Så maxar du ditt ekonomiarbete
Tio minuter. Så mycket tid ska ägna ekonomin i ditt företag. Max. Det menar Anton Ullenius på Trimero, som menar att småföretagares fokus bör ligga på att utveckla och driva företaget – inte redovisning och kvitton.
Anton Ullenius är expert på hur man bygger digitaliserade och automatiserade ekonomiprocesser. Och han är medgrundare till redovisningsbyrån Trimero som har 13 anställda och ligger i Stockholm, de hjälper kunder med att effektivisera ekonomiarbetet med hjälp av digitala verktyg.
Ett problem för många företag
i dag är att de sitter med kvittohögar och faktureringsprogram från 80-talet,
det finns många därute som onekligen trånar efter att effektivisera och få ner
tiden man ägnar åt kvitton, lön och fakturor till max tio minuter per vecka.
Något Anton Ullenius vet allt om.
Varför är just du expert på detta?
– Jag är väldigt intresserad av redovisningsarbete, naturligtvis, och att automatisera och digitalisera – det händer mycket i branschen. Vi kan flytta fokus från myndighetsrapportering och det traditionella till att fokusera på hur man kan underlätta för entreprenören och småföretagaren.
DE FYRA GRUNDPELARNA:
Hur bygger man då ett effektivt och snabbt redovisningsarbete på sitt företag? Först måste man identifiera vad som ingår i en ekonomiprocess i ett företag, och det är förstås fyra grundpelare som alla företag vilar på: kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton och lön. Anton Ullenius menar att man kan effektivisera dessa områden, men i olika grad.
1. Kundfakturor
Många mindre företagare tar fram fakturaunderlag i andra system än det som redovisningsföretaget man anlitar sedan använder för att skicka fakturan. Då måste de i sin tur knappa in det du redan har gjort. Det handlar alltså om att få bort det här dubbelarbetet med hjälp av automatisering.
Använd konsultens roll på ett annat sätt, jobba med en som är proaktiv och som är intresserad av dina affärer.
Steg 1 är att göra kundfakturorna i bokföringssystemet eller att man synkar sitt faktureringssystem med bokföringssystemet.
Steg 2 är påminnelsehantering och att checka av inbetalningar, om man behöver skicka ut påminnelser etcetera. I dag är många sådana processer automatiserade, man kan exempelvis ställa in i systemet att det efter tio dagar ska gå ut en påminnelse om fakturan inte är betald. Man ska i princip kunna luta sig tillbaka och veta att systemet gör sitt jobb.
Steg 3 är att fakturan man skapar blir betald och bokförd.
2. Leverantörsfakturor
Historiskt sett har man skickat med post men nu handlar det om att ställa om hela flödet och få alla att skicka e-fakturor. Systemen kommer då prata med varandra, e-fakturan tolkas som en kod.
Ställ om fakturorna till ett automatiserat flöde så kommer de tolkas in i redovisningssystemet. Du kan ha en direkt betalning genom en bankfil som du laddar upp från redovisningssystemet till banken, som då betalar alla fakturor, eller ha en direkt koppling till banken och betala den vägen.
Vissa envisas med att posta fakturor, då kan du låta sätta upp en postadress där fakturorna automatiskt scannas in och kommer till en scanningscentral och vidare in digitalt till redovisningssystemet där man sätter upp ett attestflöde innan de går till betalning. E-fakturor gör kortfattat att systemen kopplar ihop sig med varandra. Betydligt mer sofistikerat än att skicka pdf-faktura via e-mejl.
3. Kvitton
Kvitton är ofta den ständiga bördan. Inte för att folk kommer med kvitton i plastpåsar, utan frustrationen över att behöva sortera allt själv eller skicka till redovisningsbyrån och få en dyr faktura för den tjänsten tillbaka.
Hitta en tydlig process som du håller dig till och då är en kvittoapp att rekommendera. Det finns en som heter Skovik, en annan Fortknox kvitto & resa. Även bokföringsprogram har den här tjänsten. De mest användarvänliga är dessa två, menar Anton.
Programmen tolkar det som står på kvittot, du tar kort på kvittot när du får det och låter appen läsa av moms, belopp och datum. Om du åkt taxi kommer appen förstå att det ska redovisas på resekostnader och så vidare. Då har redovisningskonsulten allt den behöver och kategorin är kopplad till ett bokföringskonto.
Vissa gör detta veckovis eller månadsvis, det är bara att checka av att alla kvitton kommit med. Får du ett kvitto på mejl kan du skicka det direkt till den kvittoapp du valt. Kvitton måste behållas fysiskt fortfarande, mottar man det digitalt sparar man det så, om på papper likadant.
4. Lön
Här kan precis som med leverantörsfakturor be de anställda redovisa ledigheter och frånvaro direkt i lönesystemet, chefen attesterar tidrapporten, redovisningskonsulten gör en check och skapar lönebeskedet och utbetalning utifrån det. Då eliminerar man ev dubbelarbete.
Den stora knäckfrågan: ha ett eget bokföringsprogram eller lägga ut på en redovisningsfirma?
– Jag tycker att redovisningskonsultens jobb är viktigt. Som företagare är du ju noga med att allt sköts korrekt. Man kan använda konsultens roll på ett annat sätt, jobba med en som är mer proaktiv och som är intresserad av dina affärer. Företagare behöver ägna sig åt bolaget, affärerna, hitta nya samarbeten och skapa idéer. Du är specialist på ditt företag och kan fokusera på det, en redovisningsexpert ser till så din redovisning är på topp.
Ta hjälp av nyckeltal
Är det då möjligt att själv sköta ekonomin på endast tio minuter i veckan när det gäller mindre bolag?
– Ja, det vill jag mena. Men det beror på hur mycket du lägger ut på redovisningsbyrån och hur mycket inköp du gör, men om du en gång i veckan attesterar leverantörsfakturor och går igenom kvitton så bör det inte ta längre tid än så.
Genom att tänka ut nyckeltal och drivkrafter kan man bli bättre på att fatta ekonomiska beslut.
Hur vet man vilka nyckeltal man ska ha?
– Då ska man välja en redovisningsbyrå och bolla det med dem. Att de får bidra som ekonomiskt bollplank. När det gäller ett mindre bolag med tio anställda kan man kolla marginaler på olika nivåer. Om man tänker på en vanlig resultaträkning så hamnar lönekostnaderna längst ner, i tjänstebolagen är lönekostnader oftast rörliga. Då vill man lyfta upp dem för att se vad företaget tjänar efter att ha betalt för de rörliga kostnaderna, alltså intäkter minus lönekostnader.
Genom analysverktyg kan man lyfta upp lönekostnaderna så att man kan se en marginal där, menar Anton.
– Man vill kanske ha en marginal på 50 procent, i något annat företag 20 procent. Genom att tänka ut vilka nyckeltal och drivkrafter man har i företaget kan man bli bättre på att fatta ekonomiska beslut.
För företag som tillverkar kan det vara intressant att titta på bruttovinsten, hur mycket vinst man gör efter tillverkningskostnader.
– Vad vill då få ut av redovisningen? Alla behöver inte jättemycket resultatuppföljning, säger Anton.
Företagare behöver ägna tid åt bolaget, affärerna, hitta nya samarbeten och skapa affärer. Då är det skönt att ha professionell hjälp.
Många företagare har inte ordning på redovisningen och lägger saker på hög, det är då det tar tid, det finns heller inget krav på att redovisningsbyrån ska vara auktoriserad och där finns en risk för oseriösa aktörer.
– Det är alltså alltid bra att ta in kundreferenser och kolla hur länge redovisningsbyrån har funnits för att undvika att hamna hos någon ”klåpare”. Så gå inte för det billigaste alternativet, det kan kosta en del i slutändan.
Automatisera processerna
Den ultimata ekonomiprocessen om vi ska sammanfatta då?
– Jo, nummer ett, fundera på vad du vill få ut av redovisningen. Är det bara att lämna in underlag till Skatteverket, då ska man göra det, inte komplicera till det mer än vad som behövs. Men om man vill expandera, kanske har en professionell styrelse, då ska man naturligtvis ha högre ambitioner med resultatuppföljningen. I takt med att omvärlden förändras vill man ju kunna utvärdera vad som fungerar eller inte fungerar i verksamheten.
Nummer
två är att fokusera på att få igång de automatiserade processerna när det
gäller lön, kvitton, kund- och leverantörsfakturor.
Nummer
tre är att hitta den där redovisningskonsulten som är lösningsorienterad.
Branschen förändras väldigt mycket och att då hitta någon som tycker att det är
roligt att ligga i framkant i utvecklingen och som vill effektivisera och lyfta
blicken från momsredovisningar är guld värt och bra för framtiden.
Nummer fyra, använd din redovisningsbyrå som bollplank, i stället för att gå till en jurist med eventuella frågor. Byrån har många kontakter, se till att de är proaktiva och delar med sig av sina kontakter.
– Nummer fem, få in rutinen. Sätt av tid och undvik att lägga saker på hög. Det kan räcka med tio minuter i veckan. Men gör man inte det i tid så minskar effektiviteten i processen. Ett tips är att helt enkelt lägga in samma tid varje vecka för att hantera kvitton, kolla fakturor, lönerapportering etc och inte skjuta upp.
Relationer blir viktigare
Vad tror du om framtiden?
– Jag tror att det blir mer och mer fokus på personliga egenskaper, inte bara professionella. Man kan inte luta sig tillbaka på hur branschen sett ut tidigare. Var duktig på att ta till dig nya lösningar, på att använda din tid, på 80/20-regeln, säger Anton Ullenius.
Förklara, vad betyder den regeln?
– Att man får 80 procent gjort på 20 procent av tiden. 80 procent resultat på 20 procents insats. Titta på vad andra gjort och lär dig av det. Effektivt om något!
Livet handlar om att utvecklas, att utmana sig själv.
Anton menar också att det blir ännu mer fokus på relationer och nätverk. När han nyss googlade på redovisningsbyråer i Stockholm fick han upp över 1 700. Hur ska man då synas? Hur ska användaren kunna veta vilka som är bra? Då ska man fokusera på kundrelationer i sitt arbete för att nå ut med sina tjänster.
Antons business hacks
Har du som gillar att bygga företag något speciellt businesshack du vill bjuda på?
– Det är att se till att vara unik som företag. Det går inte att kopiera företagskultur och människorna som jobbar där, allt annat kan man kopiera, idéer och tjänster. Så det gäller att vårda den goda kulturen som får folk att växa och som genererar idéer. På Trimero fokuserar vi mycket på folks mående, att folk har roligt på jobbet, att de är med och bygger företaget. Att man litar på varandra och delar med sig.
Har du själv några vanor i din vardag som får dig att må bättre och som du vill dela med dig av?
– För ungefär ett år sedan började jag med daglig meditation. Jag kan säga att jag var skeptisk först. Men nu gör jag det varje morgon innan jag åker till kontoret. Det första jag gör på morgonen är helt enkelt att meditera i 10–20 minuter. Det ökar min koncentrationsförmåga, jag har haft svårt att fokusera på här och nu, det har jag inte längre sedan jag började med meditation. Det är ett lifehack jag vill dela med mig av!
Något mer bra tips?
– Jag håller på med improvisationsteater, det är också kul. Livet handlar om att utvecklas, att utmana sig själv. Det har gjort mig lyckligare och mer framgångsrik, det är att utveckla sina personliga egenskaper.
