Tid är pengar. Utan koll på din och anställdas tid kan du inte fakturera rätt, och utan rätt fakturering tjänar du mindre (än du borde). Och i slutändan leder det till lägre lön för dig som företagare. Så hur gör jag rätt? Det ska vi gå igenom nu!

Pengar är kanske inte allt, men visst drömmer du om en (åtminstone) hygglig lön och gärna en mysig utdelning? Men, enligt en undersökning från Branschorganisationen Företagarna har var fjärde företagare (25 procent) en lön under 15 000 kronor i månaden. Inte vad du tänkt dig, va!

Med det sagt – är det otroligt viktigt att du får stenkoll på din tid, fakturerar rätt och hittar sätt att ta ut den lön du önskar (och förtjänar?). Då kan du bygga ett välmående företag och få tid över till annat (kanske den där semesterresan du suktat efter?).

Låt oss gå igenom hur du ska göra om du är:

1. Nystartad – och behöver få kontroll över hur mycket lön du kan ta ut och vilka program du borde använda.
2. Igång med företag och kanske har anställda – och väljer rätt lön och skapar en smidig löneprocess där alla får rätt lön.
3. Jobbar i projektform – och behöver få stenkoll på hur mycket varje medarbetare arbetar och vilken lön de ska få.

(Tips! Du kan klicka på respektive “fas” och hoppa direkt till rätt information för just dig!)

Att ta makten över tiden och jobba med rätt systemlösningar ger inte bara en smidigare och effektivare vardag, du får också koll på arbetsbelastningen så att du kan göra rätt prioriteringar och sätta lönsamheten i fokus. Du får helt enkelt bättre förutsättningar att skapa ett välmående företag.

Psst! Är du nystartad? För att du ska få bästa starten får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Se erbjudandet här!

Del 1 – Om du är nystartad

Det är supersmart att ha kontroll på ekonomi, tid, fakturering och lön redan från start i ditt företag (grattis förresten, äntligen har du gjort business av din passion!). Vilka intäkter förväntar du dig och vilka kostnader kan du räkna med? Hur många timmar per vecka kan du fakturera för? Det kan du skriva ned i en budget (här finns en gratis budgetmall). Budgeten är en viktig del av affärsplanen (här finns en enkel gratis affärsplansmall).

Det är också smart att skaffa ett ekonomiprogram från dag 1 – skippa Excel (det är förbjudet, by the way). Och vi fattar – tidrapportering, bokföring och fakturering kan låta krångligt. Och det är kanske inte din passion. Men oavsett om du driver företag eller har en helt-fantastisk-affärsidé-du-måste-förverkliga-nu, så behöver du en skön lösning packad med coola grejer. Till exempel funktioner för att mäta din tid och fakturera – så att du får rätt lön.

Ekonomin och faktureringen ska vara najs att sköta och extra smidigt blir det med ett företagskort och bokföringsapp som ingår. Är du nystartad får du halva priset första året när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering. Så att du kan fokusera på din passion och samtidigt ha full kontroll.

Hur mycket lön kan jag ta ut som nystartad företagare?

Lön tas ut från företagets vinst (de pengar som finns kvar när företagets utgifter är betalda). Om företaget har intäkter på 500 000 kronor och utgifter på 100 000 kronor har du 400 000 kronor kvar till lönekostnader och buffert för framtiden.

Lönekostnaden i ditt företag påverkas av ålder och lönens storlek. Låt oss ta ett exempel:

Ditt aktiebolag (där du är ensam anställd) har intäkter på 500 000 kronor under året och utgifter på 100 000 kronor. Du vill spara 50 000 kronor i företaget som buffert för framtiden. Smart tänkt! Pengarna som finns kvar vill du ta ut i lön (och du är i exemplet 30 år).

Intäkter – utgifter – buffert: 500 000 – 100 000 – 50 000 = 350 000 SEK

Lönekostnaden kan då uppgå till 350 000 kronor, och det ska inkludera både din bruttolön och arbetsgivaravgiften. Eftersom du i exemplet är 30 år är arbetsgivaravgiften 31,42 procent. Vi säger också att du bor i Stockholm. Då använder vi den här formeln för att räkna ut din bruttolön.

350 000/1,3142 = 266 322 kronor

Bruttolönen blir alltså 266 322 kronor och arbetsgivaravgiften blir 83 678 kronor.

För att få fram din nettolön behöver du dra av kommunalskatten från bruttolönen. Om du tar ut en lön under brytpunkten (se nedan) får du inte statlig skatt. Den kommunala skatten i Stockholm är 29,82 procent (2022).

266 322*0,2982 = 79 417 kronor (i kommunalskatt)
266 322 – 79 417 = 186 905 kronor (i nettolön)

Hur mycket blir det då? Jo, du får alltså en nettolön på cirka 186 905 kronor per år (vilket blir 15 575 kronor per månad) och företagets lönekostnad är 350 000 kronor.

Och du – alla sådana här beräkningar fixar såklart ett smart ekonomiprogram. Är du nystartad får du som sagt halva priset första året när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering.

Psst! Vill du ha mer lön 2024 än någonsin tidigare? Det är så klart möjligt. Börja med att lära sig att sätta ett högre pris med de här tipsen.

Del 2 – Om du är igång och har anställda

Många företagare väljer att ta ut en lön upp till brytpunkten (vilket är 598 500 för 2023). Då får man alla förmåner – till exempel maximal sjukdomsgrundande inkomst samt maximal allmän pension – men undviker statlig skatt. Speciellt i skakiga tider är det bättre att pengarna stannar i företaget. Man vill ju vara smart…

Har du anställda? Då är det snarare marknaden som styr hur mycket lön du ska betala. Men du – ofta kostar anställda mer än vad du tror. Arbetsgivaravgifter, pensioner etc etc. Pust! Här kan du räkna ut vad en anställd kostar.

Hur får jag ordning på lönerna i företaget?

Vet du – nästan sex av tio anställda har varit med om fel i lönebeskedet. Det visar mätningen som Kantar Sifo har gjort, på uppdrag av Visma Spcs. Och nästan fyra av tio, 37 procent, uppger att de inte kontrollerar sitt lönebesked. Oops!

Det här måste vi såklart få ordning på! Det finns många lagar och regler att hålla koll på när det gäller lön, och det kan lätt bli fel utan rätt stöd. Därför är det bra att bygga en smart lönestruktur från början – speciellt när ni blir fler. Ett bra löneprogram (t.ex. Visma Lön Smart) hjälper dig att göra rätt och varnar om du gör fel. Så skönt!

Vi rekommenderar dig också att läsa den här guiden med 5 anledningar till varför du inte ska betala ut lön manuellt.

Så vad ska ett riktigt nice löneprogram ha för funktioner?

• Automatisk semester- och frånvaroberäkning
• Digitala lönebesked i appen Visma Lön Anställd eller Kivra
• Automatisk arbetsgivardeklaration med koppling till Skatteverket
• Möjlighet att välja om du eller anställda ska registrera tider och avvikelser
• Frånvaro vid sjukdom och vård av barn
• Frånvaro vid semester, tjänstledighet och föräldraledighet
• Hantering av övertider, flex och komptid
• Utläggshantering, kvitton och reseräkningar
• Tidrapportering (görs till exempel med Visma Tid)
• Automatiserade kopplingar till företagets ekonomisystem

Alla dessa funktioner finns i till exempel Visma Lön Smart. Med rätt program spar du tid och energi, och kan ägna mer tid åt att få ditt företag att växa. Du vill ju ställa frågan “Hur kan jag anställa fler?”, snarare än “Vad kostar en anställd?”.

Tips! Här kan du läsa mer om vad ett bra löneprogram kan innehålla.

Del 3 – Om du jobbar i projektform med fler medarbetare

Jobbar du i projekt där dina härliga medarbetare ska redovisa sin tid, och kanske få betalt per timme? Då behöver du hitta ett sätt att enkelt kunna mäta allas arbetsinsats och koppla det till utbetalning av lön. Det ska bli rätt – helt enkelt!

Låt oss gå igenom två steg för att få koll på företagets/projektets debiterbara tid och göra vardagen mer tidseffektiv (så att du får tid med den där semestern, inte bara råd…)

Steg 1: Få koll på antalet debiterbara timmar genom smart tidrapportering

Om du vill öka antalet debiterbara timmar (och mer cash in, förhoppningsvis) behöver du förstå hur timmarna fördelas idag. Med ett tidredovisningssystem kan ditt företag mäta exakt antal debiterbara timmar och hitta förbättringspunkter. Var tjänar vi pengar och var behöver vi göra förändringar?

Börja med att kartlägga företagets behov innan du väljer system. Anpassa verktyget efter företaget, inte företaget efter verktyget!

Ställ smarta frågor när du väljer tidredovisningssystem
Vad ska systemet göra åt företaget?
Vad vill vi ha svar på?
Vad förväntar vi oss?
Vilken uppföljningsmöjlighet ger systemet?
Vad vill vi ha underlaget till?
Vilket färdigt material behöver vi i slutändan?

Steg 2: Vad ska ett bra tidredovisningssystem innehålla?

Här är några exempel på vad ett komplett system bör innehålla. Det viktigaste är att du får ett bra underlag för både faktura och lön, och samtidigt en tydlig överblick över dina projekt. Företagarlivet ska ju vara lätt och smidigt, inte tungroddat!

Rätt registrering av tid och material

Ett komplett tidredovisningssystem ska såklart ha tidsregistrering av fakturerbar tid, körjournal och rapportering av materialåtgång. Det är basic!

Smidig projekthantering

Systemet bör kunna hantera kontakter, checklistor och arbetsplatsbeskrivningar. Det är också bra om systemet ger möjlighet att bifoga bilagor till respektive projekt.

Ge rätt löneunderlag

Systemet ska också ha funktioner för tidsregistrering av interntid, utlägg, kvitton och traktamente. Ahh, så smidigt!

Läs också:Här kan du kostnadsfritt prova tidredovisningssystemet Visma Tid i 14 dagar.

Alright kompis, blev det en maffig läsning? Kanske. Men så skönt att få koll och kontroll. Koll på tiden ger bättre fakturering, vilket i sin tur ger mer cash på kontot. Precis som du vill ha det.

Kom ihåg: Tid är pengar, men framförallt – mer pengar in ger dig mer tid ut! Och vips, så ligger du där på stranden…