Kassahantering: Viktiga regler för företag
Alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste ha superkoll på sin kassahantering. Annars kan det bli dyrt om Skatteverket kommer på besök.
Under de senaste åren har ett flertal insatser gjorts för att motverka skattefusk. Vi tänker då främst på personalliggare (restauranger, frisörer, tvätterier och byggbranschen), omvänd moms i byggbranschen och kravet på certifierade kassaregister i kontantbranscher.
Kravet på certifierade kassaregister infördes 2010 och under de första tre åren genomförde Skatteverket drygt 100 000 kontrollbesök. 2013 beräknade man också att systemet innebar att ytterligare minst tre miljarder skattekronor kommer in till staten. Året därpå slopades även undantaget för torg- och marknadshandel, vilket sannolikt betyder att den summan är högre idag.
LÄS OCKSÅ: Måste jag ha kassaregister
Som kuriosa kan också nämnas att Skatteverkets siffror visar att efter ett kontrollbesök ökar de kontrollerade företagens omsättning med i snitt tio procent.
Allt ska registreras
Reglerna innebär att näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning ska registrera all försäljning i ett certifierat kassaregister. Med kontant betalning menas även betalningar med kontokort.
Ett certifierat kassaregister ska på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar som har gjorts. Det innebär att alla försäljningar, returer, övningsslag med mera ska framgå av registret. Det ska också vara möjligt att få fram behandlingshistorik, det vill säga uppgifter om programmeringar och inställningar som gör det möjligt att förstå hur poster hanteras i registret.
LÄS OCKSÅ: 5 vanliga bokföringsmissar
De registrerade uppgifterna ska inte gå att ändra utan att ändringen registreras på kontrollremsan.
Kontrollremsor eller journaler som inte räknas som räkenskapsinformation ska bevaras i två månader efter den kalendermånad då uppgifterna registrerades i kassaregistret.
Certifiering krävs
Kassaregistret ska vara certifierat av ett särskilt certifieringsorgan. Varje år ska en teknisk kontroll av kassaregistret göras av ett ackrediterat kontrollorgan. En teknisk kontroll ska även göras om kassaregistrets plombering bryts eller om Skatteverket har upptäckt brister i funktionerna. Protokollen från de tekniska kontrollerna ska förvaras i verksamhetslokalerna.
Anmäl till Skatteverket
Näringsidkare som är skyldiga att ha ett kassaregister ska anmäla vilka kassaregister som finns i verksamheten till Skatteverket. Om någon ändring sker, till exempel om företaget köper ett nytt kassaregister, ska en ny anmälan göras. Anmälan ska vara Skatteverket tillhanda inom en vecka.
Erbjud alltid kvitto
Kravet på kassaregister är förenat med krav på att kunden erbjuds ett kvitto som framställts av registret. Om kunden begär kvitto eller inte samt om kunden uttryckligen avstår från kvitto saknar betydelse för skyldigheten att ta fram ett kvitto.Anno
Dyrt att slarva
Skatteverket gör utan förvarning kontrollbesök för att undersöka om reglerna följs. En kontrollavgift på 12 500 kronor tas ut om en näringsidkare som omfattas av krav på kassaregister
• Saknar kassaregister
• Använder kassaregister som inte är certifierat
• Inte har anmält kassaregister till Skatteverket
• Inte uppfyller kraven på teknisk kontroll
• Inte har bevarat kontrollremsor och journaler
• Inte följer reglerna om registrering och kvitto.
Om ingen rättning sker inom skälig tid eller om ett nytt fel upptäcks inom ett år ska en ny avgift på 25 000 kronor tas ut.
En första förutsättning för att omfattas av skyldigheten att registrera försäljning i kassaregister är att det handlar om näringsverksamhet. Vidare ska det i näringsverksamheten förekomma försäljning av varor eller tjänster mot kontant betalning.
Följande situationer är dock undantagna från kravet på kassaregistrering och framtagande av kvitto:
Vid obetydlig försäljning mot kontant betalning (4 prisbasbelopp/år – 179 200 kronor 2017)
• Distans- och hemförsäljning
• Försäljning i varu- eller spelautomater
• Taxibranschen (där en utförlig reglering om taxametrar finns)
När verksamheten är befriad från skattskyldighet för de kontanta inkomsterna (till exempel ideella föreningar som bedriver allmännyttig verksamhet)
Skatteverket kan även få medge undantag från kravet att använda kassaregister och att erbjuda kunden kvitto om behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på annat sätt eller om skyldigheten att ha ett kassaregister är oskälig på grund av tekniska orsaker.
Viktiga Punkter:
- Alla försäljningar ska registreras
- Kassaregistret måste vara certifierat
- Kvitto ska alltid erbjudas
- Kontrollremsor ska sparas i två månader
Böter och Straff
Kontrollavgift på 12 500 kronor tas ut om reglerna inte följs. Vid upprepade fel kan avgiften höjas till 25 000 kronor.
Undantag från Reglerna:
- Försäljning under 179 200 kronor per år
- Distans- och hemförsäljning
- Försäljning i automater
- Taxiverksamhet
- Vissa ideella föreningar
Text: Thomas Norrman i samarbete med Björn Lundén Information
Vanliga frågor om kassaregister
(FAQ tillagd i efterhand av redaktionen)
Vem måste ha kassaregister i sin verksamhet?
Alla näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inklusive kortbetalning) måste ha ett certifierat kassaregister. Undantag gäller vid försäljning under 179 200 kronor per år (2017), för distans- och hemförsäljning, samt för vissa specifika branscher som taxi. Ideella föreningar med allmännyttig verksamhet är också undantagna.
Hur anmäler jag mitt kassaregister till Skatteverket?
Du måste anmäla ditt kassaregister till Skatteverket inom en vecka från det att du börjar använda det. Detta gäller även vid byte av kassaregister eller andra ändringar. Anmälan görs direkt till Skatteverket, och det är viktigt att hålla informationen uppdaterad för att undvika kontrollavgifter.
Vad kännetecknar ett certifierat kassaregister?
Ett certifierat kassaregister ska vara godkänt av ett särskilt certifieringsorgan och måste kunna visa alla registreringar tillförlitligt. Det ska registrera all försäljning, returer och övningsslag. Systemet måste också kunna visa behandlingshistorik och alla ändringar måste dokumenteras på kontrollremsan. En årlig teknisk kontroll krävs av ett ackrediterat kontrollorgan.
Vilka avgifter riskerar jag om jag inte följer reglerna?
Om du bryter mot kassaregisterreglerna riskerar du en kontrollavgift på 12 500 kronor. Detta gäller om du saknar kassaregister, använder ett ocertifierat system, inte har anmält ditt register till Skatteverket, eller inte följer reglerna om registrering och kvitton. Om ingen rättelse sker, eller nya fel upptäcks inom ett år, blir nästa avgift 25 000 kronor.
Hur länge ska kvitton och kontrollremsor sparas?
Kontrollremsor och journaler som inte räknas som räkenskapsinformation ska sparas i minst två månader efter den kalendermånad då uppgifterna registrerades i kassaregistret. Det är viktigt att ha god ordning på detta eftersom Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök.
Måste jag alltid ge kunden ett kvitto?
Ja, du måste alltid erbjuda kunden ett kvitto som är framställt av kassaregistret. Detta gäller oavsett om kunden ber om det eller inte. Även om kunden uttryckligen säger att de inte vill ha kvittot måste du ändå ta fram det. Detta är en viktig del av regelverket för att motverka skattefusk.
