Stor guide: Så får du effektiva möten
16 april,
2014
•
4 minuters läsning
Foto: Foto: Anna Sigvardsson
Möten kan upplevas som ett nödvändigt ont. De är långa, många och inte särskilt effektiva. Här är knepen som hjälper dig.
Ett bra möte börjar långt innan den bokade tiden i kalendern, menar David Stiernholm som jobbar som struktör och hjälper sina kunder att få ordning på vardagen.
– Många av dem jag möter klagar på att de sitter i för många möten och i för långa möten. Men det är också vanligt att man upplever att man blivit inbjuden till mötet av slentrian, utan att mötesledaren funderat på vad just jag ska bidra med, säger han.
Enligt honom har den som kallar till ett möte har ett stort ansvar. Vilka personer bjuds in och varför? Framgår inte det får man som tilltänkt deltagare på mötet ställa frågan.
Men fundera först på om du verkligen behöver gå på mötet. Kanske går det du tänkt diskutera lika bra att ta via mejlen eller på telefon.
Nästa steg är att formulera ett syfte med mötet.
– Det är inte alltid ett möte behöver en dagordning, men syftet måste vara tydligt. Syftet hjälper de andra deltagarna att förstå varför de är inbjudna och vad de förväntas att bidra med, säger David Stiernholm.
Vill du ändå ha en dagordning räcker det med en enkel punktlista. I ett mer detaljerat utförande kan varje punkt få en viss tid tilldelad sig och dessutom kategoriserats som informationspunkt, diskussionspunkt eller beslutspunkt.
– Är det en informationspunkt som fått fem minuter förstår man på förhand att man ska lyssna. Är det en beslutspunkt bör man se till att vara påläst när mötet börjar.
När nu det är. Möten som startar efter utsatt tid eller håller på för länge är irritationsmoment i sig.
– Jag besöker alldeles för många arbetsplatser där det blivit legio att mötet faktiskt börjar tio, femton minuter efter utsatt tid. Folk kommer för sent, mötesledaren har inte kopplat sin dator till projektorn. Sådana saker sprider dålig stämning men kostar också pengar.
Ju fler som sitter och väntar desto dyrare är det. Och boka inte timslånga möten bara för att det är standardinställningen i datorns kalender.
– Räcker det med 30 minuter, boka 30 minuter.
Ett annat problem är distraktioner. Mobiltelefonen nämner David Stiernholm som det största problemet. Hans uppmaning är enkel: Bestäm dig i förväg, ska du vara med på mötet eller nåbar via telefon?
– Och tro inte att det räcker med att sätta telefonen på ljudlöst, vibratorn stör även när telefonen ligger i en väska. Sen finns det givetvis undantag från regeln. Någon har kanske jour, andra sjuka barn. Men tala då om det för de andra mötesdeltagarna i förväg.
Hans tips är stör inte-funktionen som finns i många nya telefoner. Med den påslagen släpps bara samtal från utvalda telefonnummer fram. Lägg till barnens, skolans och andra viktiga telefonnummer så att du är nåbar för dem men inte några andra.
Stickspår är en annan sak som David Stiernholm varnar för. De behöver inte vara dåliga eller orelevanta saker, men de har inte sin plats på just det här mötet. Mötesledarens uppgift är att fånga upp dem så snabbt som möjligt för att sedan avsluta mötet med att gå igenom dem och bestämma hur de ska hanteras. Något är kanske närmast ett ämne för en munter lunchdiskussion, annat behöver ett eget möte och så vidare.
Och när det gäller hur mötet avslutas, var konkret. Enligt David Stiernholm duger det inte med “Alla nöjda? Bra, då syns vi igen om en vecka!” Han lyfter fram tre frågor som behöver ett svar innan alla lämnar rummet:
– Det är ett sätt att göra det tydligt för alla vad resultatet av mötet är och vilka förväntningar som finns framöver. Däremot är det inte säkert att det behövs formella protokoll. Särskilt för ett återkommande möte kan det vara ett bättre alternativ med en logg som uppdateras löpande.
I loggen som lagras på ett ställe så att alla kan komma åt den listas alla uppgifter som delats ut, vem som ska göra vad tills när.
Slutligen lyfter David Stiernholm fram det personliga ansvaret. Mötesledaren har stora krav på sig inför och under mötet, men efter är det var och en som måste gå igenom sina anteckningar.
– Det räcker inte att skriva i sin fina mötesbok som man tar med sig till varje veckomöte om man inte tittar i den också. Efter varje möte, gå igenom anteckningarna. Spara det som är referensinformation på ett ställe så att det går lätt att hitta igen. Och det som är saker som ska göras ska skrivas upp på en att göra-lista.
Ett bra möte börjar långt innan den bokade tiden i kalendern, menar David Stiernholm som jobbar som struktör och hjälper sina kunder att få ordning på vardagen.
– Många av dem jag möter klagar på att de sitter i för många möten och i för långa möten. Men det är också vanligt att man upplever att man blivit inbjuden till mötet av slentrian, utan att mötesledaren funderat på vad just jag ska bidra med, säger han.
Enligt honom har den som kallar till ett möte har ett stort ansvar. Vilka personer bjuds in och varför? Framgår inte det får man som tilltänkt deltagare på mötet ställa frågan.
Men fundera först på om du verkligen behöver gå på mötet. Kanske går det du tänkt diskutera lika bra att ta via mejlen eller på telefon.
Nästa steg är att formulera ett syfte med mötet.
– Det är inte alltid ett möte behöver en dagordning, men syftet måste vara tydligt. Syftet hjälper de andra deltagarna att förstå varför de är inbjudna och vad de förväntas att bidra med, säger David Stiernholm.
Vill du ändå ha en dagordning räcker det med en enkel punktlista. I ett mer detaljerat utförande kan varje punkt få en viss tid tilldelad sig och dessutom kategoriserats som informationspunkt, diskussionspunkt eller beslutspunkt.
– Är det en informationspunkt som fått fem minuter förstår man på förhand att man ska lyssna. Är det en beslutspunkt bör man se till att vara påläst när mötet börjar.
När nu det är. Möten som startar efter utsatt tid eller håller på för länge är irritationsmoment i sig.
– Jag besöker alldeles för många arbetsplatser där det blivit legio att mötet faktiskt börjar tio, femton minuter efter utsatt tid. Folk kommer för sent, mötesledaren har inte kopplat sin dator till projektorn. Sådana saker sprider dålig stämning men kostar också pengar.
Ju fler som sitter och väntar desto dyrare är det. Och boka inte timslånga möten bara för att det är standardinställningen i datorns kalender.
– Räcker det med 30 minuter, boka 30 minuter.
Ett annat problem är distraktioner. Mobiltelefonen nämner David Stiernholm som det största problemet. Hans uppmaning är enkel: Bestäm dig i förväg, ska du vara med på mötet eller nåbar via telefon?
– Och tro inte att det räcker med att sätta telefonen på ljudlöst, vibratorn stör även när telefonen ligger i en väska. Sen finns det givetvis undantag från regeln. Någon har kanske jour, andra sjuka barn. Men tala då om det för de andra mötesdeltagarna i förväg.
Hans tips är stör inte-funktionen som finns i många nya telefoner. Med den påslagen släpps bara samtal från utvalda telefonnummer fram. Lägg till barnens, skolans och andra viktiga telefonnummer så att du är nåbar för dem men inte några andra.
Stickspår är en annan sak som David Stiernholm varnar för. De behöver inte vara dåliga eller orelevanta saker, men de har inte sin plats på just det här mötet. Mötesledarens uppgift är att fånga upp dem så snabbt som möjligt för att sedan avsluta mötet med att gå igenom dem och bestämma hur de ska hanteras. Något är kanske närmast ett ämne för en munter lunchdiskussion, annat behöver ett eget möte och så vidare.
Och när det gäller hur mötet avslutas, var konkret. Enligt David Stiernholm duger det inte med “Alla nöjda? Bra, då syns vi igen om en vecka!” Han lyfter fram tre frågor som behöver ett svar innan alla lämnar rummet:
- Vad har vi kommit fram till?
- Vad behöver göras?
- Vem gör vad?
– Det är ett sätt att göra det tydligt för alla vad resultatet av mötet är och vilka förväntningar som finns framöver. Däremot är det inte säkert att det behövs formella protokoll. Särskilt för ett återkommande möte kan det vara ett bättre alternativ med en logg som uppdateras löpande.
I loggen som lagras på ett ställe så att alla kan komma åt den listas alla uppgifter som delats ut, vem som ska göra vad tills när.
Slutligen lyfter David Stiernholm fram det personliga ansvaret. Mötesledaren har stora krav på sig inför och under mötet, men efter är det var och en som måste gå igenom sina anteckningar.
– Det räcker inte att skriva i sin fina mötesbok som man tar med sig till varje veckomöte om man inte tittar i den också. Efter varje möte, gå igenom anteckningarna. Spara det som är referensinformation på ett ställe så att det går lätt att hitta igen. Och det som är saker som ska göras ska skrivas upp på en att göra-lista.
