Pelle Rundström är kundansvarig på Intrum och har hjälpt många företag med kunder som inte betalar. Han ser tydliga mönster hos bolag med stora kreditförluster, och helt andra rutiner hos dem som brukar får betalt.

Här är Pelles bästa tips för att skapa en struktur som gör att kunderna betalar.

Hur ska avtalet mellan företaget och kunden se ut, för att säkerställa att vi får betalt för våra fakturor?

Redan i avtalet med kunden ska ni fastställa vilka villkor som ska gälla för utförandet och faktureringen av din vara/tjänst. Då är alla parter införstådda med villkoren och det blir inga onödiga missförstånd på sikt.

– Vissa punkter är extra viktiga att formulera i ett avtal för att säkerställa att du får betalt, säger Pelle.

Pelle menar att avtalet åtminstone ska innehålla fyra viktiga delar:

1. Tydliggör exakt vad som ingår i avtalet

Börja med att avgränsa vilka varor och tjänster som avtalet innefattar. Formulera sedan hur ni hanterar och debiterar varor och tjänster som inte ingår (till exempel extra exemplar eller fler timmar).

2. Sätt en tidsbegränsning i avtalet

Det är viktigt att tydligt avgränsa under vilken tid avtalet gäller, till exempel 12/24/36 månader eller löpande.

3. Hur sägs avtalet upp?

Hur avslutas samarbetet? Slutar avtalet att gälla när avtalstiden är slut eller krävs en uppsägning från endera part x månader innan avtalstidens slut? Vad händer om ingen säger upp avtalet?

4. Hur ska faktureringen ske och vad händer om fakturan inte betalas?

Du bör även formulera när fakturering sker. Är det löpande, varje månad/kvartal eller efter utfört jobb?

Var tydlig när du formulerar fakturan:

• Hur många dagar har din kund på sig att betala? 10/20/30/60? Om du gör affärer inom den offentliga sektorn är det lag på betalning inom 30 dagar. Detta kan inte avtalas bort.
• Specificera vilken dröjsmålsränta ni tar ut om kunden inte betalar i tid.
• Ange också att ni kommer att ta ut en avgift om ni behöver skicka påminnelse, och hur stor den är. Den lagstadgade påminnelseavgiften är 60 kronor.

Läs mer:Så här får du kunderna att betala snabbare.

Vilka är de vanligaste anledningarna till att kunden inte betalar, och hur kan jag gardera mig mot dem?

Det finns oändligt många anledningar till att en kund inte betalar fakturorna.

– Den vanligaste anledningen är oklarheter kring vad fakturan avser. Eller att mottagaren inte tycker att beloppet stämmer med villkoren i avtalet, menar Pelle. Detta leder sällan till att kunden inte betalar, men kan förlänga er kredittid längre än nödvändigt.

Hur du undviker oklarheter i fakturan läser du mer om längre ned.

– Vi ser också exempel där stora bolag sätter i system att betala sent, eftersom de vet att de är en viktig kund till dig. De utnyttjar ditt företag för att bättra på sitt eget kassaflöde, fortsätter Pelle.

– Ibland har kunden svårt att betala på riktigt. I så fall är det viktigt att du håller dig till din kreditpolicy och påminner om att betalning uteblivit. Och skicka vidare fakturan för inkassohantering om inte detta hjälper, menar Pelle.

Ladda ned:Här kan du ladda ned en kostnadsfri mall för krav- och kreditpolicy.

Men i vissa fall kan det vara bättre att prata med kunden först, och försöka hitta en lösning.

– Jag tycker att man ska vara lyhörd för kunder som kortsiktigt befinner sig i betalningssvårigheter. Kan de exempelvis dela upp betalningen på tre månader? Då får du betalt och förhoppningsvis också en glad kund som stannar längre och antagligen rekommenderar dig till fler kunder, menar Pelle.

Vad ska jag tänka på när jag utformar en faktura?

Först och främst ska fakturan överensstämma med villkoren i avtalet avseende betaldagar, dröjsmålsränta, påminnelse etc.

– Informationen på fakturan ska vara enkel och tydlig att ta till sig som mottagare. Ju tydligare informationen är, desto mindre är risken för missförstånd, tipsar Pelle.

Vad ska en faktura innehålla?

• Kundinformation - kundnummer/mottagaradress/mottagarens org.nr
• Fakturanummer
• Fakturadatum (dagen då du ställer ut fakturan)
• Förfallodatum
• Tydlig information om vad fakturan avser och vilken period som fakturan avser
• Momsbelopp och momssats
• Konto som fakturan ska betalas till och alla betaluppgifter som din kund behöver
• Kontaktuppgifter till din ekonomiavdelning om kunden har frågor om fakturan
• Information om vilka villkor som gäller om fakturan inte betalas enligt förfallodatumet

Hur viktigt är det att göra en kreditkoll på kunderna?

Rekommendationen är att alltid göra en kontroll av kundens kreditvärdighet innan affär. Detta är ett enkelt sätt att undvika kreditförluster och att skapa ett tryggare företagande.

– Om kunden har dålig kreditvärdighet är ett alternativ att begära betalt i förskott, och på så sätt ta bort din egen kreditrisk.

Många missar att kolla upp sina befintliga kunder. Faktum är att de största kreditförlusterna i Sverige sker bland befintliga kunder.

– Jag rekommenderar även kreditbevakning på befintliga kunder. Då får ni information om deras kreditvärdighet blir sämre och kan då se över betalningsvillkoren. Kreditupplysningen kan ju även ge positiv information, en indikation på att de har möjlighet att handla mer av er, fortsätter Pelle.

Läs mer: Så här undviker du att kunden inte betalar.

Vad är en krav- och kreditpolicy, och hur ska en sådan se ut?

En krav- och kreditpolicy är ett dokument med riktlinjer kring var, när och hur ni gör affärer med en kund.

En krav- och kreditpolicy bör säga att ni alltid ska ha information om bolagsnamn, organisationsnummer och fakturaadress på alla era kunder, samt information om behöriga beställare hos kunden.

Policyn ska även innehålla information om när ni ska kreditkontrollera en kund och vem som ansvarar för det. Om en kund förhandlar om längre betalningstid än vad som är avtalat, ska det också finnas information om vem som godkänner detta.

– Formulera också era generella rutiner för fakturering, påminnelser och krav. Hur många dagar efter förfallodag skickar ni påminnelsen? Om ni tar ut en påminnelseavgift, hur stor är den? Om inte heller påminnelsen betalas, ska ni ringa kunden eller ska den gå vidare till inkassohantering? Om ja, hur många dagar efter påminnelsen?, tipsar Pelle.

Krav- och kreditpolicyn tydliggör för alla i ditt företag vad som gäller kring de ekonomiska relationerna med kunderna.

Sist men inte minst bör policyn innehålla information om vilken kreditvärdighet en kund bör ha för att få handla på faktura. Kunder som har en kreditvärdighet under en viss nivå, som ni själva bestämmer, bör ni kräva förskottsbetalning ifrån.

Ladda ned:Här kan du ladda ned en kostnadsfri mall för krav- och kreditpolicy.