Smarta appar och verktyg för löner och personal
Om du har anställda i ditt företag kan smarta appar och verktyg spara både tid och pengar. Här går vi igenom vilka digitala lösningar ditt företag kan behöva, och hur du låter personalen sköta jobbet (och du kan fokusera på annat).
Många företagare gör det mesta själva. Tidredovisning, kvitton, resursplanering och lönebesked tar kraft och energi alldeles i onödan. Tur då att det finns massor med smarta appar och verktyg som gör att personalen smidigt kan sköta jobbet, och du som företagsledare behöver bara kontrollera och godkänna.
I den här guiden går vi igenom:
- Smarta sätt att räkna ut och betala lön
- Tidrapporteringssystem och digitala lönebesked
- Digital kvittohantering
- Smart projekt- och resursplanering
Innan vi kör igång, vill vi också rekommendera dig att gå Löneskolan hos Visma Spcs helt kostnadsfritt. Här lär du dig det mesta om hur du hanterar lönerna för dina medarbetare.
Tips! Ska du skriva ett anställningsavtal? Här kan du ladda ned en mall kostnadsfritt.
5 smarta appar och verktyg för löner och personal
Ditt jobb som företagsledare är att utveckla företaget och dina medarbetare, inte att lägga onödig tid på administration. Med smarta lösningar kan du enkelt automatisera och delegera administrationen till medarbetarna (och visa att du litar på dem). Ditt jobb är sedan att kontrollera och godkänna.
Här är fem exempel på smarta appar och verktyg varje företagsledare bör fundera på.
Räkna ut och betala lön
Löner tillhör företagets största kostnader och är ett område fullt av lagar och regler. Att sitta och räkna ut löner till de anställda för hand tar dessutom onödig tid. Med hjälp av ett löneprogram gör du jobbet mer eller mindre en gång – resten sköts automatiskt.
Du slipper också dubbla arbetsmoment när du ska använda löneunderlaget för diverse redovisning och rapportering. Kopplar du på just appar och andra verktyg kan du dessutom låta dina anställda själva rapportera sina arbetstider, få översikt över sina semesterdagar, flexsaldo eller sjukfrånvaro, och koppla ihop det med ditt löneprogram. Det ger en tryggare och smidigare löneadministration.
Tips! Nyttja tekniken. Använd smidiga program och smarta tillval som förenklar lönekörningen, till exempel Visma Lön – löneprogrammet för småföretag (och de lite större).
Tidsregistrering med ett smart tidrapporteringssystem
Med ett komplett tidrapporteringssystem kan dina anställda:
- Skapa rapporter för faktura- och löneunderlag
- Jobba i projekt med checklistor och beskrivningar
- Hantera utlägg, traktamente & materialåtgång
Ett bra tidrapporteringssystem ska också finnas som mobilapp, där alla funktioner fungerar “på språng”. Detta underlättar kraftigt i ett företag där medarbetarna är ute på jobb. Och tänk vilken tid du som företagsledare sparar om medarbetarna själva gör administrationen kring sina utlägg, tider och arbetsuppgifter.
Tips! Ett smart tidrapporteringssystem ger dig allt du behöver för löneunderlaget i en enda lösning. Prova Visma Tid Smart gratis i 14 dagar.
Digitala lönebesked
Digitala lönebesked är numera standard och bra för både företaget och miljön. Med hjälp av appar och verktyg kan dina medarbetare välja själva om de vill läsa lönebeskedet på nätet, i appen eller i Kivra. Här kan du läsa mer om hur du kan använda Kivra för säkra lönebesked.
Här är några andra fördelar med digitala lönebesked.
- Du slipper tänka på posten och porto. Du skickar lönebeskedet enkelt med ett klick.
- Ett bra system för digitala lönebesked är anpassat efter GDPR och du kan vara säker på att du skyddar dina anställdas personuppgifter.
- Dina anställda får en tydlig överblick av semesterdagar, sjukdagar, övertid, saldo för inarbetad komptid samt sin bruttolön och skatt.
Tips! Ett exempel på verktyg för digitala lönebesked är Min Lön, som finns som tillval till Visma Lön.
Appar och verktyg för kvittohantering med digitala kvitton
Digitala kvitton gör inte bara bokföringen och lönehanteringen mycket enklare. Fördelarna är många för både anställda och dig som företagsledare. Utöver det rent praktiska i att hantera och spåra fysiska kvitton kan digitalisering av företagets kvittohantering vara ett effektivt sätt att snabba upp administrationen, som många gånger kretsar kring hanteringen av utlägg och inköp.
Här är sju fördelar med digital kvittohantering
- Allt finns samlat och inget försvinner
- Du spar tid och pengar
- Kvitton blir lättare att spåra
- Mindre administration och enklare utläggshantering
- Det blir rätt från början
- Ni får koll på garantier
- Det blir enklare att samarbeta med redovisningsbyrån
Här kan du läsa mer om alla fördelar med digital kvittohantering.
Tips! Hanterar ditt företag utlägg i form av kvitton eller köp via företagskort? Då finns smarta lösningar som exempelvis Visma Utlägg. Köpet granskas och godkänns direkt i appen och skickas vidare, bokfört och klart, till ditt bokföringsprogram.
Smart projekt- och resursplanering
I ett smart projekt- och resursverktyg kan du sköta hela processen från första offerten med e-signering till genomförandet av hela projektet. Efter avslutat projekt kan du följa upp företagets jobb via smarta analysverktyg.
Här är några av fördelarna med ett smart projekt- och resursverktyg
- Offerthantering med e-signering
- Varnar om vilka avtal som ska omförhandlas, förlängas eller sägas upp.
- Resursplanering
- Hjälper er att nyttja resurserna på bästa sätt.
- Projekthantering
- Checklistor och rapportering för materialåtgång och körjournal.
- Verktyg för löneunderlaget
- Koll på arbetad tid, sjukfrånvaro, utlägg och traktamente.
- Koll på nyckeltalen
- Uppföljning av bland annat arbetad och fakturerbar tid, interntid och frånvaro.
Tips! Ett heltäckande men enkelt och webbaserat tid- och projektverktyg är Visma Tid Pro. Här kan du testa det kostnadsfritt i 14 dagar.
Om Visma Spcs
Vardagen ska vara enkel och trygg. Med digitala lösningar och smidiga program får du hjälp, så ditt företags lönehantering blir både säker och mer lönsam. Visma Spcs gör allt för att du ska kunna fokusera på det du gör bäst – driva företaget framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.
