Försäljning & Lönsamhet

8 sätt att hantera kunder som klagar

16 mars, 2018 • Uppdaterades 18 december, 2024 • 1 minuts läsning

Så länge kunderna är trevliga och köpsugna är det roligt och lätt att sälja. Men hur hanterar man kunder som klagar. Här är åtta steg för att ta hand om klagomål på bästa sätt.

Det är hur du bemöter dina kunder som avgör hur du lyckas med din försäljning. Även besvärliga kunder måste bli nöjda. Det kräver mycket förståelse och tålamod.

Annika R Malmberg, som är föreläsare, författare och inspiratör, ger konkreta råd hur du bäst tar hand om missnöjda kunder.

LÄS OCKSÅ: Kunden backar kan jag få ersättning ändåHär är hennes åtta steg för att hantera klagomål på bästa sätt:1. Lyssna, lyssna, lyssna. Lyssna alltid intresserat och färdigt på en person som har klagomål.

2. Dokumentera fakta. Samla synpunkterna för att kunna stämma av. Om du inte kan lösa ärendet – följ kunden till den som kan ansvara för åtgärd.

3. Ta reda på all information. Ställ fördjupningsfrågor så att personen verkligen får tömma sig på negativa känslor. Summera och kontrollera att ni är överens om vad som är problemet.

4. Visa empati. Efter att du har lyssnat – visa förståelse och försvara inte dig själv.

5. Tacka för klagomålet. Se klagomålet som värdefull information – en gåva. Bästa sättet att få någon att känna sig välkommen med sitt ärende är att naturligt tacka.

6. Lova problemlösning direkt. Ta hand om problemet omedelbart och fråga mjukt. Exempelvis: Vad tycker du att vi ska göra nu?

7. Rätta till felet. Se till och följ upp att åtgärder genomförs.

8. Säkerställ att allt är till belåtenhet. Kontrollera efteråt att allt är okej och att kunden känner sig nöjd. Berätta gärna vad du gör för att samma sak inte ska hända igen, så att de känner att de hjälpt dig genom sitt klagomål.

(Uppdaterad 2018-03-16)

ANNONS

Innehåll från Inexchange

Partner

Skicka 100 gratis e-fakturor (för Driva Egets följare)

Att skicka fakturor som PDF eller i pappersformat kan kännas enkelt och invant. Men det innebär stora risker – och det är mycket smartare att använda e-faktura. Just nu kan Driva Egets följare skicka 100 gratis e-fakturor – året ut!

Inexchange 25 september, 2025 • Uppdaterades 28 november, 2025 • 2 minuters läsning

Bråttom? Här kan du direkt läsa hur Driva Egets läsare kan testa e-fakturor helt kostnadsfritt via Inexchange. Du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt – läs mer här!

Många företagare skickar nämligen fakturor som PDF, och mailar dem till kunderna. Då är det stor risk att de:

fastnar i spamfilter
hamnar i fel inkorg
glöms bort, eller skrivs ut och förloras

Därför byter många företagare till e-fakturor. En e-faktura levereras direkt in i mottagarens system. Du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot, vilket ökar chanserna för att den betalas i tid. Statistik visar faktiskt att e-fakturor minskar betalningstiden med i snitt 5 dagar.

Många sparar också 5-10 minuter i hanteringstid per faktura, när de går över från PDF till e-faktura.

Redan idag måste du skicka e-faktura om du säljer till offentlig sektor. I framtiden kan det bli krav även för affärer mellan företag. Flera EU-länder har redan infört e-faktura som krav. I Sverige driver myndigheterna linjen att det ska lagstiftas om obligatorisk e-faktura för företag och offentlig sektor även i vårt land.

Tips: Läs också guiden Ska du starta eget? Tänk på detta innan du skickar första fakturan.

Fördelarna med att byta till e-faktura

Säkerhet: Minskar risken för fel och bedrägerier
Effektivitet: Mindre manuell handpåläggning, bättre kassaflöde
Miljövinst: Färre papper, lägre antal utskrifter
Automatisering: Allt från attestflöde till bokföring går att koppla på

Här kan du läsa mer om fördelarna med e-faktura (och tre stora risker med PDF).

Hur kommer mitt företag igång med e-faktura?

Kanske har ditt ekonomisystem redan stöd för e-faktura? Annars är ett riktigt bra alternativ att testa Inexchange, där du kan skicka dina 100 första e-fakturor helt kostnadsfritt. Testa här!

Om Inexchange
Mer än 60 000 företag och organisationer effektiviserar sin ekonomihantering med Inexchange. Här hanteras miljontals fakturor varje vecka, snabbt och säkert. Välj en miljövänlig väg till ett papperslöst kontor.

Nyheter

Svenska bolag kapas för narkotikasmuggling – så skyddar du dig

Kriminella nätverk kapar svenska företag för att smuggla in cannabis från Nordamerika till Sverige, rapporterar Sveriges Radio Ekot. Handlar ditt företag med USA? Då uppmanar Tullverket dig att vara vaksam för att inte bli utnyttjad. Här är olika sätt att skydda ditt företag på.

Martin Ahlström 10 december, 2025 • Uppdaterades 9 december, 2025 • 1 minuts läsning

Kriminella använder sig av e-postadresser som liknar företagets, och utnyttjar sedan bolagens importtillstånd för att genomföra knarksmugglingen.

– Det enda man behöver veta är hur en import går till helt enkelt, och det är inte så svårt att ta reda på, säger Mikael Lindgren vid Tullverket till Sveriges Radio.

Ett 20-tal företag har hittills identifierats som drabbade.

– Uppmaningen till de företag som kan bli utnyttjade eller har någon form av handel med USA är att vara vaksam, säger Mikael Lindgren.

Så skyddar du ditt företag

När information om företaget (namn, e-post, importtillstånd) är offentlig kan det vara svårt att motverka identitetsstöld. Då blir det extra viktigt att snabbt identifiera och åtgärda avvikelser när de sker.

Var uppmärksam på avvikande beställningar

Granska alltid transporten noga. Var särskilt vaksam mot nya kunder eller avtal som verkar för bra för att vara sanna, har ovanligt bråttom, eller som kräver avvikande rutter och destinationer som inte matchar den normala verksamheten.

Tipsa Tullverket vid minsta misstanke.

Om ditt företag upptäcker oegentligheter, avvikande gods, okända föremål i fordon, eller misstänker att ni kan vara på väg att utnyttjas, ska ni omedelbart kontakta Tullverket. All information kan vara värdefull.