Så får du perfekt struktur i 8 steg
Foto: Struktur
Vad är det egentligen som avgör om ett företag blir framgångsrikt? Är det din passion? Eller en tydlig struktur? Här lär vi dig att få perfekt struktur – företagarens kanske viktigaste uppgift.
Yes, dags för supertipsen som skapar perfekt ordning och struktur i ditt företag men också i ditt liv. Så fram med papper och penna, för det här vill du inte missa.
Inspiration eller struktur – vad är viktigast?
För att bygga ett framgångsrikt företag är passion, motivation, inspiration (kalla det vad du vill) en avgörande faktor hos grundaren och medarbetarna. Men räcker det?
Vi tror inte det, För om bara passion hade varit avgörande, hade vi sett betydligt fler framgångsrika företagare. Tänk bara på alla kreatörer där ute, som är fantastiska på att måla, skriva och skapa. De är otroligt passionerade för “sitt kall”. Men driver de framgångsrika företag? Nja, inte alltid va?
På andra sidan skalan har vi “de strukturerade”. De som bygger strukturer, processer, strategier. Som filar på sina affärsplaner i oändlighet, tills möjligheten har gått dem förbi. De saknar passionen för att hoppa ut i det okända och
inspirationen för att tänka nytt och vågat.
Passionerade och kreativa företagare tror ofta att struktur ska döda deras skaparkraft. Därför förblir de småföretagare som byter sin kreativitet mot en låg ersättning. På motsvarande sätt agerar många strukturerade företagare. De
ser galna idéer och ständig kreativitet som ett hot mot ordningen, och med kalkyler, budgetar och strategier tar de död på varje uns av fantasi. Det är lika illa.
Tips! Om du vill lyssna på tipsen som poddavsnitt istället gör du det här nedanför eller direkt i din favoritplattform. Välj mellan Apple Podcasts, Spotify eller Acast. Tips! Prenumerera på Starta Eget-podden för att inte missa något avsnitt!
Struktur äter inspiration till frukost
Ibland säger vi att struktur äter inspiration till frukost – men räcker struktur som framgångsrecept? Knappast. Det är när passion och motivation samverkar som vi verkligen kan se resultat.
Kanske har du båda egenskaperna i dig. Grattis! Om inte, se till att teama ihop dig med någon som har det du saknar. Annars kommer ditt företag aldrig att lyfta.
Men genom att förbättra vår struktur får vi mer tid över till det viktiga. Eftersom det handlar om hur vi arbetar hela dagarna får små förändringar stora effekter i vad vi får gjort, hur effektiva vi är och vilken servicenivå vi håller. Du kan tänka så här: om jag kan bli en timme mer effektiv varje dag, hur stor skillnad skulle det göra på ett eller fem år?
Läs också:Ta dig ur ekorrhjulet – så här gör du
Våra bästa tips för struktur och effektivitet
Med det sagt hoppar vi rakt in på våra bästa tips för att skapa ordning och struktur en gång för alla. Men hur kommer ditt företagarliv att förändras om du använder tipsen och verktygen? Vi är övertygande om att du kommer att få massor med tid över till det som är viktigt. Det kan vara affärsutveckling och försäljning, men också din familj och din hälsa.
Du känner dig mindre stressad när du inte behöver lägga tid på oväsentliga saker. Och – du skapar ett liv som hela tiden blir mer och mer värdefullt för dig.
Är det något som du skulle vilja åstadkomma och ha i ditt liv? Bra, då kör vi igång!
1. Ha bara en to do-list
Har du mer än en to-do-lista? Post-it:s? Datorn? En mobilapp? Lösa papperslappar du aldrig hittar?
Been there, done that. Rådet är att skriva upp allt du har att göra på bara ett enda
ställe. Det kan vara i en app, i ditt mail- och kalenderprogram, i ett block eller någon annanstans. Det viktiga är att stället är ett enda.
Du får snabbt överblick över allt du har att göra och känner oftare att du har ryggen fri. Att bara ha en to-do-lista spara otroligt mycket tid.
Ett tips är programmet Things. Där kan du lägga in alla dina to-do:s, skriva anteckningar om dem, sätter deadlines och välja vilket projekt de tillhör. Och det bästa av allt är att det går att tagga upp dem på ”var du kan göra dem, till exempel när du sitter på tunnelbanan”, och hur lång tid det tar, till exempel 15 minuter. När du sedan sitter på tunnelbanan och har 15 minuter över,
kan du välja att bara se de to-do:s du kan göra just då. Smart va?
Läs också: 10 verktyg för att få energi och inspiration
2. Skapa en översikt över dina stora uppgifter
Utöver din to do-list behöver du ha en komplett översikt över dina större uppgifter och projekt som tar längre tid än en arbetsdag. Alla större uppgifter behöver du bryta ner i mindre steg för att få dem gjorda (och inte skjuta upp dem), därför hör de inte hemma i din to do-list.
I din to do-list ska det endast finnas uppgifter som var och en tar mindre tid än enarbetsdag. Så se till att har en övergripande bild över samtliga större uppgifter på ett annat ställe. Det är ett otroligt viktigt steg i din struktur.
3. Skapa en önskelista
Ditt liv är alltid fullbokat, och du behöver ta bort något för att kunna lägga till något. Skriv ner allt du gör på en lista och gradera allt i viktighetsordning. Skriv sedan ner allt du skulle vilja göra mer av på en lista, och gradera även det i
viktighetsordning.
Byt sedan ut de saker som är minst viktiga i ditt nuvarande liv, mot det som står högst upp på din önskelista. Detta är ett bombsäkert sätt att göra livet mer värdefullt.
Vet du inte exakt var du lägger din tid idag, rekommenderar vi apparna som visar hur du spenderar din tid på datorn och telefonen. Det är sällan en trevlig läsning. Du kan till exempel använda appen Moment eller Screen Time, som finns på iPhone. Äntligen kan du alltså få struktur på ditt mobil- och datoranvändande!
Läs också:Livshjulet – ditt kanske viktigaste verktyg för framgång
4. Samla allt du väntar svar på från andra
Bestäm dig för ett ställe där du noterar allt du väntar svar på från andra. Vi använder oss av en mapp i våra mailprogram som heter ”väntar på svar”, där lägger vi alla mail som vi väntar på svar på.
Om du samlar allt på ett ställe får du bättre kontroll och färre saker rinner ut i sanden, och med bättre struktur kan du snabbt påminna dem som behöver påminnas. Och du får det du behöver i bättre tid än tidigare.
Det här innebär inte att du ska låta mail bli liggande i mailkorgen. Unna dig känslan av att tömma inkorgen varje dag, det är en befriande känsla att mötas av en tom inkorg!
5. Strukturera dagen efter dina mål – använd Drömkalendern
Tydliggör för dig själv vilka konkret formulerade och mätbara mål du arbetar mot det här året. Först när du vet det, kan du göra en medveten och korrekt prioritering bland allt du har att göra. Och för att nå dina mål och veta vad som är viktigast, behöver du prioritera i din kalender.
Vi brukar använda oss av något vi kallar för Drömkalendern. Det innebär att du skapar en kalender i ditt kalenderprogram som är din ultimata vecka (låt den ligga i bakgrunden). Sedan har du en annan kalender som är din riktiga. Strategin är att
hela tiden ändra, flytta, lägga till och ta bort saker som gör att din vanliga kalender och drömkalendern ser likadana ut.
Läs också:Så gör du en bucket list – och får den att bli verklighet
6. Skapa struktur på skrivbordet
Sträva efter att få undan allt material från ditt skrivbord som du inte arbetar med just nu eller som inspirerar dig. Tomma ytor distraherar mindre än information du behöver senare. Så se till att ha ordning och struktur på din arbetsplats.
7. Återanvänd texter med TextExpander
Skriver du ofta samma texter om och om igen, till exempel samma säljmail eller veckobrev till medarbetarna? Skaffa då en textbank för formuleringar och svar som du behöver skriva återkommande.
Vill du förenkla ännu mer, använder du ett textexpansionsverktyg som skriver det du vill ha skrivet men vill slippa skriva (själv). Använd då ett verktyg som till exempel Text Expander, som är en digital textbank där du sparar dina bästa texter och ger varje text en speciell kod, till exempel A1. I vilket program du sedan
än använder, trycker du bara in koden och hela texten uppenbarar sig. Otroligt smidigt.
Du kan dela textbanken med dina medarbetare också. Det bästa är att programmet hela tiden räknar ut hur många timmar du har sparat.
8. Låt programmen göra grovjobbet
När vi ändå är inne på smarta program tänkte vi skicka med några fler tips på verktyg som har varit räddaren en nöden för många framgångsrika företagare. Se till att använda någon typ av projekthanteringsprogram för att få ordning på alla företagets projekt.
Asana för projekthantering
Vi gillar Asana (här får du färglada enhörningar när du har bockat av en uppgift!) Det finns en mängd liknande program att välja på beroende på vilka behov du har. Ett program för projekthantering borde alla företag ha.
Slack för kommunikation
Skaffa även ett program för kommunikation och skippa att maila varje liten fråga till dina medarbetare. Du minimerar inte bara mängden mail i din inkorg, det blir även ett mycket enklare sätt att hålla ordning på en konversation än en massa cc-mail.
Vi använder oss av programmet Slack som fungerar utmärkt för våra bolag. Och när vi ändå är inne på struktur är det omöjligt att inte nämna något om ekonomi och kanske framförallt kvittohantering. Upp med en hand om du någon gång har
drunknat i papper och kvitton?
Men det finns smarta program här också. Vi gillar Skovik där du enkelt fotar dina kvitton och lagrar dem digitalt. Samma funktioner finns i appar hos de flesta
stora bokföringsprogrammen.
Sammanfattning: Struktur och ordning
Det var allt vi hade att bjuda på den här gången. Vi hoppas verkligen att du har fått värdefulla tips som hjälper dig att få ordning och struktur i ditt liv som företagare. Och du kan läsa mer om alla verktygen här på på driva-eget.se och på mittföretag.com.
Och du! Missa inte hela serien om hur du bygger ditt drömliv i Starta Eget-podden. Prenumerera på den direkt, och även på våra andra poddar Business Hacks och Ordinary People who do Badass Things.
