Tips innan vi berättar mer – läs också: Så kan 8 av 10 medarbetare undvika en långvarig sjukskrivning 

Att driva företag innebär stor frihet, men också ett ansvar som sällan tar slut. Kundmöten avlöser varandra och mejl, telefonsamtal och oförutsedda problem fyller luckorna däremellan. När arbetsdagen består av ständiga avbrott blir det svårt att hinna med de uppgifter som kräver koncentration och eftertanke. Arbetet med att utveckla företaget får ofta vänta.

– När kvalificerade arbetsuppgifter kläms in mellan möten ökar risken att beslut fattas på stående fot. Sådana beslut blir ofta mer kortsiktiga, är mindre underbyggda och tar sällan hänsyn till konsekvenser längre fram, säger Fredrik Bengtsson, legitimerad psykolog på Euro Accident och expert på stressrelaterad ohälsa.

Tips! Läs också: Så stöttar Euro Accident dig och dina medarbetare vid stress och ohälsa

Glöm inte att jobba med företaget, inte bara i det

Under senare år har begreppet ”Deep Work”, eller fördjupningsarbete, fått större uppmärksamhet. Det handlar om att skapa sammanhängande tid för arbetsuppgifter som kräver analys, koncentration och strategiskt tänkande. För dig som företagare är det ofta den tiden som behövs för att utveckla verksamheten, hitta nya affärsmöjligheter eller planera företagets nästa steg.

Men när kalendern fylls av kundmöten, avstämningar och akuta frågor är det ofta just det arbetet som får stå tillbaka. Fokustid behöver därför prioriteras och skyddas, precis som vilket viktigt kundmöte som helst, menar Fredrik Bengtsson.

– Hjärnan är inte gjord för att växla mellan uppgifter hela tiden. När arbetsdagen präglas av ständiga avbrott går en större del av den mentala energin åt till att byta fokus, vilket gör det svårare att komma ner på djupet i arbetsuppgifter och se de större sammanhangen.

Läs också: Så hjälper Euro Accident 8 av 10 undvika en långvarig sjukskrivning

Var ärlig mot dig själv om arbetsbelastningen

Om kvällar och helger regelbundet går åt till att jobba ikapp kan det vara dags att se över hur företaget är organiserat och vilka uppgifter som faktiskt behöver göras av dig.

Kanske tänker du att ingen annan kan göra jobbet lika bra, att kunderna måste få svar direkt eller att verksamheten inte fungerar om du själv inte är tillgänglig. Men att fylla kalendern och försöka lösa resten på kvällstid är ingen hållbar strategi.

När du behöver hjälp att prioritera

För företag som har Euro Accidents Sjukförsäkring PlanSjuk ingår exempelvis chefsstöd, där företagare kan få hjälp att diskutera prioriteringar, sätta hållbara gränser och hitta mer långsiktiga sätt att organisera arbetet. Syftet är att ge stöd innan belastningen hunnit växa sig så stor att den påverkar hälsan eller verksamheten.

– Om en inställd mötestimme känns som veckans bästa nyhet är det ofta ett tecken på att kalendern har tagit över. Många företagare märker först när arbetsbelastningen blivit för hög att de behöver förändra sitt sätt att arbeta. Att stanna upp, prioritera och ibland be om stöd är inte ett tecken på svaghet. Tvärtom är det ofta en förutsättning för att kunna fatta bättre beslut, arbeta mer långsiktigt och få tillbaka kontrollen över arbetsdagen, avslutar Fredrik Bengtsson.

Fem råd för mindre stress som företagare

1. Granska kalendern. Vilka möten kan tas bort, kortas eller ersättas med skriftlig information? Se till att varje möte har ett tydligt syfte och rätt deltagare.

2. Skydda fokustiden. Skapa återkommande tider i kalendern då du får arbeta ostört, exempelvis mötesfria förmiddagar.

3. Var tydlig med vad som hinns med. Lista det viktigaste och bestäm vad som får vänta. Sätt gränser gentemot kunder och samarbetspartner. Våga också delegera uppgifter som inte kräver din kompetens eller ditt deltagande.

4. Utmana katastroftankarna. Fråga dig vad som faktiskt händer om du inte hinner med. Har det verkligen gått så illa tidigare som du befarat? Ofta finns större utrymme för omprioriteringar än du tror.

5. Låt inte jobbet definiera ditt värde. Påminn dig om att ditt värde inte avgörs av hur mycket du hinner eller presterar. Arbetet behöver få ta plats, men inte på bekostnad av hälsan, familjen eller det som ger mening och balans i vardagen.

Sjukförsäkring PlanSjuk

Euro Accidents sjukförsäkring är en försäkring för företag som vill ha trygga och friska medarbetare. 8 av 10 som får vår hjälp blir inte långtidssjukskrivna.

I försäkringen ingår: 

- Kostnadsfri rådgivning av psykolog, ekonom, jurist, ergonom, hälsocoach och HR-specialist.

- För chefer och HR-konsulter ingår stöd i yrkesrollen.

- Stöd och åtgärder för att uppfylla rehabiliteringsansvaret när en medarbetare blir sjukskriven.

- Ekonomisk ersättning som kan ge den försäkrade upp till 90 procent av sin lön vid långtidssjukskrivning.

Läs mer om Euro Accidents Sjukförsäkring PlanSjuk

Det finns onekligen många alternativ på marknaden – och de kan skilja sig ganska mycket i funktioner och pris. 

Istället för att fastna i specifika varumärken kan det vara smart att utgå från vilka funktioner programmet faktiskt har. Här är en checklista med tio saker ett bra bokföringsprogram bör klara av.

Tips från Spiris: Bokför gratis – i 6 månader! För dig som startat företag de senaste 12 månaderna.

10 saker ett bra bokföringsprogram ska kunna

1. Automatisk koppling till bankkonto

Ett modernt bokföringsprogram ska kunna kopplas direkt till företagets bankkonto. Då importeras transaktioner automatiskt och kan matchas mot fakturor eller kvitton. Det sparar mycket tid och minskar risken för manuella fel.

2. Enkel fakturering

Ditt företag behöver kunna skapa och skicka fakturor direkt i bokföringsprogrammet. Programmet bör därför ha en enkel faktureringsfunktion. Det är också en fördel om programmet kan:

• skicka fakturor digitalt (även e-faktura)
• hantera påminnelser
• registrera betalningar automatiskt

3. Automatisk momsberäkning

Momsredovisning är en central del av bokföringen. Ett bra bokföringsprogram räknar automatiskt ut moms och kan skapa en momsrapport som ligger till grund för momsdeklarationen. Det minskar risken för fel i redovisningen.

Tips från Spiris: Sköt det mesta av din löpande bokföring automatiskt. Prova gratis här!

4. Digital kvittohantering

I dag arbetar många företag helt digitalt. Ett bra bokföringsprogram bör därför ha en funktion där du kan fotografera kvitton med mobilen och ladda upp dem direkt i systemet. Det gör att underlagen sparas automatiskt och blir lätta att hitta.

5. Integrationer med andra system

Många företag använder fler system än bara bokföringsprogrammet, till exempel:

• e-handelssystem
• kassasystem
• CRM-system
• betalningslösningar

Ett bra bokföringsprogram ska kunna integreras med andra verktyg så att informationen automatiskt förs över till bokföringen.

6. Automatisering av bokföringen

Moderna bokföringsprogram kan automatisera mycket av bokföringen. Till exempel kan systemet:

• föreslå bokföringskonto
• matcha banktransaktioner
• bokföra återkommande kostnader automatiskt

Det gör arbetet betydligt snabbare.

Tips från Spiris: Följ Spiris nyhetsbrev här. Få tips, inspiration och aktualiteter för företagare.

7. Rapporter som är lätta att förstå

Ett bra bokföringsprogram ska inte bara registrera siffror – det ska också hjälpa dig att förstå ekonomin. Programmet ska därför kunna ge dig tydliga rapporter, till exempel:

• resultatrapport
• balansrapport
• kassaflödesrapport

Helst ska de vara enkla att läsa även för den som inte är ekonom.

8. Samarbete med redovisningskonsult

Många företag väljer att anlita en redovisningskonsult när de växer. Då är det viktigt att programmet gör det enkelt att dela bokföringen. Många system låter både företagaren och redovisningskonsulten arbeta i samma system samtidigt. 

9. Möjlighet att växa med företaget

Det bokföringsprogram du väljer i början bör fungera även när företaget växer. Det är därför bra om programmet även kan hantera saker som:

• löner
• projektredovisning
• lager
• fler användare

Då slipper du byta system när företaget utvecklas.

10. Support och hjälp när något går fel

Ekonomi är ett område där det är viktigt att det blir rätt. Därför är det en stor fördel om bokföringsprogrammet erbjuder bra support. Det kan till exempel vara:

• chatt eller telefon
• guider och utbildningar
• hjälpcenter online

När frågor uppstår är det skönt att kunna få hjälp snabbt.

Välj funktioner, inte bara pris!

När du ska välja bokföringsprogram är det lätt att fastna i priset. Men ofta är det viktigare att programmet faktiskt passar hur ditt företag arbetar – det är värt någon hundralapp extra att välja kvalitet.

Ett bra bokföringsprogram ska göra ekonomin enklare – inte krångligare.

Om programmet har funktionerna i checklistan ovan, brukar det vara ett bra tecken på att det fungerar även när ditt företag växer.

Tips från Spiris: Ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning här

Tips! Här hittar du alla delar i Ekonomiskolan – som lär dig allt om bokföring, skatter och företagsekonomi. Bokmärk och kom tillbaka!