Hur fungerar bokföring? Enkel guide för nya företagare
Bokföring = krångligt? Inte längre, idag är det enklare än vad de flesta tror. Bokföring handlar i grunden om att skriva ner vad som händer i företaget – pengar in, pengar ut – och att spara underlagen som visar det. Gör du det regelbundet blir företagets ekonomi tydlig och trygg. Låt oss visa hur!
I den här guiden går vi igenom grunderna i bokföring, hur du bokför i praktiken, varför du behöver ett bokföringsprogram och när det kan vara smart att ta hjälp.
Tips innan vi startar: Om du är i startfas, bara MÅSTE du anmäla dig till Driva Egets digitala event Starta Eget 2026 (helt kostnadsfritt). Vi tar dig igenom alla steg från idé till startklart bolag på 45 minuter (superkonkret!). Anmäl dig här!
1. Vad bokföring egentligen är
Bokföring betyder att du registrerar alla ekonomiska händelser i företaget. Det är allt från fakturor och kvitton till skatter, lön och inköp.
En ekonomisk händelse kan exempelvis vara:
- En kund som betalar dig
- Ett inköp du gör
- En faktura du får
- Ett eget uttag eller insättning (i enskild firma)
- Skatter och moms som ska betalas
Varje händelse behöver ett underlag: kvitto, faktura eller annan dokumentation.
Bokföring är alltså bara ett sätt att hålla ordning – inte något mystiskt och krångligt (i alla fall inte med rätt bokföringsprogram).
Tips från Spiris: Halva priset för nystartade! Bokför och fakturera i Spiris till halva priset första året. Läs mer här.
2. Varför du måste bokföra
Alla företagare måste bokföra enligt lag, oavsett bolagsform. Det finns tre skäl till varför bokföring är viktigt:
- Lagkrav: Du måste kunna visa Skatteverket hur du sköter ekonomin.
- Koll: Du ser om du går med vinst eller förlust och slipper obehagliga överraskningar.
- Beslutsunderlag: Du får bättre underlag för prissättning, budget och investeringar.
För aktiebolag är bokföringen dessutom grunden för årsredovisningen, medan enskilda firmor lämnar NE-bilagan i deklarationen.
3. Detta måste bokföras – alltid
Här är de vanligaste sakerna nya företagare behöver bokföra:
- Intäkter: Fakturor, Swish-betalningar, försäljning i butik eller online.
- Kostnader: Inköp, abonnemang, hyror, program.
- Skatter och avgifter: Moms, preliminärskatt, arbetsgivaravgifter.
- Lön: Utbetalad lön från aktiebolag.
- Eget uttag / egen insättning: I enskild firma.
- Tillgångar: Maskiner, datorer, inventarier.
- Kvittounderlag: Alla kvitton måste sparas enligt lag.
Viktigt: Den nya kvittolagen från 2025 innebär att alla kvitton kan sparas digitalt (äntligen!), även om du fått dem på papper. Ett bra bokföringsprogram sköter detta automatiskt genom en smart kvittoapp.
Tips från Spiris: Vill du också starta aktiebolag snabbt och enkelt? Skaffa ett lagerbolag. När du blir kund hos oss, får du ett på köpet. Läs mer här.
4. Så fungerar bokföring i praktiken (steg för steg)
Det är här många tror att bokföring blir svårt. Men gör du det enkelt, så är det enkelt. Här är grunderna:
1. Samla alla kvitton och fakturor digitalt
Du ska inte spara kvitton och fakturor löst – de ska in i systemet.
Ett bra bokföringsprogram kan både ta emot digitala fakturor och enkelt scanna in kvitton och fysiska fakturor – så att du samlar allt i programmet direkt.
2. Registrera varje händelse i ditt bokföringsprogram
Du bokför en händelse genom att ange:
- Vad som hänt
- Belopp
- Datum
- Underlag
- Konto (programmen hjälper dig välja rätt)
Det är mycket enklare än det låter – bokföringsprogrammet läser av underlaget och föreslår hur det ska bokföras. Ditt jobb är oftast att godkänna att allt se ok ut!
3. Matcha bokföringen mot bankkontot
Bankhändelser måste stämma med bokföringen.
De flesta program har bankkoppling som gör matchningen enkel.
4. Redovisa moms
Hur ofta du redovisar beror på omsättning och om du valt:
- Månadsvis
- Kvartalsvis
- Årligen
Ett bokföringsprogram räknar ut momsen åt dig och skapar rapporter som kan skickas direkt till Skatteverket.
Tips! Med vår enkla kalkyl kan du räkna ut vilken moms det blir – både framlänges och baklänges. Se vår momskalkyl här.
5. Avsluta perioden
En “period” i bokföringen är ofta en månad (många företag redovisar moms varje månad eller kvartal, och då 'stänger man' den perioden) Att avsluta perioden betyder i praktiken att du:
- Bokfört alla händelser för månaden
- Matchat bankkontot
- Säkrat att alla kvitton finns digitalt
- Kontrollerat att momsen stämmer
Du gör alltså ett månadsslut, inte ett avancerat bokslut. Det gäller alla företag, oavsett bolagsform.
Bokslut och årsredovisning – vem måste göra vad?
Enskild firma
- Gör ett förenklat bokslut (del av din privata deklaration med NE-bilaga)
- Du skickar inte in en årsredovisning
- Du skickar inget till Bolagsverket
Aktiebolag
- Måste göra bokslut varje år
- Måste upprätta en årsredovisning
- Måste skicka in årsredovisningen till Bolagsverket
En enkel tumregel
Månadssvis: gör bokföringen och stäm av.
Årsvis: gör bokslut (EF) eller årsredovisning (AB).
Tips från Spiris: Låt inte ekonomin komma emellan. Här är ekonomiplattformen för dig som vill driva eget utan att fastna i krånglig administration.
5. Du får inte bokföra i Excel
Excel räknas inte som ett godkänt bokföringsprogram eftersom:
- Du kan ändra siffror i efterhand
- Det saknar spårbarhet
- Det saknar säkerhetsfunktioner
- Det uppfyller inte bokföringslagens krav
Ett bra bokföringsprogram ger dig:
- Automatiska konton för intäkter, kostnader och moms
- Bankkoppling som minskar fel
- Automatiska rapporter (moms, resultat, balans)
- Digital arkivering av kvitton
- Mindre risk att missa viktiga steg
Det är helt enkelt svårt att göra fel när du använder ett bra program – och väldigt lätt att göra fel utan.
Tips! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.
6. Alternativet: ta hjälp av en redovisningsbyrå
Du måste inte göra bokföringen själv.
En del företagare använder en redovisningsbyrå när företaget växer – men för många är det smart att lära sig grunderna först med ett bra bokföringsprogram (dessutom är det ett smart sätt att spara pengar i början)
En byrå kan hjälpa dig med:
- Löpande bokföring
- Moms
- Bokslut
- Årsredovisning
- Rådgivning
Fördelarna är att du spar tid, slipper misstag och kan fokusera på att sälja och leverera. Nackdelen är förstås kostnaden – men för en del är det värt det.
7. Vanliga bokföringsmisstag nya företagare gör
Här är felen vi ofta ser (och som du enkelt kan undvika):
- Sparar inte kvitton direkt i en kvittoapp (och får massor att göra inför 'avslut').
- Bokför för sent så att kvitton försvinner och du glömmer vad som hänt.
- Blandar privata och företagets pengar/underlag.
- Missar momsredovisning (nästan omöjligt med rätt program).
- Stämmer inte av kontot periodvis
- Försöker bokföra i Excel.
Undviker du detta och använder ett bra bokföringsprogram är det nästan omöjligt att göra fel.
Tips från Spiris: Har du frågor om att starta eget? Snacka med oss allt mellan himmel och jord, så länge det rör företagande. Boka gratis rådgivning här.
Sammanfattning – fem saker du ska komma ihåg om bokföring
- Bokföring betyder att registrera allt som händer i företaget.
- Du måste bokföra – det är lagkrav och ger ekonomisk kontroll.
- Använd alltid ett bokföringsprogram, aldrig Excel.
- Spara alla kvitton digitalt (nya kvittolagen från 2025).
- Ta hjälp av byrå om du vill slippa administration och minska risken för fel.
