Hjärnan är inte skapt för 2000-talet. Du måste helt enkelt manipulera den en smula för att kunna ta bättre beslut.
Beslutsexperten Ari Riabacke vet hur du ska göra.

Vi fattar mellan fem och tio tusen beslut. Varje dag. De flesta helt utan att vi reflekterar över dem. Det är de andra besluten, de som vi faktiskt funderar över, som vi kan göra något åt.

LÄS OCKSÅ: HÄR FINNS EU-BIDRAG ATT SÖKA

– Det är den viktigaste uppgiften som en ledare har på sitt bord. Alla är vi ledare i någon mening. Men att fatta kloka och medvetna beslut är enda sättet som vi kan påverka, resten hamnar i händerna på ödet, säger Ari Riabacke, filosofie doktor i risk- och beslutsanalyser.

Hjärnan hänger inte med

För att kunna fatta bättre medvetna beslut, måste man först förstå hur hjärnan fungerar. Och förstå att den sett lika dan ut i 20 000–30 000 år, vilket bör sättas i relation till att sättet vi lever på förändrats något enormt bara de senaste tio åren…

– Den är inte skapt för att fatta besluten som vi fattar idag. Utan den drivs av andra saker än till exempel mer information, som många vill ha. Vi behöver förstå att det som driver oss är att vi tillfredsställer människans grundläggande behov – att vi får sömn, mat och förökar oss, säger Ari och fortsätter:

– Hjärnan är också fullständigt överdimensionerad för att upptäcka faror, hot och risker. Det är något som styr väldigt mycket av beslutsfattande, inom företag och organisationer, har vi märkt. Så människor är ofta väldigt rädda för att fatta beslut. Och framför allt för att fatta fel beslut.

Hälften så mycket information är alltid minst dubbelt så bra.

Rädslan får konsekvenser som vi kanske inte alltid är medvetna om – saker blir inte gjorda och beslut blir inte fattade. I stället försöker vi hitta trygghet genom att skaffa oss mer information. Och så ännu lite till.

– Den syltburken är det lätt att gräva djupt i eftersom information är väldigt lättillgänglig idag och har blivit förhållandevis billig. Vi behöver ofta information, men sällan så mycket som vi roffar åt oss. Där har vi en tumregel – hälften så mycket är alltid minst dubbelt så bra, säger Ari.

Se upp för känslorna

Det finns inga generallösningar för hur man fattar rätt beslut när det väl gäller, men några tumregler som gäller allt. Det här är en annan sådan. En annan att man inte ska fatta långsiktiga beslut på temporära känslor.

– Vi ska vara mycket uppmärksamma på våra känslor. De är starka, de är viktiga, men de kan också ta oss i galen tunna. Magkänslan uttalar sig om saker som vi inte har en aning om. Och vi hamnar allt oftare i situationer som vi aldrig tidigare stött på. Men att kombinera känsla och förnuft är väldigt viktigt.

LYSSNA PÅ HELA SAMTALET HÄR:

Förnuft kan handla om att ta in fler personer i beslutsprocessen – och att se till att processen inte drar ut på tiden för länge.

– Ta in en större bild, oavsett vilket beslut det handlar om, ta in fler röster. Men när det gäller att ta in fler röster så brukar vi säga att beslutsgrupper inte ska vara för stora. En bra minnesregel är att de ska få plats i en bil. Då frågar folk "vad ska det vara för bil?", skit i det. Men blir det för många blir det svårt. Det ska vara en förhållandevis snabb väg till beslut.

Viktig beslutsprocess

Ari berättar om hur han haft kunder som har lagt oerhört mycket tid på att dra ut rapporter, samla information och analysera, analysera och analysera. Men faktum är att själva beslutsprocessen i sig är viktigare än analysen.

– Men det finns studier som pekar ganska envist på att processerna för hur beslut fattas är sex gånger viktigare än analysen i sig. De processerna behöver inte vara så avancerade, men de underlättar. Det handlar om vem som ska fatta beslut, när beslutet ska vara fattat, när vi ska samla ett beslutsunderlag, hur vi ska ta fram det, hur vi ska dokumentera det och vilken beslutsnivå det ska vara – alltså, vilka beslut kräver management attention och vilka kan fattas längre ner i organisationen och så vidare. Och – vilken hastighet eller periodicitet ska det vara?

Här vurmar Ari för att man använder checklistor för att följa processen i alla steg.

Spika uppföljningen

När väl beslutet är taget kommer nästa steg, som är minst lika viktigt. Men kanske ännu svårare.

– Det fattas bra beslut enligt konstens alla regler, men sedan kommer nästa steg – att också få det att hända. Att fatta en massa kloka beslut gör ingen ledsen glad om man inte gör något av dem, säger Ari och tar ett av de mest populära nyårslöftena som exempel.

– I mellandagarna rusar vi till gymen och köper årskort. Det är här som gymen gör sin årsaffär. Man tränar i en vecka eller två, sedan ebbar det ut. Det vill säga – man har ingen plan för hur man ska hänga i. Så fattas det beslut måste man ha ett commitment till att följa fattade beslut, annars fyller de ingen funktion, säger Ari.

Här gäller det att ha en process för hur man följer upp fattade beslut. När ska vad göras – och av vem? Och vad händer om det inte händer? Här ska finnas tydliga sanktioner i så fall.

Dokumentera processen

Väl man har en plan för uppföljningen är det dags för det som Ari liknar vid en överbyggnad – man skriver ner vilka kriterier man fattar besluten på.

– Man kan göra det enkelt och skriva att det är just det här som beslutet gäller, de kriterier vi väljer att titta på är de här, vad de än må vara. Men vi skriver upp att vi tittar på det här och väljer att inte titta på något annat som skulle kunna vara med där, men som av något skäl inte är med där. Sedan skriver man kort om beslutet och hur resonemanget gick. Då har man ett beslutsunderlag som man kan gå tillbaka och titta på. Hur tänkte vi när vi fattade det här beslutet?

vet man inte vad som är viktigast kommer man lägga alldeles för mycket tid på det som är mindre viktigt och alldeles för lite tid på det som är riktigt, riktigt viktigt.

Det här är kanske extra viktigt att ha tillhands om det senare skulle visa sig att det inte blir som man tänkt sig. Det som kan tyckas vara ett dåligt beslut, kanske faktiskt inte var det, när man väl tittar tillbaka på förutsättningarna som förelåg när beslutet togs.

– Jag träffade Sven-Olof Johansson, finansmannen som förlorat allt men byggt upp igen. Han sa att när han fattar beslut som är lite halvmodiga och galna säger folk ”du är ju halvgalen” när det blir bra. Men när det inte blir bra säger de ”det var ju ovanligt korkat gjort”. Ingen säger någonting innan man vet vad facit är. Giftermål är ett annat bra exempel. Folk gifter sig och så tänker de efter tio år ”hur kunde jag gifta mig med den apan?”. Men just för tio år sedan stod stjärnorna rätt. Om man hade skrivit ner det då ser man att det var rätt beslut. Sedan kanske man har vuxit ifrån varandra eller något annat har tillstött, säger Ari.

Identifiera viktigaste besluten

Lång process kan tyckas. Så hur vet man då vilka beslut som är de viktigaste? När det verkligen att följa processen till punkt och pricka? Det här är något som Ari brukar låta ledningsgrupper jobba med i workshops.

– Den första uppgiften är att reda ut vilka som är de fem viktigaste besluten. När vi haft de här övningarna så har ingen hittills sagt ”det är de här besluten”. Man vet inte. Men det är så enkelt att vet man inte vad som är viktigast kommer man lägga alldeles för mycket tid på det som är mindre viktigt och alldeles för lite tid på det som är riktigt, riktigt viktigt.

Men att välja ut de fem, eller kanske bara tre viktigaste besluten på lång och kort sikt är en övning där man inte behöver ta in extern hjälp, menar han, utan något man kan göra själva. Om man gör det på korrekt sätt, vill säga.

För här gäller det inte att sätta sig ner och diskutera sig fram vad som är viktigast. I stället ska var och en själv formulera sina viktigaste punkter på ett papper, utan att prata med de andra. Sedan får alla presentera sina punkter och ranka dem.

– Så fort man pratar ihop sig ankrar man upp diskussionen utifrån vad någon färgstark person i gruppen sagt. Så den renaste och ärligaste formen av gissningar får man om alla skriver ner på lappar först. Då har man ett helt annat underlag att utgå ifrån under diskussionen sedan. Det här gäller i alla typer av diskussioner.

HR-frågor återkommande

Några frågor brukar dock vara vanligt återkommande – som när man ska anställa någon – och hur man ska göra för att behålla personal.

När besluten blir riktigt riktigt stora har man också sett att känslorna spelar allt större roll.

– Jag har intervjuat de högsta cheferna i svensk skogsindustri om det här, och när investeringsbeslut blir riktigt stora är det inte ännu ett excelark som får det att tippa åt ena eller andra hållet, utan det är en känsla där de tar det sista avgörande steget – ska vi gå höger eller vänster? Det här är något man inte pratar så mycket om. Skälet till det är att man vill verka väldigt strukturerad. Det anses finare att vara rationell än känslomässigt styrd till exempel. Det andra är att de flesta inte har någon utbildning i att fatta beslut, säger Ari.

Men intuitionen är inget att skämmas för, den är viktig menar han.

– Det finns olika skolor i det här, men min absoluta ståndpunkt är att den är jätteviktig. Precis som jag sa tidigare, många beslut fattas på känslomässiga grunder. Vi pratar ofta om att det tar 10 000 timmar att bli expert på ett område, att vinna ett OS-guld. Samma sak gäller intuition. Det får man inte glömma bort. Men intuitionen är domänspecifik. Det finns ingen som är allsmäktig och har en skön intuition gällande alla beslut i hela världen, utan det är ofta ett område som man har en känsla för, för man har gjort liknande saker tidigare och kan relatera till dem.

Blanda perspektiven

Just för att alla har sin egen domänspecifika intuition är det viktigt att den där gruppen med människor som skulle få plats i bilen väljs ut så att man får en spridning på intuition. Man ska helt enkelt välja in människor som tänker annorlunda mot hur man själv tänker.

– Det här är viktigt när vi ska anställa, hur företaget ska ta sig fram och så vidare. När spelplanen förändras så fort som den gör, och förutsättningarna är nya en dag efter en annan, gäller det att man plockar in folk som tänker annorlunda och som har en förmåga att se saker ur ett annat perspektiv. Så man inte får folk som får folk som är skolade i samma anda hela tiden. Det är viktigt inte minst när beslut ska fattas.

Ari driver sitt företag Riabacke & Co ihop med hustrun Mona, som liksom han själv är beslutsexpert. De har tillsammans forskat på hur man skiljer de viktiga besluten från de mindre viktiga. En hel del beslut kan man ta på en höft, menar de. Så länge inte risken är för stor. Han kallar det low probibility high consequence.

– Om man får in 3–4 offerter och man kan inte särskilja dem, då är det ju bara att ta en. Ungefär som om jag beställer pizza. Jag tar nummer nio varje gång, hur fel kan det bli? Men när det är någon form av risk förknippad med beslutet, när det absolut inte får bli fel eller då det blir knasigt på riktigt om det blir fel, då ska man göra analysen. Vi talar om tröskelvärden, vi ska vara medvetna om vilka risker vi är beredda att ta. Då måste man ha koll på beslutet i mycket högre utsträckning. Annars är intuitionen väldigt användbar, man slipper hålla på och fundera.

Våga stå fast

Det som utmärker många bra ledare är att de är beslutsfähiga. De har helt förmågan att fatta beslut. Och inte minst att sedan hålla fast vid dem.

– I grekisk mytologi har man en fantastisk sägning att man ska binda sig vid masten och inte låta sig förvirras åt annat håll. Det är en stark metafor. När man fattat ett beslut ska man inte låta sig påverkas av irrelevant information eller människors tyckande i större utsträckning än nödvändigt. För vi har en tendens att överskatta den senast inkomna informationen.

Vi kanske inte ska sikta mot att ta de allra bästa besluten, men kan vi undvika att ta de sämsta så har vi kommit väldigt långt.

Vi kan helt enkelt ha gjort en väldans massa analyser som vi sedan kullkastar för att någon i sista stund kommer med en annan information.

– Då ska man vara lite försiktig och tro på det man gör, men också kunna ändra sig om förutsättningarna ändras, så man inte blir envis och korkad på det sättet.

Finns det något sätt att undvika att fatta dåliga beslut då? Här menar Ari att vi kanske gapar efter lite för mycket.

– Vi är optimeringsfixerade i det här landet. Vi ska optimera allt och ta de bästa besluten. Men vi har mycket att hämta där vi började samtalet – kring hjärnan kunskapen om oss själva. Vi kanske inte ska sikta mot att ta de allra bästa besluten, men kan vi undvika att ta de sämsta så har vi kommit väldigt långt.

Viktig uppladdning

Här finns det några enkla tumregler: fatta inte beslut när du är rädd, trött, stressad eller hungrig.

– Alla egenskaper som är viktiga för vår överlevnad måste vi ha koll på. Vi pratar mycket om state, hur vi känner oss när vi fattar besluten. Försök identifiera det här – varför känner jag som jag gör nu, är jag pigg är jag fräsch? Folk sitter i nattmanglingar för att fatta beslut och man ska tycka att de är jätteduktiga. Men det är de ju inte, de är bara korkade. För man fattar inte bra beslut efter att ha ätit dåligt och suttit tolv timmar i sträck. Då måste man pausa ibland.

Dessutom ska man planera in besluten till rätt tidpunkt på dagen. För det kan också spela roll.

– Jag skulle säga förmiddagen – om man fått upp folk ur sängen i tid. Då har vi mest kraft kvar. Om man vill att folk ska ta vissa beslut handlar det också om att formulera sin retorik så att de faktiskt går i den riktning som man själv vill. Det kallas framing – som man presenterar saker tas de också emot. Man kan framställa saker på väldigt många olika sätt och få folk att uppfatta dem olika beroende på vilka ord vi använder, säger Ari.

Få andra att tycka som du

Han tar ett exempel som nog många av oss hört till leda. Men det är så tydligt: Är glaset halvfullt eller halvtomt?

– Kommer man in på en bensinmack och säger ”hur mycket bensin är det i tanken?” Säger någon "halvtomt" kommer 75 procent svara ”fyll på”, säger man halvfull säger bara 25 procent "fyll på". Det är vad man kallar matematisk ekivalens, det är ju lika mycket bensin i tanken. Det här har jag hjälpt förändringsledare med, att kommunicera budskap. Då handlar det om att driva en förändring. Driver man den enligt konstens alla regler får man kanske 1 procent av kommunikationsutrymmet på ett år. Då måste man tänka efter före hur man lägger fram orden. När det gäller beslutsfattande – och det här gäller oss alla för vi fattar beslut hela tiden – väldigt många beslutssituationer är predesigned. Alltså någon har tänkt ut hur man ska styra folk mot vissa beslut. Vi har ofta ett mittemellanbeslut som vi älskar att ta.

Det gäller att vara medveten om att man går i en fälla, menar han. Men det gäller, som sagt också att vara medveten om hur ens hjärna påverkar en. Som det här med att den är överdimensionerad när det gäller att upptäcka faror.

– Det vi ser gång efter gång att människor fastnar i är rädslor. Där finns inga axiom, inga beslutsregler. Utan det gäller att formulera i huvudet, vad är jag rädd för, vad är det som håller mig tillbaka? Ett av de viktigaste besluten Mona och jag själva tagit är att kliva av två förhållandevis framgångsrika karriärer inom konsultverksamheten och starta eget. Då hade vi fyra barn under tio år och inget tecknat i orderboken. Folk sa ”ni är inte kloka”. Nej, på papperet såg det helt galet ut, men vi följde vårt hjärtas röst och här sitter vi nu, säger Ari nöjt.

Var dig själv!

På frågan om vilka andra beslut som varit avgörande i hans liv blir Ari fundersam.

– En av de viktigaste insikterna var att mycket hänger på mig. Så länge det bara är träligt och jobbigt och alltid någon annans fel är man ju chanslös. Ett annat viktigt och avgörande beslut kom medan jag doktorerade inom beslutsanalys – jag valde att bli tacksam. Utan tacksamhet har vi ingenting. Det här gäller många beslut, att se vad som är viktigt i livet, ta beslut och gå i den riktningen; att ha en tydlig inre kompass.

Särskilt viktigt blir det förstås för alla företagare – om man inte vet vart man är på väg och vilka som är de viktigaste besluten är det också svårt att ta rätt beslut.

En annan insikt som Ari fått med åren är vikten av att vara sig själv. Först när man är sig själv når man sin högsta potential. Som arbetsgivare blir det då viktigt att anställa personer som vågar vara sig själva.

– För min egen del började det hända magiska saker när jag förstod att när jag är mig själv är jag riktigt bra på vissa saker. Jag är dålig på en väldig massa saker också, men de sysslar inte jag med, för det finns andra som är bättre. Den i särklass viktigaste beslutsregeln som jag kommit i kontakt med i hela mitt liv, den har far faktiskt hängt på en armlängdsavstånd i mitt föräldrahem. Men jag den inte förrän jag blev vuxen. På en rätt ful väggbonad stod det ”Vill du glad och lycklig bliva, denna gyllene regel minns: sakna ej det som fattas, utan värdera det som finns”. Kan man följa den tror jag att man kommer en bit på vägen.