För många företag har distansarbete blivit standard under coronapandemin. Nu behöver vi förbereda oss på nästa steg i omställningen till ett nytt arbetsliv – med smart teknik, mobila arbetssätt och hybridkontoret som standard. Här får du tipsen som hjälper ditt företag att ställa om.

Sedan coronapandemins utbrott har många företag tvingats till snabb förändring och ökad digitalisering. Oavsett vad ditt företag gör, har du troligen behövt hitta nya lösningar för att hantera kravet på fysisk distansering.

Det nya arbetssättet är här för att stanna. Allt fler vill jobba hemifrån via digitala plattformar, hela eller delar av sin arbetstid. I den här guiden går vi igenom hur du bygger det framtida hybridkontoret – där medarbetarna delar sin tid mellan kontoret och andra platser. Dessutom får du veta hur dina medarbetare vill arbeta i framtiden.

– Det vi kallar hybrida arbetssätt, eller hybridkontoret, är ett upplägg där medarbetare delar sin tid mellan kontorsarbete och distansarbete och samsas i de fysiska och digitala rummen, säger Viktor Wallström som är Kommunikations- och Hållbarhetschef på Tele2.

Läs mer: Här hittar du rätt lösningar för företagets hybridkontor.

6 av 10 vill vill jobba på distans

Sex av tio personer säger sig vilja jobba mer på distans än de gjorde innan coronapandemin. Två dagar i veckan verkar vara den vanligaste preferensen, om de anställda själva får välja.

Varför vill fler jobba mer på distans? Anledningarna är flera. Många har vant sig vid att jobba hemifrån – och märker att det fungerar. Då är det inte säkert att de vill gå tillbaka till strikt ordning med fem dagar på kontoret. Också rekryteringsföretag har märkt att fler arbetssökande sätter som krav att ha friare val när det gäller arbetsplats.

Hybridkontoret en fördel även för företaget

Även för ditt företag kan hybridkontoret vara en stor fördel. Ni får sänkta trösklar för behovsstyrd arbetskraft, kanske lägre kontorskostnader på sikt och nöjdare, mer motiverade medarbetare.

– Tekniken har funnits länge, men vi ser att fler vill kunna arbeta under flexibla former framåt. Även medarbetare som tidigare har värjt sig mot distansarbete vill fortsätta arbeta utanför kontoret ibland, nu när de märkt att det fungerar. Samtidigt är det tydligt att distansarbete inte passar allt och alla och att många saknar det sociala, fortsätter Viktor Wallström. 

Distansarbete har ökat med 400 %

Viktor Wallström vet vad han pratar om. Precis som de flesta på Tele2 har han primärt jobbat hemifrån sedan i mars. Han ser också tydliga tendenser i de studier som Tele2 och Kantar Sifo genomfört under coronapandemin, för att kartlägga det nya sätten att arbeta. Detta presenteras i rapporten Det hybrida arbetslivet (släpptes 7 december) och de långsiktiga effekterna framgår tydligt. 

Från 14 % distansarbete till 59 % distansarbete

Distansarbetet i Sverige har ökat med 400 % sedan i februari – från 14 % till 59 %. Och sex av tio personer vill alltså jobba mer på distans när restriktionerna släpper. 

För att detta ska fungera behöver tekniken fungera och uppkopplingen hålla. Företagen har hittat lämpliga, digitala mötesformer och oron för att människor skulle bli mindre effektiva och produktiva har inte besannats. Många menar tvärtom att effektiviteten ökar när de jobbar koncentrerat på hemmaplan.

Läs mer: Så har Whispr Group skapat ett effektivt hybridkontor.

Motivationen och teamkänslan hotad

Undersökningen från Tele2/Kantar Sifo visar att optimismen inte är lika hög när det gäller motivationen och teamkänslan. Visst är det härligt att styra sin egen tid och slippa pendla till jobbet – men något saknas! Det finns en tilltagande vilja till mer normala arbetsformer – och till fysiska möten och småprat vid kaffemaskinen.

Faktum är att något färre är positiva till distansarbete nu än i våras, och många väljer att gå tillbaka till kontoret en eller några dagar per vecka om det är möjligt.

– Det är inte konstigt, jag har själv haft svårt att förlika mig med hemarbete i så hög utsträckning som det varit fråga om. Jag får mycket av min energi från sociala kontakter och det saknar jag, säger Viktor Wallström.

Läs här: Rapporten om pandemins effekter på vårt sätt att arbeta - nu och i framtiden.

Hybridkontoret lockar både företag och medarbetare 

Att hybridkontoret intresserar både företag och medarbetare är inte konstigt, då modellen gör det möjligt att växla mellan distans- och kontorsarbete utifrån egna önskemål och behov. Rapporten visar tydligt att frivillighet när det gäller arbetssätt är en nyckelfaktor för motivation. 70 % ser det som viktigt att själva få styra över sin arbetstid. 

Rätt teknik behövs för hybridkontoret

Men hybridkontoret fungerar inte automatiskt. Teknik, rutiner, dokumentation och ledarskap måste fungera för att arbetssättet ska hålla i längden. Vi upplever nu ett exponentiellt tekniksprång. Visst är det framtvingat av pandemin, men det har fungerat för att teknik och människor varit mogna.

Kontorsapplikationer, telefonväxlar och lagring som har flyttat till molnet har varit en möjliggörare. Tillgången till fungerande bredband över hela landet en annan. Men det kanske tydligaste språnget är användandet av videokonferenser. Zoom och Teams är själva sinnebilden för hur vi jobbade 2020. För ett år sedan hade få prövat. Nu är vi i videomöten hela dagarna – och kameran är på. 

Läs mer: Så här lyckas du med digitala möten.

Världens största experiment inom distansarbete

– Världens största experiment inom distansarbete, kallade CNN det som pågår nu. Det ska bli spännande att se vad som kommer härnäst. Det finns många lärdomar att dra, konstaterar Emelie Fågelstedt, digital strateg och ofta anlitad expert på framtidens arbetsplats som medgrundare av nätverket Svenska Nomader. 

Emelie har länge varit övertygad om att flexibla arbetssätt och distansarbete i framtiden kommer att bli mer accepterade bland både företag och anställda. Ändå blev hon förvånad över omställningsviljan när coronapandemin bröt ut.

– Vi kommer inte gå tillbaka till hur det var. Nu måste vi anpassa oss till något nytt, planera för nästa steg och hitta en väg framåt som fungerar för alla. Att det skulle gå så fort och komma på så bred front som vi har varit tvungna till, det kunde jag inte föreställa mig, säger hon. 

Allt fler företag styr om till hybridkontoret

Amerikanska företag som Google och Facebook går nu ut med att medarbetarna förväntas stanna hemma till sommaren 2021. Också i Sverige jobbar vi mot nya arbetssätt. Speljätten Paradox Interactive ställer till exempel om till en hybrid arbetsmodell fullt ut.

Även i företag där arbete på distans och flexibla arbetsupplägg tidigare varit otänkbara börjar man tänka om. En amerikansk undersökning från säkerhetsföretaget Radwire (gjord bland 260 höga chefer i september 2020) visar att 80 % av de anställda vill jobba minst 25 % av sin tid på distans i framtiden.

Hur ser utvecklingen av hybrida arbetssätt ut i Sverige?

Tendenserna från den amerikanska undersökningen syns även i Sverige. Det gäller förstås små företag, men även offentliga verksamheter och mer traditionella företag har ställt om.

– Företag börjar hitta de IT-system, videokonferenslösningar, VPN, säkerhet och rutiner som behövs. Allt kanske inte flöt perfekt från dag ett, men ändå tillräckligt bra, konstaterar Emelie Fågelstedt.

Vad krävs för att optimera hybridkontoret?

Här är några saker ditt företag behöver ha på plats för att lyckas med hybridkontoret framåt.

• Rutiner, ledarskap och processer som håller i längden och som är anpassade för ny teknik och nya arbetssätt.
• Rätt mix mellan det fysiska kontoret och hemmakontoret. Inte bara effektivitet utan också innovation, utveckling, social samvaro och teamkänsla måste säkerställas. 
• Rätt teknik. Alla lösningar måste fungera lika bra på kontoret som hemma och i blandade team. 

– Att alla jobbar på distans eller att alla jobbar på kontoret är enklare. Det är när halva styrkan sitter tillsammans på kontoret, medan andra halvan kopplar upp sig utifrån, som det blir svårt. Tekniskt fungerar det, men för teamen kan det vara utmanande, menar Viktor Wallström. 

Nästa steg för att bygga framtidens arbetssätt

Den värld som möter oss på andra sidan coronapandemin är en annan än den vi levde och jobbade i tidigare.

– Vi behöver hitta en väg framåt som fungerar för alla. Det kommer att bli en verklig utmaning för cheferna att få ihop det, när alla behov och viljor ska synka, säger Emelie Fågelstedt. 

Nya upplägg för hybridkontor och hybrida arbetssätt

Vissa kommer att vilja jobba hemifrån. Andra vill bara vara på kontoret. Och vissa vill ha en blandning. Det vi vet säkert är att utvecklingen fortsätter och att uppläggen för hybridkontoret och hybrida arbetssätt kommer att förändras.

– På ett sätt är det här något av det mest demokratiska som hänt. Alla står inför samma utmaningar, avslutar Emelie Fågelstedt. 

Behöver ditt företag hjälp att planera och bygga upp ett smart hybridkontor? Gå in på tele2.se/foretag/radgivning och fyll i formuläret så får du kontakt med en rådgivare. Du som redan är kund hos Tele2 är välkommen att kontakta din säljare.