Struktören David Stiernholm lärde publiken på Driva Eget-dagen skaffa superstruktur – och få mer tid över, och möttes av igenkännande rop och applåder. Här är tre steg mot att bli riktigt effektiv.

Äntligen ska du få ta tag i den tunga arbetsuppgiften. Men så kommer det ett mejl. Och ett mejl. Och ett mejl. Eller så tar högarna på skrivbordet aldrig slut. Känner du igen dig?

David Stiernholm är expert på att skapa effektivare vardagar genom att jobba strukturerat. De senaste elva åren har han hjälpt svenskar att undvika strukturmisstag. Den 4 mars lärde han publiken på Driva Eget-dagen i Stockholm.
– God struktur ger oss goda effekter för både huvud axlar knä och tå, säger han.

Med det menar han att du får mindre i huvudet, blir lättare i axlarna, stadigare i knäna.
– Och så slipper du gå in i väggen och slå i tårna.

Han menar att du kan förfina ditt arbetssätt inom tre olika områden. Här är tre etapper mot en superstrukturerad vardag.

Organisera

Ha en enda att göra-lista
Var håller du koll på allt du har att göra? Lappar? Listor? Appar? Mejl i inboxen? Kalkylblad? Överst i en hög? Ber någon påminna dig? – Det blir lätt många platser. Det är ett av de vanligaste sturkturmisstagen jag möter. Ju fler platser vi noterar saker vi har att göra på desto svårare är det att få överblick att vi gör rätt sak just nu, säger David.

Samla ihop alla noteringar om det du har att göra och få ner det till en enda lista. Välj det sätt som passar dig. David tipsar om uppgifter i Outlook. Enkel manual finns på www.stiernholm.com/outlook, eller webbtjänsten To do-ist.com.

Blanda inte stort och smått i samma lista
Då finns chansen att du först går på de puckar som går snabbast att bocka av och så blir de stora projekten dåliga samveten i onödan. Ha en separat lista för större projekt. Se till att någon gång i veckan släppa att göra-listan och se över de stora projekten.

Sålla bland dina lagringsplatser
Var sparar du viktiga dokument och anteckningar? Dropbox eller molntjänster? I mejlen? På skrivbordet? På datorns skrivbord? I bokhyllan? Tidskriftssamlare? Hängmappar? Pärmar? På en server? På en extern hårddisk? Samma sak gäller här som med att göra-listan – snäva ner antalet ställen att leta på. Börja med att plocka bort ett ställe i taget.

Fokusera

Prioritera utifrån dina mål
Många prioriterar bara utifrån brådska, men det blir för endimensionellt menar David:
– Då lever vi med andan i halsen och kniven på strupen och det är inte en tillvaro jag önskar någon.

Red ut dina mål i verksamheten. Då kan du lättare säga om en uppgift är viktig eller inte.
Undvik distraktioner
En Harvard-studie visar att 70 minuter om dagen försvinner för att vi blir distraherade. David Stiernholm tipsar om att använda verktyget Ommwriter när du ska skriva.  För att stänga ute ljud tipsar han om Simplynoise där man kan lyssna på syntetiska ljud.

Automatisera

Uppfinn inte hjulet gång på gång
Återanvänd exempelvis texter så mycket som möjligt. Skapa en textbank med svar på frågor du ofta får på mejl, eller kanske texter i offerter. David tipsar om verktyget Textexpander.

 

MISSA INTE VÅR KURS: Kom på Driva Egets heldagskurs med effektivitetsexperten David Stiernholm i Stockholm eller Göteborg – och spara många timmars arbete i veckan. Som prenumerant får du en kraftig rabatt. Läs mer och boka plats här!LÄS OCKSÅ: Här visar David Stiernholm hur du sparar både tid och pengar med effektivas möten.LÄS OCKSÅ:David Stiernholms 3 tips: Så får du också ett tomt skrivbordKOM PÅ NÄSTA DAG!
I slutet av mars är det dags för nya Driva eget-dagar i Göteborg och Malmö. Läs mer och anmäl dig här!