Förlorar ditt företag pengar varje månad? Så här kan du undvika det…
Att hålla koll på hur varje medarbetare spenderar sin tid är lurigt, men i ett litet företag är det skillnaden mellan vinst och förlust. Varje timme räknas och bör faktureras korrekt. Men hur gör man det? Lugn vännen, det är nästan overkligt enkelt – vi lär dig att tidredovisa like a boss.
Låt oss gå rakt på kärnan – varje debiterbar timme borde faktureras i ett litet företag (Vill du veta varför? Läs den här guiden om de 7 viktigaste anledningarna att hålla koll på tiden i företaget).
Men det finns såklart tusen orsaker att inte göra det…
- Just den kunden är ju så trevlig, han får någon extra timme gratis ibland…
- Hur ska vi kunna veta exakt hur mycket tid vi har spenderat på varje sak?
- Det verkar så dyrt med ett ett system för tidredovisning…
Ursäkter är förstås helt okej, om man gillar röda siffror. Det tror vi inte att du gör (right?), så låt oss lösa biffen en gång för alla. Vårt mål med den här guiden: att du ska få stenkoll på alla timmar i ditt företag. Tid är pengar!
Let´s go to work!
Tips! Innan vi börjar: vore det inte peppande att testa ett system för tidredovisning helt gratis i 14 dagar? Om du är det minsta sugen, läs mer här.
Basic: Vad är ett tidredovisningssystem?
Enkelt! Ett system där dina medarbetare redovisar sina timmar, vilket blir automatiskt underlag för fakturor och lön (ditt liv som företagare blir smidigare, helt enkelt). Dessutom får du stenkoll på produktiviteten och kan ta beslut baserade på fakta, inte antaganden. High five!
Vilka som använder det? Företagare som vill ta bättre beslut. Som vill bli mer effektiva. Som vill spara tid och tjäna mer pengar. Frågor på det?
Varför är tidredovisning viktigt?
Tidredovisning är inte bara ett sätt att hålla reda på arbetade timmar. Det är ett verktyg som kan hjälpa dig att:
- Fakturera korrekt och säkerställa att du inte missar att fakturera för arbetade timmar.
- Planera bättre och få insikter i hur mycket tid som spenderas på olika uppgifter och projekt.
- Öka effektiviteten och identifiera tidstjuvar och optimera din arbetsdag.
Att ha ett pålitligt tidredovisningssystem är en investering som sparar både tid och pengar i längden. Tänk om det är du som fixar ett tidredovisningssystem till ditt företag, och ni sedan blir 10 % mer lönsamma? Du kommer att känna dig som en superhjälte – alltid ett steg före!
Gör medarbetarna nöjdare – och mer lönsamma
Att få koll på vad medarbetarna lägger sin tid på är inte bara viktigt för att undvika att timmar försvinner i ett svart hål. Det handlar också om att:
- Säkerställa rättvisa löner. Alla dina sköningar i företaget ska få betalt för den tid de jobbar. Ingen vill känna sig som Askungen som jobbar hela natten utan att få betalt. Och missar balen… (Bonus! Du får snabbt och enkelt underlag för lönerna. Awesome!)
- Planera resurser effektivt. Genom att veta hur mycket tid olika uppgifter tar, kan du planera resurserna bättre och undvika överbelastning av dina anställda. De kommer att tacka dig!
- Förbättra arbetsmiljön. När du har koll på arbetstiden kan du också hjälpa dina medarbetare att hitta en bättre balans mellan arbete och fritid (Inklusive dig själv kompis – blir det inte några timmar för mycket ibland?)
Alright, lite pepp på ett system trots allt? Men vad kostar det? Det kan du se här.
Vad ska man tänka på när man väljer tidredovisningssystem?
Rakt på sak, inga krusiduller. Det finns såklart flera saker att tänka på när du väljer ett tidredovisningssystem.
Det viktigaste är:
- Användarvänlighet. Systemet ska vara enkelt att använda för alla medarbetare.
- Integrationer. Systemet ska såklart kunna integreras med andra verktyg du använder, som fakturerings- och löneprogram (det kan ju låta självklart, men dubbelkolla detta innan du väljer!).
- Mobilen först. Ni sitter ju inte framför datorn hela dagarna, så välj ett system som också fungerar i mobilen och ute på fältet.
- Support och uppdateringar. Se till att leverantören erbjuder bra support och regelbundna uppdateringar. Vem vill sitta i ett gränssnitt från 2015?
Visma Tid – En komplett lösning för tidredovisning i ditt företag
Alright, vilket system för tidredovisning ska jag välja då? Helt upp till dig. Två populära favoriter är Visma Tid och Visma Tid Pro, som är designade för att göra tidredovisning “our of this wold-enkelt” och som har alla funktioner vi snackade om tidigare. (Visma Tid Pro är lite mer advanced och hjälper dig med hela projekthanteringen)
Som om inte det vore nog, fixar de också:
- Automatisk tidregistrering. Så att du enkelt kan hålla reda på dina timmar utan manuell inmatning. Bye bye papperslappar och Excel-filer!
- Integration med andra system. Visma Tid kan kopplas samman med fakturerings- och löneprogram, vilket gör det lätt att skicka vidare information och undvika dubbelarbete. Tips! Se här hur du enkelt bygger ihop alla system för en magisk vardag!
- Enkel fakturering. Skapa fakturor direkt baserat på registrerade timmar, vilket minimerar risken för fel. Med ett klick är fakturan på väg – enklare än att värma en kopp kaffe!
- Detaljerade rapporter. Detaljerade rapporter och analyser visar exakt var timmarna tar vägen. En guldgruva!
Hur gör jag om mitt företag är nystartat?
För nystartade företag är tidredovisning extra viktig. Det kan vara svårt att från början veta exakt hur lång tid olika uppgifter tar, och att ha ett bra system för att hålla reda på detta kan vara avgörande för att lyckas.
Tänk vad många timmar du kan spara (och fakturera) om du gör rätt från början! Och vet du, du kan testa Visma Tid helt gratis en period (om du inte vågar gå all in direkt). Se erbjudandet här.
En problemfri vardag där allt vara fungerar – är det möjligt?
You bet! Om du väljer exempelvis Visma Spcs får du ett komplett ekosystem av produkter som kan integreras för att göra ditt företags administration så smidig som möjligt. Genom att kombinera Visma Tid med smarta lösningar för fakturering och bokföring kan du skapa en sömlös arbetsprocess där all information flödar fritt mellan systemen. Så nice!
Och det har aldrig varit enklare att byta program till något som fungerar. Det finns till och med en smart guide som visar precis hur du gör, du hittar den här.
Psst! Du kanske behöver ett system för lönehantering också? Visma Lön Smart är inte bara smart, utan väldigt smart. Fullpackat med finesser och finurligheter som du inte ens visste att du behövde. Och du, du har alltid 30 dagars öppet köp på Vismas löneprogram.
Spara tid. Minska risken för fel. Tjäna mer pengar. Intressant?
Och du, när vi ändå har varandra på tråden: Spana in den här guiden som visar precis hur mycket en anställd kostar.
Det var allt för idag! Tid är pengar, så vi hoppas att detta var väl spenderade fem minuter för dig. Det beror förstås på om du gör slag i saken och tar tag i tidredovisningen. De flesta kör nog bara på som vanligt…
