ANNONS

Innehåll från VISMA

Ekonomi & Skatt

Smarta appar och verktyg för löner och personal

Sponsrad artikel 2 juni, 2021 • Uppdaterades 18 december, 2024 • 5 minuters läsning

Om du har anställda i ditt företag kan smarta appar och verktyg spara både tid och pengar. Här går vi igenom vilka digitala lösningar ditt företag kan behöva, och hur du låter personalen sköta jobbet (och du kan fokusera på annat).

Många företagare gör det mesta själva. Tidredovisning, kvitton, resursplanering och lönebesked tar kraft och energi alldeles i onödan. Tur då att det finns massor med smarta appar och verktyg som gör att personalen smidigt kan sköta jobbet, och du som företagsledare behöver bara kontrollera och godkänna.
I den här guiden går vi igenom:

Smarta sätt att räkna ut och betala lön
Tidrapporteringssystem och digitala lönebesked
Digital kvittohantering
Smart projekt- och resursplanering

Innan vi kör igång, vill vi också rekommendera dig att gå Löneskolan hos Visma Spcs helt kostnadsfritt. Här lär du dig det mesta om hur du hanterar lönerna för dina medarbetare.

Tips! Ska du skriva ett anställningsavtal? Här kan du ladda ned en mall kostnadsfritt.

5 smarta appar och verktyg för löner och personal

Ditt jobb som företagsledare är att utveckla företaget och dina medarbetare, inte att lägga onödig tid på administration. Med smarta lösningar kan du enkelt automatisera och delegera administrationen till medarbetarna (och visa att du litar på dem). Ditt jobb är sedan att kontrollera och godkänna.

Här är fem exempel på smarta appar och verktyg varje företagsledare bör fundera på.

Räkna ut och betala lön

Löner tillhör företagets största kostnader och är ett område fullt av lagar och regler. Att sitta och räkna ut löner till de anställda för hand tar dessutom onödig tid. Med hjälp av ett löneprogram gör du jobbet mer eller mindre en gång – resten sköts automatiskt.

Du slipper också dubbla arbetsmoment när du ska använda löneunderlaget för diverse redovisning och rapportering. Kopplar du på just appar och andra verktyg kan du dessutom låta dina anställda själva rapportera sina arbetstider, få översikt över sina semesterdagar, flexsaldo eller sjukfrånvaro, och koppla ihop det med ditt löneprogram. Det ger en tryggare och smidigare löneadministration.

Tips! Nyttja tekniken. Använd smidiga program och smarta tillval som förenklar lönekörningen, till exempel Visma Lön – löneprogrammet för småföretag (och de lite större).

Tidsregistrering med ett smart tidrapporteringssystem

Med ett komplett tidrapporteringssystem kan dina anställda:

Skapa rapporter för faktura- och löneunderlag
Jobba i projekt med checklistor och beskrivningar
Hantera utlägg, traktamente & materialåtgång

Ett bra tidrapporteringssystem ska också finnas som mobilapp, där alla funktioner fungerar “på språng”. Detta underlättar kraftigt i ett företag där medarbetarna är ute på jobb. Och tänk vilken tid du som företagsledare sparar om medarbetarna själva gör administrationen kring sina utlägg, tider och arbetsuppgifter.

Tips! Ett smart tidrapporteringssystem ger dig allt du behöver för löneunderlaget i en enda lösning. Prova Visma Tid Smart gratis i 14 dagar.

Digitala lönebesked

Digitala lönebesked är numera standard och bra för både företaget och miljön. Med hjälp av appar och verktyg kan dina medarbetare välja själva om de vill läsa lönebeskedet på nätet, i appen eller i Kivra. Här kan du läsa mer om hur du kan använda Kivra för säkra lönebesked.

Här är några andra fördelar med digitala lönebesked.

Du slipper tänka på posten och porto. Du skickar lönebeskedet enkelt med ett klick.
Ett bra system för digitala lönebesked är anpassat efter GDPR och du kan vara säker på att du skyddar dina anställdas personuppgifter.
Dina anställda får en tydlig överblick av semesterdagar, sjukdagar, övertid, saldo för inarbetad komptid samt sin bruttolön och skatt.

Tips! Ett exempel på verktyg för digitala lönebesked är Min Lön, som finns som tillval till Visma Lön.

Appar och verktyg för kvittohantering med digitala kvitton

Digitala kvitton gör inte bara bokföringen och lönehanteringen mycket enklare. Fördelarna är många för både anställda och dig som företagsledare. Utöver det rent praktiska i att hantera och spåra fysiska kvitton kan digitalisering av företagets kvittohantering vara ett effektivt sätt att snabba upp administrationen, som många gånger kretsar kring hanteringen av utlägg och inköp.

Här är sju fördelar med digital kvittohantering

Allt finns samlat och inget försvinner
Du spar tid och pengar
Kvitton blir lättare att spåra
Mindre administration och enklare utläggshantering
Det blir rätt från början
Ni får koll på garantier
Det blir enklare att samarbeta med redovisningsbyrån

Här kan du läsa mer om alla fördelar med digital kvittohantering.

Tips! Hanterar ditt företag utlägg i form av kvitton eller köp via företagskort? Då finns smarta lösningar som exempelvis Visma Utlägg. Köpet granskas och godkänns direkt i appen och skickas vidare, bokfört och klart, till ditt bokföringsprogram.

Smart projekt- och resursplanering

I ett smart projekt- och resursverktyg kan du sköta hela processen från första offerten med e-signering till genomförandet av hela projektet. Efter avslutat projekt kan du följa upp företagets jobb via smarta analysverktyg.

Här är några av fördelarna med ett smart projekt- och resursverktyg

Offerthantering med e-signering
Varnar om vilka avtal som ska omförhandlas, förlängas eller sägas upp.
Resursplanering
Hjälper er att nyttja resurserna på bästa sätt.
Projekthantering
Checklistor och rapportering för materialåtgång och körjournal.
Verktyg för löneunderlaget
Koll på arbetad tid, sjukfrånvaro, utlägg och traktamente.
Koll på nyckeltalen
Uppföljning av bland annat arbetad och fakturerbar tid, interntid och frånvaro.

Tips! Ett heltäckande men enkelt och webbaserat tid- och projektverktyg är Visma Tid Pro. Här kan du testa det kostnadsfritt i 14 dagar.

Om Visma Spcs
Vardagen ska vara enkel och trygg. Med digitala lösningar och smidiga program får du hjälp, så ditt företags lönehantering blir både säker och mer lönsam. Visma Spcs gör allt för att du ska kunna fokusera på det du gör bäst – driva företaget framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.

ANNONS

Innehåll från DPJ Workspace

Partner

Hur många rätt har kontorsmiljön på ditt företag? Testa här!

En genomtänkt arbetsmiljö är en av de mest lönsamma investeringar ett företag kan göra, både för produktiviteten och för medarbetarnas välmående. Här kan du testa hur många rätt ditt företags kontorsmiljö får – och ta del av de bästa tipsen för hur du skapar en produktiv arbetsmiljö.

DPJ Workspace 24 november, 2025 • Uppdaterades 24 november, 2025 • 3 minuters läsning

Testa just ditt företags kontorsmiljö lite längre ned. Men först, låt oss prata produktiv kontorsmiljö. När det pratas om ergonomiska möbler är det lätt att tänka på kostnaden, men det är viktigt att också se de långsiktiga vinsterna.

– En hälsosam arbetsmiljö leder till högre produktivitet, ökat engagemang och friskare medarbetare. Och just motiverade medarbetare är företagets viktigaste tillgång, säger Peter Johansson, grundare och vd på DPJ Workspace.

Och Peter vet vad han pratar om. Med över 30 år i branschen har han på nära håll sett hur mycket valet av kontorsmöbler kan påverka verksamheten; allt från hur förtroendeingivande företaget framstår som, till hur bra medarbetarna mår på arbetsplatsen. I slutändan blir påverkan alltid ekonomisk.

Hans företag DPJ Workspace är specialister på kontorsmöbler som höj- och sänkbara skrivbord, ergonomiska kontorsstolar och ljudabsorbenter.

Kontorsmöbler är verktyg som påverkar både prestation och hälsa, berättar Peter och utvecklar.

– Oavsett bolagets storlek bör kontorsmöbler ses som en investering. Rätt val förebygger sjukskrivningar, minskar rekryteringskostnader och ökar chanserna att vinna affärer.

Hälsa och produktivitet – ett helhetskoncept

En ergonomisk arbetsplats handlar om mer än enstaka möbler. För bästa effekt behöver helheten fungera. Det kan bland annat handla om:

– Många glömmer ljus och ljud när de tänker ergonomi. En bra skrivbordslampa är skonsam mot ögonen och kan motverka både trötta ögon och huvudvärk. Med ljudabsorbenter mellan skrivborden minimeras distraktioner, vilket förbättrar koncentrationen markant, berättar Peter.

Han understryker att det är när alla delar fungerar ihop som man skapar en arbetsmiljö där medarbetarna kan prestera på topp. Upptäck några av DPJ:s mest populära skrivbord här.

Kvalitet framför pris – därför lönar det sig

När man jämför inköpskostnaden mellan högkvalitativa kontorsmöbler och billigare alternativ ser man ofta en prisskillnad på 20–100 %. Ändå är det nästan alltid de billiga alternativen som blir dyrast i längden.

Peter Johansson lyfter tre tydliga skäl att välja kvalitet:

Längre livslängd – färre inköp
Kvalitetsprodukter håller ofta 4–20 gånger längre än lågprisalternativ. Det ger både bättre totalekonomi och mindre miljöpåverkan.
Färre sjukskrivningar och ökad prestation
När kroppen mår bra ökar prestationen. Rätt stol och möjligheten att växla mellan sittande och stående minskar risken för belastningsskador som annars ofta leder till långa rehabiliteringsperioder.
Ökad trivsel – lägre personalomsättning
Investeringar i arbetsmiljön skapar en kultur där medarbetare känner sig sedda och värderade. Det gör det enklare att behålla personal och minskar både kostnader och tidsåtgång för rekrytering.

Kvalitativa möbler vinner i längden

När man väger kostnaden för bra kvalitetsmöbler mot kostnaderna för produktivitetstapp, sjukskrivningar, rekryteringar och sämre trivsel blir resultatet tydligt: kvalitetsmöbler är en investering som betalar sig många gånger om.

– Dåliga kontorsmöbler kostar företag betydligt mer än ett inköp av ergonomiska och hållbara möbler någonsin gör. Sjukskrivningar och hög personalomsättning är inte bara dyra, de påverkar även hela företagskulturen. Alla vinner på en arbetsmiljö där människor mår bra, sammanfattar Peter Johansson.

Tips! Upptäck kontorsstolar utvalda av riktiga proffs på dpj.se.

Checklista för kontorets ergonomi – hur presterar ditt företag?

Så låt oss testa ditt företag. Hur många rätt har ni?

🔲 Höj- och sänkbara skrivbord

🔲 Ergonomiska kontorsstolar

🔲 Skrivbordslampor

🔲 Ljudabsorbenter

🔲 Ståmattor

🔲 Handledsstöd

Om DPJ Workspace
DPJ Workspace är specialister på kontorsmöbler och inredningstjänster för företag. I över 30 år har de levererat kontorsmöbler och inrett arbetsplatser över hela Europa. Sortimentet består av noggrant utvalda produkter – från höj- och sänkbara skrivbord och ergonomiska stolar till belysning, förvaring och akustiklösningar. DPJ erbjuder alltid minst 10 års garanti och 30 dagars ångerrätt – även för företagskunder.

Nyheter

Får man dra julfesten på företaget? Detta gäller

Ja, du får dra av julfesten – men det finns gränser du måste känna till. Innan du fixar festen eller bokar årets julbord 2025 behöver du ha koll på avdragsreglerna för mat, lokal och underhållning. Vi guidar dig genom moms, förmånsbeskattning och skattefria gränser.

Martin Ahlström 3 december, 2025 • Uppdaterades 3 december, 2025 • 4 minuters läsning

Kan man dra av julbord och julfest?

En julfest räknas som intern representation och är en skattefri förmån för de anställda – så länge det hålls inom rimliga gränser (hur lyxig festen får vara kommer längre ner). Om det bjuds på alkoholhaltiga drycker i samband med julbordet är även detta skattefritt.

Avdrag för mat och dryck

Kostnadsavdrag: Julbordets kostnad för mat och dryck är tyvärr inte avdragsgill
(0 kr).
Momsavdrag: Du får däremot lyfta momsen (ingående mervärdesskatt) för en kostnad på mat inklusive dryck upp till 300 kronor per gäst. Denna möjlighet får du inte missa!

Avdrag för kringkostnader

Lokal och underhållning: Båda är avdragsgilla – upp till 180 kronor + moms per person.
Övernattning: Resor och hotellnatt på annan ort är avdragsgillt. Detta gäller för upp till en natt, och den anställde förmånsbeskattas inte.
Frekvens: De avdragsgilla kringkostnaderna får ni bara göra avdrag för högst två gånger per år. Anordnas fler fester får ni välja vilka två som ska vara avdragsgilla.

Vem får delta?

Även utgifter för tidigare medarbetare, styrelseledamöter och de anställdas make/maka eller sambo samt hemmavarande barn blir avdragsgilla inom beloppsgränserna.

VIKTIGT FÖR ENSKILD FIRMA: Driver du enskild näringsverksamhet har du ingen möjlighet att dra av kostnader för julbord eller liknande personalfester, eftersom du inte räknas som anställd i din egen firma.

Jullunch istället för julfest

Många väljer att gå ut och äta en god jullunch istället för en stor fest. Här är det viktigt att se upp:

Om jullunchen inte är tänkt att fungera som en av företagets årliga personalfester, räknas den inte som intern representation och de anställda ska förmånsbeskattas för måltiden.
Om ni däremot beslutar att jullunchen är företagets formella julfest, gäller reglerna för intern representation (se ovan).

Om du bjuder kunden på julbord eller julfest?

När du bjuder kunder (extern representation) gäller striktare regler:

En vanlig julfest: Kostnaderna för förtäring är inte avdragsgilla (0 kr), och oftast får du inte heller dra av momsen, då en julfest sällan räknas som en enkel representation i samband med ett affärsmöte.
En julfest med affärssyfte: Anordnar du däremot ett event, seminarium eller liknande i samband med julmaten? Då kan kringkostnaderna (t.ex. för enklare underhållning eller lokal) bli avdragsgilla. Du får dessutom lyfta momsen (ingående mervärdesskatt) på utgifter upp till 300 kronor exklusive moms per gäst.

Om du vill lyxa till det ordentligt

Se upp om du planerar en alltför påkostad och lyxig tillställning!

Om festen eller personalresan blir alldeles för dyr och exklusiv riskerar den att ses som överdriven representation eller en förmån. Detta kan leda till att de anställda förmånsbeskattas för delar av kostnaden.

Hela kostnaden (mat, dryck, omkringkostnader) blir visserligen då avdragsgill för företaget som personalkostnad, men det är sällan uppskattat när de anställda får skatta för något som var tänkt som en gåva.

Det finns ingen fast gräns för vad som är 'för lyxigt' – du måste själv avgöra vad som är en rimlig nivå.

Så innebär detta att jag kan dra av julfesten på företaget?

Ja, till viss del!

Du kan lyfta momsen för måltider och dryck upp till 300 kronor per person.
Du kan dra av kostnader för lokal och underhållning upp till 180 kronor + moms per person (max två gånger per år).
Resekostnader och en hotellnatt på annan ort för de anställda är avdragsgilla.

Julklappar till anställda

Gåvor från arbetsgivare är normalt en skattepliktig förmån. Men det finns ett viktigt undantag för julgåvan:

Skattefri gräns: Julgåvor är skattefria för den anställde om gåvans marknadsvärde inte överstiger 550 kronor inklusive moms.

Viktigt att veta:

Om gåvans värde överstiger 550-kronorsgränsen blir gåvan skattepliktig från första kronan. En julklapp värd 600 kr beskattas alltså för hela beloppet, inte bara för de 50 kronorna över gränsen.
Gåvan behöver ges till alla eller en större grupp anställda för att räknas som en julgåva.

Planerar du att ge bort en julgåva? Se till att hålla dig inom 550-kronorsgränsen för att den ska bli skattefri för dina medarbetare.