I tuffa tider är dina anställda extra viktiga, och tillsammans behöver ni få saker gjorda samtidigt som ni är kostnadsmedvetna. I den här guiden hjälper vi er att prestera bättre tillsammans, få koll på kostnaderna och mäta produktiviteten. Dessutom får du koll på de senaste LAS-reglerna.

Är det dags att utveckla din passion till något större? Kanske innebär det att anställa? Eller i tuffa tider – att våga behålla personal? Vilken situation du än befinner dig i, vill vi hjälpa dig att skapa ett hållbart sätt att driva ditt företag.

Steg ett är att få koll på dina kostnader och vad det är som leder till intäkter i ditt företag. En viktig del i detta är att få stenkoll på dina anställdas kostnader och produktivitet. Medarbetarna är ju företagets viktigaste resurs och eftersom alla vill företagets bästa (hoppas vi!) är detta något ni kan göra tillsammans.

Låt oss sammanfatta i tre steg, så kan du sedan fördjupa dig längre ned i guiden.

1. Få koll på hur din personal bidrar på bästa sätt, och hur de får ut maximalt av sin potential. Hur vet du eller din medarbetare om de är lönsamma? Det lär vi dig nedan.
2. Lär dig smartaste sätten att behålla personal och anställa i tuffa tider, när du behöver ha extra koll på kostnaderna. Vi bjuder på våra bästa tips.
3. Och samtidigt behöver du följa lagen och göra rätt. Därför går vi också igenom de senaste LAS-reglerna du behöver ha koll på.

Nyckeln till alla tre punkterna ovan är att få en tydlig bild av nuläget. Och det får du enklast genom ett riktigt bra löneprogram (exempelvis Visma Lön Smart) kompletterat med ett smart tidredovisningssystem (exempelvis Visma Tid), som visar dina anställdas produktivitet. Du kan också läsa bästa tipsen för dig som hanterar företagets löner.

Alright, låt oss köra igång!

Så lyckas du behålla din värdefulla personal i tuffa tider

Många företag upplever tuffare tider just nu. Det gör att du behöver fokusera extra på företagets lönsamhet och få kontroll på kostnaderna. I många företag är personal den stora kostnaden, och tyvärr behöver många företag minska personalstyrkan när det går sämre.

Men, det finns några saker du kan göra för att lyckas behålla medarbetarna. Här har vi listat våra favoriter:

1. Få koll på vilka medarbetare som är produktiva och lönsamma, och vilka som kan behöva nya uppgifter eller mer stöttning för att prestera bättre. Rätt person på rätt plats, helt enkelt! Ett smart sätt att undersöka detta är att använda ett bra tidredovisningssystem, till exempel Visma Tid. Snart ser du vilka medarbetare som är fungerar bra, och vilka som behöver hjälp att prestera bättre.
2. Om det inte finns tillräckligt med pengar måste du antingen sälja mer – eller skära ner någonstans. Gå igenom din budget och ställ frågan: vilka kostnader är inte nödvändiga för att företaget ska fungera? Det kan exempelvis vara en leasingbil, prenumerationer eller konferensresor. Ställ kostnader mot varandra – och satsa på det som känns mest prioriterat eller kostnadseffektivt.
3. Lägg tid på rätt saker. Även i tuffa tider är försäljningen a och o. Kan fler av medarbetarna bidra i säljet? Kan ni merförsälja till nuvarande kunder? Satsa på försäljningen!

Vi fattar, bokföring kan låta krångligt! Men oavsett om du driver företag eller har en helt-fantastisk-affärsidé-du-måste-förverkliga-nu, så behöver du en skön lösning packat med coola grejer. Bokföring ska puttra på tryggt och säkert i bakgrunden och skapas av sig självt, som simsalabim. Prova Visma eEkonomi gratis här!

Vad kostar egentligen mina anställda?

Låt oss ta ett exempel: Du har en anställd som är 27 år och har 25 000 kronor i månadslön (och en fast anställning med vanlig semester) Då ska ditt företag betala lön, arbetsgivaravgifter, semestertillägg och eventuell tjänstepension. Börja med att räkna ut årslönen och sedan månadskostnad.

Så här räknar du ut en anställds månadslön:

1. 25 000 (månadslön) x 12 (månader) = 300 000 kr (årslön)
2. 25 000 (månadslön) x 0,43 % (semestertillägg) x 25 (semesterdagar) = 2 688 kr (semestertillägg)
3. 300 000 (årslön) + 2688 (semestertillägg) = 302 688 x 31,42 % (arbetsgivaravgift) = 95 105 kr (arbetsgivaravgifter)
4. 302 688 (årslön + semestertillägg) x 5 % (av lön tjänstepension/avtalspension) = 15 134 kr (tjänstepension/avtalspension)

Totalkostnad per år för företaget:
300 000 + 2688 + 95 105 + 15 134 = 412 927 kr

Månadskostnad per år för företaget:
412 927 kr / 12 mån = 34 411 kr

Detta är ett exempel. Och det är inte bara lönen som avgör hur mycket en anställd kostar. Här är andra exempel på kostnader du behöver ta in i budgeten när du ska svara på frågan “vad kostar en anställd?”:

• Mobil och dator
• Kontor
• Eventuella verktyg
• Tjänstebil
• Utbildningar
• Sjukfrånvaro
• Pension
• Försäkringar
• Löneprogram och andra program kopplade till den anställde
• Kostnader för rekryteringen
• Andra förmåner som gymkort, terminalglasögon, förhöjd ersättning vid föräldraledigheter, städhjälp etc

Kalkylator:Här kan du räkna ut vad en anställd kostar.

Hur vet jag om mina anställda gör rätt saker?

Det vet du inte förrän du börjar mäta! Något av det viktigaste är att få kontroll över din och medarbetarnas tid. Varför då? Jo, genom att ta makten över tiden och jobba med rätt systemlösningar får du inte bara en smidigare och effektivare vardag, du får också koll på arbetsbelastningen så att du kan göra rätt prioriteringar och sätta både lönsamheten och dina anställda i fokus. Du får helt enkelt bättre förutsättningar att skapa ett hållbart företag.

Om ni vill öka antalet debiterbara timmar behöver ni förstå hur timmarna fördelas idag. Med ett tidredovisningssystem kan ditt företag mäta exakt antal debiterbara timmar och hitta förbättringspunkter. Var tjänar vi pengar och var behöver vi göra förändringar?

Ett bra tidredovisningssystem ska ha:

1. Tidsregistrering av fakturerbar tid, körjournal och rapportering av materialåtgång.
2. Kunna hantera kontakter, checklistor och arbetsplatsbeskrivningar. Det är också bra om systemet ger möjlighet att bifoga bilagor till respektive projekt.
3. Funktioner för tidsregistrering av interntid, utlägg, kvitton och traktamente.

Håll koll på tiden! Ett tidredovisningssystem ska ha det där lilla extra, som från en annan dimension. Prova Visma Tid gratis i 14 dagar här!

Smartaste sätten att anställa just nu – tänk så här

Om du just nu funderar på att anställa kan det vara smart att veta vilka alternativ som finns. Det finns två typer av anställningsformer: tillsvidareanställning och tidsbegränsad anställning. Tillsvidareanställning är detsamma som fast anställning.

I tuffare tider (där du vill minska kostnaderna och risken) – kan det vara extra lämpligt att se över alternativa anställningsformer. Det kan vara en win-win för både företaget och medarbetaren. Du som företagare får arbetskraft och personer som kanske har lite svårt att komma in på arbetsmarknaden får sysselsättning. Det kan till exempel handla om:

Provanställning

Provanställning är ett bra sätt att lära känna personen och se hur hen fungerar i företaget. Det finns ingen uppsägningstid för provanställda arbetstagare. Istället gäller att de har rätt till underrättelse om att provanställningen kommer att upphöra 14 dagar i förväg.

Anlita frilansare

Vill du inte ta risken en anställd innebär, kan det vara smartare att anlita. Ofta kostar det lite mer, men du vet vad du får och kan justera tid och ersättning över tid. Tänk på att ha tydliga avtal om leverans och omfattning, samt om vad som händer om tiden/arbetet ska minska eller öka över tid.

Ta in en praktikant

En praktikant kan vara ett toppensätt att få in “kostnadsfri” kompetens – men om det är fel person kan det istället äta upp din egen tid (eftersom du måste handleda personen). Var nästan lika noga när du rekryterar praktikanter som när du rekryterar anställda. Ett bra tips är att titta på de skolor som utbildar inom ditt område – har de praktik under skolåret?

Tips! Inom vissa yrkesutbildningar kan det ingå en lärlingsutbildning. Det innebär att mer än hälften av utbildningen är förlagd på en arbetsplats. Du som arbetsgivare kan få statsbidrag för att ta emot en lärling.

Anställda med stöd

Arbetsförmedlingens stöd, arbetspraktik, kan hjälpa unga att komma ut i arbetslivet, långtidsarbetslösa att få en nystart eller fungera som en prova-på-period. Arbetsförmedlingen matchar dig som arbetsgivare med praktiksökande och hjälper dig också att planera praktiken.

Praktik innebär att den arbetssökande provar på att arbeta på en arbetsplats för att få arbetslivserfarenhet och handledning. Praktiken kan vara upp till sex månader och bestäms utifrån praktikantens behov. Du behöver inte betala lön eller arbetsgivaravgifter utan praktikanten får aktivitetsstöd från Försäkringskassan och är också försäkrad för arbetsskada.

(Källa: Verksamt.se)

Tips! Vilket sätt du än anställer på behöver du ha ett riktigt bra löneprogram – som hjälper dig att hantera allt kring anställdas löner. Ett lönesystem ska inte bara vara smart, det ska vara väldigt smart. Och fullpackat med finesser som du inte ens visste att du behövde. Ett exempel på ett sådant program är Visma Lön Smart. Låt degen sköta sig själv!

Ska jag välja erfarenhet eller den som är mest driven?

Detta är en fråga som inte har ett svar! Idag pratar vi ofta om “Hire for attitude, train for skills” – och det ligger mycket i det. En oerfaren person med rätt ambition kan lära sig sakkunskaperna. Medan det kan vara svårare att motivera någon som har kunskapen, men som inte har lusten.

Tänk så här: välj aldrig någon som inte har drivkraften. Människor med driv kommer att göra det som krävs för att klara uppgiften.

Tips! Gå Visma Spcs kostnadsfria löneskola, som består av 10 olika guider som ger en grundläggande förståelse för löneadministration i småföretag. Anmäl dig här!

Håll koll på de nya LAS-reglerna

Nya LAS, som börjar gälla 1 oktober 2022, gör det enklare för arbetsgivaren att fördela arbetskraften på rätt plats. Här är en sammanfattning av de nya LAS-reglerna

• Heltidsanställning blir norm om inget annat avtalas
• Allmän visstidsanställning ersätts av Särskild visstidsanställning med nya regler
• Turordningsregler och omställningstid införs vid ”hyvling” (neddragning av arbetstid)
• Begreppet ”saklig grund” ersätts av ”sakliga skäl” vid uppsägning
• Ändrade regler vid tvist om uppsägning av personliga skäl
• Fler undantag från turordningsregler vid uppsägning på grund av arbetsbrist

Tips! Läs allt om de nya LAS-reglerna här.

Om Visma Spcs
Lev ut din passion! Visma Spcs har alltid trott på att människor och samhället i stort växer och mår bättre när fler vågar göra företag av det bästa de vet. Därför vill vi göra företagandet lustfyllt och enkelt med hjälp av självkörande ekonomisystem. Administration ska vara det enklaste som finns, så att du kan leva ut dina drömmar. Det är vår passion. Make it a business.