Hur fungerar bokföring och vilka regler måste mitt företag följa?
Bokföring är något alla företag måste göra. Men vad betyder det egentligen – och hur ser reglerna ut? Vi går igenom allt du behöver veta.
Enkelt förklarat handlar bokföring om att registrera alla ekonomiska händelser i företaget. Varje gång pengar kommer in eller går ut ska det dokumenteras. Det kan vara en kundfaktura, ett inköp, en lön eller en betalning till Skatteverket.
Syftet är att skapa ordning i företagets ekonomi. Bokföringen visar hur företaget går, hur mycket pengar som finns och vilka skatter som ska betalas.
Det låter lätt, men kan vara lite krångligt innan du lärt dig. Därför håller vi dig i handen och gå igenom grunderna (och vad du måste göra).
Tips från Spiris: Bokför gratis – i 6 månader! För dig som startat företag de senaste 12 månaderna.
Vad måste bokföras?
Alla affärshändelser i företaget ska bokföras. En affärshändelse är något som påverkar företagets ekonomi. Det kan till exempel vara försäljning till kunder, inköp av varor eller tjänster, löner och arbetsgivaravgifter, betalning av skatt eller moms, bankavgifter och räntor
Varje affärshändelse måste kunna styrkas med ett underlag, till exempel en faktura, ett kvitto eller ett kontoutdrag.
Hur går bokföring till i praktiken?
Bokföring sker normalt i tre steg.
1. En affärshändelse uppstår
Företaget säljer något eller gör ett inköp.
Exempel:
Ett företag säljer en tjänst för 10 000 kronor plus moms.
2. Händelsen registreras i bokföringen
Affären registreras i bokföringssystemet (sorry, man får inte bokföra i excel) och kopplas till rätt konton. I bokföringen registreras till exempel:
- intäkten
- momsen
- kundfordran eller betalning
3. Underlaget sparas
Alla bokförda händelser måste ha ett underlag, till exempel en faktura eller ett kvitto. Enligt bokföringsreglerna ska underlagen normalt sparas i minst sju år. Den glada nyheten är att du numera kan spara allt digitalt. Puuh!
Tips från Spiris: Vill du ha hjälp med din bokföringen? Hitta din redovisningsbyrå här.
Löpande bokföring – företagets ekonomiska dagbok
Bokföring görs löpande under året. Det innebär att varje affärshändelse registreras när den sker. Du kan se bokföringen som företagets ekonomiska dagbok som visar vad som hänt i företaget dag för dag.
Den löpande bokföringen ligger sedan till grund för momsredovisning, skatter, bokslut och årsredovisning.
Vad är debet och kredit?
Bokföring bygger på något som kallas dubbel bokföring. Det betyder att varje affärshändelse registreras på minst två konton.
De två sidorna kallas debet och kredit.
Det kan låta krångligt i början, men ditt bokföringsprogram gör det mesta automatiskt. Det viktiga för dig som företagare är oftast att förstå vad som ska bokföras, inte exakt hur kontona fungerar.
Bokföringsprogram gör jobbet enklare
Alla företag använder någon form av bokföringsprogram. Programmen hjälper till att:
- registrera affärshändelser
- hantera fakturor
- räkna ut moms
- skapa rapporter
Många program kan också kopplas direkt till företagets bankkonto, vilket gör bokföringen betydligt enklare.
Tips från Spiris: Sköt det mesta av din löpande bokföring automatiskt. Prova gratis här!
Resultatrapport och balansrapport
När affärshändelser bokförs kan företaget ta fram ekonomiska rapporter. De två viktigaste är:
- Resultatrapport Visar företagets intäkter och kostnader under en period – alltså om företaget går med vinst eller förlust.
- Balansrapport Visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
Tillsammans ger rapporterna en bild av företagets ekonomi.
Måste företag bokföra själva?
Nej. Många företagare väljer att ta hjälp av en redovisningskonsult eller redovisningsbyrå. Men även om någon annan sköter bokföringen är det viktigt att du som företagare förstår grunderna. Bokföringen är trots allt ett av de viktigaste verktygen för att förstå hur företaget går.
Vårt tips: gå en bokföringskurs och börja själv med ett bra bokföringsprogram. När företaget växer kan du lägga ut jobbet, men det är smart att lära sig själv först.
Tips från Spiris: Ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning här
Tips! Här hittar du alla delar i Ekonomiskolan – som lär dig allt om bokföring, skatter och företagsekonomi. Bokmärk och kom tillbaka!
