3 tips: Så får du också ett tomt skrivbord
5 oktober,
2012
•
4 minuters läsning
Egenföretagaren David Stiernholms skrivbord är alltid tomt. Det beror inte på att han saknar arbetsuppgifter, utan på att han har hittat ett supereffektivt sätt att arbeta. Här berättar han hur han gör.
Som ledare av små företag har man sällan möjlighet att delegera arbetsuppgifter till andra – desto viktigare att själv vara effektiv. Många tror att lösningen ligger i fler och nyare dataprogram som ska lösa problemen. Men innan du börjar köpa in tjänster och dataprogram bör du se över två saker:
Det menar David Stiernholm, som kallar sig struktör (Sveriges ende) och driver företaget Stiernholm Consulting. Han har också skrivit boken Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar.
I dag reser David Stiernholm land och rike runt och hjälper människor och företag att bli mer effektiva med ganska små medel.
David lever som han lär och berättar att när han under en period var anlitad som ställföreträdande vd för ett bolag hände det att medarbetarna retade honom för hans tomma skrivbord. Fick han verkligen något gjort, undrade de.
– Till slut blev jag tvungen att skriva till styrelsen och förklara hur jag arbetade, berättar han. De såg ju att jag levererade, så de hade inga invändningar.
Oavsett om man arbetar i små eller stora organisationer upplever de flesta samma sak: Inflödet ökar av uppgifter som ska utföras och information som ska hanteras, och dagarna går åt till att hålla flödet under kontroll.
David Stiernholms tips för att bryta den onda cirkeln delas upp i dessa tre punkter:
1. Organisera
Den strukturerade företagarens bästa vän är hennes att göra-lista. En lista, alltså. De flesta som David Stiernholm möter har flera listor, både på papper och digitalt.
– Man skriver post it-lappar, antecknar i block, noterar i mobilens påminnelsefunktion eller använder mailboxen som att göra-lista. Jag tycker att man i stället bör samla allt på ett enda ställe. Det har ingen betydelse om det är digitalt eller på papper, bara man begränsar sig till en typ av lista.
David Stiernholm skiljer på sin almanacka och sin att göra-lista. Allt som är bundet till ett klockslag under en vecka lägger han in i sin digitala almanacka, resten på sin att göra-lista. 90 procent av hans att göra-uppgifter läggs aldrig in i almanackan.
– Ska jag ringa en kund någon gång den 5 juni, men det kvittar vilket klockslag, ligger uppgiften i att göra-listan med förfallodag den 5 juni.
Samla därför ihop alla lappar, mail, papper, block och andra kom ihåg-noteringar till en enda lista.
2. Fokusera
Som företagare är det lätt att tro att man alltid måste vara tillgänglig, och att man själv måste kunna allt. Inget kan vara mer fel, menar David Stiernholm, i stället gäller det att lära sig att säga nej med gott samvete. Och för det krävs att både du och omgivningen vet varför du säger nej.
Börja med att formulera dina mål – både för företaget och för dig själv. Det är nämligen viktigt att skilja på dessa. Sätt därför först upp mål för ditt företag och fundera sedan på hur du kan bidra till dem. Du kommer att upptäcka att du inte alltid är rätt person för uppgiften.
Exempel: Du sätter upp ett säljmål för företaget. Hur kan du som VD och ägare bidra till det? Är du inte en bra säljare själv (och har gott om tid) bidrar du bäst genom att anställa en skicklig säljare. Det gäller alltså att identifiera vilka uppgifter du kan bli av med för att få tid till de långsiktiga mål som bara du som ägare och VD kan uppnå.
3. Automatisera
Det skrivs alldeles för få checklistor i det här landet, tycker David Stiernholm. En checklista är ett utmärkt hjälpmedel när det handlar om uppgifter som du antingen gör så sällan att du glömmer hur du gör mellan varven eller som är så komplicerade att du drar dig för att utföra dem.
– Om man tar sig tid att göra en checklista samtidigt som man gör dem sparar man mycket tid nästa gång, säger David Stiernholm.
Du kan också spara tid genom att skapa en textbank av standardformuleringar. Brukar du få samma fråga från en mängd olika människor? Skapa då ett standardsvar som du sparar i mejlprogrammet och som kan plockas fram med ett knapptryck.
Som ledare av små företag har man sällan möjlighet att delegera arbetsuppgifter till andra – desto viktigare att själv vara effektiv. Många tror att lösningen ligger i fler och nyare dataprogram som ska lösa problemen. Men innan du börjar köpa in tjänster och dataprogram bör du se över två saker:
- Dina egna rutiner.
- De möjligheter som finns i de dataprogram och smarta mobiler som du redan har.
Det menar David Stiernholm, som kallar sig struktör (Sveriges ende) och driver företaget Stiernholm Consulting. Han har också skrivit boken Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar.
I dag reser David Stiernholm land och rike runt och hjälper människor och företag att bli mer effektiva med ganska små medel.
David lever som han lär och berättar att när han under en period var anlitad som ställföreträdande vd för ett bolag hände det att medarbetarna retade honom för hans tomma skrivbord. Fick han verkligen något gjort, undrade de.
– Till slut blev jag tvungen att skriva till styrelsen och förklara hur jag arbetade, berättar han. De såg ju att jag levererade, så de hade inga invändningar.
Oavsett om man arbetar i små eller stora organisationer upplever de flesta samma sak: Inflödet ökar av uppgifter som ska utföras och information som ska hanteras, och dagarna går åt till att hålla flödet under kontroll.
David Stiernholms tips för att bryta den onda cirkeln delas upp i dessa tre punkter:
1. Organisera
Den strukturerade företagarens bästa vän är hennes att göra-lista. En lista, alltså. De flesta som David Stiernholm möter har flera listor, både på papper och digitalt.
– Man skriver post it-lappar, antecknar i block, noterar i mobilens påminnelsefunktion eller använder mailboxen som att göra-lista. Jag tycker att man i stället bör samla allt på ett enda ställe. Det har ingen betydelse om det är digitalt eller på papper, bara man begränsar sig till en typ av lista.
David Stiernholm skiljer på sin almanacka och sin att göra-lista. Allt som är bundet till ett klockslag under en vecka lägger han in i sin digitala almanacka, resten på sin att göra-lista. 90 procent av hans att göra-uppgifter läggs aldrig in i almanackan.
– Ska jag ringa en kund någon gång den 5 juni, men det kvittar vilket klockslag, ligger uppgiften i att göra-listan med förfallodag den 5 juni.
Samla därför ihop alla lappar, mail, papper, block och andra kom ihåg-noteringar till en enda lista.
2. Fokusera
Som företagare är det lätt att tro att man alltid måste vara tillgänglig, och att man själv måste kunna allt. Inget kan vara mer fel, menar David Stiernholm, i stället gäller det att lära sig att säga nej med gott samvete. Och för det krävs att både du och omgivningen vet varför du säger nej.
Börja med att formulera dina mål – både för företaget och för dig själv. Det är nämligen viktigt att skilja på dessa. Sätt därför först upp mål för ditt företag och fundera sedan på hur du kan bidra till dem. Du kommer att upptäcka att du inte alltid är rätt person för uppgiften.
Exempel: Du sätter upp ett säljmål för företaget. Hur kan du som VD och ägare bidra till det? Är du inte en bra säljare själv (och har gott om tid) bidrar du bäst genom att anställa en skicklig säljare. Det gäller alltså att identifiera vilka uppgifter du kan bli av med för att få tid till de långsiktiga mål som bara du som ägare och VD kan uppnå.
3. Automatisera
Det skrivs alldeles för få checklistor i det här landet, tycker David Stiernholm. En checklista är ett utmärkt hjälpmedel när det handlar om uppgifter som du antingen gör så sällan att du glömmer hur du gör mellan varven eller som är så komplicerade att du drar dig för att utföra dem.
– Om man tar sig tid att göra en checklista samtidigt som man gör dem sparar man mycket tid nästa gång, säger David Stiernholm.
Du kan också spara tid genom att skapa en textbank av standardformuleringar. Brukar du få samma fråga från en mängd olika människor? Skapa då ett standardsvar som du sparar i mejlprogrammet och som kan plockas fram med ett knapptryck.
