Så bygger du framtidens kontor – hybrida arbetssätt dominerar
Sömlös teknik, smart digitalisering och rätt lösningar för kommunikation och samarbeten på distans. Här tittar vi närmare på hur du bygger framtidens hybridkontor under och efter corona.
Till vår hjälp att förstå hur framtidens kontor kommer att se ut har vi Tele2s IT Direktör Joss Delissen, som har arbetat hemifrån sedan i mars och vet vad det innebär att ställa om.
– Vi ser hybridkontoret och hybrida arbetssätt som lösningen framåt, säger han.
När coronapandemin slog till förändrades allt över en natt. För Tele2s del innebar det att flaggskeppskontoret i Kista stängde ner, och för företagare runt om i Sverige blev förutsättningarna helt nya. Plötsligt uppkom ett stort behov av smarta digitala tjänster och lösningar för att arbeta på distans.
Läs mer: Här hittar du rätt lösningar för företagets hybridkontor.
Microsoft Teams kan bli basen i hybridkontoret
Samarbetsverktyg, säkerhet och systemintegrationer – allt behöver komma på plats och sys samman till en distansanpassad helhet. För Tele2 själva innebär det att jobba med Microsoft Teams som bas.
– Vi har gått “all in” på Teams och sett till att det funkar överallt – på PC, Mac och mobiler, hemifrån och mot våra kontorslösningar,” berättar Joss.
Smarta företagare kan tänka likadant. Målet bör vara att erbjuda en sömlös upplevelse för alla medarbetare, så att de kan arbeta och samarbeta lika bra oavsett var de befinner sig.
– Det ska inte vara någon skillnad om någon är på kontoret eller hemma, förklarar Joss.
Gör framtidens kontor oberoende av plattform
Viktigt är att se till att alla program fungerar fullt ut, oavsett plattform. För att lyckas med det har Tele2 lagt extra kraft på sitt VPN (Virtual Private Network) och varit noga med att integrera distanslösningarna mot sina kontorslösningar så att alla får samma upplevelse. Att lyckas med det är kärnan för att omfattande distansarbete ska kunna fungera i längden.
– Distansarbete är här för att stanna, även i grupper som tidigare tvekat. Inte på heltid som nu, men kanske en eller ett par dagar i veckan, menar Joss.
Läs mer: Så har Whispr Group skapat ett effektivt hybridkontor.
Jobba hemma eller på kontoret – eller både och?
Många företag har upptäckt fördelarna med digitala möten och distansarbete, till exempel när det gäller minskad restid, livsbalans och möjlighet att arbeta ostört. Men även den fysiska arbetsplatsens fördelar har blivit tydligare.
– Hybridkontoret och hybrida arbetssätt är lösningar för framtiden, där människor delar sin tid mellan hemmet och den fysiska arbetsplatsen. Båda delarna kommer behövas framåt, menar Joss.
Kontoren kommer absolut finnas kvar, men kanske får de en annan funktion? Kanske blir de en social mötesplats för utvecklings- och förändringsarbete, där medarbetarna möts för att skapa samsyn, förankra idéer och vara kreativa tillsammans.
Sitta hemma ingen bra lösning på sikt
Under coronapandemin har Tele2 fått insikter och erfarenheter som är ovärderliga för att möta företagarnas behov av flexibla lösningar. Det kommer en tid efter pandemin, men i princip alla är överens om att arbetslivet inte kommer att se ut som förr. En uppfattning som får medhåll av Joss Delissen.
Vi kommer aldrig gå tillbaka till hur det var före pandemin. Men att bara sitta hemma är definitivt ingen lösning på sikt.
Joss Delissen
Läs mer: Här är tjänsterna som gör det enkelt att jobba säkert på distans.
Skapa förändring och kreativitet på distans
För Joss Delissen är antalet dagar på kontoret sedan i mars är lätträknade, på sin höjd en dag i veckan. Hans erfarenhet hittills är att det fungerar utmärkt, så länge det rör sig om att hålla hjulen snurrande och beta av ärenden och möten. Detta kallar Joss “run the business”.
– Utmaningen framåt blir att få till förändringsarbete, utveckling och innovation – det som ligger utanför det dagliga arbetet, konstaterar han.
“‘Run the business” fungerar i princip var som helst, det har visat sig tydligt under den här tiden. Men det som händer mellan människor socialt – som utveckling, innovation och ad-hoc-möten – kräver nya lösningar.
– Vi har försökt med virtuella workshops för att skapa den typen av möten, men när det kommer till kritan finns det fortfarande inget som slår ett gäng runt en whiteboard, menar Joss.
Läs mer: Så här lyckas du med digitala möten.
Hur skapar du ett bra hybridkontor för ditt företag?
Först och främst behöver du och ditt företag få en teknisk lösning på plats. Välj en lösning som möjliggör ett flexibelt arbetssätt och svarar mot behoven – det vill säga bredband och uppkoppling, säkerhet, mobiltjänster och integrationer.
– Integrationerna ska du inte underskatta. Om man ska ha en hybrid miljö kommer det bli väldigt viktigt att se till att de som sitter hemma och de som är på kontoret kan jobba ihop sömlöst, tipsar Joss.
När tekniken är på plats, blir den stora utmaningen att få till rutiner, att skapa arbetsflöden och bemanna teamen rätt. Dessutom behöver du som ledare se till att folk jobbar med rätt sorts arbete hemifrån och rätt saker när de möts på kontoret.
Läs också: Rapport om pandemins effekter på vårt sätt att arbeta - nu och i framtiden.
Hos Tele2 är det glest mellan skrivborden när samlingar och stormöten flyttat ut på Teams. Joss Delissens realitet delas av många människor i världen 2020. Vissa är vana distansarbetare, vissa har aldrig tänkt tanken att jobba hemma. Den gemensamma nämnaren är att alla har tvingats ställa om och mötas digitalt.
Josh är tydlig när han berättar vilka verktyg han själv inte skulle klara sig utan.
– Jag lever i Teams och Cisco VMR, avslutar han.
För att få hjälp att skapa framtidens kontor för ditt företag kan du gå in på tele2.se/foretag/radgivning och fylla i formuläret, så får du personlig hjälp.
