Automatisera företagets bokföring och spar tid – här är checklistan

Skribent

Sponsrad artikel

Uppdaterades: 7 juni, 2022

Publicerades: 4 februari, 2022

Smarta företagare väljer att automatisera företagets bokföring och spara många sköna timmar i veckan. I den här guiden får du en checklista för att automatisera företagets bokföring och ekonomi.

Ditt jobb som företagare är att utveckla företaget och era produkter eller tjänster. Och såklart att marknadsföra och sälja dem. Därför ska du lägga så lite tid som möjligt på företagets administration – till och med automatisera stora delar av den.

Av just den anledningen vill vi visa dig hur du kan automatisera företagets bokföring, och i den här checklistan lär vi dig bland annat:

Hur ett smart bokföringsprogram kan bokföra automatiskt
Hur du kopplar ihop ditt bokföringsprogram med banken och får automatiska avstämningar
Hur du bäst hanterar kundfakturor och påminnelser
Hur du ser till att aldrig få en påminnelse
Hur du fotar kvitton direkt och bokför dem automatiskt

Innan vi börjar: Psst! Är du nystartad? För att du ska få bästa starten får du halva priset när du väljer Visma Spcs mest köpta program för bokföring och fakturering.

Tips! Ta del av specialerbjudandet här

Passa också på att se avsnittet i StartUp-resan där Visma Spcs digitaliseringsexpert Helene Struthers ger sina 11 bästa tips om automatiserad bokföring. Du ser avsnittet här.

Välj ett smart bokföringsprogram

Valet av bokföringsprogram kan avgöra hur mycket av företagets ekonomi du kan automatisera. Det är fullt möjligt att skapa en självkörande ekonomiprocess där du som användare bara behöver göra minimal handpåläggning och hantera avvikelser.

Tänk så här när du väljer bokföringsprogram.

Det ska vara molnbaserat och ha en smart app som gör att du kommer åt uppgifterna direkt i mobilen. Smarta företagare har direkt tillgång till företagets ekonomi i fickan.
Det ska hela tiden uppdateras med de senaste reglerna och lagarna
Det ska finnas många, smarta funktioner som du lätt kan lägga till när företaget växer
Det ska finnas inbyggda funktioner för automatisering av betalning av leverantörsfakturor och kundfakturor
Det ska finnas kopplingar med alla de vanliga bankerna
Det ska finnas appar för exempelvis kvittohantering och tidrapportering
OBS! Var noga med att programmet följer de lagar och regler som finns, och att det tryggt sparar dina bokföringsunderlag så länge lagen kräver. Tänk på att du måste välja ett svenskt moln för dina underlag, vilket exempelvis Visma Spcs program gör automatiskt.

Tips! Läs Vismas stora bokföringsguide här.

Steg 2: Automatisera företagets bokföring med en smart process

Smarta företag gör ingenting i onödan. Ett vasst bokföringsprogram ger dig ordning och reda direkt, och de smarta funktionerna gör att bokföringsprocessen blir automatiserad per automatik.

Så här kan en automatiserad och smart bokföringsprocess se ut – och du ställer in den direkt i programmet!

Välj ett digitalt leveranssätt när du ska skicka kundfakturor, undvik snigelpost och pappersutskrifter. Och ta hjälp med påminnelsehanteringen, oftast finns professionella och billiga påminnelse- och inkassotjänster inbyggda i programmet.
Har du fakturor som ser likadana ut varje månad, kan du enkelt ställa in månadsfakturering och systemet sköter allt.
Låt dina leverantörer skicka fakturor rakt in i ditt system, så slipper du många onödiga moment och kan både bokföra och betala fakturan i ett enda moment.
Programmet föreslår automatiskt hur en viss händelse ska bokföras.
Med en smart bankkoppling känner programmet av när en betalning gjorts på banken, och bokför automatiskt händelsen.
Kvitton fotar du direkt med kvittoappen. Alla uppgifter tolkas av och du får hjälp att bokföra händelsen på rätt sätt.
Använd påminnelse-funktionerna i bokföringsprogrammet för att aldrig missa en uppgift. Till exempel kan du undvika försenade betalningar genom att det smarta programmet påminner dig om något förfaller.

Med rätt bokföringsprogram och en smart bokföringsprocess kan du snabbt spara många timmar i veckan, och din bokföring sparas korrekt.

Tips! Här kan du gå en kostnadsfri bokföringskurs.

Scanna kvitton och fakturor direkt med mobilen

En av de smartaste funktionerna i ett bra bokföringsprogram är att du kan scanna dina kvitton och fakturor direkt med appen i mobilen. Det innebär att:

Du får automatisk tolkning i bokföringsprogrammet och slipper knappa in något manuellt.
Du får en digital kopia av underlaget sparad i ditt bokföringsprogram.
Du kan enkelt samarbeta med din redovisningsbyrå, om du inte vill sköta bokföringen själv.

Tips! 7 steg till automatiserad kvittohantering – läs guiden här.

Ta hjälp med företagets bokföring

Ingen företagare lyckas utan att ta hjälp – och det finns stora fördelar i att ta experthjälp för att automatisera företagets bokföring. Här är några sätt att få hjälp utan att det kostar dig speciellt mycket.

Använd supporten hos ditt bokföringsprogram

Hos seriösa bokföringsprogram finns ofta en gratis support som kan svara på dina vanligaste frågor om ditt bokföringsprogram.

Få hjälp på Visma Spcs Forum

Hos Visma Spcs finns ett stort forum med svar på nästan allt du kan behöva veta om bokföring. Du kan alltid läsa innehållet men om du använder Visma Spcs program kan du dessutom ställa frågor och få svar på just dem.

Tips! Upptäck Visma Spcs Forum här.

Anlita en redovisningsbyrå

Om du vill lägga ut delar eller hela företagets bokföring kan det vara smart att anlita en redovisningsbyrå. Kanske vill du sköta kundfakturering och attestering själv, medan redovisningsbyrån sköter resten? Ni kan enkelt jobba i samma program så länge det är molnbaserat – till exempel med Visma eEkonomi.

Se till att redovisningsbyrån du väljer är seriös, van vid ditt bokföringsprogram och att du får ett tydligt pris.

Tips! Är du redan igång med ditt företag? Prova bokföringsprogrammet Visma eEkonomi kostnadsfritt här.

Om Visma Spcs
Vardagen ska vara enkel och trygg. Med digitala lösningar och smidiga program får du hjälp, så att ditt företags administration blir både säker, automatisk och mer lönsam. Visma Spcs gör allt för att du ska kunna fokusera på det du gör bäst – driva företaget framåt. I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.

StartUp-resan – följ entreprenören Stina från idé till succé under 365 dagar

I StartUp-resan följer vi entreprenören Stina som ska bygga ett framgångsrikt företag på 365 dagar. Serien följer företaget genom alla faser, utmaningar och kriser. Ska Stina lyckas bygga ett riktigt bolag som tjänar pengar och gör skillnad på bara ett år?

Se trailern här! Och glöm inte att prenumerera på YouTube-kanalen för att få tillgång till alla avsnitt. Som tittare får du massor med tips, verktyg och hacks så att även du ska kunna bygga ett framgångsrikt företag och starta eget snabbare.

På vismaspcs.se/startup hittar du en kostnadsfri starta eget-guide.

StartUp-resan är skapad av Driva Eget i samarbete med