ANNONS

Innehåll från Visma Spcs

Privatekonomi

Nya kvittolagen är snart här – detta måste du veta (när får man slänga kvittot?)

Med nya kvittolagen behöver du inte spara företagets kvitton fysiskt i sju år. Men vad säger de nya reglerna och hur gör du rätt från början? Och hur arbetar man smidigast för att hantera kvitton (det finns supersmarta lösningar)? Det ska vi reda ut nu (samtidigt som vi firar!).

Visma Spcs 6 mars, 2024 • 7 minuters läsning

Du har säkert redan sett den underbara nyheten att du (snart, enligt regeringens proposition) slipper att spara företagets kvitton (och fakturor) i originalformat. Tänk, vad härligt att kunna slänga alla papperskvitton direkt och bara spara dem digitalt. Awesome!

Men vad innebär den nya kvittolagen egentligen? När börjar den gälla? Vad ska vi göra istället för att spara kvitton på hög? Det ska du få koll på nu. Och du, innan vi startar – stark rekommendation om att att läsa guiden om 7 största fördelarna med digitala kvitton.

Okej, i den här guiden får du veta:

Vad den nya lagen innebär, och när den börjar gälla
Hur du kan spara pengar på de nya reglerna
Hur du skapar full kontroll och gör rätt från början
Och hur du bygger en riktigt skarp process för de nya reglerna

Taggad för att lära dig? Vi också. Och glöm inte att ett smart bokföringsprogram är grunden till stenkoll på kvitton, ekonomi och administration. Från inköp till bokfört och klart på några sekunder. Bra va?

Just nu får du halva priset när du byter till Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Nice va? Se erbjudandet här!

1. Vad innebär den nya kvittolagen, och när börjar den gälla?

Oj, vad många som har kämpat för att reglerna för kvitton ska ändras – bland annat flera leverantörer av bokföringsprogram, som Visma Spcs. Fram tills nu har reglerna fungerat så här:

Gamla lagen
Med det gamla regelverket ska kvitton generellt arkiveras i sju år. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Det elektroniska kvittot ska dock sparas i sju år.

Om kvittot först var i pappersform och detta sedan fotograferas eller skannas för digital registrering, måste originalkvittot sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala versionen av kvittot ska arkiveras i ytterligare fyra år.

Krångel, krångel… Admin, admin… Men det blir gladare toner, så här blir det med nya lagen:

Nya lagen
Räkenskapsinformation (yes, gammalt ord, men vi snackar primärt kvitton och liknande underlag, som fakturor) ska bara behöva bevaras tills informationen har överförts i digital form. Därefter kan originalkvittot kastas. Reglerna ska börja gälla från 1 juli 2024, enligt regeringens proposition.

Vi gissar att det finns en och annan företagare där ute som är rätt glad för den nya lagen? Eller som kanske inte gjort helt rätt från början, men som definitivt kan göra rätt nu?

Psst! Är du nystartad? För att du ska få stenkoll på kvitton och bästa starten på ditt företag, får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering – Visma eEkonomi. Se erbjudandet här!

2. Finns det ekonomiska fördelar med att slippa papperskvitton?

You bet, men kanske framförallt mentala. Så många företagare som har garaget, vinden eller lådan under sängen full med gamla kvitton. No more!

Och visst kommer den nya lagen att spara dig cash också. Lagringsutrymme är ju en sak, men tänk på all tid du och din (eventuella) redovisningsfirma lagt på att hantera papperskvitton. Scannat och donat. Regeringen tror att regelkostnaderna totalt kan sänkas med upp till 4 miljarder. Det är pengar det också…

3. Hur skapar jag kontroll med nya kvittoreglerna??

Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto när du köper något till företaget. Eller en e-faktura som vips hamnar direkt i bokföringsprogrammet. Och får du ett papperskvitto eller en pappersfaktura ska det vara busenkelt att göra dem digitala.

Hur kan det fungera då? Visma Spcs har exempelvis två olika lösningar som hjälper dig hantera kvitton.

Smart lösning 1: Visma Utlägg har allt du behöver för kvittohantering. Även en app. Har du personal är det här extra smart. Du och dina anställda rapporterar kvitton, kortköp och traktamenten direkt i mobilen där du sedan attesterar. Och allt (efter godkänd rapport) bokförs i ekonomisystemet & lönesystemet. Smart och enkelt!

Och kanske bäst av allt, personalens utlägg betalas tillbaka på studs utan att de behöver vänta i månader. De lägger bara in sina belopp och kan sen få dem tillbaka via Swish när du godkänt. Det säger swoosh så finns pengarna på kontot.

Smart lösning 2: Har ditt företag inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i exempelvis Visma eEkonomi. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag. Easy, peasy!

Om jag är nystartad, hur gör jag rätt från början?

Helt rätt fråga! Nu blir det enklare än någonsin att bygga en process som nästan-går-av-sig-självt. Hur får du ordning direkt? Spana in checklistan nedan. Fördelar? Många!

Steg 1. Investera i ett program för kvitto- och utläggshantering

Då minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Du får kvittounderlagen direkt in i bokföringen – så smidigt!

När all data finns i samma system går rapportering och attestering blixtsnabbt. Inga kvitton samlas hög. Godkänn och få sedan en notis om att en rapport producerats. Bra kvittosystem har integrationer mot bokföringsprogrammet, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras.

Steg 2. Spara pengar – upp till 85 %

En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden och tid är alltid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar transaktionen med rätt kvitto.

Steg 3. Spårningen blir busenkel

Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lätt tillgängliga.

Steg 4: Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat – hur många gånger har du köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

Steg 5: Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån

Företagare och redovisningskonsulter ska samarbeta i samma plattform. Det är då alla fördelar skapas. Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. Har du ingen redovisningsbyrå idag och vill hitta en riktigt slipad, kan du använda den här tjänsten för att hitta en redovisningsbyå.

Och du, när alla underlag finns på plats direkt (och du slipper den fysiska kvittohanteringen) blir både bokslut och deklaration busenkelt. Allt finns ju redan i systemet!

Hämta. Klicka. Godkänn. Skicka! Exakt så enkelt är det att göra ditt företags deklaration. Och nu får du halva priset – läs mer här!

Är ditt företag nystartat?

Om du är på väg att starta eget är vi officiellt din största fanclub och du får stående ovationer! Oavsett om du jobbar som glasstillverkare, bygghantverkare eller mindfulness-expert.

Vi vill såklart hjälpa dig igång, och rekommenderar Vismas kostnadsfria Starta Eget-kurs, som 10 000-tals företagare redan har gått igenom. Du hittar den här.

Och visste du att det finns en riktigt bra starta eget-checklista? Kostnadsfri förstås!

Extra bonus! För att kicka igång ditt företag så får du som nystartad halva priset första året när du väljer vårt mest köpta program för bokföring och fakturering, Visma eEkonomi Smart.

Lev ut din passion!

Visma Spcs vill göra företagandet enkelt och smidigt med hjälp av självkörande ekonomisystem och smarta tech-lösningar i framkant. Administration ska vara det enklaste som finns, så att du kan leva ut dina drömmar. Det är vår passion.

Ekonomi & Skatt

Så sänker du företagets kostnader radikalt – följ de 9 tipsen!

Hur sänker jag företagets kostnader snabbt? Vi hjälper dig, och har tagit fram nio sätt att minska kostnaderna när ditt företag hamnar i tuffa tider.

Gustaf Oscarson 18 mars, 2025 • 2 minuters läsning

Steg 1: Planera för det värsta, sikta på det bästa

De flesta små företag har ingen plan för tuffa tider. Nu är det tuffa tider för många, och du måste börja med att skapa kontroll. Gör en extremt noggrann likviditetsbudget för de kommande månaderna. Glöm inte att räkna in skatter. Gör likviditetsbudgeten i tre olika varianter – worst case, troligt case, best case.

Tips! Här hittar du en mall för likviditetsbudget

Steg 2: Inför en kostnadspolicy

Se till att sätta en tydlig policy för företagets kostnader. Det går inte, och är inte ekonomiskt försvarbart, att analysera kostnader varje gång de dyker upp. Sätt istället principer för vad som gäller vid olika typer av kostnader – ”vi annonserar inte i den typen av tidningar” till exempel.

I tuffa tider rekommenderar vi att ta bort alla kostnader som inte direkt skapar intäkter.

Steg 3: Går det att sänka hyran tillfälligt?

Prata med din hyresvärd och var extremt tydlig med er situation. Är det tufft så är det. De kommer att vilja ha er kvar som hyresgäst, så fråga om ni kan få sänkt hyra tillfälligt? Eller kanske betala lite mindre nu och lite mer i höst? Förmodligen tycker hyresvärden att det är bättre än att ni måste säga upp ert avtal.

Steg 4: Gör samma sak med andra leverantörer

Om det krisar – slå en signal till alla dina leverantörer. Säg som det är är – förhoppningsvis finns det förståelse och ingen vill ha uppsägningar. Kan du skjuta på betalningen? Betala lite nu och mer senare?

Steg 5: Förhandla om amorteringsfrihet

För dina företagslån – fråga banken eller Almi om du kan få tillfällig amorteringsfrihet. Det kan gå om du har en tydlig återbetalningsplan.

Gör samma sak privat om du behöver.

Steg 6: Ändra preliminärskatten

Om du har enskild firma och förväntar dig lägre intäkter, se till att gå in på Skatteverket och ansök om att sänka din preliminärskatt. Det gör du här.

Steg 7: Prata med dina anställda, och försök hitta lösningar tillsammans

Alla förstår situationen, ingen vill bli av med jobbet. Prata ihop er. Kan någon gå ned 20 %? Är någon villig att minska lönen nu och få mer sen? Kan någon tänka sig att avstå lön en period i utbyte mot personaloptioner eller delägarskap?

Steg 8: Säg upp alla abonnemang

Om leverantörerna inte går med på att du pausar betalningarna – säg upp det du måste säga upp. Allt som inte direkt skapar intäkter, till exempel.

Obs! Tänk på att dina sänka kostnader betyder sänkta intäkter för någon annan. När du har möjlighet, försök se till att det inte drabbar någon annan småföretagare. Vi klarar tuffa tider bäst om vi hjälper varandra!

Steg 9: Marknadsför ditt företag gratis

Varje måndag kan medlemmarna i Facebook-gruppen Driva Eget marknadsföra sina företag, helt utan kostnad. Har du testat? 33 000 är redan medlemmar!

Ekonomi & Skatt

Hur undviker jag betalningsanmärkning, inkasso och Kronofogden?

Många företag har det tufft just nu, och kanske har du hamnat i ett läge där du inte kan betala företaget leverantörsfakturor och skatteskulder. I sex enkla steg hjälper vi dig att reda ut situationen så att du kan undvika betalningsanmärkning, inkasso och Kronofogden.

Gustaf Oscarson 18 mars, 2025 • 3 minuters läsning

Jag kan inte betala företagets fakturor, vad gör jag?

Det första och viktigaste steget om företaget inte kan betala en faktura, är att kontakta leverantören och berätta som det är. Var helt ärlig, det vinner du på i långa loppet. Presentera en plan på hur och när du tänker betala. Leverantören vill ju att du ska betala (hellre än att ditt företag går i konkurs) och därför kommer de att lyssna istället för att direkt sikta på en betalningsanmäkrning.

Ofta finns det möjlighet att undvika en betalningsanmärkning eller inkasso om ni direkt gör upp en avbetalningsplan med betalningsuppskov. Kom ihåg att inte vara för positiv när ni gör upp planen – det är bättre att du har lite svängrum om det blir ännu tuffare än du hoppas.

Skaffa koll på läget och slipp betalningsanmärkning – gör en ekonomisk prognos

Självklart bör du ta fram löpande resultat- och balansräkningar i ditt företag, men i tuffa tider är det också extremt viktigt med en likviditetsbudget.

Tips! Här hittar du en mall för likviditetsbudget

Om det går så långt, kan du också ta hjälp av Kronofogdens modell. Här får du hjälp att undvika skulder och andra ekonomiska program i ditt företag.

Ta hjälp: Här kan du få koll på läget med Kronofogdens modell för skulder

Hur fungerar betalningsföreläggande?

Om det går så långt att ditt företag inte kan betala sina skulder, kan en leverantör ansöka om ett betalningsföreläggande hos Kronofogden. Då skickar Kronofogden ut kravet, ett betalningsföreläggande, till dig. Se upp – du som företagare kan få en betalningsanmärkning redan när någon skickar in en ansökan om ett betalningsföreläggande.

Hur bestrider jag ett felaktigt krav?

Om ditt företag har fått ett betalningsföreläggande och du anser att det är felaktigt, måste du motsätta dig kravet. Detta ska göras inom 10 dagar. Om du inte gör det, kan Kronofogden meddela att kravet är korrekt, eftersom du inte motsatt dig det.

När skulden sedan har fastställts görs det en utredning för att se om du/företaget har tillgångar som kan betala av skulden. Även här rekommenderar vi att ha kontakt med leverantören och Kronofogden och komma överens om en betalplan. Det är alltid bättre än att sticka ned huvudet i sanden.

Hur kan jag undvika en betalningsanmärkning?

När ditt företag inte betalar fakturor i tid kan det leda till betalningsanmärkningar. Dessa sätts av ett kreditupplysningsföretag, som i sin tur inhämtar informationen från Kronofogden.

Vad innebär en betalningsanmärkning?

När ditt företag har fåt en betalningsanmärkning, kan alla som tar en kreditupplysning se detta. Det innebär ofta att du har svårare att:

Få krediter
Hitta leverantörer där du kan betala mot faktura
Få banklån och andra lån

Hur länge har företaget en betalningsanmärkning?

Om företaget har fått en betalningsanmärkning tas den normalt ur systemet efter fem år. Om du som privatperson har fått en, är motsvarande siffra normalt tre år.

Det spelar ingen roll om du betalar skulden efter att Kronofogden har meddelat sitt utslag, anmärkningen kommer ändå att registreras.

Vad händer om vi har underskott på skattekontot?

Varje månad gör Skatteverket en avstämning av företagets skattekonto. Om det finns ett underskott kan Skatteverket ge företaget en betalningsuppmaning eller ett betalningskrav. Så snart det blir underskott på skattekontot börjar en kostnadsränta beräknas.

Ett smart sätt att undvika detta är att anlita en duktig redovisningsfirma som har som ansvar att ha koll på skattekontot.