Optimala videomöten i 8 steg – här är checklistan
Hur gör jag möten på distans lika effektiva som när vi ses? Hur får jag alla att komma till tals? Hur skapar jag kreativa videomöten? Tele2:s Jessica Levin ger dig svaren.
Många företagsledare har en utmaning i att skapa videomöten med fullt fokus. Därför har Jessica Levin, som är direktör för SME (små och medelstora företag) på Tele2, tagit fram några enkla råd som ser till att koncentrationen är på topp.
Steg 1: Håll korta möten för att öka energinivån
Håll generellt kortare möten för att hålla energi och fokus uppe. Digitalt krävs inte lika lång startsträcka med småprat och tid för att hämta kaffe. Varför inte boka 15 minuters-möten när det är något snabbt som ska avhandlas? Av gammal vana bokar vi ofta en timme även när det inte behövs.
Steg 2: Ta pauser mellan era onlinemöten
Se till att det blir en kort paus mellan onlinemöten så alla hinner ställa om till nästa möte. Om ni har ett längre möte som sträcker sig över en timme, tar ni minst fem minuters paus per timme.
Om mötet är längre kan ni köra pausgympa för att få igång energin igen. Det gör ni såklart tillsammans, det finns garanterat någon i ditt team som vill leda detta.
Läs också:Så lyckas du med onlinemöten – expertens bästa tips.
Steg 3: Gående möten ger härlig energi
Passa på att ta vissa möten där deltagarna är ute och går samtidigt. Detta får igång syresättningen och ökar snabbt energin. Om det behövs, kan en av deltagarna “stanna hemma” och ta noteringar.
Steg 4: Involvera alla i mötet
Försök involvera alla i mötet genom att aktivt fråga även de som är mer tysta och dela ut ordet så att alla får komma till tals.
Ha som standard att göra en “laget runt” när beslut ska tas och när viktiga frågor ska diskuteras, för att säkerställa att alla kommer till tals. Digitalt är det extra viktigt, det är lätt att gömma sig bakom en skärm.
Steg 5: Låt agendan vara supertydlig
Ha en tydlig agenda så alla vet vad som gäller för just ditt möte. Är det ett informationsmöte, diskussionsmöte eller beslutsmöte? Ställ frågor innan och efter mötet.
Innan mötet
- Vilka behöver vara med i mötet?
- Hur lång tid behöver vi till mötet?
- Vilka beslut ska tas?
- Vilken teknik behöver vi för att genomföra mötet?
Under mötet
- Vad blir nästa steg efter mötet?
- Hur ska vi följa upp?
- När ska vi ha nästa möte?
- Var detta ett möte som tog oss framåt, eller kan vi göra på något annat sätt nästa gång?
Läs mer:14 smarta verktyg för distansarbete och onlinemöten.
Steg 6: Använd mötesroller för att engagera medarbetarna
Ett annat sätt att engagera medarbetarna i ett onlinemöte är att ge deltagarna olika mötesroller. Ordförande, sekreterare eller teknikansvarig. Vilka roller behöver ditt onlinemöte? Den som är teknikansvarig får ansvar för att tekniken fungerar och att alla använder och förstår samma program.
Steg 7: Video blir mer personligt än bara ljud
Använd gärna videomöten så att ni kan se varandra, det blir mer interaktivt och man kan använda fler sinnen.
Läs mer:Här kan du jämföra olika lösningar för videomöten.
Steg 8: Glöm inte bort det sociala
Sedan 2011 har Tele2 Företag gjort en undersökning om digitaliseringen på svenska företag. I årets undersökning har man med hjälp av SIFO undersökt svenskarnas inställning till distansarbete både innan och under Corona. Där anger 4 av 10 att de upplever att deras relation till sina kollegor har blivit sämre, varav 1 av 10 upplever att den blivit betydligt sämre.
Så glöm inte bort sociala videomöten såsom digitala after works och fikapauser. Här ska det finnas tid för småprat – så som man gör vid kaffemaskinen. Gå laget runt och be alla “checka in” hur de mår just nu.
När alla jobbar på distans är det ännu viktigare att vara tydlig med företagets kultur och värderingar. Var noga med att prata om “företagets varför” så ofta som möjligt, så att alla kommer ihåg varför ni gör det ni gör.
Läs mer: Upptäck Huddleroom – den färdiga lösningen för snabba och enkla videosamtal.
