Psst, innan vi startar! Här kan du ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning.
Okej, nu till verkligheten för många företagare. Du har kvitton i mobilen, mejlen och kanske i några jackfickor. När du fastnar med bokföringen på kvällen eller helgen saknar du någon att fråga – eller en inbyggd AI-assistent som kan hjälpa dig vidare. Och varje gång det är dags för momsdeklaration lovar du dig själv att nästa gång ska du ha bättre ordning.
Känner du igen dig?
Det är lätt att hamna i gamla hjulspår och med samma bokföringsprogram år efter år. Du kan det ju redan, och tanken på att byta känns ungefär lika lockande som att göra bokslut på julafton.
Men frågan är inte bara vilket program du har, utan vad det kostar dig att ha det. Och startar du företag just nu? Då är det här ett bra läge att välja rätt från början.
Så låt oss gå igenom
- Vad som krävs av ett bokföringsprogram
- Vad det kostar att ha fel lösning
- 5 tecken på att det är dags att byta
- Och slutligen, hur du hittar rätt och byter till en ekonomiplattform som håller för framtiden
Då kör vi!
Prova Spiris gratis
Spiris ekonomiplattform är komplett från början med bokföring, fakturering, deklaration, årsredovisning, app och möjlig koppling till ditt AI-verktyg. Japp, alla lösningar du behöver för att automatisera företagets ekonomi. Alla kan testa gratis (läs hur gör det här) och nystartade bokför gratis i sex månader.
Måste jag ha ett bokföringsprogram?
Kort svar: du måste bokföra, men du får välja hur. Alla företagare är skyldiga att bokföra, oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag, och kraven är desamma oavsett om du startade i går eller har bokfört i tio år. Men det finns faktiskt inget generellt lagkrav på att du måste välja ett särskilt bokföringsprogram.
Däremot måste bokföringen uppfylla bokföringslagens krav. Det innebär bland annat att:
- Alla affärshändelser ska bokföras och kunna styrkas med underlag.
- Det ska gå att följa och kontrollera bokföringen i efterhand.
- Räkenskapsinformationen ska som huvudregel sparas i sju år.
- Bokförda uppgifter ska inte kunna ändras eller raderas utan att det går att följa vad som har hänt.
Kan jag då bokföra i Excel? Nja, ett vanligt Excelark är inte en lämplig lösning för den löpande bokföringen, oavsett storlek på bolag. Problemet är just flexibiliteten. I ett vanligt kalkylark kan du ändra eller radera en siffra utan att det syns, och då är det svårt att uppfylla kravet på att bokföringen ska gå att följa i efterhand. Excel räknar inte heller ut momsen åt dig, hämtar inte transaktioner från banken och påminner dig inte om obetalda fakturor.
En enkel lösning kanske kan fungera ett tag. Men ju fler affärshändelser du har, desto större är risken att det blir fel – och desto dyrare blir det att reda ut i efterhand. Ett riktigt bokföringsprogram gör det enklare att uppfylla kraven och minskar risken för misstag.
Vad kostar det att ha fel lösning?
Ett vanligt misstag är att bara titta på månadspriset, men den verkliga kostnaden syns sällan på fakturan från programleverantören. Har du fel lösning märks det i stället i vardagen:
Tid. Du knappar in samma uppgifter flera gånger och matchar betalningar för hand.
Missade pengar. En faktura som aldrig skickades, eller en påminnelse som aldrig gick i väg.
Fel i momsen. Ett felaktigt avdrag här, en dubbelbokning där – och plötsligt behöver deklarationen rättas.
Stress inför bokslutet. Och fler timmar hos redovisningskonsulten för att reda ut det som kunde ha varit i ordning från början.
I värsta fall håller inte bokföringen om Skatteverket vill granska den. Det händer sällan, men det är därför kraven finns.
Billigt kan också bli dyrt. Gratisprogrammet som plötsligt började kosta pengar. Eller den billiga lösningen utan bankkoppling och lön, som gör att du behöver ett system till – och sedan ett till. Fler inloggningar, fler kostnader och fler ställen där det kan bli fel.
Räkneexempel: Säg att du lägger tre timmar extra i månaden på manuellt ekonomiarbete och värderar din tid till 500 kronor i timmen. Det blir 1 500 kronor i månaden, eller 18 000 kronor om året. Då är det plötsligt inte några tior i månadsavgift som är den stora posten.
5 tecken på att det är dags att byta bokföringsprogram
Okej, då till den stora frågan. Hur vet du egentligen om ditt nuvarande bokföringsprogram håller måttet? Här är fem varningssignaler som kan vara värda att ta på allvar.
Psst! Sitter du med ett bokföringsprogram som inte är anpassat för framtiden? Det är enkelt att byta till Spiris, läs hur du gör det här.
1. Du lägger fortfarande massor av tid på att knappa in uppgifter
Skriver du manuellt in betalningar från banken? Registrerar samma kunduppgifter på flera ställen? Eller sitter och matchar fakturor och betalningar för hand?
Då finns det förmodligen tid att spara.
Moderna bokföringsprogram kan kopplas direkt till banker som Handelsbanken, SEB, Swedbank och Nordea, och nya aktörer som Revolut och Lunar. Med en bankkoppling kan programmet hämta transaktioner automatiskt och hjälpa dig att matcha betalningar mot rätt fakturor. Många återkommande moment kan dessutom automatiseras.
Fråga dig själv: Hur många timmar i månaden lägger jag på uppgifter som ett system egentligen skulle kunna göra åt mig?
2. Du har kvitton och underlag på fem olika ställen
Ett kvitto i mejlen, ett annat i bilen och ett tredje någonstans i skrivbordslådan. Sedan kommer bokföringsdagen och det stora detektivarbetet börjar.
Med en bra digital lösning kan du istället fota kvittot direkt med mobilen. Programmet kan tolka belopp, moms och andra uppgifter och hjälpa dig att bokföra inköpet. Underlaget sparas digitalt tillsammans med bokföringen.
Det är inte bara smidigare. Du minskar också risken att viktiga underlag försvinner.
3. Du betalar för flera system som inte pratar med varandra
Ett program för bokföring, ett annat för fakturering och ett tredje för löner. Kanske ytterligare ett för kvitton och utlägg.
Visst kan det fungera. Men det kan också innebära fler kostnader, fler inloggningar, dubbla versioner av samma kunduppgifter – och onödigt dubbelarbete. Därför är det klokt att jämföra den totala kostnaden för din ekonomiadministration, inte bara priset på själva bokföringsprogrammet.
En samlad ekonomiplattform, där bokföring, fakturering, löner och andra funktioner arbetar tillsammans, kan både förenkla vardagen och minska behovet av separata tjänster. Du abonnerar förstås bara på de delar du behöver.
Tips! Få gratis rådgivningVerkar det krångligt att byta eller välja ekonomiplattform? Prata med en av Spiris experter, helt kostnadsfritt. Boka rådgivning om hur du kan sköta företagets ekonomi här.
4. Du vet inte hur företaget går förrän månaden är slut
Hur mycket har du fakturerat den här månaden? Vilka kunder har inte betalat? Hur ser kostnaderna ut jämfört med förra året?
Om du behöver lägga en timme på att sammanställa siffrorna varje gång du vill ha svar är det kanske dags att se över ditt system.
När bokföringen sker löpande i ett program uppdateras rapporterna också löpande, och du kan fatta beslut utifrån hur det faktiskt går i stället för hur du tror att det går.
I Spiris app kan du dessutom direkt se hur företaget mår, utan att behöva leta efter siffrorna.
5. Ditt företag har vuxit – men inte ditt bokföringsprogram
Kanske har du anställt, fått fler kunder eller börjat sälja via e-handel eller kassasystem. Lägger du allt mer tid på att få programmet att räcka till, med extra system, exporter och handpåläggning, har företaget förmodligen vuxit ur det.
Då är det viktigt att välja ett program som kan växa med företaget. Titta därför inte bara på vad du behöver i dag, utan också på vad du kan tänkas behöva om två eller tre år.
Tips från Spiris
Känner du igen dig i flera av tecknen? En vanlig flytt till Spiris tar cirka 20 minuter, och flytthjälpen är kostnadsfri. Läs mer om hur ett byte går till här.
Program eller ekonomiplattform – vad är skillnaden?
Ett bokföringsprogram bokför, en ekonomiplattform samlar det mesta av ekonomiarbetet på ett ställe: bokföring, fakturering, lön, moms och bokslut.
Skillnaden märks i hur allt hänger ihop. Ta ett vanligt inköp: du fotar kvittot i Spiris-appen och får hjälp att bokföra det, med rätt moms. När betalningen dyker upp från banken kopplar du ihop den med kvittot med ett klick. När det är dags för momsdeklarationen finns underlaget redan på plats.
Samma sak med fakturorna: du skickar fakturan, kunden betalar och Spiris matchar och bokför betalningen åt dig, utan att du behöver flytta siffror mellan system. (Så fungerar till exempel Spiris ekonomiplattform)
Alla program gör inte allt det här, och alla företag behöver inte allt från första dagen. Men det är bra att känna till skillnaden när du jämför.
Tänk två år framåt
Oavsett om du väljer ditt första program eller ett nytt: titta inte bara på vad du behöver i dag. Klarar programmet lön den dag du anställer? Kan du samla flera bolag på ett ställe? Kan du koppla på andra verktyg, till exempel ditt AI-verktyg (läs här hur du kopplar ekonomiplattformen till ditt AI-verktyg)? Och hänger leverantören med när kraven ändras? E-faktura blir till exempel allt vanligare.
Startar du företag nu är det extra smart att tänka så. Väljer du något du kan växa i slipper du byta om några år.
Tre frågor att ställa innan du väljer
Funktionerna skiljer sig mellan programmen, men tre frågor säger mycket om huruvida du har hittat rätt:
1. Vad kostar det totalt? Räkna med din egen tid och de andra system du behöver vid sidan av, inte bara månadspriset.
2. Hänger allt ihop? Finns bokföring, fakturor, lön och moms på samma ställe, eller måste du flytta siffror mellan olika system?
3. Kan du prova innan du bestämmer dig? Ett bra program låter dig testa i lugn och ro, och tack vare SIE-formatet kan du ta med dig bokföringen om det inte passar.
Vill du gå på djupet i vilka funktioner du ska jämföra? Läs Driva Egets guide Vilket bokföringsprogram ska jag välja 2026?
Är det krångligt att byta bokföringsprogram?
Här kommer kanske den bästa nyheten för dig som har gått och funderat på att byta ett tag: det behöver inte vara särskilt svårt.
I Sverige flyttas bokföring med ett standardiserat filformat som heter SIE. Det gör att du kan föra över bokföringsuppgifter till ett nytt system utan att behöva registrera allt från början.
Däremot är det viktigt att kontrollera vilka uppgifter som faktiskt följer med. Kundregister, fakturor, bildunderlag och andra uppgifter kan behöva hanteras separat.
Så här kan ett byte gå till:
- Fundera på vad som skaver i dag och vad du vill kunna göra framöver.
- Ta reda på hur du exporterar från ditt nuvarande program och vad som följer med.
- Ta hjälp med flytten. Många leverantörer erbjuder guider eller personlig hjälp.
- Kontrollera att allt stämmer, till exempel att saldona på kontona är rätt från start, innan du börjar arbeta i det nya systemet.
Har du andra system som redan fungerar bra behöver du inte nödvändigtvis byta ut dem. Ett bokföringsprogram med bra integrationsmöjligheter kan ofta kopplas ihop med dina befintliga verktyg.
Ett bra ekonomiplattform ska göra företagarlivet enklare
Att välja bokföringsprogram är kanske inte det roligaste beslutet du fattar som företagare. Ändå har valet stor påverkan på din vardag – varje vecka, varje momsperiod och varje bokslut.
Oavsett om du precis har startat eller har drivit företag i många år är målet detsamma: mindre administration, bättre koll på ekonomin och mer tid till att utveckla företaget.
För visst finns det roligare saker att göra än att leta kvitton på söndagskvällen?
Om Spiris
Att driva företag med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration. Läs mer på Spiris.se.
