Driva Eget

Så får du perfekt struktur i 8 steg

Gustaf Oscarson 20 april, 2021 • Uppdaterades 18 december, 2024 • 9 minuters läsning

Vad är det egentligen som avgör om ett företag blir framgångsrikt? Är det din passion? Eller en tydlig struktur? Här lär vi dig att få perfekt struktur – företagarens kanske viktigaste uppgift.

Yes, dags för supertipsen som skapar perfekt ordning och struktur i ditt företag men också i ditt liv. Så fram med papper och penna, för det här vill du inte missa.

Inspiration eller struktur – vad är viktigast?

För att bygga ett framgångsrikt företag är passion, motivation, inspiration (kalla det vad du vill) en avgörande faktor hos grundaren och medarbetarna. Men räcker det?

Vi tror inte det, För om bara passion hade varit avgörande, hade vi sett betydligt fler framgångsrika företagare. Tänk bara på alla kreatörer där ute, som är fantastiska på att måla, skriva och skapa. De är otroligt passionerade för “sitt kall”. Men driver de framgångsrika företag? Nja, inte alltid va?

På andra sidan skalan har vi “de strukturerade”. De som bygger strukturer, processer, strategier. Som filar på sina affärsplaner i oändlighet, tills möjligheten har gått dem förbi. De saknar passionen för att hoppa ut i det okända och
inspirationen för att tänka nytt och vågat.

Passionerade och kreativa företagare tror ofta att struktur ska döda deras skaparkraft. Därför förblir de småföretagare som byter sin kreativitet mot en låg ersättning. På motsvarande sätt agerar många strukturerade företagare. De
ser galna idéer och ständig kreativitet som ett hot mot ordningen, och med kalkyler, budgetar och strategier tar de död på varje uns av fantasi. Det är lika illa.

Tips! Om du vill lyssna på tipsen som poddavsnitt istället gör du det här nedanför eller direkt i din favoritplattform. Välj mellan Apple Podcasts, Spotify eller Acast. Tips! Prenumerera på Starta Eget-podden för att inte missa något avsnitt!

Struktur äter inspiration till frukost

Ibland säger vi att struktur äter inspiration till frukost – men räcker struktur som framgångsrecept? Knappast. Det är när passion och motivation samverkar som vi verkligen kan se resultat.

Kanske har du båda egenskaperna i dig. Grattis! Om inte, se till att teama ihop dig med någon som har det du saknar. Annars kommer ditt företag aldrig att lyfta.

Men genom att förbättra vår struktur får vi mer tid över till det viktiga. Eftersom det handlar om hur vi arbetar hela dagarna får små förändringar stora effekter i vad vi får gjort, hur effektiva vi är och vilken servicenivå vi håller. Du kan tänka så här: om jag kan bli en timme mer effektiv varje dag, hur stor skillnad skulle det göra på ett eller fem år?

Läs också:Ta dig ur ekorrhjulet – så här gör du

Våra bästa tips för struktur och effektivitet

Med det sagt hoppar vi rakt in på våra bästa tips för att skapa ordning och struktur en gång för alla. Men hur kommer ditt företagarliv att förändras om du använder tipsen och verktygen? Vi är övertygande om att du kommer att få massor med tid över till det som är viktigt. Det kan vara affärsutveckling och försäljning, men också din familj och din hälsa.

Du känner dig mindre stressad när du inte behöver lägga tid på oväsentliga saker. Och – du skapar ett liv som hela tiden blir mer och mer värdefullt för dig.

Är det något som du skulle vilja åstadkomma och ha i ditt liv? Bra, då kör vi igång!

1. Ha bara en to do-list

Har du mer än en to-do-lista? Post-it:s? Datorn? En mobilapp? Lösa papperslappar du aldrig hittar?

Been there, done that. Rådet är att skriva upp allt du har att göra på bara ett enda
ställe. Det kan vara i en app, i ditt mail- och kalenderprogram, i ett block eller någon annanstans. Det viktiga är att stället är ett enda.

Du får snabbt överblick över allt du har att göra och känner oftare att du har ryggen fri. Att bara ha en to-do-lista spara otroligt mycket tid.

Ett tips är programmet Things. Där kan du lägga in alla dina to-do:s, skriva anteckningar om dem, sätter deadlines och välja vilket projekt de tillhör. Och det bästa av allt är att det går att tagga upp dem på ”var du kan göra dem, till exempel när du sitter på tunnelbanan”, och hur lång tid det tar, till exempel 15 minuter. När du sedan sitter på tunnelbanan och har 15 minuter över,
kan du välja att bara se de to-do:s du kan göra just då. Smart va?

Läs också: 10 verktyg för att få energi och inspiration

2. Skapa en översikt över dina stora uppgifter

Utöver din to do-list behöver du ha en komplett översikt över dina större uppgifter och projekt som tar längre tid än en arbetsdag. Alla större uppgifter behöver du bryta ner i mindre steg för att få dem gjorda (och inte skjuta upp dem), därför hör de inte hemma i din to do-list.

I din to do-list ska det endast finnas uppgifter som var och en tar mindre tid än enarbetsdag. Så se till att har en övergripande bild över samtliga större uppgifter på ett annat ställe. Det är ett otroligt viktigt steg i din struktur.

3. Skapa en önskelista

Ditt liv är alltid fullbokat, och du behöver ta bort något för att kunna lägga till något. Skriv ner allt du gör på en lista och gradera allt i viktighetsordning. Skriv sedan ner allt du skulle vilja göra mer av på en lista, och gradera även det i
viktighetsordning.

Byt sedan ut de saker som är minst viktiga i ditt nuvarande liv, mot det som står högst upp på din önskelista. Detta är ett bombsäkert sätt att göra livet mer värdefullt.

Vet du inte exakt var du lägger din tid idag, rekommenderar vi apparna som visar hur du spenderar din tid på datorn och telefonen. Det är sällan en trevlig läsning. Du kan till exempel använda appen Moment eller Screen Time, som finns på iPhone. Äntligen kan du alltså få struktur på ditt mobil- och datoranvändande!

Läs också:Livshjulet – ditt kanske viktigaste verktyg för framgång

4. Samla allt du väntar svar på från andra

Bestäm dig för ett ställe där du noterar allt du väntar svar på från andra. Vi använder oss av en mapp i våra mailprogram som heter ”väntar på svar”, där lägger vi alla mail som vi väntar på svar på.

Om du samlar allt på ett ställe får du bättre kontroll och färre saker rinner ut i sanden, och med bättre struktur kan du snabbt påminna dem som behöver påminnas. Och du får det du behöver i bättre tid än tidigare.

Det här innebär inte att du ska låta mail bli liggande i mailkorgen. Unna dig känslan av att tömma inkorgen varje dag, det är en befriande känsla att mötas av en tom inkorg!

5. Strukturera dagen efter dina mål – använd Drömkalendern

Tydliggör för dig själv vilka konkret formulerade och mätbara mål du arbetar mot det här året. Först när du vet det, kan du göra en medveten och korrekt prioritering bland allt du har att göra. Och för att nå dina mål och veta vad som är viktigast, behöver du prioritera i din kalender.

Vi brukar använda oss av något vi kallar för Drömkalendern. Det innebär att du skapar en kalender i ditt kalenderprogram som är din ultimata vecka (låt den ligga i bakgrunden). Sedan har du en annan kalender som är din riktiga. Strategin är att
hela tiden ändra, flytta, lägga till och ta bort saker som gör att din vanliga kalender och drömkalendern ser likadana ut.

Läs också:Så gör du en bucket list – och får den att bli verklighet

6. Skapa struktur på skrivbordet

Sträva efter att få undan allt material från ditt skrivbord som du inte arbetar med just nu eller som inspirerar dig. Tomma ytor distraherar mindre än information du behöver senare. Så se till att ha ordning och struktur på din arbetsplats.

7. Återanvänd texter med TextExpander

Skriver du ofta samma texter om och om igen, till exempel samma säljmail eller veckobrev till medarbetarna? Skaffa då en textbank för formuleringar och svar som du behöver skriva återkommande.

Vill du förenkla ännu mer, använder du ett textexpansionsverktyg som skriver det du vill ha skrivet men vill slippa skriva (själv). Använd då ett verktyg som till exempel Text Expander, som är en digital textbank där du sparar dina bästa texter och ger varje text en speciell kod, till exempel A1. I vilket program du sedan
än använder, trycker du bara in koden och hela texten uppenbarar sig. Otroligt smidigt.

Du kan dela textbanken med dina medarbetare också. Det bästa är att programmet hela tiden räknar ut hur många timmar du har sparat.

8. Låt programmen göra grovjobbet

När vi ändå är inne på smarta program tänkte vi skicka med några fler tips på verktyg som har varit räddaren en nöden för många framgångsrika företagare. Se till att använda någon typ av projekthanteringsprogram för att få ordning på alla företagets projekt.

Asana för projekthantering

Vi gillar Asana (här får du färglada enhörningar när du har bockat av en uppgift!) Det finns en mängd liknande program att välja på beroende på vilka behov du har. Ett program för projekthantering borde alla företag ha.

Slack för kommunikation

Skaffa även ett program för kommunikation och skippa att maila varje liten fråga till dina medarbetare. Du minimerar inte bara mängden mail i din inkorg, det blir även ett mycket enklare sätt att hålla ordning på en konversation än en massa cc-mail.

Vi använder oss av programmet Slack som fungerar utmärkt för våra bolag. Och när vi ändå är inne på struktur är det omöjligt att inte nämna något om ekonomi och kanske framförallt kvittohantering. Upp med en hand om du någon gång har
drunknat i papper och kvitton?

Men det finns smarta program här också. Vi gillar Skovik där du enkelt fotar dina kvitton och lagrar dem digitalt. Samma funktioner finns i appar hos de flesta
stora bokföringsprogrammen.

Sammanfattning: Struktur och ordning

Det var allt vi hade att bjuda på den här gången. Vi hoppas verkligen att du har fått värdefulla tips som hjälper dig att få ordning och struktur i ditt liv som företagare. Och du kan läsa mer om alla verktygen här på på driva-eget.se och på mittföretag.com.

Och du! Missa inte hela serien om hur du bygger ditt drömliv i Starta Eget-podden. Prenumerera på den direkt, och även på våra andra poddar Business Hacks och Ordinary People who do Badass Things.

ANNONS

Innehåll från ALMI

Partner

Ladda ned gratis budgetmall och affärsplansmall för 2025

Behöver du mallar för affärsplan, budget och Lean Canvas? Här kan du ladda ned samtliga helt kostnadsfritt.

Almi 13 december, 2023 • Uppdaterades 29 oktober, 2025 • 4 minuters läsning

När du vill satsa och utveckla ditt företag behövs ofta bra rådgivare och kapital. Almi erbjuder små- och medelstora företag (ditt?) just detta – både rådgivning och finansiering. Dessutom har man kostnadsfria mallar för budget, affärsplan och Lean Canvas.

Lite längre ned får du tillgång till mallarna, men innan vi börjar, se om just ditt företag passar för Almis finansiering här.

Okej, låt oss gå igenom mallarna för affärsplan, budget och Lean Canvas, och hur du enkelt använder dem.

Ladda hem gratis budgetmall

Genom att göra en budget kan du planera verksamheten bättre. Det är väldigt viktigt att ha en plan för företagets ekonomiska framtid, och med en budget får du en överblick över företagets ekonomi. Det skapar en tydlighet och du får en röd tråd att arbeta efter.

Tips! Se videon om hur du enkelt gör en budget till ditt företag.

En budget är inte en spegelbild av verkligheten utan en ekonomisk plan, som du sedan ska jämföra med verkligt utfall. Det betyder att du troligtvis kommer att behöva justera din budget, om företaget till exempel är på väg åt fel håll eller överträffar dina förväntningar. Fastna därför inte i detaljerna utan försök se de stora linjerna.

En genomtänkt och realistisk budget visar på risker och möjligheter i företaget. Den fungerar också som ett stöd för att uppnå målen i företaget. Här kan du läsa om de tre viktigaste sakerna att ha koll på i företagets balansräkning.

Här kan du ladda hem Almis kostnadsfria budgetmall.

Ladda hem gratis mall för affärsplan

Affärsplanen är företagets karta för framtiden och underlättar när du ska träffa banken, andra finansiärer som Almi eller vid möte med en rådgivare. Affärsplanen utmanar dig att tänka igenom företaget och ditt företagande.

Vad är viktigt för ditt företag
Vad vill du uppnå med ditt företag
Hur vill du att företaget ska drivas

I Almis mall till Affärsplan har vi valt att dela upp den i 15 viktiga frågor (inklusive frågor om hållbarhet). Frågorna ger många gånger nya insikter som i sin tur kan leda till att du behöver tänka i nya banor. När du laddar ner mallen får du ytterligare vägledning kring frågorna.

Här kan du ladda ned Almis kostnadsfria mall för affärsplan.

Ladda ned gratis mall för Lean Canvas

Mallen Lean Canvas bygger på den populära Lean Startup-metodiken som går ut på att snabbt få igång och testa en affärsidé för att se om den håller, är lönsam och genomförbar. Kort sagt, om din affärsidé och affärsmodell håller för vidare utveckling.

Lean Canvas är i princip en ögonblicksbild av en hel affärsplan på en enda sida. Genom elva viktiga byggstenar och nyckelantaganden kan du få en överblick av din affärsidé och vilka möjligheter som finns.

När du börjar med den här enklare affärsplanen, slipper du investera en massa tid i en reguljär och omfattande plan som kanske visar sig vara fel väg i slutändan. Du får en möjlighet att redan på idéstadiet rätta till “feltänk” och omvägar till målet.

Ladda ned gratis mall för Lean Canvas här.

Hur kan Almi hjälpa mitt företag?

Almi skiljer sig från banken eftersom de är beredda att ta större risk, och i många fall är din personliga borgen mindre än vid ett traditionellt banklån. Däremot kan räntan vara något högre för att kompensera för den förhöjda risken.

Vilken typ av satsningar finansierar Almi?

Hos Almi börjar resan alltid med samtal hos en erfaren rådgivare, som kan hjälpa dig att se över vilken typ av finansiering som passar ditt företags behov. Genom att prata med våra rådgivare är du som företagare också bättre 'påklädd' för att gå till banken.

Här är några exempel på finansieringsmöjligheter hos Almi:

LånAlmi har olika lån som kan stötta din satsning. Vilket som är bäst för dig kommer du och din rådgivare överens om. Det finns exempelvis företagslån, tillväxtlån, innovationslån, mikrolån och grönt lån. Läs om olika typer av Almi-lån här.
Riskkapital via Almi InvestRiskkapital innebär att du utöver nytt ägarkapital även kan få kunskap och ett värdefullt nätverk. Almi Invest är en aktiv investerare som engagerar sig i bolaget i både med- och motgång. Läs mer om Almi Invest här.
VerifieringsmedelHar du en ny, innovativ idé behöver du ofta undersöka, testa och verifiera olika hypoteser för att se om idén håller. Då kan Almis verifieringsmedel vara helt rätt. Läs mer om Almis verifieringsmedel här.

Här kan du få mer hjälp att utveckla ditt företag

Nu har du mallar för affärsplan och budget, och har lärt dig hur Almi kan hjälpa ditt företag. Avslutningsvis vill vi ge dig några tips på guider som kan hjälpa ditt företag att bli mer lönsamt. Vad sägs om det?

Rekommenderas 1:3 sätt att få bättre likviditet i ditt företag.

Rekommenderas 2: Så kapar du kostnaderna i ditt företag.

Rekommenderas 3:Så får du koll på företagets ekonomi och lönsamhet.

Lycka till!

Nyheter

Får man dra julfesten på företaget? Detta gäller

Ja, du får dra av julfesten – men det finns gränser du måste känna till. Innan du fixar festen eller bokar årets julbord 2025 behöver du ha koll på avdragsreglerna för mat, lokal och underhållning. Vi guidar dig genom moms, förmånsbeskattning och skattefria gränser.

Martin Ahlström 3 december, 2025 • Uppdaterades 3 december, 2025 • 4 minuters läsning

Kan man dra av julbord och julfest?

En julfest räknas som intern representation och är en skattefri förmån för de anställda – så länge det hålls inom rimliga gränser (hur lyxig festen får vara kommer längre ner). Om det bjuds på alkoholhaltiga drycker i samband med julbordet är även detta skattefritt.

Avdrag för mat och dryck

Kostnadsavdrag: Julbordets kostnad för mat och dryck är tyvärr inte avdragsgill
(0 kr).
Momsavdrag: Du får däremot lyfta momsen (ingående mervärdesskatt) för en kostnad på mat inklusive dryck upp till 300 kronor per gäst. Denna möjlighet får du inte missa!

Avdrag för kringkostnader

Lokal och underhållning: Båda är avdragsgilla – upp till 180 kronor + moms per person.
Övernattning: Resor och hotellnatt på annan ort är avdragsgillt. Detta gäller för upp till en natt, och den anställde förmånsbeskattas inte.
Frekvens: De avdragsgilla kringkostnaderna får ni bara göra avdrag för högst två gånger per år. Anordnas fler fester får ni välja vilka två som ska vara avdragsgilla.

Vem får delta?

Även utgifter för tidigare medarbetare, styrelseledamöter och de anställdas make/maka eller sambo samt hemmavarande barn blir avdragsgilla inom beloppsgränserna.

VIKTIGT FÖR ENSKILD FIRMA: Driver du enskild näringsverksamhet har du ingen möjlighet att dra av kostnader för julbord eller liknande personalfester, eftersom du inte räknas som anställd i din egen firma.

Jullunch istället för julfest

Många väljer att gå ut och äta en god jullunch istället för en stor fest. Här är det viktigt att se upp:

Om jullunchen inte är tänkt att fungera som en av företagets årliga personalfester, räknas den inte som intern representation och de anställda ska förmånsbeskattas för måltiden.
Om ni däremot beslutar att jullunchen är företagets formella julfest, gäller reglerna för intern representation (se ovan).

Om du bjuder kunden på julbord eller julfest?

När du bjuder kunder (extern representation) gäller striktare regler:

En vanlig julfest: Kostnaderna för förtäring är inte avdragsgilla (0 kr), och oftast får du inte heller dra av momsen, då en julfest sällan räknas som en enkel representation i samband med ett affärsmöte.
En julfest med affärssyfte: Anordnar du däremot ett event, seminarium eller liknande i samband med julmaten? Då kan kringkostnaderna (t.ex. för enklare underhållning eller lokal) bli avdragsgilla. Du får dessutom lyfta momsen (ingående mervärdesskatt) på utgifter upp till 300 kronor exklusive moms per gäst.

Om du vill lyxa till det ordentligt

Se upp om du planerar en alltför påkostad och lyxig tillställning!

Om festen eller personalresan blir alldeles för dyr och exklusiv riskerar den att ses som överdriven representation eller en förmån. Detta kan leda till att de anställda förmånsbeskattas för delar av kostnaden.

Hela kostnaden (mat, dryck, omkringkostnader) blir visserligen då avdragsgill för företaget som personalkostnad, men det är sällan uppskattat när de anställda får skatta för något som var tänkt som en gåva.

Det finns ingen fast gräns för vad som är 'för lyxigt' – du måste själv avgöra vad som är en rimlig nivå.

Så innebär detta att jag kan dra av julfesten på företaget?

Ja, till viss del!

Du kan lyfta momsen för måltider och dryck upp till 300 kronor per person.
Du kan dra av kostnader för lokal och underhållning upp till 180 kronor + moms per person (max två gånger per år).
Resekostnader och en hotellnatt på annan ort för de anställda är avdragsgilla.

Julklappar till anställda

Gåvor från arbetsgivare är normalt en skattepliktig förmån. Men det finns ett viktigt undantag för julgåvan:

Skattefri gräns: Julgåvor är skattefria för den anställde om gåvans marknadsvärde inte överstiger 550 kronor inklusive moms.

Viktigt att veta:

Om gåvans värde överstiger 550-kronorsgränsen blir gåvan skattepliktig från första kronan. En julklapp värd 600 kr beskattas alltså för hela beloppet, inte bara för de 50 kronorna över gränsen.
Gåvan behöver ges till alla eller en större grupp anställda för att räknas som en julgåva.

Planerar du att ge bort en julgåva? Se till att hålla dig inom 550-kronorsgränsen för att den ska bli skattefri för dina medarbetare.