Att kommunicera handlar till stor del om att inse att den du pratar med är viktigare än du själv. Först då lyssnar andra, menar kommunikationsexperten Erik Mattsson. Här delar han med sig av sina bästa tips.

Det spelar ingen roll om det är en pitch inför en investerare, ett kundmöte eller en föreläsning. Om du inte lyckas kommunicera på rätt sätt och få andra att lyssna så spelar det ingen roll hur bra din produkt eller tjänst är.

LÄS OCKSÅ: 4 sätt att skapa ett perfekt budskap till dina kunder

Erik Mattsson är den tekniske fysikern som började undra hur det kom sig att människor lyssnar på vissa, men inte andra. Så han läste statskunskap och retorik och jobbar sedan tjugo år tillbaka som kommunikationsexpert i egna företaget Ordrum i Göteborg.

Väcker svår ångest

Han tränar ledningsgrupper, börs-vd:ar och hela organisationer. Plus att han utbildar doktorander på Chalmers och blivande advokater.

Är det så himla svårt att kommunicera egentligen?

– Man skulle kunna vända på det och säga att egentligen kan vi träna på kommunikation varenda dag i och med att vi kommunicerar hela tiden. Men det här är ett färdighetsämne. Man måste träna för att bli bra och man måste få feedback för att bli bra. Du blir aldrig klar, du kan alltid utveckla dig ytterligare. Problemet är att vi tränar mycket på vad vi ska säga. Men vi är inte särskilt tränade på hur vi ska säga det. Hur man använder man sin röst, sin kropp och hur man interagerar man med den andre.

Det finns studier som visar att den ångest som människor känner för att presentera saker och ting inför andra är nästan lika stor som ångesten för att dö.

– Så det är något bekvämt i att sitta och prata om hur man ska göra. Men sedan att göra det är en annan sak, det är det som är utmaningen. Så ska du bli bättre måste du upp och öva, det finns ingen annan väg.

Allt handlar om träning

När Erik berättar om kommunikation får han ofta höra "det är lätt för dig att säga, du verkar ha det här naturligt, du har rätt personlighetsprofil och är extrovert och härlig".

Helst ska alla vara gula för att våga sig upp på en scen, eller? Nej, inte om man frågar Erik. För honom handlar kommunikation ytterst lite om personlighetsprofil. Men desto mer om träning.

– De som vågar utsätta sig och testa, testa igen och igen kommer till slut – om de har bra rådgivare – att bli jättebra. Och de kommer ganska snart segla förbi de där som bara litar på sin talang och tänker ”jag står bara här och är sådär härlig, det går säkert bra”. Det har jag sett många exempel på.

LYSSNA PÅ HELA SAMTALET:

När han jobbar med längre kurser, som doktorandkursen på Chalmers kommer det ibland fram personer och säger ”det här kommer bli väldigt svårt för mig, jag är så blyg och introvert".

– Då kan jag säga ”men då vet jag att den här kursen kommer att gå jättebra för dig, för du kommer att jobba hårt, eller hur?”. Då säger den här personen "ja, jag ska göra mitt bästa". Det är det som är grejen! Övning ger färdighet. Motivation slår talanger alla dagar.

Tre avgörande frågor

Det gör man både genom att stå framför spegeln och prata för sig själv – och genom öva inför andra.

– Hisspitchen är en idé om att om du inte kan presentera en affärsidé för en investerare eller så på tiden det tar att åka upp i en hiss upp då kommer ingen att förstå din idé. Så det finns faktiskt historier om personer som åkt upp och ner i en hiss och testat. Efter ett par dagar i den där hissen tyckte de att de fått till formuleringen så att den fungerade, säger Erik.

Veta, känna, göra. Det är ett bra sätt att börja fundera på sitt huvudbudskap.

Om du nu inte tycker att det känns som en jättekul idé så testa det här i stället:

– Hemligheten i en hisspitch är att få till huvudbudskapet. Där brukar jag använda mig av tre enkla frågor: 1) Vad ska den jag talar till veta? Det är fakta – och ofta väldigt lite. 2) Vad ska den jag pratar med känna? Ska de drabbas av frustration eller glädje? Och sist men inte minst: 3) Vad ska de göra efter din presentation? Vill du att de sak kontakta dig eller ska de köpa din vara?

Veta, känna, göra. Det är ett bra sätt att börja fundera på sitt huvudbudskap. Många tror att man måste berätta en enorm bakgrund först. Så det blir bakgrund, bakgrund, bakgrund – enormt mycket bakgrund. Och precis när man ska börja berätta om vad man håller på med, ja då är tiden slut. Så jag brukar föreslå att man börjar tvärtom. Vad har ni kommit fram till? Vad är särskilt intressant? Vad särskiljer dig från någon annan?

Nå känslorna

Erik jämför med att skriva en artikel. En artikel börjar med en ingress, där man inte berättar allt, men tillräckligt för att väcka intresse för att locka till fortsatt läsning. På samma sätt är en presentation ofta till för att väcka intresse för något annat.

– Problemet är att om man tror att man ska presentera något på samma sätt som när man skriver ett dokument då är det bakgrund och metod som man kommer att prata om först. Men när vi sitter och pratar med varandra måste den andre förstå direkt. Det är därför jag måste vara mycket enklare och mer direkt när jag talar än när jag skriver.

Och man måste nå känslorna. Det är där det händer.
– Men det räcker inte med att du själv känner. Du måste få andra att känna. Att själv börja gråta på scenen är ingen garanti för att andra ska börja gråta. Ofta måste du vara återhållsam med dina egna känslor för att väcka andras. Det är det som är utmaningen, säger Erik.

Skulle du sätta dig att skriva ner alltihopa, eller tar du det lite lättare för att vara mer naturlig?

– Jag skulle sätta mig och skriva det först och vara väldigt noga med förberedelserna. Sedan när det väl händer skulle jag glömma bort det jag skrivit, eller inte tänka att jag måste återskapa det exakt som jag skrivit, säger Erik och fortsätter:

Bara spontan – dömd att misslyckas

– En klok människa sa ”den gode talaren är förberedd med noggranna anteckningar, den dåliga talaren följer anteckningarna”. Så du måste göra både och.

Säg ordet naturlig och det händer något i Eriks blick. Han älskar det där ordet.

– Många av oss tycks tro att naturlig blir man om man hittar på i ögonblicket och sedan bara kör. Man är lite spontan och härlig. (Ja, han gillar ordet härlig också, reds. anm.)

När de väl står där framför publik försätter de sig i en känsla av att inte längre minnas sitt manus.

Problemet är att om man inte förbereder sig och bara är spontan funkar det kanske en gång av tio, om man ska tro Erik. De andra nio gångerna funkar det inte alls.

– För att bli så där spontan måste du vara väl förberedd. Om man tittar på proffsen till exempel, skådespelare eller musiker som står på en scen och är vana att stå inför folk, så får man komma ihåg att 90 procent eller kanske mer av deras arbetstid är repetition. Det är det som är deras yrkesskicklighet – att få den där repliken att födas som om de inte hade lärt sig den. Plötsligt säger de själva ”att vara eller inte vara”, det är inte längre Shakespeares ord, utan deras egna.

Det räcker inte att vara sig själv

Det handlar alltså om att ta till sig något så mycket att det till slut blir en del av sig själv. Att bli någon man ännu inte är.

– Att vara sig själv är en av de vanligaste instruktionerna vi ger varandra ”var dig själv, lycka till”. Framför allt när folk ska söka ett jobb eller göra något som är lite svårt. Men vad betyder det att vara sig själv? Jag brukade testa det tidigare och säga var dig själv, eller "använd ett naturligt kroppsspråk", det är också ett sådant där livsfarligt råd. Det enda som man gör då är att göra som man brukar göra. Man gör som man gjorde innan. Och det är klart, om jag redan beter mig som man ska bete sig i den här nya rollen, då är det bra. Men i alla andra fall är rådet "var dig själv" ett mycket dåligt råd.

Så om man inte ska vara sig själv, vem ska man vara då? Erik brukar säga till sina kursdeltagare att under den här kursen ska de lära sig en roll – att bli den skickliga presentatören. Det är inte så konstigt som det kanske låter.

– Det roliga med det är att du har redan ett antal olika roller. Du kanske spelar lillebrorsa – du gör det men du tänker inte på det – du kanske spelar handläggare. I vissa lägen kanske du är förhandlare. Alla rollerna är lite olika, men du tänker inte på att du har dem förrän till exempel dina barn hälsar på på jobbet och du plötsligt inte vet om du ska spela – yrkesrollen eller föräldrarollen.

Vem är det som lyssnar?

Alltså, ställ frågorna: veta, känna, göra. Och – öva, öva, öva. Sedan ska man förstås fundera över vad man ska prata om. Då gäller det att ha fullt fokus på den man ska träffa. För i det här mötet är den personen alltid lite viktigare än du är. Men risken är att du själv är lite för kär i din egen idé eller upptäckt.

– Ofta när det handlar om entreprenörer eller forskare som är uppfyllda av det de håller på med, så är den risken stor. Även om din affärsidé är fantastisk så är kunden mest intresserad av hur kan den göra deras egna liv lättare eller roligare.

– Den andra är alltid mycket viktigare – både än dig och allt det du kan. Så när du sätter dig och formulerar frågorna ”vad ska lyssnaren veta, vad ska lyssnaren känna, vad ska lyssnaren göra” så gäller det att förstå vem är det som lyssnar. Och att formulera svaren på frågorna så att det blir intressant för lyssnaren. Därför måste du alltid veta saker om den du pratar med. Ju mer du vet, desto lättare blir det för dig.

Den som varit på ett event eller en föreläsning har säkert dykt på föreläsaren som ställer lite frågor till publiken "känner ni igen er?" och så vidare. Syftet är att få publiken delaktig. Det brukar kallas för retoriska frågor. Man väntar sig egentligen inte att någon ska svara.

– Den sortens frågor tycker jag faktiskt är ett ganska bra sätt att involvera på. Men om man kräver av dem i rummet att de ska räcka upp handen eller svara så är det oftast för svårt. Det tar en stund innan man varmt upp publiken och de har lust att interagera. Då får man jobba stegvis. Och är det en större grupp där man inte känner varandra så kommer de nog inte att vilja yttra sig inför gruppen. Då får du vara lite självspelande som presentatör.

Skippa detaljerna

Finns det något man inte ska prata om?

Erik värjer sig mot frågan. Säger man ordet inte börjar det undermedvetna jobba så att man gör just det man inte skulle. Hålla händerna i fickorna och så vidare.

– Men det är två saker som vi sagt hittills som man inte ska göra – att prata väldigt mycket om bakgrund och att försöka presentera allt om allt, hela sin idé och alla de fantastiska detaljerna. Utan var restriktiv och ha ett kort huvudbudskap som handlar om den du pratar med.

– När någon berätta om alla fantastiska detaljer, som egentligen tynger allting, brukar jag säga ”Vänta, vad är det du försöker göra nu –  kommunicera eller imponera? För nu har jag en känsla av att du försöker imponera, och det fungerar i alla fall inte just nu, så ska vi se om du kan kommunicera lite grand, då vill jag veta att det här handlar om mig som lyssnare”.

Erik håller med om att det kan låta lite styggt, men det är i regel när någon betalat för att få hjälp enskilt som han kan säga så.

Allt kommunicerar

Men man vill ju ändå berätta att man gjort något jättebra?

– Ja, men när blir det jättebra? Jag tycker det blir jättebra när kunden själv kommer på att det här skulle kunna göra mitt liv lättare. Det är först när det händer något i den andre, så att den andre drar slutsatsen och säger ”men du det här är ju riktigt bra!”. Då händer det något, säger Erik.

Icke verbal kommunikation, finns något som heter. Hit brukar man räkna kroppsspråket. Men det är betydligt mer än så, menar Erik.

– Allt kommunicerar – ålder, kön, titlar, vem folk tror att man är… Om folk har hört något dåligt om företaget du representerar börjar du på minus. Om de hört bra saker om din företrädare börjar du på plus. Om de har fördomar om unga kvinnor, då börjar du på minus och så vidare. Så det finns en massa saker utom vårt kroppsspråk som kommunicerar.

Allt kommunicerar – ålder, kön, titlar, vem folk tror att man är…

Erik berättar om när en ny vd skulle presenteras. Personen hade ett könsneutralt namn och folk visste inte vem det var. Men man förväntade sig en lite äldre man. In kom en ung kvinna.

– Hon hade varit med om det här så många gånger så hon sa vid något tillfälle ”om ni någon gång under den närmsta halvtimmen känner problem med min trovärdighet, om det skulle hända, då kan ni väl tänka att jag är en medelålders man”. Det tycker jag var rätt coolt. Jag brukar kalla det för brusreducering: man visar att man ser fördomen och genom att lyfta fram den försvinner den.

Förekom fördomarna

Om man vet med sig att man är väldigt kort, lång eller någon annan egenskap som andra brukar reagera på så kan man förekomma det helt enkelt.

– Om jag vet att jag får höra att jag är lång hela tiden kanske jag ska säga ”jag är 2.05, nu vet ni, kan vi fortsätta”. Så är man förbi det. Om man stammar kan man säga det först: ”Jag stammar, och det kan hända att jag tvärstannar, men då andas ni bara in för det kommer jag att göra och så kör vi vidare.” Vips är det borta! Så det där ett sätt att hantera fördomar. Annars är det svårt.

Humor är bra, så länge man stannar vid att vara lite lätt självironisk. Aldrig skoja om någon annan.

När det kommer till kroppsspråket får man ofta höra att man inte ska stå med armarna i kors, hellre sitta lite framåtlutad på stolen än bakåtlutad. Samtidigt säger Erik att kroppsspråket kan ljuga.

– Med det menar jag att man kan känna på ett sätt utan att det syns. Man kan se trött ut fast man är pigg och tvärtom. Men, kroppsspråket talar väldigt starkt och av det enkla skälet att det sitter på utsidan. Ser jag trött ut är risken stor att folk tror att jag är trött. Och som vi sa nyss, det är inte säkert att jag är väldigt trött trots att folk tror det. Just därför måste du ha lite koll på ditt eget beteende.

Testa hur du uppfattas

Så om du vet med dig att du har en tendens att se lite arg ut får du träna på att se lite snällare ut.

– Eller så får du informera dem du pratar med om att jag ser lite arg ut när jag tänker, bara så ni vet. Jag är snäll, men jag tänker, därför ser jag ut så här.

Det här kan man vara helt omedveten om och då är det bara en sak som funkar – feedback från andra. Erik och hans gäng har tagit fram ett verktyg på uppfattas.se, där man kan få återkoppling på hur man uppfattas i tre olika roller: som samtalsledare, presentatör eller mötesledare. Man väljer roll och kan sedan bjuda in olika personer som får ge feedback anonymt.

– Då får du dels en liten viktning av till exempel hur bra du är på att visa att du lyssnar? Sedan får du också svara på hur viktigt är att du visar hur du lyssnar? Så man kan både prata om hur man tycker att rollen ska vara, men också hur bra är du i den här rollen. Sedan får man göra en självskattning, så att man kan jämföra det med vad andra tycker.

Inte säkert känslor syns

Just det här med att kroppspråket inte alltid avspeglar det vi själva känner tror Erik är ett av de stora problemen när det kommer till kommunikation.

– Vi har fått lära oss att känna in – du måste känna rätt känsla. Då brukar jag säga att det är jättebra att känna rätt känsla, men det är tyvärr ingen garanti för att känslan syns.

Erik berättar om sin första mentor, John Bertil Lundén, som var skådespelare. Han skulle spela en svårmodig soldat och brottades med rollen. Till sista kvällen före premiären. Då, på genrepet, tyckte han att han hittade något. Han grät, han levde. Efteråt gick han fram till regissören med en förhoppning om beröm.

– Regissören sa "Herr Lundén, det är bara en sak jag vill göra er medveten om – det är publiken som ska gråta, inte Ni!”. Återigen, det handlar alltid om den andre. I vissa lägen har jag märkt att jag blir roligare ju mer återhållen jag är. Om jag skulle börja garva åt mina egna skämt skulle jag inte alls vara rolig. Jag måste vara tvärtom. Lite allvarlig för att det ska vara roligt. Lite glad för att det ska bli sorgligt. Men framför allt måste jag ha lite koll på instrumentet, kroppen. Vad ser de? Jag har ju fått massor av återkoppling genom åren och vet att jag kan se bestämd ut i vissa lägen. Och jag tänker att det kan vara bra också.

Olika reaktioner

Ok, så man är där, man ska dra sin pitch, eller vad man nu ska göra. Hur ser jag om de jag pitchar för lyssnar? De har ju trots allt också ett kroppsspråk.

– Mitt enkla svar är att du kan inte se särskilt mycket. Jag menar allvar när jag säger kroppsspråket ljuger. Speciellt när du tittar ut över en grupp människor. De kan se arga ut, de kan se glada ut. Det beror mer på hur de förväntas bete sig i den här gruppen som de är en del av.

Tack ska du ha, jätteroligt tycker jag, det känns skönt att få skratta loss lite grand.

Erik berättar om hur han kan hålla samma dragning för en större grupp i en sal eller en mindre ledningsgrupp. I den stora salen skrattar publiken halvt ihjäl sig, men inte i ledningsgruppen.

– Där är det ganska allvarligt. Efteråt kommer det fram en person och säger ”tack ska du ha, jätteroligt tycker jag, det känns skönt att få skratta loss lite grand”. Fast det var knäpptyst! I en annan grupp så kan det vara skratt hela tiden. Men jag har lärt mig med åren att den där gruppen som skrattade så mycket kanske inte hade ett dugg roligare än den där gruppen som var väldigt allvarlig.

Vet inte om de lyssnar

Det kan i själva verket vara precis tvärtom. De i gruppen som skrattade mycket kanske bara var glada bara för att få vara borta från jobbet. Ledningsgruppen däremot hade verkligen nytta av det här.

– De kan se allvarliga och sammanbitna ut men det är fokus. Det är viktiga saker, så jag har lärt mig att inte döma människor.

Hur vet man om de lyssnar då?

– Du kan inte veta det.

Om jag säger något lite käckt ”nu ser ni verkligen uttråkade ut?”

– Då är risken att du kränker dem och att de blir sura. Jag brukar själv aldrig köra den där grejen ”okej, välkomna, är ni med?” och så ska folk skrika. Jag tycker det är tramsigt. Ja, vi är med, men vi vill inte skrika. Fast det beror på vad det är för grupp och situation. Om det är Melodifestivalen då har man ju till och med publikuppvärmare som springer omkring och säger ”Är ni med? Applåd! Göteborg!” Då är det ju meningen att det ska låta bra och vara snyggt i tv. Folk som är där vet också att de har en roll och ska synas med sina ballonger. Då ska man göra så.

Kollar vad som fastnat

På en forskarkonferens skulle Erik däremot få publiken emot sig direkt om han hade det angreppssättet.

– En normalsvensk publik tror jag inte vill ha det där ”är ni med, kom igen”. Speciellt inte ”det där var ju lite dåligt, är ni med, kom igen! Ta i lite grand." Och så en tredje gång…

Så hur vet man om åhörarna uppfattat budskapet rätt då? Ibland kan det kännas lite som viskleken – någon berättar någon för någon annan, som i sin tur berättar för en tredje. I varje steg förvanskas informationen en smula.

Erik vill gärna veta att "det har hänt något" när han hållit kurs. Att det satt igång nya tankar. Är det många personer kan han placera dem runt runda bord och sedan uppmana alla berätta om något som de tar med sig från dagen för sina bordsgrannar.

– Då smyger jag runt och tjuvlyssnar lite grand.

Om du hört något som inte stämmer då?

– Allt är rätt, det de fått med sig har de ju fått med sig. Sedan är det klart att om de pratar mest om att fisken de fick till lunch var kall, då får jag se till att höja nivån i köket, men också bli lite mer noggrann med mina huvudbudskap, för det verkar som om ingenting gick in.

Fördjupar insikterna

Han brukar också köra en liten summering där han lyfter upp de viktigaste punkterna. Kanske med några av de powerpointbilder han visat tidigare. Lite highligthts.

– Sedan kör jag den lilla övningen runt borden. Eller om det är en liten grupp så får alla säga ett par saker som de fått med sig Det fina med det är att man smittar varandra lite grand. Då hör man plötsligt ”jaha, Torgny hade med sig både det och det, ja just det pratade vi om ja”. Så man hjälper varandra att fördjupa insikterna.