Känns det som att du har hundra bollar i luften, springer på varje puck samtidigt eller – hemska tanke – låter mejlen avgöra vad du jobbar med? Och ändå inte får det viktiga gjort? Det är din hjärna som sätter käppar i hjulet för dig, vi lär dig tämja den.

Varför har jag fortfarande inte tagit tag i detta, nu har det ju gått en hel dag! Är jag lat eller knäpp? Känner du igen dig? Enligt Catharina Sjögren, grundare av Coacheffect och ledarskaps- och effektivitetsexpert kan det förklaras med hur din hjärna fungerar. Men det finns en god nyhet:

– Du kan ta kontroll över den. Med små enkla knep kan vi använda hjärnan maxi­malt till det vi verkligen behöver den till, säger hon.

Vi börjar från början. Det finns tre delar i hjärnan som är bra att känna till: prefrontal cortex kan liknas vid en vd, som tar strategiska beslut och löser komplicerade problem. Limbiska systemet är vårt känslocenter och belöningssystem. Reptilhjärnan är våra överlevnadsreflexer. Mängden energi som vi har i prefrontal cortex är begränsad. Dessutom trumfar de två andra delarna ofta ut den.

– Hjärnans lag är att minimera hot och fara och maximera belöning. Det styr allt vi gör i livet, säger Catharina.

Därför är det så skönt att rafsa undan massor av enkla uppgifter istället för att jobba med strategiska, tyngre projekt som ger mer långsiktiga resultat. Hjärnan tolkar svåra och komplicerade arbetsuppgifter som ”hot” eftersom belöningen ligger så långt bort att den inte kan uppfatta den. Medan att kolla mejlen och ticka av snabba puckar ger omedelbara dopaminkickar, och alltså belöningar.

– Så, trots att jag som en klok person förstår att jag måste göra den betungande uppgiften skjuter jag upp den. Därför är det jätteviktigt att lägga in delmål i långsiktiga arbetsuppgifter – och belöningar när målen nås, så att man själv skapar dopaminkickarna.

Belöningarna kan vara allt från en kopp kaffe till att välja din egen segergest.

– Bara ta upp händerna i luften och säg: ”Yes, gud vad jag är bra!”. För många känns det först tramsigt men när de testat några gånger känns det riktigt bra. Man sträcker på ryggen och det händer något i kroppen, och i hjärnan. Och, ju mer jag belönar mig desto mer vill hjärnan ha – så desto lättare blir de tyngre uppgifterna.

Ja … ungefär så här långt hann jag som journalist skriva av den här artikeln innan jag fick en längtan att kolla mejlen och kanske Facebook. Helt normalt, enligt Catharina. Idag faller vi ofta in i att göra olika saker hela tiden. Vi blir rastlösa när vi ska jobba med längre projekt, tycker det är jobbigt med stillhet och får ett behov av att agera direkt. Så vi avbryter för att kolla inkorgen och sociala medier eller svara på frågor från kollegor. Vilket får oss att känna oss viktiga och ger – just det – dopaminkickar.

– Det kallas action addiction, och så gott som alla lider av det idag. Det är ett av de största hoten mot mental effektivitet och produktivitet.

Studier visar att distraktion äter upp så mycket som två timmar av varje arbetsdag. Och att vi byter aktivitet så ofta som var tredje minut (tänk mejl, möte, sociala medier, telefonsamtal, fråga från kollega …). Då ska man veta att det tar i snitt 25 minuter att komma tillbaka till fokus. Det gäller även om du medvetet jobbar med flera saker samtidigt.

– När du multitaskar tar jobbet längre tid och det blir fler fel – samtidigt som hjärnan slösar väldigt mycket energi. Stäng av dina kommunikationskanaler när du ska fokusera på något viktigt.

Tror du ändå att just du är ett ess på att multitaska? En enkel övning kanske kan få dig att tänka om: gör tre kolumner och tio rader på ett papper. Skriv en etta i första rutan, ett A i andra och en romersk etta i tredje. Nästa rad skriver du 2, B, II och så vidare. Kör i 15 sekunder. Hur långt hann du? Testa nu att istället fylla i en kolumn i taget: 1-10 först, sedan A-J och sist de romerska siffrorna. Visst hann du mycket längre på samma tid?

– Hjärnan behöver ta några mikrosekunder att ställa om sig varje gång du byter fokus, istället för att jobba utan att tänka. Du upplever kanske inte att det är jobbigt, men det äter upp mycket energi, tar längre tid och blir mindre noggrant. Om du istället planerar, prioriterar och fokuserar ditt medvetande, tar pauser och kopplar ner ibland, så kan du öka både farten och resultaten.

Inte så smart att avbryta för att kolla mejlen alltså. Och känner du igen rådet: ”Ta aldrig ett viktigt beslut efter en dålig natts sömn.” Faktum är att genom att ständigt vara påkopplad, och till exempel alltid hala fram mobilen i varje paus (i butikskön, på bussen, mellan arbetsuppgifter eller medan pastavattnet kokar upp) kan det sänka ditt IQ lika mycket som en hel natts bortfall av sömn. Dessutom tröttar du ut prefrontal cortex, och där finns bara en viss mängd ”bensin”.

– Vi människor har en begränsad mängd kvalitetstid när vi kan arbeta smart och vara effektiva. Det kanske känns som avkoppling att surfa lite, men hjärnan jobbar. Och när bensinen tar slut klarar den inte av att göra synapserna för att ta ens de lättaste besluten, den är för trött. Ett enkelt tips är att använda dig av prestationspauser istället. Ta en minut, räkna till tio och bara djupandas.

Så hur maximerar man användningen av prefrontal cortex? Börja med den viktigaste uppgiften.

– Du kommer känna dig lättad och få en endorfin-kick när du tickar av den. Vilket ger dig energi så att du blir mer effektiv och allt känns lättare och roligare. Det blir en positiv spiral, säger Catharina.