än det fysiska originalet. Dels handlar det om lagring i molnet, vilket innebär att de digitala kopiorna kan finnas tillgängliga var du än befinner dig.
Här är tre steg till att bli papperslös:
- Skapa digitala kopior
En vanlig flatbäddsskanner avsedd för fotografier fungerar, men en dokumentskanner har flera fördelar. Många av de modellerna har en dokumentmatare som gör det möjligt att ladda skannern med en bunt papper som den sedan läser in ett efter ett. En annan vanlig funktion är det som kallas duplex-inläsning: att text på både fram- och baksida skannas samtidigt. Slutligen levereras en dokumentskanner oftast med mjukvara anpassad just för dokumentinläsning. Det innebär bland annat funktioner för att spara som pdf eller direkt skicka via e-post. - Sortera in dem på rätt ställe
Ge dokumenten ett namn som säger något om innehållet. I det här steget är det lätt att överarbeta, att skapa en alldeles för detaljerad mappstruktur på hårddisken och att välja alldeles för långa och detaljrika namn. Särskilt om de inlästa dokumenten sparas som sökbara pdf:er (se nedan) behöver namnen inte vara särskilt detaljerade. - Använd dokumenten
Efter inläsning, sortering och namngivning återstår att använda de digitala dokumenten. Glädjen med att ha allt digitalt handlar mycket om att ha dokumenten tillgängliga där och när man behöver dem. Överväg därför att spara en del online i någon molntjänst. Men tänk också igenom vilken information som kan vara känslig och helst inte bör finnas tillgängligt via nätet.
Canon P-215. Canon P-215 har, precis som många liknande modeller, både dokumentmatare och funktioner för att skanna fram- och baksida samtidigt. Ett bra alternativ för den med tjocka dokument som ska läsas in.
Skapa pdf:er med mobilkameran. Till både Android och Iphone finns gott om appar som kan skapa pdf-dokument av bilder från mobilens kamera. Till Android är CamScanner ett bra alternativ, till Iphone är Jotnot Pro en av de bättre apparna för att skanna på språng.
LÄS MER:Artikeln uppdaterad 2014-12-11.
