Få koll på debiterbar tid och lönsamhet – så här gör du
Foto: mechanic technician on a garage
Går det att få koll på företagets debiterbara tid genom smart uppföljning och rätt tidredovisningssystem? Och hur gör jag vardagen mer effektiv och spar tid med smarta digital verktyg? Här går vi igenom stegen till att få koll på debiterbara timmar och, förhoppningsvis, ökad fakturering.
Tips! Innan vi kör igång vill vi tipsa dig om en sak du kan göra innan eller efter du läser den här guiden.
Prova ett komplett tidredovisningssystem kostnadsfritt i 14 dagar och se skillnaden. Här kan du prova Visma Tid.
Okej, tillbaka till guiden. Vi har alla blivit del av en helt ny världsbild under coronapandemin och den ökade digitaliseringen. Som företagare behöver du förstå och hantera allt som händer just nu, men också blicka framåt. Vad kan göra störst skillnad för ditt företag på lite längre sikt?
Något av det viktigaste är att få kontroll över din och medarbetarnas tid. Varför då? Jo, genom att ta makten över tiden och jobba med rätt systemlösningar får du inte bara en smidigare och effektivare vardag, du får också koll på arbetsbelastningen så att du kan göra rätt prioriteringar och sätta lönsamheten i fokus. Du får helt enkelt bättre förutsättningar att skapa ett välmående företag.
Låt oss gå igenom fyra sätt att få koll på företagets debiterbara tid och göra vardagen mer tidseffektiv.
Steg 1: Få koll på antalet debiterbara timmar genom smart tidrapportering
Om ni vill öka antalet debiterbara timmar behöver ni förstå hur timmarna fördelas idag. Med ett tidredovisningssystem kan ditt företag mäta exakt antal debiterbara timmar och hitta förbättringspunkter. Var tjänar vi pengar och var behöver vi göra förändringar?
Börja med att kartlägga företagets behov innan ni väljer system. Anpassa verktyget efter företaget, inte företaget efter verktyget! Välj ett system som företaget kan växa med och som hjälper er att ta affärsmässiga beslut på rätt grunder.
Ställ rätt frågor när ni väljer tidredovisningssystem:
Vad ska systemet göra åt företaget?
Vad vill ni ha svar på?
Vad förväntar ni er?
Vilken uppföljningsmöjlighet ger systemet?
Vad vill ni ha underlaget till?
Vilket färdigt material behöver ni i slutändan?
Vad ska ett bra tidredovisningssystem innehålla?
Här är några exempel på vad ett komplett system bör innehålla. Det viktigaste är att du får ett bra underlag för både faktura och lön, och samtidigt en tydlig överblick över dina projekt.
Rätt registrering av tid och material
Ett komplett tidredovisningssystem bör ha tidsregistrering av fakturerbar tid, körjournal och rapportering av materialåtgång.
Smidig projekthantering
Systemet bör kunna hantera kontakter, checklistor och arbetsplatsbeskrivningar. Det är också bra om systemet ger möjlighet att bifoga bilagor till respektive projekt.
Ge rätt löneunderlag
Systemet ska också ha funktioner för tidsregistrering av interntid, utlägg, kvitton och traktamente.
Om du också har behov av system för resursplanering och projekthantering, berättar vi om det lite längre ned.
Läs också: Här kan du kostnadsfritt prova tidredovisningssystemet Visma Tid i 14 dagar.
Steg 2: Förbättra likviditeten med smartare fakturering
När du har hittat ett bra system för tidrapportering, behöver du se till att det integreras med ditt faktureringssystem. Därför är det smart att välja samma leverantör för både tidredovisningssystem och fakturering. Ett exempel är att kombinera Visma Tid med Visma eEkonomi.
När dessa system pratar med varandra spar du och företaget mycket tid, och framförallt blir det rätt. Se till att välja program som ger smarta och tydliga rapporter till kunderna.
Fakturera regelbundet
Många småföretagare slarvar med att fakturera regelbundet. Ofta väntar man tills exempelvis ett projekt är klart och det kan leda till negativa konsekvenser.
- Kunden minns inte vad ni kommit överens om och kan ha glömt bort vad “timmarna har gått till”. Med snabb fakturering och ett bra tidredovisningssystem undviker ni det.
- Ditt företags likviditet blir lidande när du agerar “bank för kunden”.
- Risken att inte få betalt ökar ju längre du väntar med att fakturera. Många smarta företag fakturerar i förskott eller löpande under arbetet.
Kom redan i offerten överens om när ni ska fakturera och att ni kommer att fakturera löpande. Ange också i offerten att ni kommer att skicka med tidrapporter i de fall de behövs.
Läs också: Därför ska du fakturera digitalt.
Steg 3: Hjälp medarbetarna till rätt arbetsbelastning
Många av oss lever i en stressig vardag där ohälsa och för hög arbetsbelastning är vanligt. Därför är det din uppgift som företagsledare att hjälpa medarbetarna att ta kontroll över sin tid. Börja med att sätta regler och gränser för hur mycket en medarbetare kan och får jobba.
Här kan du också sätta förväntningar kring tillgänglighet. Ska medarbetaren vara tillgänglig även på fritiden? Ska ni ha en policy om att ingen får störas på semestern? Vad gäller kring kvällar och helger?
– Det ska ju vara roligt att jobba i ditt företag och om du får koll på medarbetarnas tid så frigör du också tid för annat. På lång sikt innebär det att ni kan lägga mer tid på att till exempel utveckla affären eller kanske umgås med familj och vänner, säger Helene Struthers som är affärsområdeschef inom digitala ekonomiprocesser på Visma Spcs.
Så kan medarbetarna få koll på sin tid
När företaget börjar tidrapportera ser du i ett tidigt skede avvikelser som kan resultera i hög arbetsbelastning. Då kan du göra åtgärder redan innan stress och ohälsa infinner sig.
Med ett system för tidredovisning får du bättre kontroll och överblick gällande personalens redovisade tider. Vill du utnyttja resurserna på bästa sätt bör du ha ett tid- och projekthanteringsverktyg med resursplanering, så att du snabbt ser vilka anställda som har en hög arbetsbelastning och vilka som inte har tillräckligt att göra. Detta är speciellt viktigt om ditt företag ofta jobbar i stora eller små projekt med fler personer inblandade. Du kan också hjälpa medarbetarna att förstå “när de är lönsamma” och när de lägger fokus på fel saker.
Ett komplett tid- och projekthanteringssystem innefattar ofta, förutom resursplanering, även funktioner som offerthantering med e-signatur och kan dessutom hjälpa dig att smidigt få koll på löneunderlaget och nyckeltalen.
Tips! Ett annat sätt att hjälpa medarbetarna att prestera bättre är tydliga arbetsorder, som innefattar den information som är nödvändig för att kunna utföra en uppgift. Detta sammanfattas ofta i en checklista.
Ladda ned: Här kan du ladda ned en gratis mall för arbetsorder.
Steg 4: Öka lönsamheten och prioritera tiden rätt
Utan rätt underlag och statistik kan du inte öka lönsamheten i företaget. Och allt börjar med att se vad som fungerar och vad som inte fungerar. Med rätt rapportering får ni underlag för att fatta rätt beslut, så att ni kan bli ännu mer lönsamma och lyckas bättre tillsammans. Många medarbetare uppskattar att få hjälp att prioritera sin tid.
Ställ frågor som:
- Lägger vi tid på rätt saker, som i slutändan betalar sig?
- Tar vi tillräckligt betalt för våra tjänster?
Tidsregistreringen visar företagets verklighet, inte antaganden. Det kan också vara ett bra verktyg för att skapa en kostnadsmedvetenhet i bolaget. Ett tidredovisningssystem som levererar ett bra underlag gör att ni kan diskutera prioriteringar i arbetet. Det passar extra bra för företag med många projekt igång samtidigt. Vilket är mest lönsamt?
Läs också: 5 sätt att göra lönearbetet effektivt.
Koppla lönen till debiterbar tid
Många företag kopplar debiterbar tid till medarbetares lön. Vare sig du gör det eller inte, är det viktigt att dina medarbetare förstår hur väl de levererar.
Låt medarbetaren logga all sin tid, även den tid som läggs på annat än kunder. Rätt och tydlig statistik hjälper både dig och din medarbetare att utvecklas. Dessutom blir det enklare att löneförhandla och visa var utvecklingspotentialen finns.
Läs också: Vanliga (och roliga) lönefrågor – och svaren!
I orostider är det extra viktigt att stötta varandra och vi är starkare tillsammans! Varje dag hjälper Visma Spcs Sveriges företagare och blivande entreprenörer att starta, driva och utveckla sina företag. Med hjälp av kunskap, digitala lösningar och smarta ekonomiprogram vill Visma Spcs ge dig möjlighet att göra det du gör bäst – driva ditt företag framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.
