Se upp med bankernas bokföring!
28 mars,
2014
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
4 minuters läsning
Se där fick jag väl till en lagom snaskig och lockande rubrik! Vilka genombrytande avslöjanden må väl dölja sig i denna artikel? Dags att ringa Finansinspektionen eller kanske till och med Anders Borg?
Lugn, jag opererar på en betydligt mer jordnära nivå, utan större sensationer. Jag pratar om de bokföringssystem som bankerna numera erbjuder med direktkoppling till företagets bankkonto. En i grund och botten väldigt smart och sund idé, som dock innehåller vissa fallgropar som det är lätt att missa. Det visar sig nämligen vid närmare granskning att man även med de här smarta systemen behöver vissa grundläggande kunskaper i redovisningsprinciper och skattelagstiftning för att det inte ska bli fel. Jag påstår inte att bankerna säger något annat, men jag har märkt på några av mina kunder att det är lätt att missa den lilla detaljen bland allt annat man ska hålla reda på som nyföretagare.
Väldigt många företagare har de grundkunskaper som krävs för att göra sin egen bokföring i de här systemen, eller kan lätt tillägna sig de kunskaperna. Faktum är att nästan lika många kan eller skulle kunna göra sin egen bokföring i vilket professionellt bokföringsprogram som helst. Där skiljer sig inte bankernas system nämnvärt från exempelvis SPCS. Frågan som varje företagare måste ställa sig är om det är värt besväret.
Det är lätt att vara uppdaterad på det man jobbar med dagligen, men i ett litet företag behöver man inte bokföra varje dag, inte ens varje vecka eller månad. Jo, jag vet att lagen säger att man ska bokföra ögonaböj när en affärshändelse har skett, men så går det inte till i praktiken och det är fullt accepterat av alla. Med resultatet att man inte riktigt vet vad man gjorde förra gången man bokförde, när man väl sätter sig med eländet igen två månader senare. Jag vet, jag var där i flera år innan jag själv började bokföra åt andra!
Bankernas bokföringssystem försöker hjälpa entreprenören på traven, men det är just då det går snett. Det vanligaste felet är att systemet föreslår att det är 25% moms på alla inköp. Att man måste kontrollera vad som verkligen står på kvittot och ändra vid behov, det missar många. Det värsta exemplet jag sett är en som var på väg att dra av moms på en inbetalning till Bolagsverket för en registreringsavgift. Det hade inte sett snyggt ut i en kontroll.
Bank-systemen flyter smidigt så länge alla transaktioner går via bankkontot och följer den uppgjorda mallen. Men vad händer med alla inköp man gjort kontant? Vad händer vid bokslut och andra extraordinära händelser? Hur ska företagaren veta vad som är rätt avskrivningsprincip, vilka kostnader som ska räknas som upplupna och hur lagret ska värderas? Då upptäcker många entreprenörer i bästa fall att de nog behöver hjälp trots allt och då blir det ofta lika lätt att bokföringsbyrån tar över alltihopa.
Det här påminner mig om en episod på mitt första riktiga jobb, som trafikassistent hos SAS på Arlanda. Det här var på den tiden då vi var på väg att lämna manuell hantering och handskrivna baggagetaggar bakom oss, för att bli alltmer datoriserade. En av de högre cheferna på Arlanda sade på ett personalmöte, apropå den tekniska utvecklingen, att ambitionen med datorsystemen var att de skulle bli så enkla att till och med han skulle kunna gå ner och sätta sig och jobba i en incheckningsdisk när som helst, utan någon särskild utbildning. Jag tyckte det lät lika korkat då som jag tycker nu. Som incheckningsexpert visste jag ju att jobbet med att ta emot passagerarna och ge dem en bra start på deras resa, innehöll så mycket mer svårigheter än bara ett datorsystem. Sedan dess har utvecklingen sprungit iväg mycket fortare än någon av oss kunde tänka oss då. Idag är det vi passagerare som gör i stort sett allt jobb vid incheckningen och vi behöver inte ens vara på flygplatsen för att göra det, ännu mindre ha någon utbildning för det. Det betyder inte att min chef hade rätt den gången. Det betyder att personalen slipper de allra enklaste arbetsuppgifterna, men de är i allra högsta grad närvarande när passagerarna behöver dem, redo att gripa in med det som är svårt och som kräver utbildning. Precis som en redovisningskonsult bredvid en entreprenör som använder bankens bokföringssystem.
Lugn, jag opererar på en betydligt mer jordnära nivå, utan större sensationer. Jag pratar om de bokföringssystem som bankerna numera erbjuder med direktkoppling till företagets bankkonto. En i grund och botten väldigt smart och sund idé, som dock innehåller vissa fallgropar som det är lätt att missa. Det visar sig nämligen vid närmare granskning att man även med de här smarta systemen behöver vissa grundläggande kunskaper i redovisningsprinciper och skattelagstiftning för att det inte ska bli fel. Jag påstår inte att bankerna säger något annat, men jag har märkt på några av mina kunder att det är lätt att missa den lilla detaljen bland allt annat man ska hålla reda på som nyföretagare.
Väldigt många företagare har de grundkunskaper som krävs för att göra sin egen bokföring i de här systemen, eller kan lätt tillägna sig de kunskaperna. Faktum är att nästan lika många kan eller skulle kunna göra sin egen bokföring i vilket professionellt bokföringsprogram som helst. Där skiljer sig inte bankernas system nämnvärt från exempelvis SPCS. Frågan som varje företagare måste ställa sig är om det är värt besväret.
Det är lätt att vara uppdaterad på det man jobbar med dagligen, men i ett litet företag behöver man inte bokföra varje dag, inte ens varje vecka eller månad. Jo, jag vet att lagen säger att man ska bokföra ögonaböj när en affärshändelse har skett, men så går det inte till i praktiken och det är fullt accepterat av alla. Med resultatet att man inte riktigt vet vad man gjorde förra gången man bokförde, när man väl sätter sig med eländet igen två månader senare. Jag vet, jag var där i flera år innan jag själv började bokföra åt andra!
Bankernas bokföringssystem försöker hjälpa entreprenören på traven, men det är just då det går snett. Det vanligaste felet är att systemet föreslår att det är 25% moms på alla inköp. Att man måste kontrollera vad som verkligen står på kvittot och ändra vid behov, det missar många. Det värsta exemplet jag sett är en som var på väg att dra av moms på en inbetalning till Bolagsverket för en registreringsavgift. Det hade inte sett snyggt ut i en kontroll.
Bank-systemen flyter smidigt så länge alla transaktioner går via bankkontot och följer den uppgjorda mallen. Men vad händer med alla inköp man gjort kontant? Vad händer vid bokslut och andra extraordinära händelser? Hur ska företagaren veta vad som är rätt avskrivningsprincip, vilka kostnader som ska räknas som upplupna och hur lagret ska värderas? Då upptäcker många entreprenörer i bästa fall att de nog behöver hjälp trots allt och då blir det ofta lika lätt att bokföringsbyrån tar över alltihopa.
Det här påminner mig om en episod på mitt första riktiga jobb, som trafikassistent hos SAS på Arlanda. Det här var på den tiden då vi var på väg att lämna manuell hantering och handskrivna baggagetaggar bakom oss, för att bli alltmer datoriserade. En av de högre cheferna på Arlanda sade på ett personalmöte, apropå den tekniska utvecklingen, att ambitionen med datorsystemen var att de skulle bli så enkla att till och med han skulle kunna gå ner och sätta sig och jobba i en incheckningsdisk när som helst, utan någon särskild utbildning. Jag tyckte det lät lika korkat då som jag tycker nu. Som incheckningsexpert visste jag ju att jobbet med att ta emot passagerarna och ge dem en bra start på deras resa, innehöll så mycket mer svårigheter än bara ett datorsystem. Sedan dess har utvecklingen sprungit iväg mycket fortare än någon av oss kunde tänka oss då. Idag är det vi passagerare som gör i stort sett allt jobb vid incheckningen och vi behöver inte ens vara på flygplatsen för att göra det, ännu mindre ha någon utbildning för det. Det betyder inte att min chef hade rätt den gången. Det betyder att personalen slipper de allra enklaste arbetsuppgifterna, men de är i allra högsta grad närvarande när passagerarna behöver dem, redo att gripa in med det som är svårt och som kräver utbildning. Precis som en redovisningskonsult bredvid en entreprenör som använder bankens bokföringssystem.
