Kassahantering: Viktiga regler för företag

Alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste ha superkoll på sin kassahantering. Annars kan det bli dyrt om Skatteverket kommer på besök.

Redaktionen 11 oktober, 2017 • 5 minuters läsning

Under de senaste åren har ett flertal insatser gjorts för att motverka skattefusk. Vi tänker då främst på personalliggare (restauranger, frisörer, tvätterier och byggbranschen), omvänd moms i byggbranschen och kravet på certifierade kassaregister i kontantbranscher.

Kravet på certifierade kassaregister infördes 2010 och under de första tre åren genomförde Skatteverket drygt 100 000 kontrollbesök. 2013 beräknade man också att systemet innebar att ytterligare minst tre miljarder skattekronor kommer in till staten. Året därpå slopades även undantaget för torg- och marknadshandel, vilket sannolikt betyder att den summan är högre idag.

LÄS OCKSÅ: Måste jag ha kassaregister

Som kuriosa kan också nämnas att Skatteverkets siffror visar att efter ett kontrollbesök ökar de kontrollerade företagens omsättning med i snitt tio procent.

Allt ska registreras

Reglerna innebär att näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning ska registrera all försäljning i ett certifierat kassaregister. Med kontant betalning menas även betalningar med kontokort.

Ett certifierat kassaregister ska på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar som har gjorts. Det innebär att alla försäljningar, returer, övningsslag med mera ska framgå av registret. Det ska också vara möjligt att få fram behandlingshistorik, det vill säga uppgifter om programmeringar och inställningar som gör det möjligt att förstå hur poster hanteras i registret.

LÄS OCKSÅ: 5 vanliga bokföringsmissar

De registrerade uppgifterna ska inte gå att ändra utan att ändringen registreras på kontrollremsan.

Kontrollremsor eller journaler som inte räknas som räkenskapsinformation ska bevaras i två månader efter den kalendermånad då uppgifterna registrerades i kassaregistret.

Certifiering krävs

Kassaregistret ska vara certifierat av ett särskilt certifieringsorgan. Varje år ska en teknisk kontroll av kassaregistret göras av ett ackrediterat kontrollorgan. En teknisk kontroll ska även göras om kassaregistrets plombering bryts eller om Skatteverket har upptäckt brister i funktionerna. Protokollen från de tekniska kontrollerna ska förvaras i verksamhetslokalerna.

Anmäl till Skatteverket

Näringsidkare som är skyldiga att ha ett kassaregister ska anmäla vilka kassaregister som finns i verksamheten till Skatteverket. Om någon ändring sker, till exempel om företaget köper ett nytt kassaregister, ska en ny anmälan göras. Anmälan ska vara Skatteverket tillhanda inom en vecka.

Erbjud alltid kvitto

Kravet på kassaregister är förenat med krav på att kunden erbjuds ett kvitto som framställts av registret. Om kunden begär kvitto eller inte samt om kunden uttryckligen avstår från kvitto saknar betydelse för skyldigheten att ta fram ett kvitto.Anno

Dyrt att slarva

Skatteverket gör utan förvarning kontrollbesök för att undersöka om reglerna följs. En kontrollavgift på 12 500 kronor tas ut om en näringsidkare som omfattas av krav på kassaregister

• Saknar kassaregister

• Använder kassaregister som inte är certifierat

• Inte har anmält kassaregister till Skatteverket

• Inte uppfyller kraven på teknisk kontroll

• Inte har bevarat kontrollremsor och journaler

• Inte följer reglerna om registrering och kvitto.

Om ingen rättning sker inom skälig tid eller om ett nytt fel upptäcks inom ett år ska en ny avgift på 25 000 kronor tas ut.

En första förutsättning för att omfattas av skyldigheten att registrera försäljning i kassaregister är att det handlar om näringsverksamhet. Vidare ska det i näringsverksamheten förekomma försäljning av varor eller tjänster mot kontant betalning.

Följande situationer är dock undantagna från kravet på kassaregistrering och framtagande av kvitto:

Vid obetydlig försäljning mot kontant betalning (4 prisbasbelopp/år – 179 200 kronor 2017)

• Distans- och hemförsäljning

• Försäljning i varu- eller spelautomater

• Taxibranschen (där en utförlig reglering om taxametrar finns)

När verksamheten är befriad från skattskyldighet för de kontanta inkomsterna (till exempel ideella föreningar som bedriver allmännyttig verksamhet)

Skatteverket kan även få medge undantag från kravet att använda kassaregister och att erbjuda kunden kvitto om behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på annat sätt eller om skyldigheten att ha ett kassaregister är oskälig på grund av tekniska orsaker.

Viktiga Punkter:

Alla försäljningar ska registreras
Kassaregistret måste vara certifierat
Kvitto ska alltid erbjudas
Kontrollremsor ska sparas i två månader

Böter och Straff

Kontrollavgift på 12 500 kronor tas ut om reglerna inte följs. Vid upprepade fel kan avgiften höjas till 25 000 kronor.

Undantag från Reglerna:

Försäljning under 179 200 kronor per år
Distans- och hemförsäljning
Försäljning i automater
Taxiverksamhet
Vissa ideella föreningar

Text: Thomas Norrman i samarbete med Björn Lundén Information

Vanliga frågor om kassaregister

(FAQ tillagd i efterhand av redaktionen)

Vem måste ha kassaregister i sin verksamhet?

Alla näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inklusive kortbetalning) måste ha ett certifierat kassaregister. Undantag gäller vid försäljning under 179 200 kronor per år (2017), för distans- och hemförsäljning, samt för vissa specifika branscher som taxi. Ideella föreningar med allmännyttig verksamhet är också undantagna.

Hur anmäler jag mitt kassaregister till Skatteverket?

Du måste anmäla ditt kassaregister till Skatteverket inom en vecka från det att du börjar använda det. Detta gäller även vid byte av kassaregister eller andra ändringar. Anmälan görs direkt till Skatteverket, och det är viktigt att hålla informationen uppdaterad för att undvika kontrollavgifter.

Vad kännetecknar ett certifierat kassaregister?

Ett certifierat kassaregister ska vara godkänt av ett särskilt certifieringsorgan och måste kunna visa alla registreringar tillförlitligt. Det ska registrera all försäljning, returer och övningsslag. Systemet måste också kunna visa behandlingshistorik och alla ändringar måste dokumenteras på kontrollremsan. En årlig teknisk kontroll krävs av ett ackrediterat kontrollorgan.

Vilka avgifter riskerar jag om jag inte följer reglerna?

Om du bryter mot kassaregisterreglerna riskerar du en kontrollavgift på 12 500 kronor. Detta gäller om du saknar kassaregister, använder ett ocertifierat system, inte har anmält ditt register till Skatteverket, eller inte följer reglerna om registrering och kvitton. Om ingen rättelse sker, eller nya fel upptäcks inom ett år, blir nästa avgift 25 000 kronor.

Hur länge ska kvitton och kontrollremsor sparas?

Kontrollremsor och journaler som inte räknas som räkenskapsinformation ska sparas i minst två månader efter den kalendermånad då uppgifterna registrerades i kassaregistret. Det är viktigt att ha god ordning på detta eftersom Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök.

Måste jag alltid ge kunden ett kvitto?

Ja, du måste alltid erbjuda kunden ett kvitto som är framställt av kassaregistret. Detta gäller oavsett om kunden ber om det eller inte. Även om kunden uttryckligen säger att de inte vill ha kvittot måste du ändå ta fram det. Detta är en viktig del av regelverket för att motverka skattefusk.

ANNONS

Innehåll från Toborrow

Partner

Så påverkar ditt kreditbetyg företagets finansieringsmöjligheter

Som företagare är ditt kreditbetyg en viktig indikator på din företags ekonomiska stabilitet och förmåga att hantera finansiering. Oavsett om du ansöker om företagslån, leasing eller factoring är ett starkt kreditbetyg ofta en förutsättning för att få de bästa villkoren och lägsta räntorna. Hur får man då ett starkt kreditbetyg? Det lär vi dig här!

Toborrow 16 januari, 2025 • 4 minuters läsning

Smart tips innan vi börjar: Här kan du testa ditt företags kreditbetyg (utan kreditupplysning).

– Att ta hand om sitt kreditbetyg är avgörande för att säkerställa att ditt företag har tillgång till rätt finansiering när det behövs, säger Magnus Ersson, COO på Toborrow.

Här går vi igenom hur du stärker företagets kreditbetyg, och hur du gör för att enklare få finansiering till bättre villkor.

Så här kan du förbättra ditt kreditbetyg som företag

Det finns många sätt att förbättra företagets kreditbetyg. Här går vi igenom fyra vanliga sätt att bygga en trovärdig ekonomisk bas i ditt företag.

Betala dina räkningar i tid

En av de enklaste och viktigaste åtgärderna för att stärka din kreditvärdighet. Förseningar kan snabbt påverka din kredithistorik negativt och leda till högre kostnader i framtiden.

Minska onödig skuldsättning

Håll dina skulder på en hanterbar nivå i förhållande till företagets inkomst. Ett högt skuldåtagande kan signalera ekonomiska problem och minska ditt förtroende hos långivare.

Följ upp på kreditupplysningar

Kontrollera att din kreditupplysning är korrekt och uppdaterad för att undvika negativa överraskningar. Ofta kan små fel eller gamla uppgifter dra ner din kreditvärdighet.

Håll koll på dina affärsrelationer

Bygg ett gott rykte genom att betala leverantörer och samarbetspartners enligt avtal. Ett starkt affärsnätverk kan även öppna dörrar för nya finansieringsmöjligheter.

Tips! Vill du veta hur mycket ditt företag har möjlighet att låna, och till vilka villkor? Det är helt kostnadsfritt hos Toborrow – läs mer här.Tips!

Fler tips för att stärka din kreditvärdighet

Om du lyckas med de fyra steg ovan, har du kommit långt. Vill du bli ännu bättre, kan du fortsätta med följande tips:

Bygg upp en solid ekonomisk historik

Ett långsiktigt stabilt kassaflöde och tydliga bevis på ansvarsfull ekonomisk hantering kan ge ditt företag en starkare position gentemot långivare.

Ha en tydlig affärsplan

En genomarbetad affärsplan som visar på företagets potential och strategi för tillväxt kan imponera på långivare och bidra till förmånliga villkor.

Diversifiera dina inkomstkällor

Ett företag som inte är beroende av en enda kund eller produkt anses ofta vara mer stabilt och mindre riskfyllt att finansiera.

Undvik överanvändning av kredit

Om ditt företag använder stora delar av sin tillgängliga kredit kan det tolkas som att du är nära din ekonomiska gräns. Försök att hålla din kreditutnyttjandegrad låg.

Vad leder ett bra kreditbetyg till?

När ditt företag har ett bra kreditbetyg blir det inte bara enklare att få finansiering – du kan även få fördelaktigare villkor. Ett starkt kreditbetyg ger dig större förhandlingsutrymme, vilket kan leda till lägre räntor och flexiblare återbetalningsplaner.

Vad händer om kreditbetyget är lågt?

Ett svagt kreditbetyg kan däremot leda till svårigheter att hitta finansiering, eller att du endast erbjuds lån med höga räntor och tuffa villkor. Därför är det viktigt att aktivt arbeta med att förbättra din kreditvärdighet – det kan vara skillnaden mellan tillväxt och stagnation för ditt företag.

Ta hjälp av Toborrow

Vill du veta mer om hur du kan förbättra din kreditvärdighet och ansöka om finansiering? Besök Toborrow eller ring 08-520 017 30. Din företagsresa är viktig, och vi finns här för att stötta dig.

Tips! Vill du veta hur mycket ditt företag har möjlighet att låna, och till vilka villkor? Det är helt kostnadsfritt hos Toborrow – läs mer här.

Om Toborrow

I Sverige finns över en halv miljon småföretagare, var och en med sina unika behov och utmaningar. När det gäller finansiering är det avgörande att välja rätt lösning vid rätt tidpunkt. På Toborrow förstår vi vikten av att jämföra lånevillkor och hitta de bästa alternativen för att stödja företagets tillväxt.

Vi är mer än bara en digital tjänst – vi är din samarbetspartner. Vårt team av kreditspecialister guidar dig genom hela processen och hjälper dig att välja den bästa finansieringen för företagets behov, vare sig du behöver kapital för expansion, investering eller likviditet.

Men vad krävs egentligen för att få ett företagslån? För att kvalificera sig behöver ditt företag ha en giltig bolagsform och vara registrerat i Sverige. Det är också viktigt att ditt företag har en god kreditvärdighet och en stabil ekonomi.

Vår ansökningsprocess är helt digital och signeras med BankID. Inom 24 timmar får du låneerbjudanden från flera långivare på vår plattform. Du väljer det erbjudande som passar dig bäst. Ansökan är kostnadsfri och ej bindande.Toborrow

Personlig Utveckling & Hälsa

Fem nattvanor som förändrar ditt företagarliv – testa detta!

Tänk om du kunde vakna upp supermotiverad varje dag – redo att ta dig an alla utmaningar i ditt företag. Vi använder oss av fem enkla knep för att få den bästa starten på dagen. Vilka använder du?

Gustaf Oscarson 22 maj, 2025 • 3 minuters läsning

Om du fungerar som oss, vaknar du laddad och glad ibland. Och ibland vaknar du knappt alls. Det sägs ju att ”snoozers are loosers”, men hur sjutton ska vi göra för att alltid vakna på rätt sida?

Vi har fem enkla knep som vi gärna delar med oss av. Vilka använder du?

En härlig kvällsrutin

Det finns några enkla principer att följa på kvällen. Det första är att inte äta efter klockan 18, och att äta lite lättare på kvällen. Det gör att kroppen...