Nya kvittolagen är snart här – detta måste du veta (när får man slänga kvittot?)
Med nya kvittolagen behöver du inte spara företagets kvitton fysiskt i sju år. Men vad säger de nya reglerna och hur gör du rätt från början? Och hur arbetar man smidigast för att hantera kvitton (det finns supersmarta lösningar)? Det ska vi reda ut nu (samtidigt som vi firar!).
Du har säkert redan sett den underbara nyheten att du (snart, enligt regeringens proposition) slipper att spara företagets kvitton (och fakturor) i originalformat. Tänk, vad härligt att kunna slänga alla papperskvitton direkt och bara spara dem digitalt. Awesome!
Men vad innebär den nya kvittolagen egentligen? När börjar den gälla? Vad ska vi göra istället för att spara kvitton på hög? Det ska du få koll på nu. Och du, innan vi startar – stark rekommendation om att att läsa guiden om 7 största fördelarna med digitala kvitton.
Okej, i den här guiden får du veta:
- Vad den nya lagen innebär, och när den börjar gälla
- Hur du kan spara pengar på de nya reglerna
- Hur du skapar full kontroll och gör rätt från början
- Och hur du bygger en riktigt skarp process för de nya reglerna
Taggad för att lära dig? Vi också. Och glöm inte att ett smart bokföringsprogram är grunden till stenkoll på kvitton, ekonomi och administration. Från inköp till bokfört och klart på några sekunder. Bra va?
Just nu får du halva priset när du byter till Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Nice va? Se erbjudandet här!
1. Vad innebär den nya kvittolagen, och när börjar den gälla?
Oj, vad många som har kämpat för att reglerna för kvitton ska ändras – bland annat flera leverantörer av bokföringsprogram, som Visma Spcs. Fram tills nu har reglerna fungerat så här:
Gamla lagen
Med det gamla regelverket ska kvitton generellt arkiveras i sju år. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Det elektroniska kvittot ska dock sparas i sju år.
Om kvittot först var i pappersform och detta sedan fotograferas eller skannas för digital registrering, måste originalkvittot sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala versionen av kvittot ska arkiveras i ytterligare fyra år.
Krångel, krångel… Admin, admin… Men det blir gladare toner, så här blir det med nya lagen:
Nya lagen
Räkenskapsinformation (yes, gammalt ord, men vi snackar primärt kvitton och liknande underlag, som fakturor) ska bara behöva bevaras tills informationen har överförts i digital form. Därefter kan originalkvittot kastas. Reglerna ska börja gälla från 1 juli 2024, enligt regeringens proposition.
Vi gissar att det finns en och annan företagare där ute som är rätt glad för den nya lagen? Eller som kanske inte gjort helt rätt från början, men som definitivt kan göra rätt nu?
Psst! Är du nystartad? För att du ska få stenkoll på kvitton och bästa starten på ditt företag, får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Se erbjudandet här!
2. Finns det ekonomiska fördelar med att slippa papperskvitton?
You bet, men kanske framförallt mentala. Så många företagare som har garaget, vinden eller lådan under sängen full med gamla kvitton. No more!
Och visst kommer den nya lagen att spara dig cash också. Lagringsutrymme är ju en sak, men tänk på all tid du och din (eventuella) redovisningsfirma lagt på att hantera papperskvitton. Scannat och donat. Regeringen tror att regelkostnaderna totalt kan sänkas med upp till 4 miljarder. Det är pengar det också…
3. Hur skapar jag kontroll med nya kvittoreglerna??
Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto när du köper något till företaget. Eller en e-faktura som vips hamnar direkt i bokföringsprogrammet. Och får du ett papperskvitto eller en pappersfaktura ska det vara busenkelt att göra dem digitala.
Hur kan det fungera då? Visma Spcs har exempelvis två olika lösningar som hjälper dig hantera kvitton.
Smart lösning 1: Visma Utlägg har allt du behöver för kvittohantering. Även en app. Har du personal är det här extra smart. Du och dina anställda rapporterar kvitton, kortköp och traktamenten direkt i mobilen där du sedan attesterar. Och allt (efter godkänd rapport) bokförs i ekonomisystemet & lönesystemet. Smart och enkelt!
Och kanske bäst av allt, personalens utlägg betalas tillbaka på studs utan att de behöver vänta i månader. De lägger bara in sina belopp och kan sen få dem tillbaka via Swish när du godkänt. Det säger swoosh så finns pengarna på kontot.
Smart lösning 2: Har ditt företag inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i exempelvis Visma eEkonomi. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag. Easy, peasy!
Om jag är nystartad, hur gör jag rätt från början?
Helt rätt fråga! Nu blir det enklare än någonsin att bygga en process som nästan-går-av-sig-självt. Hur får du ordning direkt? Spana in checklistan nedan. Fördelar? Många!
Steg 1. Investera i ett program för kvitto- och utläggshantering
Då minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Du får kvittounderlagen direkt in i bokföringen – så smidigt!
När all data finns i samma system går rapportering och attestering blixtsnabbt. Inga kvitton samlas hög. Godkänn och få sedan en notis om att en rapport producerats. Bra kvittosystem har integrationer mot bokföringsprogrammet, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras.
Steg 2. Spara pengar – upp till 85 %
En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden och tid är alltid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.
Steg 3. Spårningen blir busenkel
Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lätt tillgängliga.
Steg 4: Koll på garantier
En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat – hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?
Steg 5: Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån
Företagare och redovisningskonsulter ska samarbeta i samma plattform. Det är då alla fördelar skapas. Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. Har du ingen redovisningsbyrå idag och vill hitta en riktigt slipad, kan du använda den här tjänsten för att hitta en redovisningsbyå.
Och du, när alla underlag finns på plats direkt (och du slipper den fysiska kvittohanteringen) blir både bokslut och deklaration busenkelt. Allt finns ju redan i systemet!
Hämta. Klicka. Godkänn. Skicka! Exakt så enkelt är det att göra ditt företags deklaration. Och nu får du halva priset – läs mer här!
Är ditt företag nystartat?
Om du är på väg att starta eget är vi officiellt din största fanclub och du får stående ovationer! Oavsett om du jobbar som glasstillverkare, bygghantverkare eller mindfulness-expert.
Vi vill såklart hjälpa dig igång, och rekommenderar Vismas kostnadsfria Starta Eget-kurs, som 10 000-tals företagare redan har gått igenom. Du hittar den här.
Och visste du att det finns en riktigt bra starta eget-checklista? Kostnadsfri förstås!
Extra bonus! För att kicka igång ditt företag så får du som nystartad halva priset första året när du väljer vårt mest köpta program för bokföring och fakturering, Visma eEkonomi Smart.
