Låter automatisering som en dröm? Nja, du slipper inte helt, men du kan använda bokföringen till det som en gång var tanken – för att få koll på ekonomin i realtid.

Bokföring. Blir du exalterad när du hör ordet hör du nog inte till någon enormt stor grupp av småföretagare. Långt ifrån alla ser det som något roligt och lustfyllt. Men det kan det bli ändring på nu. För även här rusar digitaliseringen in med full kraft – och kan faktiskt göra bokföring till något som du ser en verklig nytta med.

Det menar Olle Rydqvist, vd på PE Accounting, en av de byråer som var först med automatisk bokföring i Sverige.

– Vår vision är att låta bokföringen vara till för företagaren, inte Skatteverket. Backar man bandet så uppfanns bokföringen på 1400-talet för att köpmän behövde få koll på sina intäkter, utgifter och lager. Men för småföretag idag har den hijackats av myndigheter, säger han.

Bokföring i realtid

Bokföringen borde vara underlag för rapporter som uppdateras i realtid och som företagare kan använda och begripa, menar Olle. Men idag används den inte längre som utgångspunkt för affärsbeslut utan bara för att myndighetsrapportera, säger han.

– För att fatta beslut sitter man i stället med egna excelark och när man pratar om bokföring använder man ord som ”slippa”. För att bokföringen ska kunna bli användbar behöver den ske i realtid och då behöver den automatiseras. En människa kan inte bokföra i realtid. Internetbankerna hade inte varit i realtid om det var en kamrer som satt och skrev i en bok, säger Olle.

Mycket är på gång på området. På Skatteverket jobbar man just nu för fullt, i dialog med programvaruföretagen och Sveriges Redovisningskonsulters Förbund, för att synka sina system med företagarnas och därmed förenkla för alla som driver eget, berättar Jan Sjösten projektägare och strateg på Skatteverket.
– Vi har börjat med att lansera en utvecklarportal för programvaruföretagen, våra första öppna api:er kommer nästa år.

Läs också: Bokföring i enskildfirma – detta bör du tänka på

Vad innebär då det?Api står för applikationsprogrammeringsgränssnitt, eller application programing interface på engelska. Det vill säga tekniska tjänster som systemutvecklarna kan använda för att integrera sina program med Skatteverkets system. Målet är att du ska kunna deklarera genom att trycka på en knapp i ditt bokföringssystem. Men det ligger längre fram i tiden.

– På sikt vill vi att alla våra relevanta tjänster ska kunna integreras med företagarnas system. Den första tjänsten kommer efter årsskiftet. Det är att man kan fråga om preliminärskatt för sin anställda direkt i sitt lönesystem, säger Jan.

Deklaration på individnivå

Nästa steg är att arbetsgivardeklaration på individnivå också ska kunna ske direkt från lönesystemen.

– Vi har fått in en hel del förslag på tjänster och vi tittar nu på vilka som kan komma framöver. Skattekonto, Rot och Rut, kassaregister, inkomstdeklaration och moms skulle kunna integreras i de system som företagaren använder, säger Jan.

I Rot- och Ruttjänsten skulle ditt fakturasystem kunna prata direkt med Skatteverket, så att du redan där kan se om kunden har utrymme för avdrag.

– I så fall kan du skicka in ansökan direkt från ditt system i stället för att behöva leta upp e-tjänsten och fylla i all info som redan finns på fakturan en gång till, säger Jan.

LÄS OCKSÅ: Lär dig bokföra på sju minuter

På sikt skulle även skatteregler samt infon som finns på företagets ”mina sidor” på skatteverket.se kunna integreras i företagarnas system.

– För småföretagare ska det kunna bli mer automatiserat, och att Skatteverkets tjänster integreras med företagens vardag. Vi vill, tillsammans med redovisningsbranschen, göra det lättare, säger Jan.

Hur blir det då med säkerheten, vem kan få tillgång till Skatteverkets information om dig som företagare, kan man undra.

– Det blir olika regler för olika tjänster. En del kommer att vara under öppen data, som allmän info, regler och skattetabeller. Men ju mer känslig info det är, och om det rör det enskilda företaget, så kommer vi att ha olika säkerhetslösningar och en anslutningsprocess för programvaruföretagen.

– Vi tittar också på identifiering för behörig företrädare för företaget, med e-legitimation, så att bara rätt person får se informationen. Vi håller på och utreder det här just nu. Förhoppningen är att det blir ett avtal mellan företagaren och leverantören om hur man ska hantera informationen. Vi är ganska tidigt ute, säger Jan.

Så vad innebär då det här konkret för den enskilda företagaren? Det finns mycket marknadsföring av bokföringstjänster som får det att låta som att man inte kommer behöva göra något alls själv. Kommer det verkligen bli så? Inte riktigt, säger Olle Rydqvist på PE Accounting.

– Det finns inget magiskt program som gör att du kan släppa allt, där du bara blundar och så blir det som du vill. Det går att komma långt men i någon mån måste en människa vara involverad, säger han.

Jobba processtyrt

Bestämmer man sig för att automatisera bokföringen så måste man börja jobba processtyrt, berättar Olle. Det innebär att för till exempel kundfakturor eller betalningar via kort behöver man ha ett system som man fakturerar genom. Det behöver i sin tur vara en del av ett bokföringssystem, integrerat mot banken och göra automatiska avstämningar. Sedan behöver man alltid fakturera på det viset och inte helt plötsligt skriva en faktura i Word och mejla iväg.

– En småföretagare kan göra många saker mer spontant idag, och sen säga åt någon att redovisa, men gör du på det sättet kan du inte automatisera. Så det blir lite mer stelbent, man kan inte bara gå runt och dra företagskortet, utan man måste börja tänka som ett storbolag fast man är liten. Det blir svårare att hålla på och mickelmacka och hitta på nya grejer från en månad till en annan. Men det är som när internetbankerna kom och gamlingar ville åka med räkningar till sin kamrer, idag skulle inte ens en gamling vilja byta bort en internetbank i realtid, säger han.

LÄS OCKSÅ: Bokföring – allt du behöver veta

Men vad händer om datorn förslår fel konto? Kan man lita på systemen?

– Det kanske får vara halvautomatiserat i början – att programmet ger förslag på kontering men att granskningen måste ske manuellt. Men överlag minskar risken för fel enormt, för en dator är mycket bättre på att göra ett repetitivt arbete än vad en människa är. Det kan nästan jämföras med aktiehandel som gjordes med fysiska
aktiebrev förr. Det blev säkert fel i början när det automatiserades, men det är svårt att gå tillbaka idag till att handla med papperslappar, säger Olle.

Det är viktigt att påpeka att ansvaret för att du betalar rätt skatt och lämnar in rätt uppgifter till syvende och sist bara ligger på dig, även om det beror på fel i systemet.

– Det är du, eller den som du utsett till deklarationsombud, som är ansvarig, säger Jan Sjösten på Skatteverket. Något som även Olle Rydqvist understryker.

– Det slutliga ansvaret ligger på styrelsen i ens eget aktiebolag, därför måste man vara noggrann i val av leverantör. Det är samma som när du söker skatterådgivning av en människa, om den har fel så är det du själv som har det yttersta ansvaret. Den stora fördelen är att risken för fel blir otroligt mycket mindre när datorer gör jobbet så länge man håller sig till uppsatta processer. System är duktiga på att göra som lagar och normer kräver, säger Olle.

Inga nya programvaror

Som enskild företagare kommer man inte behöva plöja ner mer pengar i nya programvaror. Inte om man får tro Olle.

– Nej, dels skulle jag säga att få köper bokföringsprogram idag, det är stenåldern. Utan de flesta har en webbtjänst där man betalar en peng per månad. Dessutom kommer Skatteverket att fortsätta erbjuda alla möjligheter, även på papper. Så det blir ingen negativ effekt överhuvudtaget. Däremot blir det mycket enklare för de som har automatiserat, de bara trycker på knapp i programmet så är det klart, säger han. ι