Arbetstid vid konferens och kundevent
Fråga:
I vårt företag har vi en anställd på timbasis. I samband med en utlandsresa till Köpenhamn var vår timanställda hos en leverantör från klockan 9 till 17 och sedan på middag, betald av leverantören. För hur många timmar ska hon ha lön? Hon satte själv upp arbetstid fram till klockan 22.
Jag hoppas ni kan ge mig svar eftersom vi kommer att stå inför samma situation snart igen.
Svar:
Vad som räknas som arbetstid i samband med konferens och kundevent är svårt att ge ett entydigt svar på. I ditt fall när medarbetaren är anställd på timbasis skulle jag säga att ni ska betala fram till klockan 22 eftersom ni inte har avtal om detta eller har diskuterat vad som ska gälla. För att undvika liknande situationer framöver är det bra att du diskuterar detta och eventuellt sluter ett avtal med medarbetaren om hur detta hanteras.
Vanliga frågor om kundevent och arbetstid (FAQ tillagd i efterhand av redaktionen)
Hur beräknar man arbetstid vid kundevent för timanställda?
Vid kundevent räknas vanligtvis hela dagen som arbetstid, inklusive middagar och sociala aktiviteter som är en del av eventet. För timanställda bör man i förväg avtala om vilka timmar som ska ersättas och till vilken ersättningsnivå.
Hur bokför man representation vid kundevent?
När det gäller bokföring av kundevent ska kostnader för måltider och representation bokföras separat. Representation har särskilda avdragsregler, medan övrig arbetstid bokförs som vanlig lönekostnad. Kom ihåg att spara alla kvitton och dokumentera syftet med representationen.
Vad bör ett avtal innehålla gällande kundevent och arbetstid?
Ett bra avtal för kundevent bör specificera arbetstider, ersättningsnivåer, eventuell övertidsersättning samt vad som gäller vid representation och sociala aktiviteter. Detta är särskilt viktigt för timanställda för att undvika missförstånd.
Gäller samma regler för representation på hemmaplan som utomlands?
Grundreglerna för representation är samma oavsett om det sker i Sverige eller utomlands. Dock kan det finnas särskilda momsfrågor att ta hänsyn till vid utlandsrepresentation. Dokumentera alltid syfte, deltagare och sammanhang.
Hur hanterar man övertid vid kundevent?
Vid kundevent bör övertidsersättning diskuteras och avtalas i förväg. För timanställda rekommenderar vi att skriftligt specificera vilka timmar som ska ersättas och till vilken nivå, särskilt vid events som sträcker sig över normal arbetstid.
Vilka tips finns för att planera framgångsrika kundevent?
För att lyckas med kundevent är det viktigt att i förväg planera alla praktiska detaljer kring arbetstid och ersättning. Gör tydliga överenskommelser med personal, dokumentera alla kostnader korrekt och se till att ha rutiner för representation och tidrapportering på plats.
