Tuffa samtal med personalen – så gör du

2019-05-10
11 minuters läsning

Ibland tvingas man ta de där tuffa samtalen med personalen som man helst hade velat slippa. Annika R Malmberg, en av Sveriges mest kända föreläsare och författare inom kommunikation vet allt om hur du gör det. Och hur du bygger ett supereffektivt team.

Titeln framgångsexpert är den Annika R Malmberg känner sig mest bekväm med. Hennes styrka, efter en lång och succéartad karriär, är just hennes expertis inom relationer och samarbeten. Hur man kan bygga starka arbetslag och på så vis nå framgångar med företaget.

LÄS OCKSÅ: 6 TIPS – SÅ BYGGER DU STARKA TEAM

Dessutom är hon och hennes man Johan Hamilton multisportare, något de både tävlar och coachar lag inom. Ett sammansvetsat team kan nå stora framgångar, något som Annika vet allt om.

Varför är just du expert på just relationer och samarbete?

– Jag har jobbat 31 år med dessa ämnen och har naturligtvis byggt på mig massa erfarenhet som jag gärna delar med mig av. Både som coach på plats men också med mina föreläsningar, som är mycket uppskattade. Skickar man upp mig på en scen så kan man vara trygg med att jag levererar.

Annika R Malmberg är diplomerad som talare. Det finns nämligen ett neutralt verktyg utan vinstintresse som analyserar talare, Speaker rating. Dit skickar man ett utdrag ur ett tal som ska vara 18 minuter långt. Utifrån det och med hjälp av 110 steg bedöms man sedan. Annika har fått betyget Platinum, det högsta är Diamond.

PRIO 1: VART ÄR VI PÅ VÄG?

– Det är så klart ett fantastiskt betyg, jag är den enda kvinnan som fått Platinum i Sverige vad jag vet, men självklart vill jag nå Diamond, säger Annika, till Driva Egets Gustaf Oscarson.

Hur kan man som företagare nå starka team? Låt oss skapa en action plan för att bygga den där starka teamkänslan som många eftersträvar men som faktiskt inte alla lyckas med. Hur går man tillväga?

– Först skulle jag ta reda på vart vi inom företaget är på väg och vad vi behöver för kompetenser för att nå målet. När jag bygger mitt team ska man inte utgå så mycket från sig själv utan i stället kolla efter vad vi behöver för kunskaper och expertis. Det blir lätt att man rekryterar människor som liknar en själv, det är ju bra att man gillar varandra men det är inte säkert att det är det bästa för att komma till nästa nivå.

Dessutom är det naturligtvis bra att lära känna sina egna styrkor och svagheter. Kanske är du som ledare inte så bra på att kritiskt granska eller reflektera då är det viktigt att hitta personer med de egenskaperna för att bygga ett komplett lag.

DRA NYTTA AV OLIKHETER

När man väl har hittat de personerna som bildar ett lag då är det viktigt att inse att vi är olika, att lära känna varandra ordentligt och dra nytta av olikheterna. Man måste få vara den man är, de går inte att göra om människor, menar Annika.

Vilka verktyg använder du dig av för att lära känna människor i en organisation?

– Jag har sedan elva år använt verktyget Insights discovery som är kommunikationsverktyg som kommer från Skottland. Det finns ju mängder med sådana verktyg. Det här är ett av de mest kraftfulla verktyg som finns för att bygga starka team, naturligtvis inte det enda men det är det jag har fastnat för.

Du når framgången snabbare genom att inse vem du faktiskt är.

Det är en väldigt god start att inse att vi är olika, att det är bra att vi är olika men att vi måste hitta sätt där vi ändå kan samarbeta.

Hur fungerar det verktyget?

– Du får en länk till en sida där du sedan gör en självskattning i många steg. Det tar en halvtimme. Jag tycker det här verktyget ger mest säkra svar. Man tar fram ett häfte, ja, nästan som en bok om dig som beskriver vem du är, hur du fungerar, dina blinda fläckar. Men också hur du når framgången snabbare genom att inse vem du faktiskt är.

Ha koll på personalens temeperament, säger Annika R Malmberg.

FYRA GRUNDTEMPERAMENT

I det här verktyget finns fyra olika typer, fyra grundtemperament. Eldröd, havsblå, solgul och skogsgrön. Helt kortfattat ser de ut så här:

Eldröd: du är drivande, har lätt för att ta beslut, är snabb, har en stark känsla för bråttom. Väldigt bra egenskaper när du driver företag, att våga kasta sig ut i det okända och inte tycka att det är jobbigt med svårigheter och utmaningar. Du taggas tvärtom av det.

Havsblå: du är strategisk, kritiskt granskande, analytisk, en skicklig förhandlare, har en imponerande uthållighet som kan du komma långt med, inget hafsverk lämnar dina händer, kvalité är a och o för dig.

Solgul: Kreativ, idérik, den sanna entreprenören som ser affärsidéer överallt när andra går förbi dem. Positivt tankesätt à la Pippi Långstrump ”det har jag aldrig provat förr så det går säkert jättebra”. Rätt sorglös många gånger, gillar människor.

Skogsgrön: Gillar människor, gillar att jobba i team, men vill inte vara i centrum. Skicklig på att anpassa sig, behöver inte marknadsföra sig själv, men finns hela tiden där med en hjälpande hand. Är bra på att lyssna, och lyssna mellan raderna. En trygg vän.

– Så alla dessa temperament finns hos alla människor men olika starkt. Den senaste tiden har det ju funnits kritik mot just denna färgindelning, att det inte är vetenskapligt, att man inte kan ta sig ur sin färg. Men jag menar att man kan vara i alla olika färger. Men den viktiga frågan att ställa sig som företagsbyggare är hur trött blir jag av att befinna mig i alla dessa olika temperament? Det temperament du inte blir trött av att använda ska du använda mest, det du har lite av kan du använda, men det tar på krafterna.

Så ska du bygga ett starkt lag ska omge dig med alla temperament. Gör sådant som du blir glad av och får energi av som att driva på, och låt någon annan som gillar att läsa det finstilta göra det.

SE TYPERNA OMKRING DIG

– Man måste acceptera att människor är som de är och inte göra om dem. Att som sagt dra nytta av olikheterna i teamet. Se typerna omkring dig och förstå hur de vill bli behandlade, en del behöver manualer, andra bara kör på känsla. Det är ditt ansvar som ledare att se det.

Kan man säga att olika typer av personlighetstyper passar för olika roller i bolaget?

– Jo, det kan man. Skickar du till exempel en introvert människa att stå på mässa och sälja kommer den så småningom må dåligt, så det är viktigt att förstå olika människotyper och ge dem uppgifter där efter. För att folk ska hålla länge och må bra bör du som ledare ta i beaktande deras olikheter. Sedan ska man naturligtvis stretcha lite på folks förmågor, det handlar ju om utveckling, säger Annika och fortsätter:

– Jag brukar säga till mina nu vuxna barn när de ska ut i arbetslivet att de inte ska tro att du kommer få göra sådant som du bara gillar. Tvärtom. Ibland måste man gå emot sin personlighet.

Vilket är tredje verktyget i vår action plan efter att förstå dig själv och förstå dina medarbetare?

– Det är att sätta syfte och mål för teamet. Hur vi skapar en god teamanda. Och bygger en stark ledningsgrupp. I min bok Tändvätska finns många goda råd för hur man bygger ett bra arbetslag. Det ska finnas ett tydligt uppdrag som alla ska känna till. Är vi alla överens om vad syftet är med vår affärsidé, vår kommunikation, vårt företag, gå igenom det så att alla drar åt samma håll.

Låt folk skriva upp saker som skapar irritation och jag lovar dig, folk har saker de stör sig på.

Det gör man genom att vara tydlig med sin vision, involvera alla, skriv ner syftet. Vad är en syftesbeskrivning undrar ni kanske? Annika delar gärna med sig av sådana underlag, det är bara att mejla. (Se adress längst ner i artikeln.)

Vad är då nästa steg i vår plan?

– Det är att ta fram spelregler eller regler för vår grupp. Många tror att man inte behöver det. Men det gör man. Låt folk skriva upp saker som skapar irritation och jag lovar dig, folk har saker de stör sig på. De har bara aldrig fått frågan. Utifrån detta skapar man gemensamma regler för gruppen. Att vi förankrar det vi beslutar till exempel. Att vi pratar med varandra, inte om varandra. Att vi kommer i tid till mötet kan vara sådana saker. Att vi hjälper varandra att hålla oss till de här reglerna. Det skapar trygghet.

VÄLJ EN TERMINATOR

Det är också viktigt med olika roller i team. Mötesroller är inte så dumt det heller. Självklart är ju till exempel någon sekreterare respektive ordförande men tänk ett steg längre. Och addera några till.

– Jag vill till exempel ha en terminator, den personen har rätt att avbryta om någon går utanför ämnet eller liknande. Ingen blir då sur eftersom terminatorns roll är att ”döda” när det blir för mycket blaj.

Sedan behöver vi en åsiktsdragare. En del pratar hela tiden, andra behöver hjälp. Hur kommer man runt det? Jo, genom att någon har som uppgift att få med alla och säga ”nu kör vi laget runt”. Det är åsiktsdragarens uppgift.

– Och så behövs det naturligtvis en tidshållare, så att man inte drar över den satta mötestiden. Eventuellt en trivselfixare, som ser till att det finns något gott att mumsa på under mötet eller fixar trevliga gemensamma aktiviteter.

Det här sammantaget kan skapa stor dynamik på mötet och Annika R Malmberg uppmanar oss alla att pröva att ha möten på det här sättet med uppdelning i olika mötesroller, det kan kännas konstigt först men är både nyttigt och skapar en tydlighet.

SAMORDNA VERKSAMHETEN

– Det är dessutom viktigt med samordningsmöten och uppföljning. Jag är till exempel samarbetsexpert för Telenor, och det finns ju massor av bra digitala hjälpmedel för uppföljning. Ha en ordentlig plan för att samordna er verksamhet, det är superviktigt. Att alla vet var de kan hämta information, det slarvas en del med det tyvärr. Då tappar folk intresset och känner sig inte delaktiga.

Vilket är sista och femte steget i vår action plan?

– Feedback. Hur tar man upp något med en kollega som kan kännas obehagligt? Man vill ju inte att människor ska gå i baklås vid kritik. Säg vad du vill ha ut av dina medmänniskor. I båda mina böcker Make it work och Tändvätska finns checklistor att använda sig av vid feedback-samtal.

Börja med det positiva, men säg sedan inte ”Men Gustaf…”, uppmanar Annika.

– Säg i stället: nu kommer jag ta upp en sak från mitt perspektiv och beskriv sedan det du inte tycker fungerar, gör det tydligt. Ge exempel på beteende du inte tycker fungerar, men det kan inte ligga långt tillbaka i tiden, det är viktigt. Sedan beskriver du vilka konsekvenserna blir av det som inte fungerar just nu så att det blir tydligt för personen du pratar med.

Det är svåra samtal, och det är tufft att vara rak. Men vi människor vill ha feedback, det skapar trygghet och tillit i en organisation.

Här är det viktigt att försöka få med personen på det du sagt och fråga om hen känner igen sig.

– Sådana här samtal kan göra ont, man får känna efter under samtalets gång hur reaktionen blir. Så får man ta en uppföljning efter några dagar. Visa att du tror på personen som avslutning på samtalet, det är viktigt.

Varför misslyckas vi då ständigt på dessa punkter?

– Det är svåra samtal, och det är tufft att vara rak. Men vi människor vill ha feedback, det skapar trygghet och tillit i en organisation. Du pratar med mig, inte om mig. Är du ledare med mycket skogsgrönt i dig så är det här svåra samtalen extra tuffa naturligtvis. Du vill alla andra väl. Men är du eldröd, kan du bli väl brutal. Självinsikt är därför bra! Behandla inte människor som du vill bli behandlad, utan behandla dem som de vill bli behandlade.

Detta gäller särskilt när du ger feedback. Ta det varsamt när du pratar med en person som inte är lika rak som du.

– Känsliga personer kan bära på sådana här samtal i månader, medan andra ser kritik som tändvätska!

Malmberg
Fotograf: Niklas Åkesson – niklasakesson.com

Har du något citat du lever efter?

– Jag har tänkt mycket på det där och mitt ordspråk eller snarare kanske citat som jag lever efter är ”Inte utan mig”. Helt enkelt involvera mig, använd mig och se mig. Jag vill synas och tycker om att ta plats.

– Jag vet vad jag är bra på, jag behöver inte spela teater. Jag vet vad jag kan. Sedan har jag alltid jobbat mycket, det gör jag för att jag gillar det. Jag är inte rädd för att säga att jag är bra.

Vilka goda vanor har skapat din framgång?

– Jag har varit så pass smart att jag jobbar hårt med det som jag får utdelning på. Jag tränar mycket. Ska man orka måste kroppen vara i fysisk form och det gäller förstås också vad man stoppar i sig.

– En vana är att jag håller vad jag lovar. Lever jag nu efter devisen ”inte utan mig”, då tackar jag så klart ja till mycket. Och det bästa rådet är just att du ska mena det du säger. Var en person som andra litar på.

SIKTAR MOT NÄSTA NIVÅ

Vad är du nyfiken på just nu?

– Just nu tänker jag mycket på hur jag kan ta mitt talande till nästa nivå, när det gäller speaker rating. Just nu är jag som sagt på platinum-nivån, den näst högsta, men självklart vill jag upp till diamond!

Till sist, hur blir man en bra talare?

– Ta hjälp så att du slipar bort vissa saker du har för dig som du kanske är omedveten om, hur du rör dig, står eller någon annan egenhet. Jag lever ju på att tala och hålla föredrag och även om jag nått stor framgång ska man inte stagnera, det gäller att putsa på framträdandet, i all evighet. Jag har stått på scen i 31 år, så man kan ju tycka att jag skulle kunna allt. Men icke, det upptäckte jag när det gäller speaker rating, det finns så många moment man kan slipa på, nyanser, mimik och hur du använder rösten.

LÄS MER om Annika R Malmberg här.
MEJLA Annika på: annika@annikarmalmberg.se