Har du koll på avtalen – din bästa försäkring?
2 augusti,
2012
•
5 minuters läsning
Hyresavtal, anställningsavtal, kompanjonavtal. Avtal och legala dokument är sällan högst upp på prioriteringslistan för Sveriges småföretagare. Men de kan vara din allra bästa försäkring. Här får du hjälp med fyra vanliga dokument.1. Kompanjonavtal
Alla företag med flera delägare bör ha ett kompanjonavtal. Ni kan aldrig vara säkra på att ert samarbete kommer att löpa problemfritt. En tvist mellan kompanjoner som känner och litar på varandra kan dessutom äventyra vänskapen.
Det första steget i att upprätta ett kompanjonavtal är att sätta er ner och diskutera hur ni individuellt ser på det gemensamma företaget. Många frågor kan tyckas vara petitesser, men kan lätt leda till irritation och konflikter längre fram. Diskutera därför dessa frågor noggrant redan från början.
Ni ska också bestämma vad som gäller vid oförutsedda händelser. När man startar ett företag måste man alltid vara beredd på det värsta. Diskutera hur ni ska agera om:
Hyran är tillsammans med löner en av de stora kostnaderna för ett företag. Det är viktigt att du håller koll på den kostnaden, och på dina rättigheter.
Tänk på att hyresvärden har skrivit 100-tals hyreskontrakt tidigare. Ta därför hjälp av någon som kan gå igenom kontraktet och förklara de olika delarna för dig. Det är inte bara hyran som regleras i kontraktet, utan även saker som:
Vare sig de säljer varor eller tjänster har de allra flesta företag någon slags kontraktsmall som de följer. Så länge du är sams med dina leverantörer och kunder behöver du knappt kasta ett öga på kontrakten. Men när något går fel, och en tvist uppstår, är det desto viktigare att du vet vilka rättigheter och skyldigheter du har.
Som småföretagare har du sällan varken tid eller pengar att skicka iväg alla avtal till en affärsjurist, men det är en bra idé att låta någon titta på dina standardkontrakt, så att dina intressen är tillgodosedda.
Det finns två delar av ditt standardavtal som det ofta är extra viktigt att vara noggrann med:
När du gått igenom dina allmänna villkor, och är säker på att allt är korrekt reglerat, kan du tryggt göra de ändringar som behövs från affär till affär. Men tänk på att det är minst lika angeläget att gå igenom andras avtal, exempelvis när du gör inköp.
Anställningsavtal
Enligt lag måste du upprätta ett anställningsavtal mellan ditt företag och dina anställda. Annars kan du bli skadeståndsskyldig. Men det finns en rad andra problem som kan inträffa om du inte är tydlig i anställningsavtalet. Det kan bli tvister om allt från anställningsformen till arbetstiderna. Exempelvis kan arbetstagaren lätt hävda att han har en tillsvidareanställning om ni inte angett något annat.
Det är också viktigt att noga ange vilka arbetsuppgifter som kommer med anställningen. Det gäller att precisera vad som gäller, men det ligger också en risk i att vara för detaljerad. Om du till exempel anger att den anställde ska arbeta på ett visst kontor, kan det bli svårt den dagen du vill göra en omplacering.
Så tänk noga igenom saker som arbetstider, placering och arbetsuppgifter. Det kommer att löna sig när du senare vill göra omstruktureringar.
Här är några viktiga punkter i ett anställningsavtal:
Alla företag med flera delägare bör ha ett kompanjonavtal. Ni kan aldrig vara säkra på att ert samarbete kommer att löpa problemfritt. En tvist mellan kompanjoner som känner och litar på varandra kan dessutom äventyra vänskapen.
Det första steget i att upprätta ett kompanjonavtal är att sätta er ner och diskutera hur ni individuellt ser på det gemensamma företaget. Många frågor kan tyckas vara petitesser, men kan lätt leda till irritation och konflikter längre fram. Diskutera därför dessa frågor noggrant redan från början.
- Framtiden. På vilken sikt ska samarbetet bedrivas? Kanske anser en av er att företaget ska byggas upp och säljas inom fem år, medan den andra ser samarbetet på mycket längre sikt.
- Arbetsfördelning. Hur ska arbetet bedrivas och vad har respektive kompanjon för ansvarsområde och arbetsuppgifter?
- Lön. En fråga som måste redas ut från början är hur stor lön ni vill ta ut, och om det ska vara lika ersättning för alla delägare? Skall ni ta ut lön redan från start eller skall ni vänta tills att företaget går med vinst?
- Arbetstider. Det är viktigt att ni har en gemensam uppfattning om hur stor arbetsinsatsen ska vara.
- Vem beslutar om vad? Ska ni ha en styrelse som fattar besluten i företaget, och vilka ska ingå i den? Vem ska vara vd i ert bolag, och hur stora beslut kan en delägare ta utan att rådfråga de andra? Red ut alla småfrågor som har att göra med beslutsfattande, det handlar om företagets framtid.
Ni ska också bestämma vad som gäller vid oförutsedda händelser. När man startar ett företag måste man alltid vara beredd på det värsta. Diskutera hur ni ska agera om:
- Någon blir långtidssjuk
- En delägare avlider
- En av er vill sälja sin del av företaget
- En delägare får personliga ekonomiska problem
- Någon av er skiljer sig
Hyran är tillsammans med löner en av de stora kostnaderna för ett företag. Det är viktigt att du håller koll på den kostnaden, och på dina rättigheter.
Tänk på att hyresvärden har skrivit 100-tals hyreskontrakt tidigare. Ta därför hjälp av någon som kan gå igenom kontraktet och förklara de olika delarna för dig. Det är inte bara hyran som regleras i kontraktet, utan även saker som:
- Hur starkt ditt besittningsskydd är.
- Vilken verksamhet du har rätt att bedriva i lokalen.
- Hur underhållsansvaret ser ut. Var slutar ditt ansvar och var börjar hyresvärdens?
- Vilka hyreshöjningar värden har rätt att göra.
- Hur länge kontraktet gäller, och hur villkoren för uppsägning ser ut.
Vare sig de säljer varor eller tjänster har de allra flesta företag någon slags kontraktsmall som de följer. Så länge du är sams med dina leverantörer och kunder behöver du knappt kasta ett öga på kontrakten. Men när något går fel, och en tvist uppstår, är det desto viktigare att du vet vilka rättigheter och skyldigheter du har.
Som småföretagare har du sällan varken tid eller pengar att skicka iväg alla avtal till en affärsjurist, men det är en bra idé att låta någon titta på dina standardkontrakt, så att dina intressen är tillgodosedda.
Det finns två delar av ditt standardavtal som det ofta är extra viktigt att vara noggrann med:
- Bestämmelserna som rör dröjsmål och fel. Vilka garantier lämnar du, vilket ansvar har du om det är fel på varan du säljer, eller om varan används av kunden på fel sätt, och på vilket sätt kan du bli ansvarig om du levererar för sent?
- Det är också viktigt att klargöra möjligheten att förändra ditt varusortiment och förutsättningarna att justera priset för varan. Att höja priset under ett avtals löptid kan vara nödvändigt om du själv drabbas av höjda kostnader.
När du gått igenom dina allmänna villkor, och är säker på att allt är korrekt reglerat, kan du tryggt göra de ändringar som behövs från affär till affär. Men tänk på att det är minst lika angeläget att gå igenom andras avtal, exempelvis när du gör inköp.
Anställningsavtal
Enligt lag måste du upprätta ett anställningsavtal mellan ditt företag och dina anställda. Annars kan du bli skadeståndsskyldig. Men det finns en rad andra problem som kan inträffa om du inte är tydlig i anställningsavtalet. Det kan bli tvister om allt från anställningsformen till arbetstiderna. Exempelvis kan arbetstagaren lätt hävda att han har en tillsvidareanställning om ni inte angett något annat.
Det är också viktigt att noga ange vilka arbetsuppgifter som kommer med anställningen. Det gäller att precisera vad som gäller, men det ligger också en risk i att vara för detaljerad. Om du till exempel anger att den anställde ska arbeta på ett visst kontor, kan det bli svårt den dagen du vill göra en omplacering.
Så tänk noga igenom saker som arbetstider, placering och arbetsuppgifter. Det kommer att löna sig när du senare vill göra omstruktureringar.
Här är några viktiga punkter i ett anställningsavtal:
- Befattning och arbetsbeskrivning. Använd arbetsbeskrivningen för att tala om vad du förväntar sig av arbetstagaren. Förklara arbetsuppgifter, ansvar, målsättningar och arbetsmetoder.
- Arbetsmiljödelegering. Om du anställer en chef eller en arbetsledare, är det väldigt viktigt att du också upprättar en arbetsmiljödelegering, som anger vem som är ansvarig för vad. Om en olycka skulle inträffa på arbetsplatsen, och du inte har en arbetsmiljödelegering, är du som vd eller ägare personligt ansvarig.
- Anställningsform. Handlar det om en provanställning, tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning?
- Placering. Var ska arbetstagaren arbeta? Kanske finns det flera kontor i företaget.
- Lön och övertidsersättning
- Semester. Lagstadgad semester är 25 semesterdagar per år.
- Pensionsförmåner och andra förmåner.
- Konkurrensklausul/sekretessavtal. I vissa fall kan det vara aktuellt med en konkurrensklausul och/eller ett sekretessavtal. Syftet är att skydda ditt företag från att den anställde ska gå till en ny arbetsgivare med information som kan skada din verksamhet.
