Anders Karlsson och Irene Lundin gjorde grovjobbet och har lärt sig hur man skriver när man vill vinna upphandlingar.

Så lyckas de ta hem offentliga upphandlingar

Samuel Karlsson

Publicerades: 15 augusti, 2018

Offentliga upphandlingar av ramavtal kan upplevas som svåra, men det är inte omöjligt att vinna även för en mindre aktör. Konsultfirman IGO-R har lyckats ta hem flera prestigeuppdrag framför näsan på jättarna.

Luntan är imponerande och avskräckande. Instruktionerna för Stockholms stads upphandling om chefscoachning rymmer 106 tätskrivna A4-sidor på kanslisvenska. Tillräckligt för att avskräcka även den mest hugade utmanaren på marknaden. Men konsultfirman IGO-R har lyckats med konststycket att vinna flera ramavtal, bland annat ett för coachning av Stockholms stads chefer.

– Kraven är så otroligt omfattande att det bara är de stora drakarna som kan konkurrera om de här avtalen. Det kräver både tid och kunnande för att sätta ihop ett korrekt anbud. Men vi bestämde oss för många år sedan att göra ett ärligt försök och det har gått över förväntan, säger Anders Karlsson vd för IGO-R.

Ökar konkurrenskraften

Vi träffar Anders och hans kollega Irene Lundin på Ersta konferens på söder i Stockholm. De är i full färd med att förbereda ett utbildningspass med en grupp chefer från Stockholms stad. Whiteboard-tavlan är full med anteckningar och pilar. Konsultfirman IGO-R har bara tre konsulter. Men de jobbar också med flera underkonsulter för att öka konkurrenskraften i upphandlingarna.

– Vi försöker hinna med så många av uppdragen som möjligt, men underkonsulterna gör oss flexibla och det är viktigt när det gäller ramavtal. Du vet aldrig i förväg hur mycket jobb du får, fortsätter Anders.

Han uppskattar att det tar två till tre veckor att sätta ihop ett konkurrensmässigt anbud till en offentlig upphandling. När underlaget lämnats in utvärderas alla anbuden och den som lyckats möta kraven bäst vinner som regel ramavtalet.

Inga garantier vid offentliga upphandlingar

Men det garanterar inga jobb. I fallet med upphandlingen av coachning till cheferna i Stockholms stad ligger IGO-R som nummer ett i listan, vilket innebär att beställande chefer måste vända sig till IGO-R i första hand. Ramavtalet bestämmer pris och omfattning och pekar ut vem som ska utföra arbetet om ett behov skulle uppstå.

Det garanterar inte att det blir något jobb för konsultfirman som vinner upphandlingen. I praktiken innebär det att de veckorna som konsultfirman lagt ner på att sätta ihop offerten kan vara bortkastad.

– Vi har ett exempel där vi vann en upphandling om ett ramavtal till en större myndighet, men det har inte lett till att vi har fått några uppdrag ännu. Det är lite av ett lotteri och jag förstår om många ställer sig frågan om det är värt besväret, säger Irene.

Krångliga regler

Krångligt regelverk och de högt ställda krav på exempelvis utbildning, erfarenhet och certifieringar gör att många mindre aktörer känner sig uteslutna från processen. Det kan i sin tur leda till snedvriden konkurrens där bara de allra största aktörerna kan bli aktuella för uppdragen. Men Anders menar att det kan vara värt besväret ändå.

– Det är alltid värst första gången. Sedan lär du dig vad som krävs och vilka dokument som måste vara med. Vi är alltid två som jobbar med våra andbudsunderlag och vi granskar varandra kritiskt för att försäkra oss om att allt kommer med. Det har visat sig vara ett framgångsrikt arbetssätt, säger han.

IGO-R har lyckats vinna över jättarna i jakten på ramavtalen. De har bevisat att även en liten aktör kan bemästra den krångliga processen och vinna fajten om de eftertraktade avtalen.

Fakta om: IGO-R

Startår: 2000.
Säte: Stockholm.
Anställda: 3.
Goliat att kämpa emot:
De stora konsultbyråerna.
Webb: igo-r.se.

Är du vår nästa David 2018?

I vår tävling David mot Goliat vill vi premiera små företag som lyckas ta marknadsandelar från jättarna eller som har smarta infallsvinklar för att slå storföretagen.

Bland de nominerade väljer vi ut kandidater som lyfts fram på -driva-eget.se och i magasinet. Vinnaren koras i november. Nominera på driva-eget.se/david2018.

Av: Samuel Karlsson