Hinn mer på mindre tid – Så använder du din tid optimalt
28 november,
2016
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
3 minuters läsning
Foto: Catharina Sjögren
Att lyckas jobba effektivt, undvika distraktioner och fokusera på de viktigaste uppgifterna – låter det som en dröm? Inte alls! Här är expertens råd för att lyckas.
Många av oss jobbar mycket, och ändå så växer högarna. ”Bara jag arbetar lite hårdare och lite mer, så kommer det lösa sig”. Men gör det det?
– Nej, slår ledarskapscoachen Catharina Sjögren, expert på bland annat effektiv tidshantering, fast.
Tänk tvärtom istället, menar hon. Här är hennes råd för att lyckas:
Du har en begränsad mängd ”kvalitetstid” när du kan tänka och vara effektiv. Likställ denna energi med en begränsad mängd bensin i bilens tank.
Om du ska iväg till ett viktigt kundmöte och har bensin så att det räcker precis till kunden, tar du då en extra 30 minuters tur för att titta på de vackra höstlöven i parken som ligger på andra sidan stan? Nej, såklart inte!
Men när det gäller vår egen viktiga och begränsade energi i hjärnan så slösar vi utan att ens tänka på det genom att:
1. Börja dagen med att gå igenom mail i inboxen
2. Svara på en strid ström av frågor från medarbetare och kollegor
3. Vara av och till på sociala medier
4. Gå på halvviktiga möten
5. Och så vidare...
Gör så här:
Starta dagen med de viktigaste (och oftast jobbiga projekten/rapporterna/uppgifterna) som kräver mycket energi.
Slösar du din begränsade mängd ”bensin” på att rensa mailboxen under förmiddagen (som hjärnan automatiskt hellre väljer för att du där får en dopamin-kick och direkt belöning) så har du förmodligen ingen energi kvar för de viktiga strategiska uppgifterna och de skjuts upp till morgondagen.
Se också till att avsätta tid i kalender för strategiska projekt och viktiga uppgifter, till exempel varje tisdag klockan 8-11.
Låter det motsägelsefullt? Inte alls. Tänk dig att du är en gepard. Geparden är världens snabbaste djur och kommer upp i en hastighet av 120 km/h. Men springer geparden uttröttad 15h/dygn som vi gör på jobb? Nej, då hade geparden dött av utmattning.
Vad den gör istället är att långsamt prioritera vilket byte den ska fånga, följa det, och sen gå till attack.
Gör så här:
Om du på samma sätt tar dig tid till att planera, prioritera och fokusera ditt medvetande, ta pauser och koppla ner ibland, så kan du öka både farten och resultaten.
Bara något så enkelt som att ta en prestationspaus på 60 sekunder (där du blundar och tar djupa andetag under 1 min) hjälper dig att återfå fokus och undvika distraktion. Gör det några gånger om dagen.
Studier visar att distraktion äter upp så mycket som två timmar av varje arbetsdag! Två timmar!
Andra studier visar att vi byter aktivitet så ofta som var tredje minut (e-mail, möte, LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook, telefonsamtal, fråga från kollega i öppet landskap, och så vidare).
Resultatet blir att vi inte hinner fokusera, utan istället hoppar från den ena uppgiften till den andra utan att slutföra något. Känslan är att vi har ”tonvis” med uppgifter som vi måste bli klara med och vi måste komma ihåg dem. Detta slukar energi i hjärnan (just bara att hålla koll på alla oavslutade uppgifter). Energi som går åt utan att vi ens utför och slutför uppgifterna.
Gör så här:
Ett av de mest effektfulla verktygen för att undvika distraktion är i all sin enkelhet: Stäng av alla kommunikationskanaler när du ska tänka och utföra strategiska arbetsuppgifter.
Många av oss jobbar mycket, och ändå så växer högarna. ”Bara jag arbetar lite hårdare och lite mer, så kommer det lösa sig”. Men gör det det?
– Nej, slår ledarskapscoachen Catharina Sjögren, expert på bland annat effektiv tidshantering, fast.
Tänk tvärtom istället, menar hon. Här är hennes råd för att lyckas:
1. Slösa inte med bensinen - börja med det viktigaste
Du har en begränsad mängd ”kvalitetstid” när du kan tänka och vara effektiv. Likställ denna energi med en begränsad mängd bensin i bilens tank.
Om du ska iväg till ett viktigt kundmöte och har bensin så att det räcker precis till kunden, tar du då en extra 30 minuters tur för att titta på de vackra höstlöven i parken som ligger på andra sidan stan? Nej, såklart inte!
Men när det gäller vår egen viktiga och begränsade energi i hjärnan så slösar vi utan att ens tänka på det genom att:
1. Börja dagen med att gå igenom mail i inboxen
2. Svara på en strid ström av frågor från medarbetare och kollegor
3. Vara av och till på sociala medier
4. Gå på halvviktiga möten
5. Och så vidare...
Gör så här:
Starta dagen med de viktigaste (och oftast jobbiga projekten/rapporterna/uppgifterna) som kräver mycket energi.
Slösar du din begränsade mängd ”bensin” på att rensa mailboxen under förmiddagen (som hjärnan automatiskt hellre väljer för att du där får en dopamin-kick och direkt belöning) så har du förmodligen ingen energi kvar för de viktiga strategiska uppgifterna och de skjuts upp till morgondagen.
Se också till att avsätta tid i kalender för strategiska projekt och viktiga uppgifter, till exempel varje tisdag klockan 8-11.
2. Öka farten och resultaten – genom att sakta ner
Låter det motsägelsefullt? Inte alls. Tänk dig att du är en gepard. Geparden är världens snabbaste djur och kommer upp i en hastighet av 120 km/h. Men springer geparden uttröttad 15h/dygn som vi gör på jobb? Nej, då hade geparden dött av utmattning.
Vad den gör istället är att långsamt prioritera vilket byte den ska fånga, följa det, och sen gå till attack.
Gör så här:
Om du på samma sätt tar dig tid till att planera, prioritera och fokusera ditt medvetande, ta pauser och koppla ner ibland, så kan du öka både farten och resultaten.
Bara något så enkelt som att ta en prestationspaus på 60 sekunder (där du blundar och tar djupa andetag under 1 min) hjälper dig att återfå fokus och undvika distraktion. Gör det några gånger om dagen.
3. Undvik distraktioner
Studier visar att distraktion äter upp så mycket som två timmar av varje arbetsdag! Två timmar!
Andra studier visar att vi byter aktivitet så ofta som var tredje minut (e-mail, möte, LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook, telefonsamtal, fråga från kollega i öppet landskap, och så vidare).
Resultatet blir att vi inte hinner fokusera, utan istället hoppar från den ena uppgiften till den andra utan att slutföra något. Känslan är att vi har ”tonvis” med uppgifter som vi måste bli klara med och vi måste komma ihåg dem. Detta slukar energi i hjärnan (just bara att hålla koll på alla oavslutade uppgifter). Energi som går åt utan att vi ens utför och slutför uppgifterna.
Gör så här:
Ett av de mest effektfulla verktygen för att undvika distraktion är i all sin enkelhet: Stäng av alla kommunikationskanaler när du ska tänka och utföra strategiska arbetsuppgifter.
