Hur gör företag som alltid får betalt i tid? Här är de 6 stegen.
Vissa företag får alltid betalt i tid, medan andra gör stora kreditförluster. Varför? I den här guiden går vi igenom de sex stegen för att få betalt i tid tillsammans med Roger Liljeström, Commercial Director på Intrum.
Steg 1: Skapa en kreditpolicy
Första steget för att få betalt i tid är att vara tydliga med hur ni gör affärer med era kunder. Därför bör ni ta fram en krav-och kreditpolicy. Här berättar ni vilken information ni behöver om kunden, när ni ska göra kreditkontroller och vilka generella rutiner ni ska följa när det gäller fakturering, påminnelser och krav.
Varför är det viktigt med en krav- och kreditpolicy för att få betalt i tid?
- Om ni har koll på kunden innan affären, ökar chansen att ni bara ger kredit till företag som klarar av att betala i tid.
- Om ni också delar er krav-och kreditpolicy med kunderna, förstår de hur processen fungerar och vad som händer om de inte betalar i tid. De ökar chansen för att faktiskt få betalt i tid.
Tips:Har du bara enstaka fakturor du behöver skicka till inkasso? Läs mer här.
Steg 2: Gör en kreditupplysning, även på befintliga kunder
Många företag gör en kreditkontroll på nya kunder innan första affären, och det ökar förstås chansen att få betalt i tid. Nästa steg är att göra kreditkontroller även på befintliga kunder. Vem vet hur dessa företag har utvecklats sedan er senaste affär?
Befintliga kunder står för de största kreditförlusterna i Sverige, så se till att ha en stående kreditbevakning även på dem. På så sätt får ni direkt information om deras betalningsförmåga blir sämre. Och blir den det, kan ni i god tid justera deras betalningsvillkor och undvika att inte få betalt i tid.
Steg 3: Var extremt tydlig med vad som gäller
Oklarheter kan leda till dåliga affärer och kreditförluster. Den vanligaste anledningen till att kunder inte betalar en faktura är oklarheter kring vad den avser. Därför bör ni ha tydliga avtal med kunden där ni är helt överens om vad som ska utföras, vad som ingår och när jobbet eller produkterna ska betalas.
Se även till att fakturan i sig är tydlig. Låt det framgå vilken dröjsmålsränta som utgår om kunden inte betalar i tid, och berätta att ni kommer att ta ut en påminnelseavgift om betalningen uteblir. Både i avtalet och på fakturan kan ni hänvisa till er krav-och kreditpolicy.
Steg 4: Skicka bara en påminnelse…
Om en betalning är sen skickar ni en påminnelse enligt reglerna i kreditpolicyn. Detta kan ni enkelt automatisera i ert ekonomisystem, så att den skickas X dagar efter att fakturan förfallit.
Och skicka bara en påminnelse. Fler påminnelser ökar sällan chansen att ni får betalt, snarare ger ni kunden onödig kredittid.
Fler tips!Så här får du kunderna att betala snabbare.
Steg 5: …men ta samtidigt hand om kunder som inte betalar i tid
Om en kund inte betalar i tid är det smart att ta reda på varför. Ibland finns anledningar som är godtagbara, där det också går att hitta en rimlig lösning. Kanske befinner sig kunden i en tillfällig svacka och önskar dela upp betalningen på tre månader?
Om möjligt, ring alltid till kunden innan du skickar den vidare till inkasso – då ökar chansen att du får hela summan betald. Och på köpet får du en glad och nöjd kund som uppskattar dig och troligen vill komma tillbaka. Kanske stannar den också längre och rekommenderar dig till fler kunder.
Steg 6: Ta hjälp när du inte får betalt i tid
Ibland hjälper inte påminnelser och samtal. Då ska fakturan skickas till inkasso enligt den krav- och kreditpolicy ni satt upp. Detta innebär inte att kunden får en betalningsanmärkning. Er relation behöver inte heller ta skada om du väljer ett seriöst inkassoföretag som tar hand om din kund och hjälper den att hitta en lösning.
Visst kan du sköta dina inkassoärenden själv, men det är ganska ovanligt. Dels tar det tid och kräver energi, och dels kräver det kunskap om inkassolagen. Dessutom ger ett seriöst inkassoföretag tyngd till kravet och visar att ni är ett seriöst företag som följer reglerna och er krav-och kreditpolicy.
