Distansarbete och hybrida arbetssätt är här för att stanna. Som företagare behöver du därför hitta sätt att leda medarbetare som behöver och vill jobba på distans. Här får du några tips om hur du går tillväga.

– Det gäller att skapa rutiner som håller på sikt, säger Nathalie Dahmm, som förutom att vara chef över Culture & Leadership även leder initiativet Future Ways of Working på Tele2.

2020 lärde oss att arbeta på distans och många fick mer eller mindre frivilligt jobba hemifrån. I framtiden är det dock troligare att vi jobbar i en mer flexibel hybrid – och friare kan välja mellan distansarbete och närvaro på kontoret. Just den friheten önskar många. Det visar Tele2s rapport Det hybrida arbetslivet som släpptes i december 2020, och som undersöker attityden till distansarbete bland 3 000 svenska tjänstemän.

Dags för nästa steg i hybrida arbetssätt

Insikterna från pandemin gör världens företag väl rustade för nästa steg. Tekniken är på plats. Processerna har prövats. När vi lärt oss jobba på distans finns egentligen inga större hinder för ett friare förhållningssätt till var arbete utförs. Därmed inte sagt att det blir enkelt.

– En sak är att ställa om under en kris, en annan att hitta lösningar som är hållbara i längden, säger Nathalie. 

Det kommer att ställas höga och delvis nya krav på organisation och ledarskap för att det hybrida arbetslivet ska fungera fullt ut, menar hon.

– Om det tidigare handlat om att få tekniken på plats och köra, gäller det nu att fånga upp lärdomar och skapa rutiner som fungerar på sikt.

Läs mer: Så här lyckas du med digitala möten.

Tillit, tydlighet och transparens är nyckelorden

Tillit, tydlighet och transparens är enligt Nathalie Dahmm avgörande principer när det gäller ledarskap på distans. En viktig lärdom från pandemi-året är att dessa traditionella ledaregenskaper blir ännu viktigare när man inte träffas fysiskt.

Du måste lita på att dina medarbetare vill göra ett bra jobb även om de inte befinner sig på kontoret. Du måste vara tydlig med vad som förväntas av dem och du måste vara transparent med mål, avsikter och beslutsvägar.

Nathalie Dahmm, Tele2

Och kanske viktigast av allt: kommunikation, kommunikation, kommunikation – i alla kanaler och betydligt mer frekvent än när alla befinner sig på arbetsplatsen. Det räcker inte att lägga ut något i er interna kommunikationskanal och tro att alla som jobbar på distans är informerade. Som företagsledare måste du stämma av att alla är med och har uppfattat informationen

Företagskulturen allt viktigare när vi ska jobba på distans

Som ledare behöver du arbeta ännu mer aktivt med att bibehålla och bygga företagskulturen när fler vill jobba på distans. Visst går det att hålla effektiva möten digitalt, men det sociala kittet och den dynamik som uppstår i en fysisk miljö är svår att ersätta.

På Tele2 har de drygt 2 000 medarbetarna arbetat i huvudsak hemifrån sedan mars 2020, vilket är betydligt längre än någon hade föreställt sig. Enligt Nathalie har det varit en lärorik tid för ett företag där kulturen är intimt knuten till det fysiska samspelet mellan människor.

– Vi är ett värderingsstyrt företag, där personliga möten och den energi och riktning de ger spelar en viktig roll för vår identitet. Att överföra vår dynamiska kultur på distans är en utmaning.

Bli en lyssnande ledare på distans

Allt pekar på att distansarbete blir vanligare de kommande åren, även i företag där det inte tidigare förekommit. Men alla vill inte jobba hemifrån.

– Det gäller att hitta rätt förutsättningar – att bestämma sig för vad man vill vara för typ av företag och vilka arbetsuppgifter som passar att utföra på distans respektive på kontoret, säger Emelie Fågelstedt som är digital strateg och rådgivare till företag och myndigheter inom distansarbete och framtidens arbetsplats.

Emelie anser att det hybrida arbetslivet behöver ledare som är inlyssnande och som klarar av att ta hänsyn till olika medarbetares enskilda förutsättningar och behov.

– Både företaget och dess medarbetare kommer att ha olika önskemål och behov under olika faser. Det är något som ledare måste förhålla sig till. 

En del arbetsuppgifter kanske lämpar sig bättre när man ska jobba på distans, och vissa dagar i veckan eller perioder under året kan det vara att föredra. På samma sätt kan olika faser i livet lämpa sig bättre eller sämre för distans- respektive kontorsarbete för olika personer och roller. Som företag och ledare behöver du hitta lämpliga förhållningssätt och strukturer – och säkerställa att alla vet vad som gäller och framförallt varför.

Rätt teknik avgörande när dina medarbetare ska jobba på distans

Smart stöd i form av bra uppkoppling, åtkomst till rätt program, mötesverktyg och säkerhet är en självklarhet för att en hybrid arbetsmiljö ska fungera och medarbetarna må bra.

Läs mer: Här hittar du rätt lösningar för företagets hybridkontor.

Ett inlyssnande ledarskap gäller även förståelsen för det Emelie Fågelstedt kallar digital mognad och aptit. Människor behöver helt enkelt olika stöd, både vad gäller digitala verktyg och stöttningen från chefen.

– Det gäller att få alla att känna sig bekväma och säkerställa att de har rätt förutsättningar att göra sitt jobb.

Fråga medarbetarna hur de mår

På Tele 2 har attityden till distansarbete skiftat över tid. Först kände man en stolthet och energi över att det gick snabbt och smidigt att ställa om. Därefter märktes en tilltagande trötthet under hösten och vintern, då längtan efter sociala kontakter blev allt mer kännbar, berättar Nathalie Dahmm.

– Även om många uppskattar möjligheten att arbeta på distans är måendet inte på topp. Vi kan se en tydlig svängning och tecken på att människor vill träffas fysiskt igen i våra medarbetarundersökningar, säger hon.

Detta märks också tydligt i Tele2s rapport Det hybrida arbetslivet. Särskilt i gruppen yngre personer, under 34 år, börjar den fysiska distanseringen påverka medarbetarna negativt.

Som ledare är det därför extra viktigt att fånga upp hur dina medarbetare mår och gärna ta några extra samtal om hälsa och välmående.

– På kontoret märker du om någon slutar komma dit eller verkar må dåligt, men när alla jobbar hemma är det lättare att osynliggöra ohälsa, fortsätter Nathalie.

- Du måste stämma av att alla mår bra och gör sitt jobb, utan att de känner sig övervakade. Ge tillit och släppa taget, men också visa att du bryr dig, menar Nathalie.

Läs mer: Så tog SKB det digitala språnget under 2020.

Distansarbete är ett samspel mellan ledaren och medarbetaren

Det finns många fördelar med distansarbete och möjligheten att jobba hemifrån. Medarbetare kan få friare arbetstider, kortare resor och möjlighet till livsbalans. Men det är också lätt att jobba för mycket eller vända på dygnet och fastna vid datorn i stället för att ta rast.

Som företagsledare kan du leda till en viss gräns – kommunicera, stämma av och tillhandahålla verktyg, men ytterst måste alla ta sitt ansvar och göra jobbet, ta pauser, återkoppla och höra av sig om det uppstår problem.

– Det är ett samspel. Inom Tele2 talar vi mycket om det vi kallar ”medarbetarskap” och tar fram digitalt utbildningsstöd för detta, säger hon.

Lockelser och utmaningar med hybridarbete

Det flexibla hybridkontoret och möjligheten att jobba på distans lockar förstås många, men det innebär också utmaningar att ha delar av teamet på distans. Det räcker inte att utrusta en fungerande hemarbetsplats, även kontoret måste anpassas för att stödja hybrida arbetssätt och virtuella team. 

Program måste fungera lika bra och på samma sätt oavsett var medarbetarna befinner sig. Detsamma gäller för samtal, beslutsvägar och dokumentation. Här blir det återigen viktigt med ditt ledarskap.

– Det kommer bli viktigt att ha en policy för beslutsfattande. Till exempel att beslutsfrågor inte får diskuteras om inte alla är med. Annars finns en risk att de som inte är på kontoret hamnar i döda vinkeln, menar Emelie Fågelstedt.

– Om den dominerande kulturen är att alla är på kontoret, finns risk att de som jobbar på distans missgynnas och hamnar utanför det sociala livet, besluten och karriären, konstaterar hon.

Här är några viktiga frågor du som ledare bör ställa dig

• Vilken kultur ska styra? 
• Hur fattas beslut? 
• Hur arbetar ni med transparens och inkludering? 
• Var hamnar makten i möten? 

– Hur chefen agerar är av avgörande betydelse, påpekar Emelie Fågelstedt.

– Kanske måste hen ta ett aktivt beslut och visa vägen, och genomföra vissa möten helt på distans. Annars blir det indirekt en signal att det är bättre att närvara fysiskt.

Rätt kultur löser utmaningar med distansarbete

Under de månader som gått sedan pandemins utbrott har Tele2 fått ompröva sina kärnvärderingar och återuppfinna sig självt med hjälp av teknik ur den egna produktportföljen – som mobilt bredband, molnbaserad växel, VPN och videomöten. Produktiviteten hålls uppe, men utmaningen har varit den fysiska dimensionen av kontoret – energin, dynamiken och arbetsglädjen i de fysiska mötena är svår att ersätta.

Behöver ditt företag hjälp att planera och bygga upp ett smart hybridkontor? Gå in på tele2.se/foretag/radgivning och fyll i formuläret så får du kontakt med en rådgivare. Du som redan är kund hos Tele2 är välkommen att kontakta din säljare.

– Vi är flexibla och lösningsorienterade och omfamnar nya sätt att arbeta, men vi har också konstaterat att fysiska möten på kontoret är viktiga för oss och att de med all sannolikhet kommer att vara så även framåt, säger Nathalie Dahmm.

– Något vi har lärt oss genom omställningen är hur kreativa och flexibla vi är. Vår starka företagskultur har visat sig fungera när det gäller och både ledare och medarbetare lever den fullt ut. Det är enormt positivt och något vi tar med oss framåt.

Intressanta fakta om distansarbete

Undersökningen genomfördes av Tele2 och Kantar Sifo i november 2020 bland 3000 tjänstemän i Sverige i åldern 25-64, som arbetar hel- eller deltid på företag med mer än 10 anställda.

• 6 av 10 tror att de kommer arbeta mer på distans i framtiden än före pandemin.
• När restriktionerna släppt vill de flesta ha möjlighet att förlägga 36 % av sin arbetstid på distans, vilket är 250 % mer än innan pandemin.
• De tekniska förutsättningarna för distansarbete har förbättrats under pandemin. 7 av 10 kan delta i videomöten, jämfört med 4 av 10 i april.
• 55 % upplever att distansarbete går ut över teamkänslan.
• I åldersgruppen 35-44 tycker 70 % att det fungerar bra att arbeta på distans. För personer under 34 är siffran 61 %, vilket är lägst bland alla åldersgrupper.