Hur väljer jag rätt bokföringsprogram (eller får jag bokföra i Excel)?
Vilka funktioner ska ett bra bokföringsprogram innehålla? Vad händer om jag bokför i excel? Och hur väljer jag ett program som håller för framtiden? Det och mycket annat reder vi ut i den här guiden.
Navet i ett företag är ekonomin. Och särskilt i det mindre företaget är det avgörande att ha koll på varje krona, speciellt i tuffa ekonomiska tider. Därför har vi tagit fram den här guiden, där vi hjälper dig att välja ett smart bokföringsprogram (till exempel Visma eEkonomi) som ger dig stenkoll och spar tid genom smarta automatiseringar.
Innan vi går på djupet, vill vi sammanfatta tre viktiga insikter från guiden.
- Välj ett bokförings- och faktureringsprogram som ligger i ett svenskt moln (det säger lagen).
- Välj ett bokföringsprogram som hela tiden uppdateras med de senaste lagarna och reglerna (utan att du behöver göra något).
- Välj ett smart bokföringsprogram som automatiserar och hjälper dig att göra rätt, och som säger till när du gör fel. Dessutom bör det ha påbyggnadsfunktioner för exempelvis tidrapportering, lön och bokslut.
Låt oss nu gå igenom de viktigaste punkterna när det gäller att välja rätt program för bokföring och fakturering. (Ps. Innan du börjar läsa – rekommenderar vi dig att spana in Bokföringskursen hos Visma Spcs som är helt kostnadsfri.)
Får jag bokföra i Excel?
Bokföring i Excel (läs mer om det här) är inte tillåtet enligt Bokföringslagen. I programmet går det nämligen att ändra siffror i efterhand. Och det är inte tillåtet om du ska följa lagen. Dessutom blir du helt utlämnad till din egen kunskap om du skulle använda Excel, medan ett modernt och digitalt bokföringsprogram (som exempelvis Visma eEkonomi) hjälper dig att göra rätt.
Ett digitalt bokföringsprogram som uppfyller kraven för bokföringsskyldigheten är en smart och trygg investering för dig som företagare. Då kan du vara säker på att lagar och regler följs, samtidigt som själva administrationen av bokföringen tar mindre tid.
För att hänga med och framtidssäkra ditt företag behöver du fokusera på digitalisering, automatisering och effektivisering. Då skapar du utrymme för kontroll, nya affärer och nöjdare medarbetare. I den tuffa konkurrensen krävs både idag och i framtiden ett hållbart digitalt företagande.
Psst! Är du nystartad? För att du ska få bästa starten får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering.
Se erbjudandet här!
Vilka funktioner ska ett bokföringsprogram innehålla?
Valet av bokföringsprogram kan avgöra hur mycket av företagets ekonomi du kan automatisera. Det är fullt möjligt att skapa en självkörande ekonomiprocess där du som användare bara behöver göra minimal handpåläggning och hantera avvikelser.
Tänk så här när du väljer bokföringsprogram.
- Det ska vara molnbaserat och ha en smart app som gör att du kommer åt uppgifterna direkt i mobilen. Smarta företagare har direkt tillgång till företagets ekonomi i fickan.
- Det ska hela tiden uppdateras med de senaste reglerna och lagarna
- Det ska finnas många smarta funktioner som du lätt kan lägga till när företaget växer
- Det ska finnas inbyggda funktioner för automatisering av betalning av leverantörsfakturor och kundfakturor
- Det ska finnas kopplingar med alla de vanliga bankerna
- Det ska finnas appar för exempelvis kvittohantering och tidrapportering
Programleverantörer måste också kunna säkerställa att din data lagras på ett säkert sätt.
– Datasäkerheten är A och O. Som mjukvaruleverantörer har vi enorma krav på oss att hålla din data och dina uppgifter säkra från intrång och att de behandlas enligt lagar och regler. En bra leverantör ska självklart arbeta aktivt med säkerhet och ha muskler att prioritera den – dygnet runt, berättar Helene Struthers på Visma Spcs, som är expert inom digitala ekonomiprocesser.
Hur byter jag bokföringsprogram om jag redan har ett?
Det finns några saker som är viktiga att tänka på om du ska byta från ett bokföringsprogram till ett annat, till exempel:
- Undersök olika alternativ. Hitta ett program som fungerar nu och även om företaget växer.
- Fungerar programmet med andra system som du behöver i ditt företag? Det kan vara CRM-system, kassaregister, lager, webbshop och liknande. Flera leverantörer – som Visma Spcs – har alla dessa system.
- Är supporten tillgänglig på de tider som passar mig? Om du sköter bokföringen på kvällar och helger, är det bra om supporten är tillgänglig då eller att det finns andra kontaktvägar, som exempelvis ett forum där du kan få hjälp av andra användare.
- Gör programmet du ska byta till automatiska säkerhetskopieringar?
- I Sverige används ett standardiserat bokföringsformat vilket gör att det är hyggligt enkelt att byta bokföringsprogram. Datan förs över från ett system till ett annat genom en s k SIE-fil. Du kan också exportera ut register och övrig information och föra över det till det nya systemet.
Tips! Exempelvis Visma Spcs har en flytthjälp om du vill få hjälp att välja program och också få hjälp med själva flytten. Boka en gratis rådgivning med en av Visma Spcs rådgivare här – och få hjälp att både välja och byta program.
Vilka regler måste jag ha koll på kopplat till bokföringen och val av bokföringsprogram?
Var noga med att programmet följer de lagar och regler som finns, och att det tryggt sparar dina bokföringsunderlag så länge lagen kräver. Det känns skönt att veta att ett bra program automatiskt uppdateras med de senaste reglerna.
Tänk på att du måste välja ett svenskt moln för dina underlag, vilket Visma Spcs program (till exempel Visma eEkonomi) gör automatiskt.
Bokföra själv eller lägga ut redovisningen?
Många företagare börjar med att bokföra själva, för att lära sig grunderna och spara pengar. När företaget sedan går bättre kan det vara läge att lägga ut bokföringen på en redovisningsbyrå – och självklart kan ni då jobba vidare i samma bokföringsprogram.
Tips! Om du funderar på att bokföra själv kan det vara bra att läsa Visma Spcs stora bokföringsguide innan du kör igång.
Fördelar med att sköta bokföringen själv
- Du får kontroll över ekonomin i ditt företag.
- Det blir enklare att följa upp och styra företaget mot målen.
- Du sparar pengar jämfört med att anlita en redovisningsbyrå.
Fördelar med att anlita en redovisningsbyrå
- Du sparar tid som du kan använda till exempelvis försäljning eller affärsutveckling.
- Du får kompetens som du kanske inte har själv, och det kan mycket väl gå snabbare och bli bättre.
- Det känns tryggt att slippa ansvaret, och chansen ökar att det blir rätt.
Om du väljer att lägga ut bokföringen på en redovisningsbyrå – se till att ni jobbar i ett program med smarta flöden och automatiserade funktioner i ett svensk moln. Det finns också några frågor du alltid ska ställa till redovisningsbyrån.
Psst! Är du nystartad? För att du ska få bästa starten får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering.
Se erbjudandet här!
Om Visma Spcs
Vardagen ska vara enkel och trygg. Med digitala lösningar och smidiga program får du hjälp, så att ditt företags bokföring blir både säker, automatisk och mer lönsam. Visma Spcs gör allt för att du ska kunna fokusera på det du gör bäst – driva företaget framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.
