Dags att starta eget under corona? Då behöver du använda de bästa digitala verktygen och digitalisera företag på en gång. Här är de fem stegen till att bygga ett “helt” digitalt företag.

I en värld som förändras allt snabbare och där “allt” digitaliseras, förändras spelplanen för alla som vill driva eget. Extra speciellt blir det för dig som vill starta eget under corona.

Därför är det smart att redan från början ha en strategi för hur du ska bygga företaget digitalt med smarta funktioner, program och verktyg. Tillsammans med Helene Struthers, som är affärsområdeschef inom digitala ekonomiprocesser på Visma Spcs, har vi därför tagit fram en “digitaliserings-skola” för dig som ska starta eget under corona.

Innan vi kör igång, vill vi varmt rekommendera dig att gå den kostnadsfria Starta eget-kursen på Visma Spcs och gå igenom Starta eget-checklistan.

Starta eget under corona? Därför ska du digitalisera företaget direkt.

Med digitala program och automatiserade funktioner blir det mycket enklare att starta eget företag. Dessutom spar du tid och i längden pengar. Här är några exempel på varför det är smart att digitalisera företaget och administrationen direkt – speciellt när du ska starta eget under corona då hela världen digitaliseras snabbt.

Läs också:Så här kommer du igång med att jobba digitalt.

1. Du kan fokusera på det du brinner för

Genom att använda automatik och smarta lösningar i dagens moderna bokföringsprogram slipper du lägga onödig tid på administrationen. Digitala lösningar finns för de flesta administrativa moment du som företagare står inför, så välj tidigt att arbeta smart med din ekonomi så att du kan lägga mer tid på din kärnverksamhet. 

2. Du kan arbeta var du vill

Om du undviker pappershögar och får in vanan att sköta alla underlag digitalt, blir du mindre beroende av ett kontor eller en specifik plats för att sköta det administrativa. 

3. Du får enklare deklaration och rapportering till myndigheter

Som nystartad är det ibland lite läskigt med allt som behöver rapporteras till myndigheter. Med rätt bokföringsprogram säkerställer du att du jobbar smart med din data från början och din momsrapport, deklaration och årsredovisning kan sammanställas automatiskt åt dig. 

4. Du kan utveckla ditt företag och växa snabbare

Med en digital vision redan från början undviker du att hamna i ett administrativt träsk som kan hålla tillbaka dig och företagets ambitioner. För att kunna växa och utveckla ditt företag på sikt behöver du ha bra översikt över din ekonomi och tid att reflektera och planera. Med digitala processer får du förutsättningarna att frigöra tid till analys.  

5. Du kan snabbt få hjälp

Om du skulle vilja ta hjälp med redovisningen i något skede är det ovärderligt när alla uppgifter finns samlade digitalt. Då kan en konsult kliva in och snabbt få översikt.

Tips! Prova bokföringsprogrammet Visma eEkonomi kostnadsfritt.

3 enkla sätt att bli mer digital när du ska starta eget under corona

Så vad kan jag göra för att bli mer digital direkt när jag ska starta eget under corona? Helene Struthers har många tips och här är hennes tre favoriter.

1. Jobba i mobilen och i realtid

– Jag skulle personligen ha som ambition att sköta så mycket som möjligt i mobilen och i realtid, för att undvika att sitta med administrationen i efterhand på kvällar och helger, berättar Helene. 

– Med det målet hade jag säkerställt att min försäljning går sömlöst, med en schysst heldigital betallösning, en webbshop som sköter försäljningen åt mig på webben eller med snabb fakturering direkt i mobilen direkt efter avslutat uppdrag hos en kund, fortsätter hon. 

I mobilen kan du hantera det mesta idag: kundkontakter, checklistor, digitala möten, signeringar av avtal med bank-id, fota kvitton och fakturor. Allt kan göras i bara farten och med företaget på fickan – det är en av de stora fördelarna med att jobba digitalt. 

2. Bokför digitalt med minimal ansträngning

– Jag hade också satsat på ett program som hjälper mig att bokföra digitalt med minsta manuell ansträngning. Jag vill kunna fota av ett kvitto och få smarta bokföringsförslag utan att behöva knappa in uppgifterna manuellt, tipsar Helene.

Bokföringen ska vara direkt kopplad till min bank, så att allt som sker på mitt bankkonto stäms av automatiskt i min bokföring så jag inte råkar missa något.

Helene Struthers

Helst ska programmet bokföra själv när den vet vad det är för typ av händelse, till exempel att den automatiskt prickar av inbetalningar från kunden mot kundfakturan eller ger förslag på vilket bokföringskonto man ska använda. 

– Det sparar ovärderlig tid. Sådana smarta program finns ju, så det vore väldigt ineffektivt om jag inte nyttjade den moderna teknik som erbjuds för att jobba digitalt och smart med bokföringen. 

3. Satsa på e-faktura och digital brevlåda

– Från start hade jag också uppmanat mina leverantörer att skicka e-faktura till mig och anslutit mig till en digital brevlåda för min myndighetspost. Och framförallt hade jag haft ett analogt förbud på all övrig post och dokument som hanteras i företaget, tipsar Helene.

Då är återigen mobilen ett tacksamt arbetsredskap – speciellt i den digitaliserade värld du automatiskt hamnar i när du ska starta eget under corona. Med mobilen kan du fota av och scanna underlag som ska lagras och finnas tillgängligt för dig på webben ihop med din övriga redovisning och administration. När allt finns samlat digitalt får du bättre översikt och har det alltid med dig var du än är. Det ger maximal känsla av kontroll, fast med minimal ansträngning. 

Tips!Så här kommer du igång med digital fakturering.

Så digitaliserar du hela ekonomiprocessen

Det är faktiskt inga som helst konstigheter att digitalisera hela ekonomiprocessen – från a till ö. Välj en programvara där du kan koppla på smarta digitala lösningar allt eftersom; du kanske vill förfina ett arbetsflöde som blir särskilt viktigt i just din bransch eller för dina volymer eller behov.

– Allt behöver inte göras på en gång men med en medveten strategi från början blir det enklare att ta besluten längs vägen. Låt tekniken hjälpa till istället för att ödsla arbetstid i en manuell hantering, menar Helene. 

Börja med ett webbaserat bokförings- och faktureringsprogram

Som grund kommer du väldigt långt med ett webbaserat bokförings- och faktureringsprogram. Du bör välja en leverantör som ger möjligheten att bygga på med fler smarta lösningar. Det bör också finnas ett bra smart utbud i grundpriset, till exempel mobilappar och automatik bör ingår i priset.

Du behöver inte göra allt på en gång. Känns det knepigt att veta var du ska börja så ta hjälp av leverantören. Då har du någon att bolla ditt behov och dina förutsättningar med. Förklara din önskan och mål så kan ni tillsammans ta fram det som känns bäst för dig just nu och samtidigt ta höjd för att utöka dina digitala lösningar i framtiden. På så sätt kan du få en så smidig digital start som möjligt.

Helene Struthers

Här är några saker som ett smart och webbaserat bokförings- och faktureringsprogram bör klara av.

• Kvitton ska du scanna av med mobilen, så att du slipper mata in uppgifter manuellt i din bokföring. Automatiska bokföringsförslag hjälper dig att redovisa inköpen på nolltid. 
• Fakturor från dina leverantörer ska du se till att få in direkt i ditt bokföringsprogram, helst som e-faktura eller tolkade från en bild. Med bankkoppling betalas de på kommando och stäms av automatiskt i bokföringen när betalningen är utförd.  
• Den löpande avstämningen av företagets ekonomi går på autopilot när ditt bokföringsprogram är sammankopplat med ditt kontoutdrag på banken. Du missar aldrig några transaktioner. 
• Den dagliga försäljningen sköter du med digital fakturering, direkt i mobilen eller varför inte låta programmet fakturera automatiskt om du har återkommande uppdrag. Koppla annars på smarta digitala betallösningar, en webbshop eller kassalösning som skickar uppgifter direkt till din bokföring. Dina intäkter redovisas och stäms av automatiskt med en smart bankkoppling. 
• Din momsredovisning låter du sammanställas automatiskt av programmet och med en elektronisk fil lämnar du enkelt in den hos skatteverket, helt digitalt. 
• Din ekonomiska översikt, årsavstämning och bokslut sköts såklart också digitalt, med smarta automatiska checklistor, färdiga grafer och digitala rapporter över ditt resultat (som du kan dela med andra över webben). 
• Hela ditt räkenskapsår lagrar du tryggt och säkert i molnet, med alla digitala bildunderlag och räkenskapsinformation. Det är annat än de traditionella gamla pärmarna som tagit upp enormt mycket plats på kontoret tidigare.
• Rapportering till myndigheter blir superenkelt med webbaserad deklaration och årsredovisningsprogram, som både hjälper dig steg för steg helt digitalt och hjälper dig att lämna in uppgifterna helt elektroniskt.

Tips! Prova bokföringsprogrammet Visma eEkonomi kostnadsfritt.

Fler verktyg som hjälper dig att bli digital och starta eget under corona

Det finns många sätt att starta eget under corona, och de flesta är överens om att digitala verktyg är viktigare än någonsin. 

Här är fler områden där du kan hitta smarta digitala lösningar:

• Digitala möten är ett faktum, finns många bra lösningar som hjälper dig sköta proffsiga kundmöten eller interna möten på distans.
• Lagringsytor på webben och delningstjänster för dokument är ett annat viktigt redskap i det digitala kontoret. 
• Digitala signeringstjänster för anställningsavtal, samarbetsavtal, protokoll eller andra dokument där det behövs en underskrift. Inget behöver skrivas ut på papper. Visma Sign är ett sådant exempel.
• Digitala checklistor, mobil arbetsorder och projektsystem är ett måste i många branscher idag. Med smarta webbaserade verktyg håller man koll på vad som gjorts, av vem och vad som återstår.

Digitalisera företagets försäljning – så här kan du göra

Det finns många digitala lösningar för att hantera försäljningen – perfekta för dig som ska starta eget under corona. Dessa kan optimera hur du tar betalt och får betalt i tid utan onödig manuell hantering. Men framförallt är de viktigt för att ditt företag ska synas. Skaffa dig en hemsida eller en webbshop och sökmotoroptimera den så att dina potentiella kunder hittar dig på Google.

Tips! Så här skapar du din webbshop på bara några minuter.

Praktiskt taget alla som använder internet gör det för att hitta information. Hela 96 procent. Så se till att sprida ditt “why” och stärk ditt varumärke online. Din webbplats är avgörande för att öka försäljningen och generera nya kunder när du ska starta eget under corona.

• Om du sköter din försäljning online, sträva då efter att kundens order och betalning i din webbshop sker sömlöstmot din bokföring – då är halva arbetet klart. Med en webbshop kan du dessutom sälja dygnet runt och är inte beroende av öppettider. När du levererar varor på beställning bör du även se över hur du kan optimera dina leveranser med bra avtal hos en eller flera speditörer. 
• Vill du ta betalt av kunden på plats finns smarta mobila kortterminaler och helt digitala kassalösningar, som automatiskt för över uppgifter till ditt bokföringsprogram. 
• Om du snarare vill fakturera dina kunder bör du främst välja att skicka fakturan digitalt – och på ett sätt – så att mottagarens betalupplevelse också blir helt digital. 
• Undvik att skicka fakturor på papper eller till en mejlkorg om det innebär att mottagaren får knappa in uppgifterna för hand för att utföra betalningen, det är ofta en källa till att betalningen blir försenad. Vid fakturering är det också viktigt att ha bra koll på inbetalningarna och att agera snabbt om en faktura förfaller. Webbaserade faktureringsprogram hjälper dig checka av av allt automatiskt och att påminna kunden.  

Tips! Starta webbshop? Allt du behöver tänka på kring webbutik och e-handel.

Om Visma Spcs
Lev din dröm och jobba med det du älskar! Med bokföring på autopilot kan du fokusera på det du brinner för mest – att driva ditt företag. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.