Ständigt stressad? Här är ditt superverktyg!
När att göra-listan
är nästan lika lång på eftermiddagen som den var på morgonen, behövs ett
superverktyg. Effektivitetsexperten David Stiernholm förklarar
viktigt-/bråttom-matrisen.
Nästan alla kan berätta om dagar när planen spruckit redan före förmiddagsfikan. Det dyker upp något. Man blir avbruten av någon som behöver ens hjälp. Det kom ett jobbigt mejl, några samtal.
– Då är vi nog inte så bra på att uppskatta hur mycket vi kommer att hinna på en dag. Man kan välja mellan att varje dag blir ett nederlag, eller så anpassar man sig, säger David Stiernholm.
Utgå från företagets mål
Då gäller det också att anpassa sig smart, så att man ändå
har tid till det som är viktigt för företaget i ett längre perspektiv.
Ett sätt att anpassa sig kan vara att man gör sig
otillgänglig. Man jobbar hemifrån, stänger ner mejlen och telefonen. Eller att
man kommer överens om speciella tider på dagen då alla på kontoret ska jobba
ostörda. Frågor får vänta helt enkelt.
LÄS OCKSÅ: STÄNDIGT STRESSAD? GÖR SÅ HÄR!
Men sedan finns viktigt-/bråttommatrisen att ta till också.
– Bland dem jag träffar är det alldeles för få som har definierat vad som är viktigt. De är alla ambitiösa och då blir det lätt väldigt mycket som är viktigt. Allt som har med verksamheten och jobbet är viktigt. Sedan vill vi vara hjälpsamma och hyggliga mot kollegorna, så är det någon som behöver hjälp med någonting är det viktigt. Och så är det kunderna som är viktiga. Allt är viktigt!
Men allt är inte lika viktigt. Så här lär du dig sortera vad
du ska fokusera på – och vad som faktiskt kan vänta.
1. RITA SYSTEMET
Två axlar, på den ena mäter du hur bråttom något är, på den andra hur viktigt det är. Det blir fyra fält, se illustration. Ju, längre till höger och ju högre upp, desto viktigare.
2. BESTÄM POSITIONER
Fundera över dina uppgifter. Bedöm alla utifrån dina mål för
verksamheten. Är det viktigt för att nå målen? Är det viktigt men inte bråttom?
Är det bråttom men i själva verket inte viktigt för att nå målen?
– Som jag ser det är prioriteten något som bestäms av
kombinationen av bråttom och viktigt. Är det både och har det högsta prioritet
för att nå mina mål, säger David.
3. GÖR UNDANTAG
Ibland måste man kunna göra avsteg. Till exempel om en
kollega behöver hjälp med något som kanske inte hjälper dig att uppfylla dina
egna mål, men som är viktigt för hela företagets mål.
4. SÄTT AV STRATEGITID
Uppgifter som är jätteviktiga på sikt, men inte är bråttom nu riskerar alltid att stryka på foten. Därför ska du blocka tid för det i kalendern. Fundera på hur många timmar i veckan du behöver. Boka dem på vanligtvis lugna timmar. Boka om – men bara om dina timmar ryms i samma vecka.
LYSSNA PÅ PODDEN MED DAVID HÄR.
