Idag ställs allt högre krav på e-faktura. Landets myndigheter och övrig offentlig sektor kräver det enligt lag, och att bara skicka en PDF-fakturor räcker inte längre för att vara en godkänd leverantör till alla. Fakturor som skickas via e-post riskerar att:

• fastna i spamfilter
• hamna i fel inkorg
• glömmas bort, eller skrivas ut och förloras

Varför är e-fakturor bättre? Jo, e-fakturor levereras direkt in i mottagarens system. Du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot, vilket ökar chanserna för att den betalas i tid. Statistik visar faktiskt att e-fakturor minskar betalningstiden med i snitt 5 dagar.

Tips! Nyfiken på en smartare lösning för ditt företags fakturering? Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer).

Tre tips för en smidigare fakturering

1. Digitalisera och följ lagen: Sluta skapa fakturor manuellt. Med ett digitalt verktyg ser du till att du uppfyller alla lagkrav för e-faktura direkt. Det ser proffsigt ut och säkerställer att fakturan landar rätt i kundens system utan krångel.
2. Samla allt på ett ställe: Ha en central plats för både ditt kundregister och din fakturahistorik. När allt ligger samlat sparar du timmar vid bokföringen och slipper leta i mappar på datorn efter gamla underlag.
3. Spara energi med en påminnelsetjänst: Sluta lägga din energi på att jaga betalningar. Genom att använda ett system för påminnelser slipper du den obekväma dialogen med sena betalare. Välj ut vilka försenade fakturor du vill att systemet ska ta hand om och lägg fokus på nästa affär istället.

Kundfaktura Basic: Proffsighet till priset av en snabbmatslunch

Inexchange (som används av mer än 60 000 företag) har skapat Kundfaktura Basic för dig som vill ha ordning och reda utan att behöva investera i ett tungt affärssystem. 

• Ingen startsträcka: Kom igång direkt utan komplexa system.
• Fakturera digitalt för 0 kronor: Skicka e-fakturor och PDF-fakturor helt kostnadsfritt i tjänsten.
• Inexchange sköter posten: Behöver kunden en pappersfaktura? Inexchange printar, kuverterar och postar för endast 29,90 kr/st.
• Trygga betalningar med Visma Amili: Om din kund glömmer att betala kan Visma Amili ta hand om det aktuella ärendet och få det skött korrekt och respektfullt. Det sparar både tid och energi och ökar chansen att du får betalt i tid.

Vad kostar det? Det ordinarie priset är endast 199 kr i månaden – faktiskt mindre än vad en sväng förbi snabbmatsrestaurangen kostar för dig och en kollega. Och för Driva Egets läsare…

Tips! Nyfiken på en smartare lösning för ditt företags fakturering? Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer).

Om Inexchange
Mer än 60 000 företag och organisationer effektiviserar sin ekonomihantering med Inexchange. Här hanteras miljontals fakturor varje vecka, snabbt och säkert. Välj en miljövänlig väg till ett papperslöst kontor.

I den här guiden går vi igenom grunderna i bokföring, hur du bokför i praktiken, varför du behöver ett bokföringsprogram och när det kan vara smart att ta hjälp.

1. Vad bokföring egentligen är

Bokföring betyder att du registrerar alla ekonomiska händelser i företaget. Det är allt från fakturor och kvitton till skatter, lön och inköp.

En ekonomisk händelse kan exempelvis vara:

• En kund som betalar dig
• Ett inköp du gör
• En faktura du får
• Ett eget uttag eller insättning (i enskild firma)
• Skatter och moms som ska betalas

Varje händelse behöver ett underlag: kvitto, faktura eller annan dokumentation.

Bokföring är alltså bara ett sätt att hålla ordning – inte något mystiskt och krångligt (i alla fall inte med rätt bokföringsprogram).

Tips från Spiris: Visste du om att du som nystartad företagare kan bokföra gratis i Spiris - i 6 månader! Och du behöver inte kunna bokföring för att komma igång. I Spiris sköts det mesta automatiskt. Läs mer här.

2. Varför du måste bokföra

Alla företagare måste bokföra enligt lag, oavsett bolagsform. Det finns tre skäl till varför bokföring är viktigt: 

• Lagkrav: Du måste kunna visa Skatteverket hur du sköter ekonomin.
• Koll: Du ser om du går med vinst eller förlust och slipper obehagliga överraskningar.
• Beslutsunderlag: Du får bättre underlag för prissättning, budget och investeringar.

För aktiebolag är bokföringen dessutom grunden för årsredovisningen, medan enskilda firmor lämnar NE-bilagan i deklarationen.

Här kan du se videon där Hilda från vår partner Spiris delar sina tre viktigaste ekonomitips för dig som ska starta eget.

3. Detta måste bokföras – alltid

Här är de vanligaste sakerna nya företagare behöver bokföra:

• Intäkter: Fakturor, Swish-betalningar, försäljning i butik eller online.
• Kostnader: Inköp, abonnemang, hyror, program.
• Skatter och avgifter: Moms, preliminärskatt, arbetsgivaravgifter.
• Lön: Utbetalad lön från aktiebolag.
• Eget uttag / egen insättning: I enskild firma.
• Tillgångar: Maskiner, datorer, inventarier.
• Kvittounderlag: Alla kvitton måste sparas enligt lag.

Viktigt: Den nya kvittolagen från 2025 innebär att alla kvitton kan sparas digitalt (äntligen!), även om du fått dem på papper. Ett bra bokföringsprogram sköter detta automatiskt genom en smart kvittoapp.

Tips från Spiris: Vill du också starta aktiebolag snabbt och enkelt? Skaffa ett lagerbolag. När du blir kund hos oss, får du ett på köpet. Läs mer här.

4. Så fungerar bokföring i praktiken (steg för steg)

Det är här många tror att bokföring blir svårt. Men gör du det enkelt, så är det enkelt. Här är grunderna:

1. Samla alla kvitton och fakturor digitalt

Du ska inte spara kvitton och fakturor löst – de ska in i systemet.
Ett bra bokföringsprogram kan både ta emot digitala fakturor och enkelt scanna in kvitton och fysiska fakturor – så att du samlar allt i programmet direkt.

2. Registrera varje händelse i ditt bokföringsprogram

Du bokför en händelse genom att ange:

• Vad som hänt
• Belopp
• Datum
• Underlag
• Konto (programmen hjälper dig välja rätt)

Det är mycket enklare än det låter – bokföringsprogrammet läser av underlaget och föreslår hur det ska bokföras. Ditt jobb är oftast att godkänna att allt se ok ut!

3. Matcha bokföringen mot bankkontot

Bankhändelser måste stämma med bokföringen.
De flesta program har bankkoppling som gör matchningen enkel.

Tips från Nordea: För att bokföringen ska fungera behöver du ett företagskonto. Här får du hjälp att skaffa ett snabbt och smidigt.

4. Redovisa moms

Hur ofta du redovisar beror på omsättning och om du valt:

• Månadsvis
• Kvartalsvis
• Årligen

Ett bokföringsprogram räknar ut momsen åt dig och skapar rapporter som kan skickas direkt till Skatteverket.

Tips! Med vår enkla kalkyl kan du räkna ut vilken moms det blir – både framlänges och baklänges. Se vår momskalkyl här.

5. Avsluta perioden

En “period” i bokföringen är ofta en månad (många företag redovisar moms varje månad eller kvartal, och då 'stänger man' den perioden) Att avsluta perioden betyder i praktiken att du:

• Bokfört alla händelser för månaden
• Matchat bankkontot
• Säkrat att alla kvitton finns digitalt
• Kontrollerat att momsen stämmer

Du gör alltså ett månadsslut, inte ett avancerat bokslut. Det gäller alla företag, oavsett bolagsform.

Bokslut och årsredovisning – vem måste göra vad?

Enskild firma

• Gör ett förenklat bokslut (del av din privata deklaration med NE-bilaga)
• Du skickar inte in en årsredovisning
• Du skickar inget till Bolagsverket

Aktiebolag

• Måste göra bokslut varje år
• Måste upprätta en årsredovisning
• Måste skicka in årsredovisningen till Bolagsverket

En enkel tumregel

Månadssvis: gör bokföringen och stäm av.

Årsvis: gör bokslut (EF) eller årsredovisning (AB).

Tips från Spiris: Låt inte ekonomin komma emellan. Här är ekonomiplattformen för dig som vill driva eget utan att fastna i krånglig administration.

5. Du får inte bokföra i Excel

Excel räknas inte som ett godkänt bokföringsprogram eftersom:

• Du kan ändra siffror i efterhand
• Det saknar spårbarhet
• Det saknar säkerhetsfunktioner
• Det uppfyller inte bokföringslagens krav

Ett bra bokföringsprogram ger dig:

• Automatiska konton för intäkter, kostnader och moms
• Bankkoppling som minskar fel
• Automatiska rapporter (moms, resultat, balans)
• Digital arkivering av kvitton
• Mindre risk att missa viktiga steg

Det är helt enkelt svårt att göra fel när du använder ett bra program – och väldigt lätt att göra fel utan.

Tips! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

6. Alternativet: ta hjälp av en redovisningsbyrå

Du måste inte göra bokföringen själv.
En del företagare använder en redovisningsbyrå när företaget växer – men för många är det smart att lära sig grunderna först med ett bra bokföringsprogram (dessutom är det ett smart sätt att spara pengar i början)

En byrå kan hjälpa dig med:

• Löpande bokföring
• Moms
• Bokslut
• Årsredovisning
• Rådgivning

Fördelarna är att du spar tid, slipper misstag och kan fokusera på att sälja och leverera. Nackdelen är förstås kostnaden – men för en del är det värt det.

7. Vanliga bokföringsmisstag nya företagare gör

Här är felen vi ofta ser (och som du enkelt kan undvika):

• Sparar inte kvitton direkt i en kvittoapp (och får massor att göra inför 'avslut').
• Bokför för sent så att kvitton försvinner och du glömmer vad som hänt.
• Blandar privata och företagets pengar/underlag.
• Missar momsredovisning (nästan omöjligt med rätt program).
• Stämmer inte av kontot periodvis
• Försöker bokföra i Excel.

Undviker du detta och använder ett bra bokföringsprogram är det nästan omöjligt att göra fel.

Tips från Spiris: Har du frågor om att starta eget? Snacka med oss allt mellan himmel och jord, så länge det rör företagande. Boka gratis rådgivning här.

Sammanfattning – fem saker du ska komma ihåg om bokföring

1. Bokföring betyder att registrera allt som händer i företaget.
2. Du måste bokföra – det är lagkrav och ger ekonomisk kontroll.
3. Använd alltid ett bokföringsprogram, aldrig Excel.
4. Spara alla kvitton digitalt (nya kvittolagen från 2025).
5. Ta hjälp av byrå om du vill slippa administration och minska risken för fel.

Psst! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

Tips! Här hittar du alla delar i Starta Eget-skolan. Bokmärk och kom tillbaka när det är dags för nästa steg.