Psst, innan vi startar! Här kan du ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning.

Okej, till ämnet. Många företag tappar affärer som redan är på väg in – helt enkelt för att uppföljningen inte fungerar. 

Du får ett mejl från någon som är intresserad. Ni pratar och du lovar att återkomma med en offert. Sedan kommer ett kundmöte emellan. Telefonen ringer. Någon annan behöver något akut. Tre veckor senare hittar du mejlet igen.

Känner du igen dig?

När ditt företag är litet fungerar det ofta utmärkt att hålla kunder och affärer i huvudet, inkorgen, kalendern och kanske i ett Excelark. Men ju fler kunder och förfrågningar du får, desto större blir risken att något faller mellan stolarna.

Då är lösningen inte nödvändigtvis att lägga mer pengar på att hitta nya kunder. Börja med att bli bättre på att ta hand om dem som redan har hittat dig. Här är sex smarta sätt att täppa till hålen i din säljprocess. (Spoiler Alert! Allt blir mycket enklare med rätt system för tidrapportering och med ett riktigt bra CRM. 

Steg 1. Samla alla potentiella affärer på ett ställe

Första steget är nästan löjligt enkelt: sluta hantera potentiella affärer på olika ställen. Du kanske pratar med ett lead via mejlen. Ett annat via anteckningarna i mobilen. En tredje potentiell kund har du lovat att ringa ”någon gång nästa vecka”.

Lösning: Skapa ett gemensamt kundregister där du direkt kan se vem kunden är, vad ni har pratat om och var ni befinner er i säljprocessen.

Har du bara ett fåtal kunder kan ett enkelt kundregister i din ekonomiplattform räcka långt (det kan du testa gratis hos Spiris här).

Har du fler kunder och en längre säljprocess är det dags att titta på ett riktigt säljstöd eller CRM – här kan du testa ett gratis hos Spiris.

Steg 2. Bygg en enkel säljtavla

Nästa steg är att göra försäljningen synlig. Du ska helst kunna öppna en vy och på några sekunder förstå vilka affärer som är på gång. Det behöver inte vara komplicerat. Din säljtavla kan exempelvis bestå av:

• Ny kontakt – någon har visat intresse.
• Kontaktad – första dialogen är tagen.
• Offert skickad – nu väntar du på besked.
• Uppföljning – kunden behöver bearbetas vidare.
• Vunnen affär – dags att gå från försäljning till leverans.
• Förlorad affär – inte den här gången. Hur ska du följa upp inför framtiden?

Poängen är inte exakt vilka steg du använder. Det viktigaste är att varje potentiell affär alltid ska ha en tydlig plats och ett tydligt nästa steg.

Steg 3. Bestäm nästa aktivitet – direkt

Här gör många småföretagare fel. Du kanske har haft ett bra samtal med en potentiell kund. Kunden säger: ”Det här låter intressant, hör av dig efter sommaren.” Sedan går sommaren och till hösten har du tankarna på annat…

Gör det därför till en vana att aldrig lämna en potentiell affär utan nästa konkreta aktivitet. Ska du ringa på torsdag? Skicka offert på måndag? Följa upp om två veckor? Lägg in det direkt i ditt system.

Med ett digitalt säljstöd kan du samla aktiviteter, anteckningar och uppföljningar på kunden och få påminnelser när det är dags att agera. Då behöver ditt minne inte längre vara företagets CRM-system.

Steg 4. Ta reda på vad affärerna är värda

Alla potentiella kunder kommer förstås inte att bli betalande kunder. Men – om du har koll på värdet och sannolikheten för varje affär får du något som är minst lika viktigt som ordning: en bild av vad du faktiskt har på gång.

Säg att du har offerter och pågående dialoger värda 500 000 kronor. Några är nästan klara, medan andra fortfarande befinner sig i ett tidigt skede. Genom att uppskatta sannolikheten för respektive affär kan du börja se värdet på din verkliga säljpipe – och vilka affärer du framför allt bör lägga tid på.

Plötsligt blir försäljningen något du kan styra istället för något du hoppas ska hända. Dessutom blir det mycket enklare att lägga en vettig budget.

Tips! Så kan du använda Google för att få fler affärer – läs här!

Steg 5. Gör efterarbetet rätt – glöm inte fakturera!

Du har fått ett ja. Grattis! Men säljprocessen slutar inte där. Nu ska det du har sålt levereras, kanske tidrapporteras – och framför allt faktureras. Ju fler manuella överlämningar du har mellan olika system, desto större blir risken för både mer administration och missar.

Det smartaste är därför att tänka på hela kundresan som ett sammanhängande flöde. Tänk…

Kontakt → offert → affär → leverans → faktura → betalning.

Här är det en stor fördel om säljstödet hänger ihop med företagets ekonomisystem. När en vunnen affär kan följa med vidare genom systemet slipper du mata in samma kund och information flera gånger.

Steg 6. Bygg en lösning som fungerar även när ni blir fler

Det är inte så svårt att hålla koll på fem kunder. Men vad händer när det blir 20, 50 eller 100?

Vi lovar – det är nu problemen med ett hemmabyggt system börjar märkas. Olika personer har information om samma kund, någon glömmer att följa upp och ingen har riktigt hela bilden.

Ställ de här frågorna till dig själv:

• Vet jag exakt vilka potentiella affärer vi har just nu?
• Vet jag vem som ska följas upp – och när?
• Kan någon annan ta över en kund utan att fråga mig om allt?
• Kan jag se ungefär hur mycket vår säljpipe är värd?
• Hänger kund, försäljning och fakturering ihop?

Svarar du nej på flera av frågorna är det förmodligen dags att bygga ett bättre system – innan du lägger ännu mer kraft på att fylla på med nya leads.

Så kan du samla kundresan hos Spiris

Det finns förstås många sätt att bygga upp en fungerande säljprocess. Ett alternativ är Spiris ekonomiplattform (testa gratis här), där du kan börja med det du behöver idag och bygga på när företaget växer.

För det mindre företaget kan kundregistret i Bokföring & Fakturering vara tillräckligt för att samla kunduppgifter och få ordning på faktureringen.

Har du en större kundbas och behöver hålla koll på fler affärer kan du bygga vidare med Spiris Tid & Projektplanering med CRM (prova gratis här). Där kan du bland annat arbeta med en visuell säljtavla, samla aktiviteter och kundinformation och hålla koll på affärsmöjligheter genom olika delar av säljprocessen.

När affären sedan är vunnen finns dessutom ekonomin i samma ekonomiplattform. Nice! Idén är enkel: informationen ska följa kunden istället för att du ska flytta den mellan olika lappar, Excelark och system.

För målet är trots allt inte att administrera fler kunder. Det är att göra fler av dem till affärer.

Om Spiris
Att driva företag med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration. Läs mer på Spiris.se.

I vissa situationer är banklån rätt väg att gå. I andra kan ägarkapital, leasing eller Alm-lån vara betydligt smartare. Låt oss gå igenom de vanligaste finansieringsformerna för små företag, hur de fungerar i praktiken – och när de brukar passa bäst. Let´s do it!

Tips från Almi: Här kan du ladda ned kostnadsfria mallar för:
– Affärsplan
– Budget
– Lean Canvas
– Sustainable Business Model Canvas

1. Banklån – den klassiska finansieringen

Banklån är den mest traditionella formen av företagsfinansiering. Du lånar pengar från banken och betalar tillbaka dem över tid med ränta.

Banker tittar framför allt på tre saker:

• Företagets ekonomi och kassaflöde
• Hur stabil verksamheten är
• Vilka säkerheter som finns

I många små företag kräver banken också personlig borgen, vilket innebär att du som företagare ansvarar för lånet privat om företaget inte kan betala.

Banklån passar ofta bäst när:

• Företaget har funnits ett tag
• Intäkterna är relativt stabila
• Pengarna ska användas till en tydlig investering

2. Almi-lån – när banken inte räcker hela vägen

Almi erbjuder lån till företag som har potential men som kan ha svårt att få fullt banklån. Ofta fungerar Almi som ett komplement till banken. Det kan till exempel handla om att banken lånar ut en del av kapitalet och Almi en annan del – men Almi kan också vara ensam finansiär.

Skillnader mellan Almi-lån och banklån:

• Räntan är ofta högre
• Kraven på säkerheter kan vara lägre
• Fokus ligger mer på affärsidé och potential

Almi-lån används ofta för:

• uppstart och utveckling av nya företag
• investeringar och satsningar i växande företag
• finansiering där flera parter samverkar för att möjliggöra satsningen

Tips från Almi: Vilka typer av företagslån finns hos Almi? Läs mer här.

3. Riskkapital – när investerare går in i bolaget

Istället för att låna pengar kan du ta in kapital genom att göra en nyemission. Det kallas riskkapital och kan komma från 'Family and Friends', affärsänglar eller riskkapitalbolag.

Fördelar med riskkapital:

• Ditt företag behöver inte betala tillbaka pengarna
• Företaget får ofta bra kompetens och nätverk

Nackdelar med riskkapital:

• Du delar ägandet
• Investerare vill ofta påverka beslut
• Förväntningarna på tillväxt ökar

Den här typen av finansiering är vanligast i snabbväxande bolag (s k startups), inte i vanliga småföretag. För det flesta är riskkapital helt fel väg att gå.

Tips från Almi: Är lån eller riskkapital bäst? Det lär du dig här.

4. Leasing – finansiera utrustning istället för att köpa

Om företaget behöver maskiner, fordon eller teknisk utrustning kan leasing vara ett alternativ. Istället för att köpa utrustningen betalar ditt företag en månadskostnad för att använda den.

Fördelar med leasing:

• Mindre kapital behövs från start
• Kassaflödet påverkas mindre
• Utrustningen kan ibland uppdateras enklare

Leasing används ofta i branscher där investeringar i utrustning är stora, till exempel:

• transport
• bygg
• industri
• restaurang

5. Factoring – få betalt snabbare

Factoring innebär att du säljer eller belånar dina fakturor. Det gör att du kan få pengar direkt istället för att vänta 30–60 dagar på betalning.

Leasing fungerar så här:

1. Du skickar en faktura till kunden
2. Ett finansbolag betalar ut större delen av beloppet direkt (till ditt företag alltså)
3. När kunden betalar fakturan får du resten minus avgifter (här behöver du vara noga med att avgifterna är så låga som möjligt = jämför alternativ!)

Factoring används ofta av företag som växer snabbt och där kassaflödet annars kan bli en flaskhals.

6. Checkkredit – en ekonomisk buffert

En checkkredit (kallas också kontokredit) fungerar ungefär som en kredit kopplad till företagskontot. Du får möjlighet att använda pengar upp till en viss gräns – när det behövs.

Fördelar med checkkredit:

• Flexibel finansiering
• Du betalar bara ränta på det du använder (ibland också en lägre, fast ränta för att ha möjligheten)
• Kan lösa kortsiktiga kassaflödesproblem

Checkkrediter används ofta som säkerhetsmarginal i företag med varierande intäkter och för att brygga tillfälliga likviditetsdippar.

Tips från Almi: Det finns kapital! Här berättar vi var och hur.

7. Ägarnas egna pengar

Många företag finansieras i början med ägarnas egna pengar. Som ägare kan du tillföra kapital antingen som ett lån eller som aktieägartillskot (villkorat eller ovillkorat).

Fördelar med att finansiera själv:

• inga externa krav
• inga räntor till banken
• full kontroll över bolaget

Nackdelen är förstås att risken ligger helt på dig själv (och att du behöver använda egna surt förvärvade pengar). För de allra flesta mindre företag är detta vanligaste vägen att gå – generellt brukar många företagare finansiera företaget genom att ta ut lägre lön under en period.

Vilken finansiering passar ditt företag?

Det finns inget universellt svar. Men olika typer av finansiering passar ofta i olika situationer.

• Banklån passar när företaget är stabilt och investeringen tydlig.
• Almi-lån kan användas i både tidiga skeden och i etablerade företag, ofta tillsammans med bank, för att möjliggöra satsningar och skapa en hållbar finansieringslösning.
• Riskkapital används främst i snabbväxande bolag.
• Leasing passar vid utrustningsinvesteringar.
• Factoring och checkkredit används ofta för at förbättra kassaflöde.

I praktiken använder många företag en kombination av flera lösningar. Men återigen – det absolut vanligaste är egna pengar och att 'finansiera med egen tid'.

Vilken väg som är bäst beror på företagets mognad, risk och vad pengarna ska användas till. Ju bättre du förstår alternativen, desto större chans att du väljer rätt finansiering för ditt företag. Lycka till!

Psst! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

Tips! Här hittar du alla delar i Finansieringsskolan. Bokmärk och kom tillbaka när det är dags för nästa steg.