Psst! Innan vi går igenom hur smart fakturering fungerar; visste du att Driva Egets läsare just nu kan kan testa e-fakturor helt kostnadsfritt via Inexchange? Du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt – läs mer här! 

Okej, då kör vi igång.

Vad ska en faktura innehålla?

Oavsett om du fakturerar som enskild firma eller aktiebolag måste dina fakturor följa Skatteverkets regler. En korrekt faktura ska innehålla:

• Ditt företags namn, adress och organisationsnummer
• Kundens namn och adress
• Fakturanummer (i löpande serie)
• Fakturadatum
• Förfallet datum (betalningsvillkor)
• Beskrivning av varan/tjänsten
• Pris och moms (specificerat)

Varning: Skickar du en bristfällig faktura kan kunden neka att betala tills den är korrekt.

Behöver jag ett faktureringssystem?

Nej, du måste inte ha ett system – men det underlättar! Ett smart alternativ till dyra system kan vara Inexchange, där Driva Egets läsare just nu kan kan testa e-fakturor helt kostnadsfritt. Du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt – läs mer här!

Ett bra faktureringsverktyg:

• Hjälper dig att skapa korrekta fakturor
• Skickar automatiska påminnelser
• Håller koll på vad som betalats
• Gör bokföringen enklare

Många företagare utan bra system (som kanske använder word eller excel) lägger alldeles för mycket tid på faktureringen. Tid som istället skulle kunna läggas på kunderna.

Varför ska jag använda e-faktura istället för PDF?

Många nya företagare börjar med att skicka sina fakturor som PDF och via mejl. Det kan fungera – men med tiden dyker problemen upp:

• Fakturor fastnar i spamfilter eller tappas bort
• Du får inget kvitto på att fakturan levererats
• Bedragare kan manipulera PDF-fakturor
• Manuell hantering ökar risken för fel

E-fakturor är digitala, strukturerade och säkra. De skickas direkt in i kundens ekonomisystem och du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot. 

Förbered för framtiden – nya krav på e-faktura kan komma

Redan idag måste du skicka e-faktura om du säljer till offentlig sektor. I framtiden kan det bli krav även för affärer mellan företag.

Flera EU-länder har redan infört e-faktura som krav. ​​I Sverige driver myndigheterna linjen att det ska lagstiftas om obligatorisk e-faktura för företag och offentlig sektor även i vårt land. Skatteverket, Bolagsverket och Digg (Myndigheten för digital förvaltning) har uppvaktat regeringen och föreslagit att det tillsätts en utredare som undersöker möjligheterna att införa ett sådant lagkrav.

Om du börjar med e-faktura från start är du förberedd – och slipper byta system när reglerna väl ändras.

Du behöver inte spara pappersverifikationer

Med ett digitalt faktureringsflöde behöver du inte längre:

• Spara papperskopior
• Sortera och arkivera i fysiska permar
• Hitta kvitton i plastfickor

Enligt Skatteverket går det bra att spara bokföringsmaterial digitalt – så länge det sker på ett säkert och verifierbart sätt. Läs mer om den nya kvittolagen här.

Varför är e-fakturor bättre än PDF?

Jo, e-fakturor levereras direkt in i mottagarens system. Du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot, vilket ökar chanserna för att den betalas i tid. Statistik visar faktiskt att e-fakturor minskar betalningstiden med i snitt 5 dagar.

Informationen är digital, strukturerad och skickas på ett säkert sätt direkt från avsändarens system till mottagarens fakturahantering. Fakturan passerar ingen inkorg eller skrivbord, där bluffversioner ser sin chans att smyga sig in i ett försök att lura dig. Det är också lättare att verifiera avsändaren via till exempel Peppol-id (Läs mer om vad Peppol är här). 

Fördelarna med att byta till e-faktura

• Säkerhet: Minskar risken för fel och bedrägerier
• Effektivitet: Mindre manuell handpåläggning, bättre kassaflöde
• Miljövinst: Färre papper, Färre utskrifter
• Automatisering: Allt från attestflöde till bokföring går att koppla på
• Besparingar: Lägre pris, inget slöseri med tid.

H2: Hur kommer mitt företag igång med e-faktura?

Kanske har ditt ekonomisystem redan stöd för e-faktura? Annars är ett riktigt bra alternativ att testa Inexchange, där du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt. Testa här!

Om Inexchange
Mer än 60 000 företag och organisationer effektiviserar sin ekonomihantering med Inexchange. Här hanteras miljontals fakturor varje vecka, snabbt och säkert. Välj en miljövänlig väg till ett papperslöst kontor.

Jag förstår att AI är en del av ett teknologiskt skifte som vi högst troligen inte ens har har börjat förstå än. Och jag uppmuntrar alla mina kollegor att nyttja olika sätt att förstärka och effektivisera sitt jobb. 

Men, jag är personligen emot att använda det i kommunikation.

Jag tror att när jag kollar på mina barnbarn i framtiden så kommer jag anse att dom har ett kommunikationshandikapp. Att deras känsla för att vara lugna i konflikter är starkt begränsad. Att deras sätt att inspirera, förklara och motivera i egna ord känns lite tomt.

Och eftersom dom och alla andra troligen kommer spöa mig i det mesta, så är kommunikation ett av få områden jag tror att jag verkligen behöver behärska.

Lär dig prata med människor – en superskill!

Om jag vill bygga någonting riktigt stort så behöver jag lära mig att prata med människor, att formulera mig på rätt sätt. Jag behöver känna in ett rum, och jag behöver kunna hitta var gränserna går. Dels för att driva uppmärksamhet, men framförallt för att få kollegor, kunder och leverantörer runtomkring mig med på samma resa som jag tror på.

(Min i särklass finaste komplimang någonsin är en gammal kollega som tog in mig som extern VD under en period med motiveringen 'När du går in i ett rum och ger dåliga nyheter så är alla glada, när jag går in och ger bra nyheter så slutar det ändå med att alla blir sura)

Att skriva här på Linkedin är ett sätt att lära sig. Att spela in podd ett annat. Att skriva mail är ett tredje. Att berätta sagor för mina barn och deras vänner ett fjärde. Att stå på scen ett femte. Skriva, skriva, skriva, prata, prata, prata. 

Det är så lätt att låta AI ta över tänkandet, känslan och oron. Och jag tror att det är fel väg. AI kan bli mycket, men det ska inte vara vårt språk.

Om Joel Löwenberg
Joel Löwenberg är vd på Gymkompaniet, som säljer gymutrustning och omsätter cirka 100 miljoner kronor. Joel är en av LinkedIns mest populära skribenter om e-handel, företagande och digitalisering – och med jämna mellanrum publicerar vi på Driva Eget hans texter (eftersom vi tycker att de är magiskt bra och insiktsfulla, helt enkelt). Följ Joel på LinkedIn här.