Till huvudinnehållet

Bli medlem och gå på vårt event Business Hacks! Kolla in!

Anpassa dina flöden och vad som visas först. Läs mer

ANNONS

Innehåll från Visma Spcs

Partner

Nya kvittolagen är snart här – detta måste du veta (när får man slänga kvittot?)

Med nya kvittolagen behöver du inte spara företagets kvitton fysiskt i sju år. Men vad säger de nya reglerna och hur gör du rätt från början? Och hur arbetar man smidigast för att hantera kvitton (det finns supersmarta lösningar)? Det ska vi reda ut nu (samtidigt som vi firar!).

Visma Spcs 6 mars, 2024 Uppdaterades 16 april, 2025 7 minuters läsning
Nya kvittolagen

Du har säkert redan sett den underbara nyheten att du (snart, enligt regeringens proposition) slipper att spara företagets kvitton (och fakturor) i originalformat. Tänk, vad härligt att kunna slänga alla papperskvitton direkt och bara spara dem digitalt. Awesome! 

Men vad innebär den nya kvittolagen egentligen? När börjar den gälla? Vad ska vi göra istället för att spara kvitton på hög? Det ska du få koll på nu. Och du, innan vi startar – stark rekommendation om att att läsa guiden om 7 största fördelarna med digitala kvitton.

Okej, i den här guiden får du veta:

  1. Vad den nya lagen innebär, och när den börjar gälla
  2. Hur du kan spara pengar på de nya reglerna
  3. Hur du skapar full kontroll och gör rätt från början
  4. Och hur du bygger en riktigt skarp process för de nya reglerna

Taggad för att lära dig? Vi också. Och glöm inte att ett smart bokföringsprogram är grunden till stenkoll på kvitton, ekonomi och administration. Från inköp till bokfört och klart på några sekunder. Bra va? 

Just nu får du halva priset när du byter till Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Nice va? Se erbjudandet här!

1. Vad innebär den nya kvittolagen, och när börjar den gälla?

Oj, vad många som har kämpat för att reglerna för kvitton ska ändras – bland annat flera leverantörer av bokföringsprogram, som Visma Spcs. Fram tills nu har reglerna fungerat så här:

Gamla lagen
Med det gamla regelverket ska kvitton generellt arkiveras i sju år. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Det elektroniska kvittot ska dock sparas i sju år.

Om kvittot först var i pappersform och detta sedan fotograferas eller skannas för digital registrering, måste originalkvittot sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala versionen av kvittot ska arkiveras i ytterligare fyra år.

Krångel, krångel… Admin, admin… Men det blir gladare toner, så här blir det med nya lagen:

Nya lagen
Räkenskapsinformation (yes, gammalt ord, men vi snackar primärt kvitton och liknande underlag, som fakturor) ska bara behöva bevaras tills informationen har överförts i digital form. Där­efter kan originalkvittot kastas. Reglerna ska börja gälla från 1 juli 2024, enligt regeringens proposition.

Vi gissar att det finns en och annan företagare där ute som är rätt glad för den nya lagen? Eller som kanske inte gjort helt rätt från början, men som definitivt kan göra rätt nu?

Psst! Är du nystartad? För att du ska få stenkoll på kvitton och bästa starten på ditt företag, får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Se erbjudandet här!

2. Finns det ekonomiska fördelar med att slippa papperskvitton?

You bet, men kanske framförallt mentala. Så många företagare som har garaget, vinden eller lådan under sängen full med gamla kvitton. No more!

Och visst kommer den nya lagen att spara dig cash också. Lagringsutrymme är ju en sak, men tänk på all tid du och din (eventuella) redovisningsfirma lagt på att hantera papperskvitton. Scannat och donat. Regeringen tror att regelkostnaderna totalt kan sänkas med upp till 4 miljarder. Det är pengar det också…

3. Hur skapar jag kontroll med nya kvittoreglerna??

Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto när du köper något till företaget. Eller en e-faktura som vips hamnar direkt i bokföringsprogrammet. Och får du ett papperskvitto eller en pappersfaktura ska det vara busenkelt att göra dem digitala.

Hur kan det fungera då? Visma Spcs har exempelvis två olika lösningar som hjälper dig hantera kvitton.

Smart lösning 1: Visma Utlägg har allt du behöver för kvittohantering. Även en app. Har du personal är det här extra smart. Du och dina anställda rapporterar kvitton, kortköp och traktamenten direkt i mobilen där du sedan attesterar. Och allt (efter godkänd rapport) bokförs i ekonomisystemet & lönesystemet. Smart och enkelt!

Och kanske bäst av allt, personalens utlägg betalas tillbaka på studs utan att de behöver vänta i månader. De lägger bara in sina belopp och kan sen få dem tillbaka via Swish när du godkänt. Det säger swoosh så finns pengarna på kontot.

Smart lösning 2: Har ditt företag inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i exempelvis Visma eEkonomi. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag. Easy, peasy!

Om jag är nystartad, hur gör jag rätt från början?

Helt rätt fråga! Nu blir det enklare än någonsin att bygga en process som nästan-går-av-sig-självt. Hur får du ordning direkt? Spana in checklistan nedan. Fördelar? Många!

Steg 1. Investera i ett program för kvitto- och utläggshantering

Då minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Du får kvittounderlagen direkt in i bokföringen – så smidigt!

När all data finns i samma system går rapportering och attestering blixtsnabbt. Inga kvitton samlas hög. Godkänn och få sedan en notis om att en rapport producerats. Bra kvittosystem har integrationer mot bokföringsprogrammet, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras. 

Steg 2. Spara pengar – upp till 85 %

En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden och tid är alltid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.

Steg 3. Spårningen blir busenkel

Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lätt tillgängliga.

Steg 4: Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat – hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

Steg 5: Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån

Företagare och redovisningskonsulter ska samarbeta i samma plattform. Det är då alla fördelar skapas. Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. Har du ingen redovisningsbyrå idag och vill hitta en riktigt slipad, kan du använda den här tjänsten för att hitta en redovisningsbyå.

Och du, när alla underlag finns på plats direkt (och du slipper den fysiska kvittohanteringen) blir både bokslut och deklaration busenkelt. Allt finns ju redan i systemet!

Hämta. Klicka. Godkänn. Skicka! Exakt så enkelt är det att göra ditt företags deklaration. Och nu får du halva priset – läs mer här!

Är ditt företag nystartat?

Om du är på väg att starta eget är vi officiellt din största fanclub och du får stående ovationer! Oavsett om du jobbar som glasstillverkare, bygghantverkare eller mindfulness-expert.

Vi vill såklart hjälpa dig igång, och rekommenderar Vismas kostnadsfria Starta Eget-kurs, som 10 000-tals företagare redan har gått igenom. Du hittar den här.

Och visste du att det finns en riktigt bra starta eget-checklista? Kostnadsfri förstås!

Extra bonus! För att kicka igång ditt företag så får du som nystartad halva priset första året när du väljer vårt mest köpta program för bokföring och fakturering, Visma eEkonomi Smart.



ANNONS

Innehåll från Inexchage

Partner

Riskerna med PDF-fakturor gör e-faktura till tryggaste valet

Att skicka fakturor som PDF eller i word-format kan kännas enkelt och invant. Men det kan också bli en fälla – både för dig som företagare och för dina kunder. Här går vi igenom tre risker med PDF-fakturor – och varför det är smartare med e-faktura.

inexchange
Inexchange 27 juni, 2025 Uppdaterades 2 juli, 2025 3 minuters läsning
e-faktura

Foto: Inexchange

Innan vi går igenom riskerna med PDF-fakturor och fördelarna med e-fakturor; visste du att Driva Egets läsare just nu kan kan testa e-fakturor helt kostnadsfritt via Inexchange? Du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt – läs mer här!

Risk 1: Dina fakturor fastnar i spamfilter eller försvinner

Fakturor som skickas via e-post riskerar att:

  • fastna i spamfilter
  • hamna i fel inkorg
  • glömmas bort, eller skrivas ut och förloras

Varför är e-fakturor bättre? Jo, e-fakturor levereras direkt in i mottagarens system. Du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot, vilket ökar chanserna för att den betalas i tid. Statistik visar faktiskt att e-fakturor minskar betalningstiden med i snitt 5 dagar.

Risk 2: Du riskerar att utsättas för bluffakturor och bedrägerier

PDF-fakturor och pappersfakturor kan manipuleras på vägen eller till och med skapas av bedragare. Någon kan lägga in sina egna betalningsuppgifter i en faktura som ser äkta ut.

Fakturor som skickas ut som erbjudanden, men ser ut som betalningskrav, är en växande fälla för småföretag.

Varför är e-fakturor bättre? Med e-faktura (till exempel via Inexchange, som 60 000 företag har valt) minskar du risken för att ta emot falska fakturor.

Informationen är digital, strukturerad och skickas på ett säkert sätt direkt från avsändarens system till mottagarens fakturahantering. Fakturan passerar ingen inkorg eller skrivbord där bluffversioner ofta smyger sig in. Det är också lättare att verifiera avsändaren via till exempel Peppol-id (Läs mer om vad Peppol är här).

Risk 3: Du tappar tid och kontroll

PDF-fakturor kräver ofta manuell hantering, registrering och bokföring. Det ökar risken för fel, tar tid och blir därmed kostsamt. Dessutom försvårar det spårbarheten om du behöver gå tillbaka och kontrollera en betalning.

Varför är e-fakturor bättre?

  • du slipper pappersarkiv
  • du får automatiska påminnelser och matchning mot inköpsorder
  • du får bättre statistik över utgifter och intäkter

Många sparar 5-10 minuter i hanteringstid per faktura, när de går över från PDF till e-faktura. Och här kan du testa att skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt.

Vad är en e-faktura egentligen?

En e-faktura är en faktura som skickas i ett strukturerat digitalt format, och inte som en PDF eller bild. Den går att läsa av automatiskt av mottagarens system. E-fakturan möter även framtidens krav. Det blir allt viktigare att skicka och ta emot fakturaformat som uppfyller rekommenderad europeisk standard. Exempelvis Peppol BIS. Det är ett format skapat i EU:s regi och som också börjat breda ut sig i andra världsdelar.

Fördelarna med att byta till e-faktura

  • Säkerhet: Minskar risken för fel och bedrägerier
  • Effektivitet: Mindre manuell handpåläggning, bättre kassaflöde
  • Miljövinst: Mindre papper, mindre utskrifter
  • Automatisering: Allt från attestflöde till bokföring går att koppla på
  • Besparingar: Lägre pris, inget slöseri med tid.

Hur kommer mitt företag igång med e-faktura?

Kanske har ditt ekonomisystem redan stöd för e-faktura? Annars är ett riktigt bra alternativ att testa Inexchange, där du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt. Testa här!

Om Inexchange
Mer än  60 000 företag effektiviserar sin ekonomihantering med Inexchange. Här hanteras miljontals fakturor varje vecka, snabbt och säkert. Välj en miljövänlig väg till ett papperslöst kontor.

60 000 anslutna företag
Många användare är en kvalitetsgaranti. För det betyder att förtroendet är högt. Alla uppskattar tjänster man kan lita på.

Miljontals fakturor varje vecka
Fakturaleveranser behöver löpa via tillförlitliga system. Inexchange handskas varje vecka med miljonvolymer. Säkert och tryggt.

Hållbart och miljövänligt
Genom att skicka och ta emot fakturor och andra affärsdokument elektroniskt hjälps vi åt att minska miljöpåverkan.



AI

Hur kommer AI påverka våra tankar - och hur nyttjar vi det?

Sociala medier har ju redan fått rätt mycket kritik när det kommer till hur det påverkar människor. Men en av de mest underskattade nackdelarna jag ser är hur starkt det påverkar folks uppmärksamhetsspann.

Joel Löwenberg
Joel Löwenberg 11 juli, 2025 Uppdaterades 25 juni, 2025 3 minuters läsning
Joel Lo¨wenberg Nyttja Ai

Foto: Unsplash/Författaren

Allt numer behöver en 'hook' både online och offline. Vilket väl kanske framförallt skapat en verklighet där allt behöver förenklas, snabbas på och polariseras för att det överhuvudtaget ska fånga vår uppmärksamhet.

Enter AI

Det finns såklart mängder med positiva och negativa effekter med AI, men en effekt som vi högst troligen kommer få uppleva är att folk helt enkelt blir sämre på att ta sig igenom mödosamma uppgifter. 

Att söka, organisera, manuellt analysera, föra över från kolumn a till kolumn b. Allt sånt kan redan nu tas bort med lite teknisk fallenhet, och om 5-10 år. Var är vi då?

Och vad händer när vi som population dels har ett extremt kort uppmärksamhetsspann, och dels inte orkar tänka mödosamma tankar.

Ska vi göra någon sorts gissning på en värld där underhållning, dopaminkickar och 'good enough' blir de nya ledorden. Där fake news blir så lätt att producera och så svårt att granska att vi helt enkelt skiter i det och bara väljer att lita på de vi hoppas har rätt. Och en värld där allt framstår som möjligt men där verkligheten alltid är deprimerande jämfört med det påhittade.

Det är vad det är. Man kan skrika på folk att läsa mer böcker och lära sig meditera samtidigt som de bojkottar teknik, och man kan tvärtom hävda att AI kommer lösa allt. 

Men, man kan också vara cynisk och nyttja det. Så låt oss snacka affärer.

Jag tror man kan nyttja det på två sätt. Ett 'lite godare' och ett lite ondare'.

Det "ondare" sättet att nyttja AI

Den person/varumärkes-kults-kultur som vi sett växa fram senaste decenniet tror jag inte är någonting jämfört med vad vi kommer se framöver. Människor kommer törsta efter de sanna svaren, någon som visar vad lycka är, och någon som visar vägen.

Och att positionera sitt varumärke rätt där kan nog göras rätt framgångsrikt av många i allt från Second Hand till Bitcoin-trading.

Det "godare" sättet att nyttja AI

Att faktiskt stå för någonting på riktigt och inte bara medialt kommer skapa en djupare koppling till dina kunder. Att faktiskt uppleva ett riktigt värde i det äkta sociala samspelet, och att bli värderad som människa och få verklig kontakt med någon som bryr sig kommer vara någonting ovanligt. Och något man kan erbjuda där folk faktiskt är okej med att betala mer. 

Allt ovan är såklart rena spekulationer. 

Men, jag tror det är nyttigt att inte bli för fast i tankarna kring vilken ny funktion som finns idag, utan snarare fundera på hur det påverkar oss om 10år.

Om Joel Löwenberg
Joel Löwenberg är vd på Gymkompaniet, som säljer gymutrustning och omsätter cirka 100 miljoner kronor. Joel är en av LinkedIns mest populära skribenter om e-handel, företagande och digitalisering – och med jämna mellanrum publicerar vi på Driva Eget hans texter (eftersom vi tycker att de är magiskt bra och insiktsfulla, helt enkelt). Följ Joel på LinkedIn här.



Cookies

Den här webbplatsen använder cookiesför statistik och användarupplevelse.

Driva eget använder cookies för att förbättra din användarupplevelse, för att ge underlag till förbättring och vidareutveckling av hemsidan samt för att kunna rikta mer relevanta erbjudanden till dig.

Läs gärna vår personuppgiftspolicy. Om du samtycker till vår användning, välj Tillåt alla. Om du vill ändra ditt val i efterhand hittar du den möjligheten i botten på sidan.