Den bästa tekniken för distansarbete – experten tipsar
Vilken hårdvara och mjukvara behövs för att jobba på distans? Vilken hastighet ska bredbandet ha? Hur får jag tekniken att fungera? Tele2:s Anna Jeppsson guidar oss igenom djungeln av teknik och lösningar för onlinemöten och distansarbete.
Sedan 2011 har Tele2 Företag gjort en undersökning om digitaliseringen på svenska företag. När fler jobbar hemifrån ställer det högre krav på att tekniken fungerar. 20 % av de som tillfrågades i april upplever att deras företags IT- och telefonilösningar fungerar mycket bra, vilket är en fördubbling jämfört med februari i år. Coronatiden har alltså höjt den digitala standarden hos svenska företag.
Man lägger även ner mindre tid på “teknikstrul” än vad man gjorde tidigare och 32 % upplever ingen strultid alls jämfört med 18 % innan Corona.
Tele2:s Anna Jeppsson är produktchef på Tele2 och expert på vilken teknik ditt företag behöver för att skapa rätt förutsättningar för bra onlinemöten och distansarbete. Här är hennes bästa tips.
Läs också:14 smarta verktyg för onlinemöten och distansarbete.
Vilken teknik krävs för att kunna jobba optimalt på distans?
För distansarbete krävs först och främst att dina medarbetare utrustas med rätt hårdvara (dator, iPad och smartphones), rätt digitala verktyg (för onlinemöten etc) och rätt uppkoppling.
– För att kunna arbeta på distans behövs också en säker VPN-lösning och rätt säkerhetsprodukter som till exempel antivirusskydd.
För arbetsgivaren är det viktigt att se till att IT-systemen klarar av att många medarbetare jobbar på annan plats än på arbetsplatsen, säger Anna.
Läs mer:Så skyddar du distansarbetet mot intrång.
9 av 10 tillfrågade i Tele2:s undersökning använder sig av videomöten där Teams och Skype är de vanligaste lösningarna. Majoriteten (65 %) sitter i möten 10 timmar eller mindre per vecka. 7 % uppger dock att de sitter mer än 20 timmar per vecka.
– Office 365 ger medarbetarna tillgång till en uppsättning välbekanta och professionella verktyg som passar oavsett om arbetet sker hemifrån eller från annat kontor. I Office 365 ingår också Microsoft Teams, berättar Anna.
Läs mer:Våra 10 bästa tips för bättre digitala möten.
När många jobbar på distans är det också smart att använda chattverktyg, annars blir mailen snart överfull. Microsoft Teams fungerar bra även här, liksom Zoom, Webex eller Slack.
– Och även när ni ska ha videomöten fungerar Microsoft Teams bra. Här kan ni både hålla videomötet, chatta och dela dokument, tipsar Anna.
Vilken hastighet och vilken typ av bredbandslösning behöver jag för att klara videokonferenser och distansarbete?
För att kunna arbeta på distans behöver medarbetaren en internetuppkoppling, det vill säga fast eller mobilt bredband. Vilken lösning som behövs beror helt på medarbetarens behov och vilka möjligheter som finns i just den fastigheten.
– För att få tillräcklig kapacitet att nå olika system eller ladda ned “tunga” dokument från företagets servrar rekommenderas en fast förbindelse via FiberKoax eller FiberLAN. Mobilt bredband kan passa för vissa typer av arbete som inte kräver samma höga bandbredd eller höga säkerhet, och det passar även utmärkt som backup om det fasta bredbandet skulle gå ner, tipsar Anna.
Läs mer:Ska jag välja FiberKoax eller FiberLAN? Lär dig här.
Min uppkoppling hackar, vad ska jag göra då?
Om du upplever att nätet hackar beror det troligen på att du har för låg kapacitet, i relation till dina behov. Det kan också bero på att många är ute på nätet samtidigt. Om tunga filer och många användare belastar nätet samtidigt så krävs högre hastigheter på ditt bredband.
– Den vanligaste orsaken till teknikstrul är för låg bandbredd eller gammal och dålig utrustning som gör att användarupplevelsen inte blir den förväntade, menar Anna Jeppsson.
Anna har några enkla knep för att identifiera varför det hackar.
Steg 1: Kontrollera att inga andra program på datorn använder din internetanslutning och avsluta dem om de gör det. Exempel kan vara onlinespel, FTP-program, e-postklienter, fildelningsprogram eller att barnen kollar på Netflix på en annan enhet. Programmen behöver vara vara avslutade och inte endast minimerade för att de inte ska “dra uppkoppling”.
Steg 2: Kontrollera att datorn är direkt ansluten till modemet. Om du har ett eget nätverk via en router – koppla ur routern och koppla sedan den dator du mäter direkt till modemet med en nätverkskabel. OBS! Ditt modem måste göras strömlöst efter att du tagit bort (eller anslutit) routern för att du skall kunna surfa. Kontrollera också att alla kablar är hela.
Steg 3: Gå in på bredbandkollen.se och mät hastigheten. Om den är lägre än förväntat, går du vidare i listan nedan.
Steg 4: Börja felsökningen med att dra ur kontakten ur modemet. Vänta några sekunder och anslut sedan strömkabeln igen. När modemet startat upp testar du din hastighet igen.
Steg 5: Kontrollera uppkopplingshastigheten på en annan enhet. Blir det dåliga mätvärden på endast en enhet är det i den enheten som problemet sitter.
– Om inget annat fungerar så kontakta företagets IT-support eller om ditt företag är mindre, supporten hos din leverantör. Det kan också vara fel med uppkopplingen hos operatören. Börja med att läsa under “driftinformation” hos operatören, kanske är det ett tillfälligt fel, tipsar Anna.
Steg 6: Kontrollera att enheten inte är smittad av virus. Uppdatera ditt antivirusprogram och gör därefter en fullständig datorkontroll.
Läs mer:Här hittar du lösningarna för att sätta upp företagets digitala möten.
